TEMA 1.
Qué es una PMO
Aquellos aventureros que han iniciado su viaje en el fascinante mundo de los proyectos se percatarán que saber de las diferentes áreas de conocimiento o grupos de la dirección de proyectos no es suficiente para lograr la excelencia o el buen aprovechamiento de los recursos, incluso, en algunas ocasiones sentimos que, como Project Management Profesional (PMP), estamos solos en esa batalla por cumplir los criterios de éxito del proyecto.
Es natural que gerentes, directores, presidentes, interesados o miembros de las mesas directivas de las organizaciones busquen el beneficio de la implementación de proyectos y que, en algunas ocasiones, estos comprometan los procesos de administración, sin embargo, quienes buscan la excelencia, comprenden que las formas y una visión a largo plazo son esenciales para el éxito constante.
Como todo en la vida, las cosas buenas requieren de tiempo y dedicación, así que la verdadera cuestión es: ¿Cómo se ayuda a un gerente de proyectos (PMP) dentro de una organización para elevar la probabilidad de éxito de un proyecto y cómo optimizar los recursos de la organización?
Esta pregunta, sin duda, acarrea un sinfín de posibilidades, pero algunas organizaciones de excelencia se han percatado de que formalizar, estructurar y, sobre todo, fomentar metodologías ayuda al rápido crecimiento de la organización y contribuyen a las estrategias.
Un buen director de proyectos entiende que un músculo requiere de una estructura para su funcionamiento, sin embargo, contar con una estructura firme y sólida potencializará los resultados y la eficiencia de los recursos.
¿Será acaso que la PMO es aquella estructura firme y sólida?
El concepto de oficina de administración de proyectos o PMO (Project Management Office) se define de la siguiente manera: "Es una estructura en la organización que estandariza los procesos de gobernanza relacionados con el proyecto y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas" (Project Management Institute, 2017).
Si bien, esta definición formaliza su concepción teórica, en la práctica tiene una serie de características que a lo largo de este módulo iremos profundizando.
Para comprender aún mejor esta definición, te invito a reflexionar en la siguiente pregunta:
¿Consideras que es importante saber cuántos proyectos están activos en la organización? Si estás de acuerdo, sería muy peligroso no contar, de forma clara y visible, la cantidad de proyectos que están en curso. Por lo tanto, ¿conoces, al menos, el estatus de cada uno de estos proyectos en términos de alcance, tiempo y costo?, ¿sabes si la organización cuenta con los recursos suficientes para poder implementar los proyectos actuales y futuros? Si puedes observar la naturaleza de estas preguntas, una PMO bien implementada tendría la información suficiente para poder proporcionarla de manera precisa y oportuna.
Imagina qué les sucedería a las organizaciones que carecen de esta información, ¿consideras que podrían tener éxito? Si bien, la definición de una PMO debe proporcionar gobernanza, recuerda que ésta debe ser a los siguientes tres niveles: proyectos, programas y portafolios. Nota: No dudes en consultar el material de tu curso de Fundamentos de Administración de Proyectos si requieres recordarlos.
Otra pregunta importante es: ¿Cuál es el rol que juega la PMO dentro de la organización? Analiza la siguiente situación: Imagina qué sucedería si el gerente del proyecto “A” presenta su informe de desempeño en la reunión semanal con los interesados, el cual muestra claramente el avance en el alcance y control tanto en tiempo como en costos; aunado a ello, éste refleja los riesgos actuales, por lo que se solicita en la junta comenzar con las acciones de mitigaciones.
Treinta minutos después, los mismos directivos (interesados) entran a otra reunión, pero ahora del proyecto “B”, donde su respectivo gerente señala el avance del proyecto en una colorida y bien ilustrada presentación, sin embargo, ésta no muestra los riesgos actuales del proyecto, dado que aún no hay necesidad o riesgo latente.
Bajo estas circunstancias, ¿consideras que los gerentes (interesados) tendrán la misma claridad e información de ambos proyectos al final del día?, ¿es posible que los participantes de la junta tengan sensaciones diferentes entre el avance y el control de los proyectos?
Uno de los objetivos primordiales de la PMO es, precisamente, brindar estandarización a la administración de proyectos, lo cual ayudará a optimizar recursos y mantener una serie de documentos que todo gerente de proyecto debe usar, independientemente de la experiencia y del tipo de proyecto.
Ante este escenario, podrás observar que la PMO cuenta con roles y responsabilidades que podrían ayudar a la organización, y un elemento muy importante es el grado adecuado de responsabilidades que se le otorga a la PMO. El estándar organizacional de la administración de proyectos menciona que típicamente éste debe ser acorde al nivel de madurez de la organización en términos de la administración de proyectos (Project Management Institute, 2018).
Entraremos en detalle en módulos posteriores, no obstante, es importante identificar que la PMO contará con diferentes niveles de responsabilidad dependiendo de la organización, es decir, la PMO debe ser un traje hecho a la medida, de lo contrario, lejos de ayudar, esta organización se podría convertir en un obstáculo para lograr los objetivos de los proyectos.
Dos de los principales retos de justificar una PMO son los siguientes:
Un profesional en la administración de proyectos debe tener en claro que estas dos preguntas deben ser cruciales para entender el ecosistema o la cultura organizacional de la empresa. Los directivos y los inversionistas siempre necesitarán procurar la maximización de la rentabilidad, por lo que la PMO no debe ser ajena a la manera en que ésta genera valor.
Pensemos en los siguientes casos:
¿Qué pasaría si el proyecto más importante de la organización fracasa?, ¿cuánto le costaría a la organización?, ¿qué pasa cuando un proyecto se entrega después de tiempo o con sobrecosto?, ¿qué pasaría si el promedio de éxito de los proyectos que lleva la organización aumentara radicalmente?, ¿qué pasa si los proyectos, en su mayoría, se entregan en tiempo y costo? O, en su defecto, ¿qué pasa si el proyecto muestra que no es viable en etapas tempranas y se cancela intencionalmente?, ¿ayudaría a la optimización de los costos?
Como puedes ver, la PMO proporciona una serie de beneficios, los cuales, en primera instancia, podrían ser intangibles, pero esto es contundente y cuantificable cuando lo medimos a través del desempeño de los proyectos.
La siguiente gráfica muestra un claro incremento en el número de organizaciones en las que una PMO es un elemento estratégico y, por ende, confirma el valor agregado:
Fuente: Project Management Institute. (2017). Success Rates Rise. Transforming the high cost of low performance. PMI’S Pulse of the Profession. 9th Global Project Management Survey. Recuperado de https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2017.pdf
Para un barco sin rumbo cualquier viento es favorable, pero ¿consideras que cualquier proyecto es adecuado para una organización sin estrategia?
Uno de los elementos clave para el éxito y buen desempeño de una PMO es el estrecho y alineado vínculo con la estrategia de la organización; sin ella, la optimización de los recursos sería ineficiente, es decir, para que una PMO pueda aportar valor debe entender las prioridades de la organización, las iniciativas, los recursos disponibles y, a medida que la dirección estratégica de la empresa esté en constante comunicación con la PMO, ambas podrán obtener el beneficio mutuo de generar mayores y mejores contribuciones a las estrategias planteadas por la organización.
Ahora analicemos la segunda pregunta: ¿Por qué fallan las PMO en su implementación? Las razones más frecuentes se presentan a continuación:
Falta de compromiso por parte de la gerencia
Es verdad, por más difícil que parezca. En muchas organizaciones, el intento de implementar proviene de la alta gerencia, y, siendo así, ¿por qué, entonces, es una de las principales razones para el fracaso de una PMO? Aunque luzcan contradictorias la pregunta y su respuesta, la situación es simple, en el afán de obtener mejores resultados en los proyectos, la alta gerencia (solo en algunas organizaciones) se entusiasma en implementar una PMO por el encanto de los posibles resultados, sin embargo, al comenzar la operación de la PMO en etapas tempranas y ante la premura de la entrega de proyectos, la alta gerencia coloca las políticas y procedimientos sugeridos por la PMO en segundo plano, dado que la justificación se basa en que el proyecto tiene prioridad y dejan a un lado el protocolo, causando en éste la falta de credibilidad y se torna en un proceso burocrático para la organización. No era tan complicado verlo al final de cuentas y, seguramente has vivido situaciones similares en más de una ocasión.
Enfocarse en la metodología y no en la contribución de la administración del proyecto
Al inicio, cuando una PMO nace, la organización se siente feliz, pero rápidamente se enfoca más en cumplir con procedimientos y documentos, dejando de lado lo esencial, que es contribuir al éxito del proyecto. Si bien es cierto que los controles son necesarios para mantener en sintonía el proyecto, el gerente de la PMO no debe olvidar el fin último, que es contribuir a la estrategia, por eso es tan importante acompañar tanto a la metodología como al proyecto, para que ambos se complementen y generen lecciones aprendidas lo más pronto posible para que se adecuen en la metodología.
Los interesados ven a la PMO como un “obstáculo burocrático”
Este punto no requiere de gran explicación, ya que se sobrentiende que el control y la optimización de los recursos no es a costo cero; como suele decirse: “La felicidad nunca es completa” y, si bien es cierto que incluir procedimientos y políticas ayudará al proyecto a aumentar la probabilidad de éxito, a éste también está ligado un grado de involucramiento, por lo que al final se traduce en tiempo y costo requeridos para realizarlo.
Los siguientes recursos son materiales de apoyo adicionales al contenido del curso; al entrar a cada sitio deberás considerar los términos y condiciones que rigen al mismo.
Videos
Para conocer más acerca de la PMO, te sugerimos ver lo siguiente:
digbytes. (2019, 23 de septiembre). PMO and ePMO for Managers [Archivo de video].. Recuperado de https://youtu.be/_guwbg51o3M
Para conocer más acerca de qué es una PMO, te sugerimos ver lo siguiente:
Xn Partners. (2017, 20 de octubre). ¿Qué es una PMO y para qué sirve? [Archivo de video]. Recuperado de. Recuperado de https://youtu.be/5xW2Zf6Wd8w
Para conocer más acerca de los roles y las responsabilidades de una PMO, te sugerimos ver lo siguiente:
AIMS Education, UK. (2016, 3 de agosto). What is Project Management Office Definition & PMO Roles and Responsibilities | AIMS Lecture [Archivo de video]. Recuperado de. Recuperado de https://youtu.be/WFO2sZd8oh4
Para conocer más acerca de la estructura de una PMO, te sugerimos ver lo siguiente:
PMP Mastery. (2019, 6 de diciembre).What is PMO I Project Management Office | PMP training course [Archivo de video]. Recuperado de Recuperado de. Recuperado de https://youtu.be/itmXW_NNF_c
Lecturas
Para conocer más acerca de qué es una PMO y sus funciones, te sugerimos leer lo siguiente:
Sanz, R. (2017) Qué es una PMO – Definición y funciones de la Oficina de Dirección de Proyectos. Recuperado de https://nextop.es/que-es-una-pmo/
Para conocer más acerca de definición de una PMO, te sugerimos leer lo siguiente:
Project Management Institute. (2017).La guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK) / Project Management Institute (6a ed.). Estados Unidos: Project Management Institute, Inc.
Capítulo 2.
Para conocer más acerca de la alineación estratégica y la PMO, te sugerimos leer lo siguiente:
Project Management Institute. (2018).The standard for organizational project management (OPM). Estados Unidos: Project Management Institute, Inc.
Capítulo 1.
Ahora que entiendes un poco más acerca de la PMO, es importante resaltar el origen y las contribuciones que una PMO puede aportar a la organización. Por otro lado, también es esencial que la PMO sea el “brazo derecho” y estar alineada a las estrategias de la organización, con esto ayudará a crear un “GPS” de la organización en términos de proyectos y desempeño.
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