El inciso 9.1 (p. 312) de la Guía del PMBOK® (2017) señala que este proceso tiene como principal objetivo “planificar la gestión de los recursos es el proceso de definir cómo estimar, adquirir, gestionar y utilizar los recursos físicos y del equipo. El beneficio clave de este proceso es que establece el enfoque y nivel de trabajo de gestión necesarios para gestionar los recursos del proyecto en base al tipo y complejidad del proyecto.”
Durante este proceso, el director de proyectos se enfoca en:
- Determinar los recursos humanos y físicos (materiales, equipos, instalaciones, etc.) que se necesitarán.
- Negociar con los gerentes (dueños de los recursos) la obtención de recursos humanos óptimos disponibles.
- Crear un directorio del equipo de proyecto.
- Crear descripciones del trabajo del proyecto para los miembros del equipo y otros interesados.
- Asegurarse que todos los roles y responsabilidades del proyecto hayan sido claramente asignados.
- Entender las necesidades de los miembros del equipo en cuanto a capacitación.
- Crear sistemas de reconocimiento y recompensa.
- Crear un plan de asignación de personal:
- Plan de adquisición de personal (de dónde vendrán).
- Calendarios de recursos (cuándo están o estarán disponibles las personas).
- Plan de liberación de personal (cuándo los recursos serán liberados y ya no estarán vinculados al proyecto).
- Necesidad de capacitación del personal (qué capacitación necesitan los recursos).
- Reconocimiento y recompensas (criterios de uso).
- Cumplimiento de reglas (cómo el proyecto cumplirá con cualquier regla relacionada con los recursos humanos).
- Seguridad (políticas que protegen a los recursos).
Se trata de determinar el tipo y la cantidad de recursos tanto físicos como humanos, que se utilizarán en cada actividad, incluyendo:
- Materiales
- Equipos
- Instalaciones
- Personas
- Suministros
Adquirir recursos significa, de acuerdo con el inciso 9.3 (p.328) de la Guía del PMBOK® (2017), “Obtener miembros del equipo, instalaciones, equipamiento, materiales, suministros y otros recursos necesarios para completar el trabajo del proyecto”
Se requiere llevar a cabo lo siguiente:
- Adquirir los físicos necesarios para la ejecución de las actividades del proyecto
- Determinar qué recursos humanos están ya preasignados al proyecto y confirmar su disponibilidad y responsabilidad.
- Negociar con la organización la obtención de los mejores recursos humanos disponibles.
- Contratar nuevos empleados cuando así se requiera.
- Contratar los recursos humanos externos a la organización ejecutante a través del proceso de contratación.
- Entender las posibilidades y los problemas que presenta el uso de equipos virtuales.
- Gestionar el riesgo de que los recursos humanos no estén disponibles cuando se les necesita.
La Guía del PMBOK® (2017), inciso 9.4 (p. 336), define este proceso como “mejorar las competencias, la interacción de los miembros del equipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor desempeño del proyecto”.
Este proceso se opera durante la ejecución del proyecto, y como resultado se obtiene una menor rotación de personal, mejoras en los conocimientos y en las habilidades del individuo y mejor trabajo en equipo.
Este proceso se centra en tres objetivos centrales:
- Desarrollo del equipo de trabajo.
- Enfoque del desarrollo de las capacidades y de las habilidades de los individuos.
- Esto construye una buena base para la cohesión del equipo.
- Actividades de formación de equipo.
- Enfoque en lograr un equipo más unido.
- Se busca ejecutar actividades de team building (formación de equipo).
- Evaluación del desempeño del equipo.
- Enfoque en cómo se está desempeñando el equipo como un todo.
La Guía del PMBOK® (2017), inciso 9.5 (p. 345), establece que este proceso “consiste en dar seguimiento al desempeño de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y gestionar cambios a fin de optimizar el desempeño del proyecto”.
Eso significa que se opera en la ejecución y se enfoca en dirigir personas día a día, desafiando a los miembros del grupo para ser parte de un equipo de desempeño superior. Para lograr este objetivo de dirección es importante asegurar las siguientes acciones en el rol de director de proyecto:
- Promover comunicación.
- Negociar.
- Ser líder.
- Observar lo que sucede.
- Completar evaluaciones de desempeño del proyecto (la realiza el supervisor o jefe directo de los miembros).
Parte de las responsabilidades del director de proyecto es gestionar los conflictos dentro del proyecto.
A pesar de que a menudo se considera que el conflicto es malo, la verdad es que presenta oportunidades para mejorar.
Cambiando la forma de ver el conflicto |
Antigua |
Nueva |
El conflicto es una disfunción causada por diferencias de personalidad o por un liderazgo fallido. |
El conflicto es una consecuencia inevitable de las interacciones organizacionales. |
El conflicto debe ser evitado. |
El conflicto puede ser beneficioso. |
El conflicto se resuelve por medio de la separación física o con la intervención de la alta gerencia. |
El conflicto se resuelve a través de la apertura, la identificación de las causas y la resolución de problemas por parte de las personas involucradas y sus gerentes inmediatos. |
Recuerda las siguientes fuentes de conflictos, que normalmente se presentan en este orden:
- Cronograma.
- Prioridades del proyecto.
- Recursos.
- Opiniones técnicas.
- Procedimientos administrativos.
- Costo.
- Personalidad.