El proceso de planificar la gestión de los costos implica: identificar el modo en que planificarás, gestionarás y controlarás los costos del proyecto. Este proceso responde a las preguntas: ¿Cómo haré para planificar los costos del proyecto? Y ¿Cómo voy a administrar efectivamente el proyecto de acuerdo a la línea base de costos, controlar los costos y gestionar variaciones de costos?
El plan de gestión de costos debe contener principalmente lo siguiente:
- En qué moneda se deben presentar los estimados.
- El nivel de precisión de los estimados.
- Reglas para medir el desempeño de los costos.
- Umbrales permitidos de desviación.
- Procesos de cómo se van a estimar los costos de las actividades y del presupuesto del proyecto.
- Quiénes van a participar en el proceso de estimación y quiénes aprueban el presupuesto.
El inciso 7.2 (p. 240) de la Guía del PMBOK® (2017) establece que este proceso “consiste en desarrollar una aproximación de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades de un proyecto”. Esto significa que se trata de los costos involucrados en todas las áreas para completar el proyecto. Por ejemplo:
- Plan de gestión de costos.
- Plan de gestión de calidad
- La línea base del alcance.
- Cronograma del proyecto.
- Registro de lecciones aprendidas
- Requisitos de recursos
- Registro de riesgos.
- Factores ambientales de la organización (ejemplo: condiciones del mercado).
- Activos de los procesos de la organización (ejemplos: políticas, información histórica y lecciones aprendidas).
Las entradas para la estimación de costos son las siguientes:
- Plan de gestión de costos.
- La línea base del alcance.
- Cronograma del proyecto.
- Plan de recursos humanos.
- Registro de riesgos.
- Factores ambientales de la organización (ejemplo: condiciones del mercado).
- Activos de los procesos de la organización (ejemplos: políticas, información histórica y lecciones aprendidas).
Este proceso consiste en la suma de los costos estimados por cada una de las actividades individuales o en paquetes de trabajo, con el fin de establecer una línea base de costo aprobada. El resultado de este cálculo se conoce como presupuesto. Cumplir con la línea base del costo será una medida del éxito del proyecto, por lo que un presupuesto deberá venir en un formulario que el director de proyecto pueda usar mientras se lleva a cabo el trabajo, con el propósito de que pueda controlar los costos y, por lo tanto, controlar el proyecto en general.
Después de estimar la línea base de costos y el presupuesto de costos, el director de proyectos puede comparar estas cifras con estimaciones paramétricas, juicio experto o registros históricos, con el fin de hacer un chequeo de sensatez.
Lo siguiente que se debe revisar es el flujo de efectivo. Los fondos tal vez no estén disponibles en el momento requerido, lo que podría provocar cambios en otras partes del proyecto, e incluso podría llevarte a hacer iteraciones a los documentos del proyecto o al plan para la dirección del proyecto.
La Guía del PMBOK® (2017), en su inciso 7.4 (p. 257), lo define como “el proceso por el que se monitorea la situación del proyecto para actualizar el presupuesto de este y gestionar cambios en la línea base del costo”.
Esta fase requiere enfocar el esfuerzo en las siguientes acciones:
- Calcular fases futuras del presupuesto.
- Revisar el rendimiento del costo analizando el presupuesto ejercido.
- Analizar partidas futuras del presupuesto y gestionar las desviaciones al gasto.
- Evaluar las variaciones respecto el presupuesto planificado y determinar si dichas variaciones requieren análisis y acción.
- Realizar los informes de avances.
- Identificar solicitudes de cambio.
- Gestionar el control de cambios.