Es una realidad que la vida cotidiana de una PMO no permite un modelo de relajación o esparcimiento, considerando que siempre está “en la línea de fuego”, por así decirlo, dado que tiene que estar atendiendo las necesidades de los proyectos, principalmente aquellos de alta prioridad, además de asegurarse que las funciones definidas se cumplan, por lo que un tiempo de calma es prácticamente inexiste.
Hoy en día comprendemos que el conocimiento técnico en la administración de proyectos, en algunos casos, no es suficiente para optimizar los recursos o para mantener el ritmo de eficiencia por un largo tiempo. El PMBOK (Project Management Institute, 2017) menciona una serie de habilidades interpersonales que un buen Project Manager debe desarrollar para aumentar la probabilidad de éxito, por ejemplo:
Si bien, la recomendación anterior es válida, ¿será posible extrapolarla a la PMO?, es decir, quien esté a cargo de esta, ¿debe tener las mismas competencias o habilidades?, quizás ante estas preguntas puedes anticipar y sospechar que estas habilidades jugarán un papel primordial en quien dirija o forme parte de una PMO.
Un buen PMP (Project Management Professional) debe entender que el liderazgo es una de las habilidades primordiales para obtener buenos resultados en un proyecto, por esto, el liderazgo, según el PMBOK, involucra la capacidad de guiar, motivar y dirigir un equipo (Project Management Institute, 2017).
Bajo esta definición, es importante que esta habilidad esté plenamente reflejada en quien dirige o forma parte de la PMO. Recuerda que el equipo (los PMP que estarán dirigiendo los proyectos de la organización) necesitará una clara dirección por parte de la PMO para poder administrar los proyectos, así como tener el respaldo y la seguridad al momento de la implementación.
Los conflictos entre las personas y las organizaciones son un común denominador, así que tanto los PMP como los miembros de la PMO deben estar conscientes de la importancia de contar con habilidades para manejar conflictos. En la MSG (s.f.) se menciona que los conflictos no son algo sencillo de controlar, ya que una persona necesita habilidades para sobrellevarlos, por lo que algunas de las recomendaciones que se mencionan para el manejo de conflictos son las siguientes:
Quien esté a cargo de la PMO y sus miembros serán retados constantemente para afrontar conflictos, además estarán situados entre las necesidades de los proyectos dirigidos por los PMP y las expectativas de los interesados, directores o inversionistas. La congruencia y la disciplina que deberá formar el director de una PMO son los elementos fundamentales para fomentar y alcanzar el objetivo de los proyectos.
El manejo de la ambigüedad, según Tayel (2020), apunta a que un PMP debe centrarse en el “porqué” y en el “quién”, antes de comenzar a buscar una solución, esto dará una visión global del proyecto o, en este caso, de la PMO y ayudará a determinar los criterios para mitigar la ambigüedad.
Hasta este momento hemos aprendido acerca de las principales habilidades interpersonales que deberán desarrollar los PMP, gerentes de PMO o sus miembros. Sin embargo, en la actualidad no podemos dejar de lado el concepto de inteligencia emocional y cómo ésta influye en el comportamiento de las organizaciones y en el de la vida diaria de una PMO.
El profesor Daniel Goleman (2018) define a la inteligencia emocional como la capacidad de comprender nuestras propias emociones y las de los demás, así como motivarnos y llevar relaciones adecuadamente.
Es importante poseer una inteligencia emocional elevada cuando se está al frente de una PMO y, por esta razón, el estándar de la misma resalta la influencia que la inteligencia emocional tiene en la administración de proyectos.
Ciertas investigaciones sugieren que los equipos de proyectos que desarrollan su inteligencia emocional o que se convierten en un grupo emocionalmente competente, resultan más eficaces (Project Management Institute, 2018).
Tanto los PMP como los gerentes de una PMO, al estar al frente de proyectos y liderear equipos, deberán desarrollar los siguientes cinco principios según Goleman (2018):
Autoconciencia
Se refiere a la capacidad de conocer nuestras emociones y las de los demás. Los PMP deberán realizar su autoevaluación y comprender su estado actual para fijar la estrategia que se seguirá. Por otro lado, reconocer las emociones de los equipos ayudará a mejorar su dirección y a utilizar los recursos eficazmente.
Autorregulación
Es la capacidad de controlar nuestros impulsos. Esto puede sonar simple, pero, por ejemplo, contener nuestras emociones en una reunión de seguimiento y desempeño de un proyecto es muy difícil. Los buenos administradores sabrán encontrar ese punto de equilibrio para llevar acabo una reunión, ciertamente destacando la difícil situación del proyecto (pero sin buscar culpables), enfocándose en las alternativas de solución y en el plan de acción. La práctica es la mejor forma de progresar, teniendo siempre en mente el objetivo primordial del proyecto.
Motivación
Es la habilidad de dirigir nuestros estados emocionales hacia una meta. Por ejemplo, el gerente de una PMO deberá reflexionar para encontrar su verdadera motivación, la cual debe ir más allá del propio sueldo, ya que está comprobado que éste nunca será suficiente para afrontar todas las dificultades y actividades que demanda una PMO. Sin embargo, el gerente de la PMO, además de obtener esa motivación personal, deberá encontrar los mecanismos para transferirla a la PMO y a todo su equipo, siendo consciente de que ésta trascenderá hacia los PMP que lideran proyectos e incluso a los interesados (directivos) de la organización.
Empatía
Se refiere a comprender lo que está pasando otra persona, es decir, “ponerse en los zapatos de alguien más”. No obstante, hay momentos en los que no desearíamos “estar en los zapatos” del gerente de una PMO o de algunos PMP, quienes tienen que enfrentar situaciones adversas. Pero más allá de comprender la situación de quienes nos rodean, para el gerente de la PMO y su equipo es importante atender las situaciones o complicaciones que tienen los proyectos dentro de la organización, dado que podrán destinar recursos y acciones para poderlos eficientar.
Habilidades sociales
Se definen como la capacidad de relacionarse adecuadamente con las personas de un entorno y darles respuestas adecuadas. En la vida diaria de una PMO, es prácticamente imposible estar aislado del comportamiento social, debido al alto nivel de interacciones con diferentes individuos, por lo que, sin lugar a duda, la habilidad social debe ser esencial para que exista un funcionamiento armónico dentro de la PMO.
Si imaginamos un día en la PMO, considerando su madurez (tema que veremos más adelante), en el cual habrá reuniones con gerentes de proyectos, patrocinadores de muchas áreas, miembros del equipo, directivos, clientes, áreas corporativas e inversionistas, podrás observar cómo cada uno de estos interesados tiene expectativas totalmente diferentes y dependerá de las circunstancias del proyecto y de las necesidades de cada uno de ellos poder dar una respuesta adecuada y precisa, y así evitar malentendidos o confusiones, lo que resalta más la importancia de las habilidades sociales.
Además de la inteligencia emocional, existe otro concepto que debemos considerar para robustecer a la PMO: la psicología positiva, la cual se define como “buscar de manera científica las experiencias y rasgos individuales positivos que mejoren la calidad de vida” (Csikszentmihalyi y Seligman, 2000).
Bajo este concepto, imagina una PMO que propicie experiencias positivas a sus interesados y miembros del equipo. ¿Aumentaría la productividad de la PMO? Para lograr dicho objetivo es importante considerar las emociones positivas que propone la psicóloga Fredickson (2009):
Recuerda que es importante tomar en cuenta estas emociones y tener un plan para ayudar a los miembros del equipo de la PMO, además, éstas tienen aún mayor relevancia, ya que las personas tendrán diferentes emociones a lo largo del proyecto.