Introducción

Para comenzar a revisar la importancia de la administración de proyectos, es importante conocer todas las áreas específicas que deben ser controladas para asegurar el éxito de los mismos. Estos puntos específicos son llamados áreas de conocimiento, las cuales debes conocer, gestionar y operar durante todo el desarrollo de un proyecto.

Cada una de estas áreas de conocimiento te ayudará a entender que no sólo se deben controlar los costos y un plan de tiempos, sino también se deben involucrar muchos factores y habilidades para lograr el éxito de las iniciativas organizacionales.

A continuación, revisarás la base del inicio y de la planeación; deberás definir claramente lo que implica un proyecto, como el alcance y los entregables, así como la relación que tiene con el plan detallado de tiempos que será presentado al cliente.

Explicación

Ya revisaste que la administración de proyectos se compone de la interrelación de cinco grupos de procesos y de10 áreas de conocimientos. Para comprenderlo, es necesario que conozcas la correspondencia que hay entre los grupos de procesos y las áreas, tal como lo especifica el PMBOK® (2017) en su tabla 1-4 página 25.

Los números corresponden al capítulo en el cual la Guía del PMBOK® (2017) define cada uno de los procesos. Para conocer la interrelación entre las áreas de conocimiento y los grupos de proceso de la dirección de proyecto, entra al tema “Áreas del conocimiento”.

Ahora, aprenderás las siguientes áreas de conocimiento: alcance y tiempo.

Gestión del alcance

De acuerdo con la Guía del PMBOK® (2017), en su capítulo 5 (p. 129), la gestión del alcance del proyecto “incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido para completarlo con éxito. El objetivo principal es definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto”.

Lo que debes saber para gestionar el alcance es:

  1. Planificar por adelantado cómo vas a determinar el alcance, así como la manera en que vas a dirigirlo o controlarlo.
  2. Determinar el alcance; este debe estar definido, claro y aprobado.
  3. Recopilar los requisitos con todos los interesados.
  4. Utilizar diversas herramientas, como la estructura de desglose del trabajo (EDT).
  5. Hacer revisiones mientras el proyecto opera para asegurar que se está haciendo todo el trabajo, no más, no menos.
  6. Pasar por el control integrado todo cambio al alcance.
  7. Permitir cambios al alcance solamente con una solicitud de cambio aprobada.

A continuación, se describirá detalladamente en qué consiste cada uno de los procesos que conforman esta gestión.

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Gestión del tiempo

De acuerdo al capítulo 6 (p. 173) de la Guía del PMBOK® (2017), este “incluye los procesos requeridos para administrar la finalización del proyecto a tiempo”.

Este proceso incluye actividades tales como:

  1. Definir el criterio de calendarización y las ayudas tecnológicas (software) que se usarán durante el proceso.
  2. Establecer los criterios a aplicarse en los estimados de tiempo.
  3. Establecer la línea base del cronograma que servirá de referencia a la medición durante el monitoreo y control.
  4. Establecer las medidas de desempeño que se usarán en el proyecto para identificar anticipadamente las
  5. aciones.
  6. Crear plantillas para los informes y reportes.

A continuación, se describirá cada uno de los procesos que conforman la gestión del tiempo.

 

 

 

Cierre

Un buen enunciado de alcance de proyecto delimitará desde el inicio cada etapa de proceso del proyecto, así mismo dará una visión clara sobre la justificación, entregables, costos, requisitos, restricciones, tiempos, actividades y responsables. Este enunciado debe estar alineado con los intereses de la empresa y determinará el tiempo en el que los objetivos declarados serán alcanzados, así como las personas que participarán para logarlo.

Checkpoint

Antes de dar por concluido el tema, asegúrate de comprender:

  • La importancia y relevancia de realizar una planeación detallada del alcance.
  • La importancia y relevancia de realizar una planeación detallada de los tiempos.

Referencias

  • Project Management Institute, Inc. (2017). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK) (6ª ed.). Estados Unidos: PMI Publications.