Auditorías
El proceso de auditoría está diseñado para evaluar el trabajo que fue realizado y asegurar que las definiciones previamente establecidas se hayan aplicado o cumplido. Dicho proceso se aplica en los conceptos referentes a la triple restricción, es decir, alcance, tiempo y costo, y dependiendo de la madurez de los procesos en la organización, la auditoría también se implementará a lo largo del proyecto y en las demás áreas de conocimiento como los riesgos, recursos humanos, etc.
En la mayoría de las situaciones, una auditoría inquieta a cualquier PMP, sin embargo, algunos PMP experimentados saben que realizar auditorías a sus proyectos es una de las mejores prácticas para tomar acciones pertinentes y optimizar los recursos del proyecto. El estándar para la administración de proyectos organizacionales menciona que una de las funciones que la PMO debe soportar son las auditorías tanto en el desempeño del proyecto como en todas aquellas regulaciones que se impliquen por la naturaleza del proyecto y la actividad de la organización (Project Management Institute, 2018).
Bajo este marco donde la PMO lleva la función de establecer las auditorías, es necesario crear los criterios y métricas que se evaluarán para cada proyecto y poder determinar las recomendaciones pertinentes; para ello es importante comprender el concepto de fase.
Para reforzar este concepto, puedes observar en el siguiente diagrama que el ciclo de vida y las fases de un proyecto están estrechamente ligadas. Ahora, para ejemplificar este punto, imagina un proyecto de desarrollo de software en el que las fases podrían ser las siguientes:
Interrelación entre los componentes claves de los proyectos de la guía del PMBOK (Project Management Institute, 2017)
Fuente: Project Management Institute. (2017). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) (6a ed.). Estados Unidos: Project Management Institute, Inc.
Fases
Una PMO con las mejores prácticas deberá contemplar una revisión (Rn) para cada una de las fases del proyecto de desarrollo de software, el cual podría verse como en el siguiente ejemplo:
Revisión de fases y sus entregables
Cada una de las revisiones se enfoca en las fases del proyecto, por ejemplo, la fase llamada “Requerimientos” (R1), deberá contemplar un project charter, el cual, si recuerdas, deberá mostrar al menos un caso de negocios, más la triple restricción a alto nivel.
Aunado a lo anterior, existe otro entregable relacionado con las expectativas de los interesados, si observas para este particular ejemplo, la primera fase busca que el proyecto tenga el debido soporte sólido y fundamentado antes de continuar con la siguiente fase: “Diseño” (R2), en la que la planeación deberá detallarse y se podrá determinar si realmente la organización cuenta con los recursos y prioridades para comenzar con su desarrollo.
Es interesante y fascinante cómo las auditorías de la PMO enmarcan los entregables por cada fase y hacen que los proyectos aumenten su probabilidad de éxito.
Como podrás pensar, el gerente de la PMO y su equipo deberán determinar cada una de las fases y, sobre todo, los entregables para cada una de ellas. Ya podrás estar imaginando el nivel de esfuerzo necesario para crear todos los formatos para cada uno de los entregables, sin duda, es una actividad que más allá de requerir un gran esfuerzo, debe ser estratégica y totalmente alineada a las necesidades de la organización, con la finalidad de optimizar recursos y evitar que la PMO sea un obstáculo en la implementación de los proyectos.
Ahora hablemos de los formatos (templates) para cada uno de los entregables de cada fase; afortunadamente, hoy en día, en la industria de la administración de proyectos existe una amplia oferta de formatos, desde aquellos elaborados en hojas de cálculo hasta aquellas plataformas que los administran de forma automática.
Para ejemplificar este punto, accede a la página de Project Management Docs, en donde podrás encontrar formatos que te ayudarán a la creación de cada entregable para cada uno de los cinco grupos y cada una de las diez áreas de conocimiento según el PMBOK (Project Management Institute, 2017). No obstante, estos no contemplarán los aspectos relacionados con los métricos y criterios señalados por tu organización, lo cual el gerente de la PMO, junto con su equipo, deberán complementar.
Reuniones de revisión de fase
Una vez que la PMO ha creado la estructura para la revisión de cada fase y los entregables del proyecto, ahora es importante definir el protocolo que estas revisiones tendrán. Stratton (2003) señala que una revisión de fase provee los puntos específicos de administración en el ciclo de vida del proyecto, es decir, algunas organizaciones tienen establecidas las fechas de las reuniones periódicas para la revisión de los proyectos, sin embargo, estas podrán variar dependiendo de las necesidades de las organizaciones.
Por ejemplo, algunas organizaciones establecen que todas las revisiones de fase de proyectos son los martes y los jueves a las 8:00 a. m. y tienen una duración de dos horas.
Si una organización cuenta con cientos de proyectos activos, ¿será posible revisarlos todos en tan poco tiempo? La respuesta lógica es no, por lo que cada PMP deberá solicitar agendar su revisión con anterioridad y solo disponer de 15 minutos para ello. En este ejemplo podrás ver cómo la PMO debió establecer el proceso de solicitud de revisión de fase y estar previamente notificado el PMP. Dado que los recursos son limitados, dichos proyectos estarán compitiendo por un espacio en las reuniones de revisión de fase.
Otra de las cuestiones que sobresalta en este contexto es cómo realizar una revisión de fase de un proyecto en tan solo 15 minutos. Si bien, esto variará entre las organizaciones, la mayoría de ellas estipula que los entregables de cada fase deberán estar entregados al menos 48 horas antes de la reunión de la revisión de fase, por lo que el equipo de auditoría de la PMO realizará la revisión previa a la reunión y, dependiendo de las evidencias mostradas en los entregables, estos emitirán una recomendación al PMP para continuar con la reunión de la revisión de la fase o postergarla hasta cumplir con la evidencia solicitada.
Esto significa que la reunión es meramente la comprobación y el mecanismo formal de contar con todas las evidencias para obtener la aprobación de los interesados en el proyecto y dar pie a comenzar la siguiente fase.
Típicamente, esta reunión debe ser prescindida por la PMO y el PMP, quienes invitarán tanto al patrocinador como a los interesados claves del proyecto. Es importante mencionar que aquí no es necesario invitar a todo el equipo, dado que no es una reunión de seguimiento, sino que se trata de mostrar las evidencias (entregables requeridos por la fase) y obtener la aprobación formal de cada uno de los interesados en el proyecto. Podrás imaginar que este proceso es altamente eficiente en la utilización de los recursos de la organización.
Protocolo de reunión de revisión de fase
En el gráfico anterior se ilustra el proceso típico de una reunión de revisión de fase; en el que PMP se muestra como el responsable de crear la evidencia de cada entregable, pero es en realidad un trabajo en conjunto del equipo del proyecto.
Por otro lado, en caso de que la PMO determine que las evidencias no cumplen con el mínimo requerido en el proceso de evaluación, se notificarán las recomendaciones necesarias al PMP para completar la evidencia y cancelará la reunión con todos los interesados hasta mostrar las correcciones solicitadas.
