Identificar a los interesados
La Guía del PMBOK® (2017) lo define como “Es el proceso de identificar periódicamente a los interesados del proyecto así como de analizar y documentar información relevante relativa a sus intereses , participación, interdependencias, influencia y posible impacto en el éxito del proyecto”.
En este proceso se debe llevar a cabo el análisis de los interesados, el cual los identifica y analiza su impacto o influencia en el proyecto. Puedes utilizar la lista inicial de interesados del acta de constitución del proyecto. Puedes llevar un registro en el que se debe documentar y recopilar toda la información relacionada con los interesados.
Luego se debe diseñar la estrategia de gestión de los interesados, que organiza cómo vas a gestionar a los interesados. Por ejemplo, se puede ver como la siguiente tabla:
Descripción de los interesados |
Algunas opciones para la gestión de los interesados |
Interés alto en el proyecto, influencia baja, experto con mucho conocimiento en áreas de alto riesgo. |
Invitar al interesado a participar en el proceso de gestión de los riesgos. |
Interés alto, influencia alta, no apoya el proyecto. |
Asegurar el saber por qué el interesado no apoya el proyecto y centrar tu plan para gestionar a este interesado atendiendo estas razones. |
Interés alto, influencia alta, apoya el proyecto. |
Involucrar el interesado en reuniones de equipo, mantenerlo informado e incluir información que el interesado solicitó. |
Planificar el involucramiento de los interesados
El proceso de identificar interesados puede dar como resultado el registro de cientos de interesados. Gestionar el impacto, las relaciones y el compromiso de tantas personas es fundamental para el éxito del proyecto, pero puede consumir mucho tiempo. Es por este motivo que es tan importante, tal como ocurre con casi toda la dirección del proyecto, pensar y planificar por adelantado antes de tomar alguna medida.
El plan de gestión de interesados puede documentar los niveles actuales y deseados de compromiso de los mismos, detalles de cómo estarán involucrados en el proyecto, especificaciones de porqué se les distribuirá distinta información del proyecto y pautas para evaluar si el plan satisface las necesidades de los interesados y el proyecto.
Gestionar el involucramiento de los interesados
Con el objetivo de satisfacer las necesidades de los interesados, resolver sus polémicas y garantizar que mantengan el interés y la actividad en el proyecto, es fundamental gestionar el compromiso y las expectativas de los interesados a lo largo de todo el proyecto.
El proceso puede tener como resultado:
Monitorear el involucramiento de los interesados
Conservar las relaciones de los interesados y monitorear su compromiso son responsabilidades permanentes del director del proyecto. Dar seguimiento al compromiso en el proyecto te ayudará a entender sus percepciones sobre el avance del trabajo, lo que, a su vez, te permitirá realizar ajustes menores para garantizar la continuidad del compromiso y el apoyo por parte de los mismos. Además de evaluar el compromiso de los interesados y mejorar y ajustar las estrategias de compromiso, este proceso también implica reevaluar el registro de ellos con la finalidad de incorporar interesados según corresponda, y así advertir cuando la participación de uno de ellos ya no sea necesaria.
Contrato de precio fijo
Contrato de precio fijo |
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Ventajas |
Desventajas |
Un contrato de precio fijo representa menos trabajo de gestión para el comprador. |
Si el proveedor valúa su trabajo por debajo de su valor real, puede intentar recuperar ganancias en órdenes de cambio. |
El proveedor tiene un fuerte incentivo para controlar los costos. |
El proveedor puede intentar dejar sin concluir algo del enunciado del trabajo de las adquisiciones si comienza a perder dinero. |
Las compañías tienen experiencia con este tipo de contratos. |
Este tipo de contrato requiere de más esfuerzo para el comprador al escribir el enunciado del trabajo de las adquisiciones. |
El comprador conoce el precio total antes de que el trabajo comience. |
El precio fijo puede ser más caro que el costo reembolsable si el enunciado del trabajo de las adquisiciones está incompleto, y el proveedor necesita aumentar el precio por el incremento en los riesgos. |
Contrato por tiempo y materiales
Contrato por tiempo y materiales |
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Ventajas |
Desventajas |
Este tipo de contrato se crea rápidamente. |
Hay una ganancia para el proveedor en cada hora facturada. |
La dirección del contrato es breve. |
El proveedor no tiene incentivo para controlar los costos. |
Es una buena opción cuando estás contratando “cuerpos” o personas para aumentar tu personal. |
Este tipo de contrato es apropiado únicamente para proyectos pequeños. |
Los contratos de tiempo y materiales requieren de mucha supervisión diaria por parte del comprador. |
Contrato de costos reembolsables
Contrato de costos reembolsables |
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Ventajas |
Desventajas |
Este tipo de contrato permite un enunciado del trabajo de las adquisiciones más simple. |
Este tipo de contrato requiere la auditoría de las facturas del proveedor. |
Generalmente requiere menos trabajo para definir el alcance para un contrato de costos reembolsables que para un contrato de precio fijo. |
El costo reembolsable requiere más trabajo de gestión para el comprador. |
El costo reembolsable generalmente es un costo menor que el precio fijo porque el proveedor no tiene que aumentar tanto para cubrir los riesgos. |
El proveedor sólo tiene un incentivo moderado para controlar los costos. |
El precio total es desconocido. |