1. Estrategia y gobernabilidad
La visión estratégica traza el camino a seguir. En una organización, la planeación estratégica debe estar plenamente identificada, ya que tiene que ser el punto de partida para establecer los objetivos que la PMO buscará, es decir, es esencial alinear la planeación estratégica de la organización con los objetivos de la PMO a implementar.
Cuando la empresa no cuenta con un plan estratégico definido, la primera función de la PMO es identificarlo. El riesgo de no identificar el plan estratégico de la organización ocasionará incertidumbre en el logro de los objetivos planteados para la PMO, además de no generar el valor agregado que esta debería.
La alta dirección deberá respaldar la gobernabilidad de la PMO en todo momento, es decir, deberá soportar y apegarse a los procesos y mecanismos establecidos por la PMO, utilizando el menor número de excepciones.
Una de las malas prácticas es poner al frente de la PMO a una persona que cuenta con poca o nula experiencia en el proceso de implementar una. Típicamente la persona es elegida por contar con el mayor tiempo disponible (malamente), ya que, si bien es cierto que la actitud y el entusiasmo son factores de éxito, estos deberán ser acompañados con el pleno conocimiento en liderar una PMO, así como contar con el respaldo total de la alta dirección. En consecuencia, si se seleccionan los recursos en función a que tienen una mayor disponibilidad de tiempo más que por sus habilidades, propiciará el fracaso en la implementación de la PMO.
2. Evaluar la situación actual
Es natural imaginarnos llegar a la meta, ya que nos entusiasma e invita a perseverar en nuestro camino para alcanzarla, sin embargo, uno de los factores principales a tomar en cuenta es el estado actual de la organización, es decir, se debe realizar un análisis objetivo de la situación que vive, principalmente en términos de la madurez con la que se administran e implementan los proyectos.
Para realizar dicho análisis te puedes ayudar determinando el tipo de influencia que tienen los proyectos en toda la organización, además de hacer una evaluación de los recursos y herramientas con las que cuenta para poder soportar la implementación de los proyectos.
3. Definir las funciones de la PMO
Una vez identificada la situación actual de la organización en términos de administración de proyectos, ahora es importante definir el estado futuro de la PMO, lo cual implica conocer tanto las funciones que deberá desempeñar (es necesario tener en cuenta que dichas funciones deberán estar alineadas a la estrategia de la organización, además de delimitar el alcance de la PMO) como las funciones que no realizará en sus primeras etapas. Es esencial señalar este factor, ya que ayudará a los interesados a delimitar las expectativas y evitar falsas ilusiones o beneficios no alcanzables en este momento.
Por ejemplo, piensa en un corredor principiante que quiere correr un maratón; si bien es cierto que esa es la meta o lo deseado en un futuro, es ingenuo pensar que podrá alcanzarlo en un corto tiempo sin la preparación adecuada. Para lograrlo, deberá establecer un plan de entrenamiento que consista en ejercitarse constantemente, alimentarse bien y descansar lo suficiente para poder recuperarse. Si omite cualquiera de estos tres elementos, su objetivo estará en riesgo.
De igual forma debe situarse a la PMO para lograr que las funciones sean las adecuadas y estén alineadas a las necesidades de la organización. Los elementos que definen las funciones de la PMO consisten en establecer las políticas de la misma, los planes de comunicación a los diferentes interesados, la identificación de la metodología a implementar y el flujo de aprobación que llevará, entre otras.
4. Recursos, roles y responsabilidades
La selección de los recursos que estarán involucrados en las funciones y servicios que desarrollará la PMO deberá contar con las competencias y habilidades adecuadas para hacer sustentable la operación. Además, es importante definir la estructura organizacional que la PMO tendrá y cómo interactuará con los diferentes organismos de la empresa, por ejemplo, la relación con la dirección o la comunicación con los diferentes departamentos.
Los recursos y la estructura dependerán lógicamente de la madurez de la organización, sin embargo, es importante definir algunos roles y responsabilidades. En el siguiente diagrama podrás ver cómo algunas organizaciones establecen su estructura y sus recursos.
