Si el director de una organización o sus inversionistas se preguntaran cuánto cuesta una PMO o cuál es el retorno de inversión de una PMO, sin duda serían cuestionamientos inteligentes y muy prudentes en el mundo financiero, por lo que es importante entender el significado de la administración estratégica.
Según Fred David (2008) la administración estratégica se define como el arte y la ciencia de formular, implementar y evaluar decisiones multifuncionales que le permitan a una organización lograr sus objetivos.
Bajo este principio, el viaje solo comienza si nos enfocamos en la parte del arte, ya que notaremos el lado intangible y abstracto de la administración estratégica, como la planeación o inclusive el tipo de liderazgo, y por el otro lado, la parte estructurada, como la metodología o las reuniones de seguimiento. Ante estos dos escenarios, es vital mantener ambas partes equilibradas para el buen funcionamiento de la PMO.
La respuesta a la pregunta “¿cuánto cuesta?”, es relativamente sencilla, ya que es cuestión de contabilizar los sueldos de los recursos involucrados y herramientas. Lo abstracto comienza al cuantificar los logros.
Por lo que te invito a pensar en el siguiente escenario:
Una organización debería saber de forma clara y contundente cuántos proyectos se están ejecutando actualmente y, al no contar con este dato, es muy probable que alguno de estos proyectos no se logre. Ahora, si le preguntaras de nueva cuenta a la organización cuánto le cuesta el incumplir en proyectos, ya sea por entregas tardías o por un sobrecosto, la respuesta sería clara, esto tiene un costo significativo, sin tomar en cuenta la mala reputación, la pérdida de clientes o, incluso, en algún caso extremo, hasta cerrar la compañía por el fracaso y la mala ejecución de los proyectos.
Uno de los valores principales de una PMO es enfocarse en la triple restricción (Project Management Institute, 2017 y Project Management Institute (PMBOK), 2017):
Una organización estructurada bajo el esquema de proyectos entiende la importancia y relación de esta triple restricción. Para ejemplificar, imaginemos un triángulo equilátero en donde cada vértice muestra una de estas restricciones; un buen PMP entiende que para que se pueda modificar alguna de ellas, es imprescindible que se modifique al menos uno de los otros dos elementos.
Esto significa que para que el proyecto termine en un menor tiempo, aumentará el costo o disminuirá el alcance; si esta relación no se respeta tanto la PMO como el PMP estarán administrando proyectos planeados para el fracaso, ahora imagina qué pasaría si la PMO es el guardián de esta relación, ¿crees que aumentaría o no la probabilidad de éxito en los proyectos si la PMO salvaguarda esta relación?
Es natural que una organización tenga una serie de proyectos a lo largo del año, algunos de ellos basados en la reducción de costos, en la expansión de nuevos mercados o en la optimización de la operación, sin embargo, es importante asegurarnos de tener claro si nuestra organización es capaz de poder llevar a cabo todos estos proyectos en un determinado periodo de tiempo, si cuenta con los recursos para poderlos realizar y la prioridad que tiene cada uno.
De forma individual, si le preguntamos a cada administrador de proyecto, junto con su patrocinador, qué tan importante es su proyecto, es casi seguro anticipar que nos responderán que éste es de alta prioridad; no obstante, en la organización debe existir alguien que esté visualizando de forma global y holística la prioridad de todos los proyectos de la organización, además, de tener de forma consolidada la cantidad de recursos que se requieren para la implementación de estos proyectos.
Ante esta situación, una organización, utilizando las mejores prácticas, entenderá que tener una PMO alineada con la planeación estratégica de la organización es de vital importancia tanto para el logro de los objetivos como para la optimización de estos. En algunos casos, la PMO puede dar ese valor e incluso podría salvar a la empresa de una mala decisión, evitando proyectos que, desde su nacimiento, están destinados a fracasar, ya sea por una mala priorización o por una falta clara de recursos.
Una de las funciones, que más adelante veremos a profundidad, es la relación que tiene la PMO tanto en la estrategia como en la operación, lo anterior lo abordaremos en la madurez de una PMO, pero ya podemos anticipar que como parte de sus funciones clave se encuentra la realización de actividades en beneficio de la alineación estratégica de la compañía.
Lo que nos lleva a preguntarnos lo siguiente: ¿Qué pasa para aquellas organizaciones que no cuentan con una planeación estratégica?, ¿cómo se alineará la PMO? Aquí es donde existe otro gran valor, ya que por la naturaleza de la operación de la PMO provoca al menos una pequeña reflexión de cómo identificar las prioridades de proyectos o incluso la dimensión del impacto de los proyectos que enfrentará o podría enfrentar.
Uno de los valores esenciales que aporta la PMO es ser ese catalizador que logra regular las necesidades entre los diferentes interesados, como ayudar a la organización a priorizar sus distintos proyectos para diversos clientes o para diferentes unidades de negocio. Por otro lado, una práctica común nada recomendable se basa en el siguiente principio:
Quien más grite, es el que más y mejores recursos obtiene.
Tal vez te suene extraño, pero sería una lástima que esta fuera la manera de trabajar de la organización.
Por otro lado, la estructura y los criterios de una PMO, mediante su método y operación, ayudan a delimitar y facilitar la implementación del portafolio de la organización.
Para poder ilustrar el potencial que la metodología y los criterios de priorización pueden lograr, en la última versión del estándar de la Dirección Organizacional de Proyectos (Organizational Project Management, OPM), se introduce el concepto de EPMO (Enterprise Project Management Office), es decir, el estándar reconoce la importancia que la PMO debe tener para alinear de forma estratégica a la organización con sus proyectos a implementar (Project Management Institute, 2018).
En este estándar, la OPM menciona tres funciones primordiales de la PMO:
