Cada una de las áreas de conocimiento de dirección de proyectos tiene su propio plan de gestión. Para el alcance existen dos planes:
Plan de gestión del alcance
El plan de gestión del alcance principalmente contiene tres secciones: ¿Cómo se planificará el alcance? ¿Cómo se ejecutará el alcance? ¿Cómo se controlará el alcance?
- Cómo lograr el alcance.
- Qué herramientas utilizar para la definición.
- Cómo crear la EDT y quiénes participarán.
- Qué factores ambientales de la empresa y activos de los procesos de la organización debes tomar en cuenta.
- Cómo se gestionará y se controlará el alcance.
- Quién participa en la aprobación del alcance y de los entregables intermedios.
Plan de gestión de requisitos
En el plan de gestión de requisitos se describen los métodos a utilizar para la definición adecuada de los mismos. El plan debe responder las siguientes preguntas:
- ¿Qué voy a hacer para analizar, priorizar, gestionar y dar seguimiento a los cambios que lo requieran?
- ¿Qué debería incluir en la matriz de rastreabilidad de requisitos?
Los requisitos son lo que los interesados necesitan de un proyecto o producto para resolver problemas o alcanzar objetivos. Los requisitos pueden incluir:
- Cómo es administrado el trabajo.
- Las funcionalidades que los interesados quisieran ver en el producto.
- Calidad.
- Procesos de negocio.
- Dirección de proyectos.
La nivelación de los requisitos es un aspecto importante en esta fase. Parte de nivelar los requisitos de los interesados implica asegurarse de que estos puedan cumplirse dentro de los objetivos del proyecto. Si no lo hacen, entonces necesitas buscar opciones para ajustar la demanda de alcance, tiempo, costo, calidad, recursos, riesgos y satisfacción del cliente. También implica priorizar los requisitos y resolver cualquier conflicto entre ellos.
Este proceso se preocupa de lo que está y no está incluido en el proyecto y sus entregables. Utiliza la documentación de requisitos creada en el proceso anterior, el acta de constitución y cualquier información adicional acerca de los riesgos del proyecto, supuestos y restricciones para definir el alcance del proyecto y del producto.
El enunciado del alcance del proyecto es el resultado principal o salida de este proceso. Este documento dice, en efecto, “aquí está lo que se va a hacer en este proyecto” o “aquí está el proyecto aprobado y el alcance del producto para este proyecto”. El desarrollo del enunciado del alcance puede tomar mucho tiempo e implica el juicio experto de muchos interesados, e incluso de expertos externos a la organización.
El enunciado describe con detalle los entregables del proyecto y el trabajo requerido para crearlos, incluye lo siguiente:
- Alcance (de proyecto y de producto) y entregables.
- Exclusiones.
- Aceptación del producto final.
- Puntos relevantes.
Es importante que consideres lo siguiente:
- El grado de detalle utilizado en el enunciado del alcance del proyecto.
- El alcance es el centro del resto de la planificación del proyecto.
- Este es uno de los documentos más importantes en la administración del proyecto.
- El documento requiere tiempo y coordinación con los interesados para llevarse a cabo.
Asimismo, la definición exacta del alcance ofrece ventajas tales como:
- Coadyuva a que todos los interesados estén en la misma sintonía.
- Incluye las opiniones de los interesados para la definición del alcance del proyecto.
- Ayuda a encontrar detalles críticos del proyecto.
- Ayuda a definir detalles acerca el alcance del producto que no estén claros.
- Ayuda a evitar malentendidos y, por ende, previene cambios posteriores.
- Al presentarse cambios posteriores, se puede determinar si dichos cambios están dentro o fuera del alcance del proyecto.
- Ayuda a incrementar la eficiencia en la planificación.
De acuerdo a la Guía del PMBOK® (2017), inciso 5.4 (p. 156), “es el proceso que consiste en subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar”.
¿Qué es una estructura de desglose del trabajo (EDT)?
- Un árbol de familia orientado en entregables para grupos de trabajo que organiza, define y gráficamente describe la totalidad del trabajo a ser completado para alcanzar los objetivos finales del proyecto.
- Una forma de descomponer un proyecto en grupos de trabajo o componentes más pequeños y manejables.
- Una descripción de lo que debe ser realizado.
- Si un trabajo no está en la EDT, entonces no está en el proyecto.
- Los paquetes de trabajo proveen una base para realizar el presupuesto, cronograma, comunicación, asignación de responsabilidades y controles del proyecto.
Crear una EDT es la base para todas las actividades siguientes de planeación, ya que entrega el detalle de todo lo que hay que hacer: cuánto tiempo tomará, cuánto costará, cuántos recursos se van a necesitar, etcétera:
La EDT se complementa con el diccionario de la EDT, el cual es una descripción detallada de los niveles más bajos del EDT, conocidos como paquete de trabajo.
Haz clic aquí para conocer un ejemplo práctico de este detalle.
Haz clic en el ícono para ver el video
Elaboración de la EDT |

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PM4R. (2012). Elaboración de la EDT [Archivo de video].
Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=BbyK-K1Z9TM |
Este proceso involucra reuniones planificadas y frecuentes con el cliente o con el patrocinador para ganar la aceptación formal de los entregables durante el seguimiento y control.
De acuerdo al inciso 5.5.3 (p. 166.167) de la Guía del PMBOK® (2017), las principales salidas de este proceso son cuatro:
- Entregables aceptados (por el cliente).
- Solicitudes de cambios.
- Actualizaciones a los documentos del proyecto.
- Información de desempeño del trabajo.
La Guía del PMBOK® (2017), en su inciso 5.6 (p. 167), indica que “es el proceso por el que se monitorea el estado del alcance del proyecto y del producto y se gestionan cambios a la línea base del alcance”. Este proceso involucra las siguientes acciones:
- Comparar alcance obtenido contra la línea base.
- Analizar variaciones en el alcance.
- Gestionar los cambios solicitados e implementar acciones correctivas.
- Actualizar el plan del proyecto en caso de que se presenten cambios en el alcance.
- Implementar los procesos de control de cambios.
- Analizar las solicitudes de cambio y prevenir otros cambios evitables.
- Comunicar a todos los interesados acerca de los cambios del proyecto.