Introducción

Para comenzar a revisar la importancia de la administración de proyectos, es importante conocer todas las áreas específicas que deben ser controladas para asegurar el éxito de los mismos. Estos puntos específicos son llamados áreas de conocimiento, las cuales debes conocer, gestionar y operar durante todo el desarrollo de un proyecto.

Cada una de estas áreas de conocimiento te ayudará a entender que no sólo se deben controlar los costos y un plan de tiempos, sino también se deben involucrar muchos factores y habilidades para lograr el éxito de las iniciativas organizacionales.

A continuación, revisarás la base del inicio y de la planeación; deberás definir claramente lo que implica un proyecto, como el alcance y los entregables, así como la relación que tiene con el plan detallado de tiempos que será presentado al cliente.

Explicación

Ya revisaste que la administración de proyectos se compone de la interrelación de cinco grupos de procesos y de10 áreas de conocimientos. Para comprenderlo, es necesario que conozcas la correspondencia que hay entre los grupos de procesos y las áreas, tal como lo especifica el PMBOK® (2017) en su tabla 1-4 página 25.

Los números corresponden al capítulo en el cual la Guía del PMBOK® (2017) define cada uno de los procesos. Para conocer la interrelación entre las áreas de conocimiento y los grupos de proceso de la dirección de proyecto, entra al tema “Áreas del conocimiento”.

Ahora, aprenderás las siguientes áreas de conocimiento: alcance y tiempo.

Gestión del alcance

De acuerdo con la Guía del PMBOK® (2017), en su capítulo 5 (p. 129), la gestión del alcance del proyecto “incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido para completarlo con éxito. El objetivo principal es definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto”.

Lo que debes saber para gestionar el alcance es:

  1. Planificar por adelantado cómo vas a determinar el alcance, así como la manera en que vas a dirigirlo o controlarlo.
  2. Determinar el alcance; este debe estar definido, claro y aprobado.
  3. Recopilar los requisitos con todos los interesados.
  4. Utilizar diversas herramientas, como la estructura de desglose del trabajo (EDT).
  5. Hacer revisiones mientras el proyecto opera para asegurar que se está haciendo todo el trabajo, no más, no menos.
  6. Pasar por el control integrado todo cambio al alcance.
  7. Permitir cambios al alcance solamente con una solicitud de cambio aprobada.

A continuación, se describirá detalladamente en qué consiste cada uno de los procesos que conforman esta gestión.

Haz clic para revisar la información

Cada una de las áreas de conocimiento de dirección de proyectos tiene su propio plan de gestión. Para el alcance existen dos planes:

Plan de gestión del alcance

El plan de gestión del alcance principalmente contiene tres secciones: ¿Cómo se planificará el alcance? ¿Cómo se ejecutará el alcance? ¿Cómo se controlará el alcance?

  1. Cómo lograr el alcance.
  2. Qué herramientas utilizar para la definición.
  3. Cómo crear la EDT y quiénes participarán.
  4. Qué factores ambientales de la empresa y activos de los procesos de la organización debes tomar en cuenta.
  5. Cómo se gestionará y se controlará el alcance.
  6. Quién participa en la aprobación del alcance y de los entregables intermedios.

Plan de gestión de requisitos

En el plan de gestión de requisitos se describen los métodos a utilizar para la definición adecuada de los mismos. El plan debe responder las siguientes preguntas:

  1. ¿Qué voy a hacer para analizar, priorizar, gestionar y dar seguimiento a los cambios que lo requieran?
  2. ¿Qué debería incluir en la matriz de rastreabilidad de requisitos?

Los requisitos son lo que los interesados necesitan de un proyecto o producto para resolver problemas o alcanzar objetivos. Los requisitos pueden incluir:

  1. Cómo es administrado el trabajo.
  2. Las funcionalidades que los interesados quisieran ver en el producto.
  3. Calidad.
  4. Procesos de negocio.
  5. Dirección de proyectos.

La nivelación de los requisitos es un aspecto importante en esta fase. Parte de nivelar los requisitos de los interesados implica asegurarse de que estos puedan cumplirse dentro de los objetivos del proyecto. Si no lo hacen, entonces necesitas buscar opciones para ajustar la demanda de alcance, tiempo, costo, calidad, recursos, riesgos y satisfacción del cliente. También implica priorizar los requisitos y resolver cualquier conflicto entre ellos.

Este proceso se preocupa de lo que está y no está incluido en el proyecto y sus entregables. Utiliza la documentación de requisitos creada en el proceso anterior, el acta de constitución y cualquier información adicional acerca de los riesgos del proyecto, supuestos y restricciones para definir el alcance del proyecto y del producto.

El enunciado del alcance del proyecto es el resultado principal o salida de este proceso. Este documento dice, en efecto, “aquí está lo que se va a hacer en este proyecto” o “aquí está el proyecto aprobado y el alcance del producto para este proyecto”. El desarrollo del enunciado del alcance puede tomar mucho tiempo e implica el juicio experto de muchos interesados, e incluso de expertos externos a la organización.

El enunciado describe con detalle los entregables del proyecto y el trabajo requerido para crearlos, incluye lo siguiente:

  1. Alcance (de proyecto y de producto) y entregables.
  2. Exclusiones.
  3. Aceptación del producto final.
  4. Puntos relevantes.

Es importante que consideres lo siguiente:

  1. El grado de detalle utilizado en el enunciado del alcance del proyecto.
  2. El alcance es el centro del resto de la planificación del proyecto.
  3. Este es uno de los documentos más importantes en la administración del proyecto.
  4. El documento requiere tiempo y coordinación con los interesados para llevarse a cabo.

Asimismo, la definición exacta del alcance ofrece ventajas tales como:

  1. Coadyuva a que todos los interesados estén en la misma sintonía.
  2. Incluye las opiniones de los interesados para la definición del alcance del proyecto.
  3. Ayuda a encontrar detalles críticos del proyecto.
  4. Ayuda a definir detalles acerca el alcance del producto que no estén claros.
  5. Ayuda a evitar malentendidos y, por ende, previene cambios posteriores.
  6. Al presentarse cambios posteriores, se puede determinar si dichos cambios están dentro o fuera del alcance del proyecto.
  7. Ayuda a incrementar la eficiencia en la planificación.

De acuerdo a la Guía del PMBOK® (2017), inciso 5.4 (p. 156), “es el proceso que consiste en subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar”.

¿Qué es una estructura de desglose del trabajo (EDT)?

  1. Un árbol de familia orientado en entregables para grupos de trabajo que organiza, define y gráficamente describe la totalidad del trabajo a ser completado para alcanzar los objetivos finales del proyecto.
  2. Una forma de descomponer un proyecto en grupos de trabajo o componentes más pequeños y manejables.
  3. Una descripción de lo que debe ser realizado.
  4. Si un trabajo no está en la EDT, entonces no está en el proyecto.
  5. Los paquetes de trabajo proveen una base para realizar el presupuesto, cronograma, comunicación, asignación de responsabilidades y controles del proyecto.

Crear una EDT es la base para todas las actividades siguientes de planeación, ya que entrega el detalle de todo lo que hay que hacer: cuánto tiempo tomará, cuánto costará, cuántos recursos se van a necesitar, etcétera:

La EDT se complementa con el diccionario de la EDT, el cual es una descripción detallada de los niveles más bajos del EDT, conocidos como paquete de trabajo.

Haz clic aquí para conocer un ejemplo práctico de este detalle.

Haz clic en el ícono para ver el video

Elaboración de la EDT

PM4R. (2012). Elaboración de la EDT [Archivo de video].
Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=BbyK-K1Z9TM

Este proceso involucra reuniones planificadas y frecuentes con el cliente o con el patrocinador para ganar la aceptación formal de los entregables durante el seguimiento y control.

De acuerdo al inciso 5.5.3 (p. 166.167) de la Guía del PMBOK® (2017), las principales salidas de este proceso son cuatro:

  1. Entregables aceptados (por el cliente).
  2. Solicitudes de cambios.
  3. Actualizaciones a los documentos del proyecto.
  4. Información de desempeño del trabajo.

La Guía del PMBOK® (2017), en su inciso 5.6 (p. 167), indica que “es el proceso por el que se monitorea el estado del alcance del proyecto y del producto y se gestionan cambios a la línea base del alcance”. Este proceso involucra las siguientes acciones:

  1. Comparar alcance obtenido contra la línea base.
  2. Analizar variaciones en el alcance.
  3. Gestionar los cambios solicitados e implementar acciones correctivas.
  4. Actualizar el plan del proyecto en caso de que se presenten cambios en el alcance.
  5. Implementar los procesos de control de cambios.
  6. Analizar las solicitudes de cambio y prevenir otros cambios evitables.
  7. Comunicar a todos los interesados acerca de los cambios del proyecto.

Gestión del tiempo

De acuerdo al capítulo 6 (p. 173) de la Guía del PMBOK® (2017), este “incluye los procesos requeridos para administrar la finalización del proyecto a tiempo”.

Este proceso incluye actividades tales como:

  1. Definir el criterio de calendarización y las ayudas tecnológicas (software) que se usarán durante el proceso.
  2. Establecer los criterios a aplicarse en los estimados de tiempo.
  3. Establecer la línea base del cronograma que servirá de referencia a la medición durante el monitoreo y control.
  4. Establecer las medidas de desempeño que se usarán en el proyecto para identificar anticipadamente las
  5. aciones.
  6. Crear plantillas para los informes y reportes.

A continuación, se describirá cada uno de los procesos que conforman la gestión del tiempo.

El proceso implica documentar cómo planificarás, gestionarás y controlarás el cronograma del proyecto. Este proceso responde a las siguientes preguntas:

  1. ¿Quién participará en su elaboración?
  2. ¿Qué técnicas de estimación se utilizarán?
  3. ¿Qué herramientas de software utilizarás?
  4. ¿Cómo ejecutarás y controlarás el cronograma?
  5. ¿Qué procesos y procedimientos utilizarás?

  1. La metodología de calendarización.
  2. Software para el cronograma.
  3. Reglas y técnicas de estimación.
  4. La creación de la línea base del cronograma.
  5. Identificación de las medidas del desempeño que se usarán en el proyecto.
  6. Determinación de variaciones aceptables en el proyecto respecto a tiempo.
  7. La planificación de cómo se determinarán y gestionarán las variaciones de tiempo en el proyecto.
  8. La identificación de los procedimientos de control de cambios al cronograma.
  9. Las plantillas a utilizar respecto al cronograma.

Este proceso consiste en desglosar los grupos de trabajo creados en la EDT en las actividades que se requieren para completar las unidades de trabajo y sus entregables. Las actividades deben estar a un nivel máximo de detalle tal, que sea posible estimar los recursos que requerirá, calendarizar sus tiempos de ejecución y poder darle seguimiento y control.

En este proceso es necesario identificar los hitos, los cuales no son actividades de trabajo, simplemente son eventos significativos dentro del cronograma del proyecto. Por ejemplo, un hito podría ser un diseño específico completado, fechas límite para entrega de productos, etcétera.

De acuerdo al PMBOK® (2017) “es el proceso que consiste en identificar y documentar las relaciones entre las actividades del proyecto. La secuencia de actividades se establece mediante relaciones lógicas. Cada actividad e hito, a excepción del primero y el último, se conecta con al menos un predecesor y un sucesor”. En este proceso se deben ordenar las actividades de acuerdo a cómo se irá ejecutando el trabajo:

Es importante analizar los tipos de dependencias que pueden existir en tu diagrama de red. Existen cuatro tipos:

  1. Dependencia obligatoria (hard logic o lógica dura). La secuencia de actividades no se puede mover.
  2. Dependencia discrecional (preferida, preferencial o soft logic o lógica blanda). Las actividades pueden realizarse una después de la otra o de manera paralela.
  3. Dependencia externa. Son secuencias establecidas por una organización o rol externo al proyecto.
  4. Dependencia interna. Se basa en las necesidades del proyecto y puede ser algo que el equipo del proyecto puede controlar.

La Guía del PMBOK® (2017) lo define en el inciso 6.4 (p. 195) como “el proceso que consiste en establecer aproximadamente la cantidad de periodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con los recursos estimados”.

Se requiere de la siguiente información, que será proporcionada por el director del proyecto:

  1. Información histórica.
  2. EDT del proyecto y diccionario de la EDT.
  3. Exactitud deseada de los valores estimados.
  4. Método de estimación deseado.
  5. Realización de un chequeo / validación de los estimados.
  6. Creación de una reserva (se verá con detalle en la gestión de los riesgos).
  7. Registra supuestos para una revisión posterior.

De acuerdo al inciso 6.5 (p. 205) de la Guía del PMBOK® (2017) “es el proceso que consiste en analizar el orden de las actividades, su duración, los requisitos de recursos y las restricciones para crear el cronograma del proyecto”.

La incorporación de las actividades, duraciones y recursos a la herramienta de planificación genera un cronograma con fechas planificadas para completar las actividades del proyecto. El cronograma es una salida importante del proceso de dirección de proyectos. Este proceso es iterativo y puede ocurrir muchas veces durante la vida del proyecto.

Un cronograma es una de las herramientas de la dirección de proyectos que prácticamente todos los directores usan en la vida real.

Una vez que el diagrama de red está completo, es el momento de determinar cuánto tomará el proyecto. Este es el camino crítico, el cual:

  1. Es también el camino más largo en la red.
  2. Indica el tiempo mínimo requerido para completar el proyecto.
  3. En este camino, las actividades usualmente no tienen holgura.

La mayoría de los productos llamados software de dirección de proyectos (project management software) realmente es sólo software para crear cronogramas e informar. Tal software traduce estimados de tiempo y el diagrama de red en un cronograma o diagrama de barras.

El cronograma es derivado del diagrama de red y de los estimados. Y se iterará mientras se progresa en los procesos de planificación. El primer paso es crear un modelo de cronograma conteniendo la información básica. Luego, el próximo paso consiste en completar más actividades en la planificación del proyecto y entonces realizar el cronograma para finalizarlo.

Para crear un modelo de cronograma, es necesario ingresar lo siguiente en el software que se utilizará para tal fin:

  1. Nombre de las tareas.
  2. Duración en días.
  3. Fecha de inicio de cada actividad.
  4. Estimados de recursos para cada actividad.
  5. Cambia a la vista de diagrama de barra (el cronograma).

Haz clic aquí para acceder a un modelo de cronograma.

“Es el proceso por el que se da seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la línea base del cronograma”, tal como lo establece el inciso 6.6 (p. 222) de la Guía del PMBOK® (2017).

Controlar el cronograma implica realizar actividades tales como:

  1. Recalcular las actividades subsecuentes del proyecto durante el transcurso de este.
  2. Revisar el desempeño analizando formalmente cómo va el proyecto.
  3. Realizar los ajustes necesarios en las actividades futuras del proyecto para hacer los cambios necesarios que eviten retrasos.
  4. Obtener y analizar las variaciones entre el desempeño real y el cronograma planificado, y determinar si dichas variaciones requieren atención.
  5. Balancear los recursos para distribuir el trabajo más equitativamente.
  6. Considerar escenarios preguntándose “¿Qué pasaría sí?” respecto al cronograma del proyecto para optimizarlo.
  7. Ajustar las métricas para que el director del proyecto obtenga la información necesaria para dirigir el proyecto correctamente.
  8. Actualizar los informes de progreso del proyecto.
  9. Identificar y gestionar solicitudes de cambio.
  10. Gestionar los procesos de control de cambios.

 

 

 

Cierre

Un buen enunciado de alcance de proyecto delimitará desde el inicio cada etapa de proceso del proyecto, así mismo dará una visión clara sobre la justificación, entregables, costos, requisitos, restricciones, tiempos, actividades y responsables. Este enunciado debe estar alineado con los intereses de la empresa y determinará el tiempo en el que los objetivos declarados serán alcanzados, así como las personas que participarán para logarlo.

Checkpoint

Antes de dar por concluido el tema, asegúrate de comprender:

  • La importancia y relevancia de realizar una planeación detallada del alcance.
  • La importancia y relevancia de realizar una planeación detallada de los tiempos.

Referencias

  • Project Management Institute, Inc. (2017). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK) (6ª ed.). Estados Unidos: PMI Publications.