Introducción


TEMA 11.


Implementación de una PMO

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Gartner, una de las firmas más prestigiadas de análisis de información, menciona que el 80% de las actividades relacionadas con la administración de proyectos serán sustituidas por los mecanismos de inteligencia artificial (IA) para el año 2030 (Gartner, 2019).

Pero mientras que el futuro nos alcanza, en esta década debemos ser capaces de entender cuáles son las razones principales del fracaso de una PMO, principalmente para evitarlas y aprovechar las lecciones aprendidas de otras organizaciones.

Uno de los retos principales que tiene una PMO es demostrar su valor hacia la organización, según Ouzer (2019) el 41% de las PMO no demuestra tener un valor agregado y, por otro lado, el 50% de los directivos e interesados ven a la PMO como una entidad burocrática. En adición, el 75% de las PMO falla durante los primeros tres años. Sin duda, los datos anteriores son estadísticas que nos dejan ver algunas de las razones por las que fracasa una PMO.


De acuerdo con Hall (s.f.), las tres principales razones por las que fallan las implementaciones de una PMO son las siguientes:

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Todos estos datos podrían verse desalentadores para quien quiere emprender la enorme labor de implementar una PMO. No obstante, la buena noticia es que el ser consciente de las dificultades de implementar una PMO ayudará a establecer una estrategia que aumente la probabilidad de éxito, además otorgará la oportunidad de evitar retrabajos y un sinfín de frustraciones a los interesados y a quien esté a cargo de su implementación.

Explicación

Visión global

La implementación de una PMO puede ser uno de los proyectos más fascinantes dentro de una empresa, pero también se puede convertir en una total pesadilla si no se establece un plan enfocado en los objetivos específicos. Es imperativo contar con un plan detallado para cumplir con las expectativas de los interesados, las cuales deben estar claramente estipuladas.


Existen cuatro áreas globales a considerar dentro de la implementación de una PMO:

Visión global de los elementos de una PMO

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Procesos

Es la pieza angular para el funcionamiento de una PMO, es decir, la definición de los procesos permitirá identificar y establecer las funciones y capacidades de la PMO. Es importante recordar que una base sólida se genera con la buena documentación de los procesos.

Sustentabilidad

Al momento de definir las funcionalidades de la PMO, ésta debe estar acorde tanto con la madurez de la PMO como con la organización ejecutante, dicha sincronía permitirá el buen funcionamiento a largo plazo y generará valor a la empresa.

Tecnología

Algunas organizaciones se centran en adquirir o instalar herramientas y plataformas tecnológicas que soportarían las funciones de la PMO; esto animado por la diversidad de soluciones que existe hoy en día y con las promesas de una fácil adaptación. Sin embargo, es importante que la solución o la tecnología a utilizar primero identifique los procesos y funciones establecidas por la PMO y posteriormente evalué las herramientas o plataformas que se acoplen a estas necesidades.

Interesados

Pensemos en el director de la empresa, en los gerentes de áreas, socios e incluso en los inversionistas, todos ellos deben ser claramente identificados y, lo más importante, detectar y atender las expectativas que tienen referente a la funcionalidad y al valor agregado que esperan de la PMO.

Al inicio de la evaluación de la implementación de la PMO es sumamente sencillo generar falsas expectativas, por ejemplo, uno de los elementos típicamente confundidos por algunos interesados es pensar que la implementación de una PMO facilitará y ayudará a la implementación de los proyectos a costo cero o que no existirá la necesidad de contar con controles o mecanismos de evaluación. Aquí tenemos que recordar que para todo beneficio es necesario contar tanto con un criterio como con un indicador que ayudarán a evaluar el desempeño de la implementación de los proyectos y estos típicamente utilizarán recursos, dando como resultado, un costo diferente de cero.

Un caso práctico es cuando la PMO solicita un project charter acompañado de un caso de negocios al PMP, los interesados deberían saber que estos dos elementos son fundamentales, junto con la prioridad del proyecto para la determinación y evaluación de los recursos, por lo que es lógico comprender que estos dos elementos llevarán tiempo y esfuerzo para ser elaborados y evaluar la viabilidad del proyecto. Sin embargo, algunos interesados inexpertos asimilarán que este proceso es solo burocrático y no generará valor agregado, dado que independientemente del resultado del caso de negocios, el proyecto se realizará, debido a que es la petición directa de un cliente importante, ante este escenario es primordial definir los procesos y lineamientos desde el nacimiento de la PMO y evitar falsas expectativas.


Pasos para una implementación exitosa

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1. Estrategia y gobernabilidad

La visión estratégica traza el camino a seguir. En una organización, la planeación estratégica debe estar plenamente identificada, ya que tiene que ser el punto de partida para establecer los objetivos que la PMO buscará, es decir, es esencial alinear la planeación estratégica de la organización con los objetivos de la PMO a implementar.

Cuando la empresa no cuenta con un plan estratégico definido, la primera función de la PMO es identificarlo. El riesgo de no identificar el plan estratégico de la organización ocasionará incertidumbre en el logro de los objetivos planteados para la PMO, además de no generar el valor agregado que esta debería.

La alta dirección deberá respaldar la gobernabilidad de la PMO en todo momento, es decir, deberá soportar y apegarse a los procesos y mecanismos establecidos por la PMO, utilizando el menor número de excepciones.

Una de las malas prácticas es poner al frente de la PMO a una persona que cuenta con poca o nula experiencia en el proceso de implementar una. Típicamente la persona es elegida por contar con el mayor tiempo disponible (malamente), ya que, si bien es cierto que la actitud y el entusiasmo son factores de éxito, estos deberán ser acompañados con el pleno conocimiento en liderar una PMO, así como contar con el respaldo total de la alta dirección. En consecuencia, si se seleccionan los recursos en función a que tienen una mayor disponibilidad de tiempo más que por sus habilidades, propiciará el fracaso en la implementación de la PMO.

2. Evaluar la situación actual

Es natural imaginarnos llegar a la meta, ya que nos entusiasma e invita a perseverar en nuestro camino para alcanzarla, sin embargo, uno de los factores principales a tomar en cuenta es el estado actual de la organización, es decir, se debe realizar un análisis objetivo de la situación que vive, principalmente en términos de la madurez con la que se administran e implementan los proyectos.

Para realizar dicho análisis te puedes ayudar determinando el tipo de influencia que tienen los proyectos en toda la organización, además de hacer una evaluación de los recursos y herramientas con las que cuenta para poder soportar la implementación de los proyectos.

3. Definir las funciones de la PMO

Una vez identificada la situación actual de la organización en términos de administración de proyectos, ahora es importante definir el estado futuro de la PMO, lo cual implica conocer tanto las funciones que deberá desempeñar (es necesario tener en cuenta que dichas funciones deberán estar alineadas a la estrategia de la organización, además de delimitar el alcance de la PMO) como las funciones que no realizará en sus primeras etapas. Es esencial señalar este factor, ya que ayudará a los interesados a delimitar las expectativas y evitar falsas ilusiones o beneficios no alcanzables en este momento.

Por ejemplo, piensa en un corredor principiante que quiere correr un maratón; si bien es cierto que esa es la meta o lo deseado en un futuro, es ingenuo pensar que podrá alcanzarlo en un corto tiempo sin la preparación adecuada. Para lograrlo, deberá establecer un plan de entrenamiento que consista en ejercitarse constantemente, alimentarse bien y descansar lo suficiente para poder recuperarse. Si omite cualquiera de estos tres elementos, su objetivo estará en riesgo.

De igual forma debe situarse a la PMO para lograr que las funciones sean las adecuadas y estén alineadas a las necesidades de la organización. Los elementos que definen las funciones de la PMO consisten en establecer las políticas de la misma, los planes de comunicación a los diferentes interesados, la identificación de la metodología a implementar y el flujo de aprobación que llevará, entre otras.

4. Recursos, roles y responsabilidades

La selección de los recursos que estarán involucrados en las funciones y servicios que desarrollará la PMO deberá contar con las competencias y habilidades adecuadas para hacer sustentable la operación. Además, es importante definir la estructura organizacional que la PMO tendrá y cómo interactuará con los diferentes organismos de la empresa, por ejemplo, la relación con la dirección o la comunicación con los diferentes departamentos.

Los recursos y la estructura dependerán lógicamente de la madurez de la organización, sin embargo, es importante definir algunos roles y responsabilidades. En el siguiente diagrama podrás ver cómo algunas organizaciones establecen su estructura y sus recursos.


Ejemplo de la visión global de elementos de una PMO

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    Gerente de PMO

    Es la persona responsable del buen funcionamiento de la operación total y de asegurar los objetivos de la PMO.

    Comité rector

    Según el estándar para la administración de proyectos organizacionales, las funciones principales de este comité se basan en resolver conflictos, cambiar las prioridades de los portafolios, programas y proyectos, además de gestar la política institucional (Project Management Institute, 2018).

    Personal PMO

    Son los miembros activos que desempeñan una función específica dentro de la PMO, por ejemplo, asistentes de las labores diarias de la PMO, capacitadores, etc.

    Dueños de procesos

    Son las personas responsables de una función específica, por ejemplo, la evaluación financiera del proyecto o la adecuación de la metodología al tipo de proyectos o el encargado de dar seguimiento a las reuniones de revisión de fase y retroalimentar al PMP.

    Interesados

    Son aquellas personas afectadas por las funciones de la PMO, ya sea de manera positiva o negativa, entre las cuales encontramos principalmente a la alta dirección, además de clientes o proveedores, por señalar algunos.

Otro elemento a considerar como parte de los recursos que soportarán a las funciones y servicios de la PMO son los sistemas de información para la administración de proyectos (PMIS: Project Management Information Systems), cuya característica principal es facilitar el seguimiento de los procesos establecidos en la PMO, como lo es el seguimiento de un cronograma, las comparativas de costos entre lo presupuestado y lo real, entre otras métricas.

5. Presupuesto

Una vez definidas las funciones y servicios de la PMO, además de su estructura organizacional, se puede estimar el costo de su implementación y el de su operación. Asimismo, se recomienda crear un caso de negocio sólido en el que, con los elementos previamente señalados (implementación y operación), se cuantifiquen y proporcionen los beneficios de implementar la PMO.

En el estándar para la administración de proyectos organizacionales se menciona que el caso de negocio es creado bajo el entendimiento de cuantificar el impacto financiero relacionado con las actividades asociadas en cumplir los objetivos estratégicos planteados por la organización, es decir, es el impacto financiero de cumplir o no el proyecto de acuerdo con el plan (Project Management Institute, 2018).


En el presupuesto para implementar la PMO es importante señalar lo siguiente:

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6. Fases de la implementación

Como en todo proyecto, los hitos marcarán el ritmo del progreso de la implementación y es importante señalar que la fase de implementación está determinada por las funciones y el nivel de recursos definidos en la PMO.

La relevancia de este punto es dar a conocer a los interesados el lapso necesario para la adecuada adaptación y formalización de las funciones y servicios de la PMO dentro de la organización.

Desafortunadamente, una mala práctica común es no proporcionar el tiempo suficiente para la adaptación de la PMO, debido al sentido de urgencia de entregar resultados de forma muy corta y precipitada; para ello se debe concientizar a la alta dirección de que una PMO normalmente no ofrece resultados tangibles en el corto plazo, ya que es una entidad típicamente enfocada en la dirección y asociada a la estrategia de la compañía (comúnmente intangible y con resultados a largo plazo).

7. Pruebas controladas

La prueba piloto se refiere a que antes de ofrecer toda la gama de funciones y servicios que se establecieron en la PMO, estas funciones deben enfocarse en pequeños esfuerzos claramente focalizados (proyectos seleccionados), con la finalidad de tener un ambiente controlable e identificar las posibles mejoras y recomendaciones para su rápida adaptación.

Para detallar este punto, imagina que la metodología está lista y se libera para todo el portafolio (más de 100 proyectos); en uno de los proyectos, el PMP detecta importantes mejoras, las cuales aplica en la implementación, esto significa que estas nuevas recomendaciones tendrán que aplicarse en cada uno de los proyectos ya liberados en el portafolio, lo que puede ocasionar molestias o disgustos tanto en los PMP (de los otros proyectos) como en los interesados, causando la sensación de un uso burocrático de la metodología, sin que aporte un valor agregado a la organización. He aquí la relevancia de utilizar pruebas piloto que ayuden a ajustar los procesos y servicios de la PMO.

8. Cultura organizacional

Windsor (2018) menciona que el 80% de las organizaciones con una cultura fuerte en la administración de proyectos propicia una participación activa de la PMO desde el punto de vista estratégico.

Las organizaciones, al enfocarse en una administración de proyectos, detonan una serie de beneficios, desde crear un plan de carrera hasta incentivar o motivar al personal de la empresa, al hacerlo coparticipe de los beneficios de la implementación de los proyectos.

Aquellos PMP experimentados sabrán que todo proyecto conlleva sus retos y ninguno de ellos es similar a otro, lo que genera emoción y un sentimiento de incertidumbre ante lo desconocido, sin embargo, también se vuelve retador y desafiante resolver las problemáticas que estos proyectos conllevan. Todo este conjunto de sentimientos puede influenciar a la cultura organizacional de la empresa, por lo que no es un tema menor contemplar las características de la cultura organizacional y acompañarla con el departamento de recursos humanos para crear una estrategia que fomente la participación positiva en los proyectos.

En algunas empresas, el mecanismo de crecimiento profesional se detona mediante la asignación o participación de proyectos de renombre o significativos para la organización, llevar este mecanismo de la mano con recursos humanos puede alentar y motivar a más personas tanto a participar en proyectos como para ser parte de la PMO. Aquí vemos la importancia de tomar en cuenta estas características y definirlas como parte de las funciones de la PMO.

9. Administración del cambio

El resultado de una implementación exitosa estará basado en la adecuada y efectiva forma de administrar el cambio dentro de la organización, este no es un tema menor, ya que por muy bien que estén diseñadas las funciones y servicios que la PMO impartirá, gran parte de esta rápida y efectiva adaptación será del resultado de una excelente administración del cambio. Es natural para las personas tener incertidumbre o incluso miedo cuando hablamos de cambio.

Para apoyar la buena implementación de una PMO, la comunicación será el aliado principal para el manejo del cambio, por lo que debe estar presente en todo momento de la implementación. Es importante dejar a un lado esas reuniones secretas que generan especulaciones para la organización.

Está comprobado que uno de los factores que dañan las implementaciones de los proyectos es la falta de comunicación oportuna, ya que la comunicación informal (radio pasillo) mantiene una serie de mitos y especulaciones que en muchas ocasiones no tienen relación alguna con la intención de la implementación de la PMO y mantienen vivo ese sentimiento de incertidumbre y malestar por más tiempo.


Recursos


Los siguientes recursos son materiales de apoyo adicionales al contenido del curso; al entrar a cada sitio deberás considerar los términos y condiciones que rigen al mismo.


Videos

Para conocer más acerca de cómo establecer una PMO, te sugerimos ver lo siguiente:
PMO Advisory LLC. (2019, 19 de septiembre). Establishing & Operating a World Class Project Management Office (PMO) Webinar [Archivo de video]. Recuperado de https://youtu.be/6lNTHCK-2dI

Para conocer más acerca de la implementación exitosa de una PMO, te sugerimos ver lo siguiente:
International Institute for Learning (IIL). (2018, 20 de abril). PMO Establishment & PPM Implementation - What Success Looks Like and How to Get There [Archivo de video]. Recuperado de https://youtu.be/z922J3l4yYo


Lecturas

Para conocer más acerca de la guía rápida para implementar una PMO, te sugerimos leer lo siguiente:
Windsor, G. (2018). A Quick Guide to the Project Management Office (PMO). Recuperado de https://www.brightwork.com/blog/a-quick-guide-to-the-project-management-office

Para conocer más acerca de las estadísticas de una PMO, te sugerimos leer lo siguiente:
Ouzer, H. (2019). Project Management Statistics: 45 Stats You Can’t Ignore. Recuperado de https://www.business2community.com/strategy/project-management-statistics-45-stats-you-cant-ignore-02168819


Cierre


La puesta en marcha de cualquier proyecto muestra desafíos y obstáculos a resolver, sin embargo, tener como proyecto la implementación de una PMO es particularmente retador por la válida redundancia que tiene en sí mismo; además, debe demostrar su eficaz implementación. Si bien, los puntos mencionados en la implementación de una PMO son vitales, el conjunto de todos ellos y de forma armónica propiciará la perfecta sincronía para el buen funcionamiento de la PMO.

Por otro lado, la alta dirección siempre juega un papel trascendental y, en esta ocasión, deberá demostrar su apoyo incondicional a quien dirige la implementación de la PMO para lograr, de forma eficiente, el buen funcionamiento de la PMO, de lo contrario, es comenzar “con el pie izquierdo” y la desconfianza rápidamente se propagará a lo largo y ancho de la organización, haciendo más difícil la adaptación de la PMO, lo cual será causado por la falta de credibilidad en el valor agregado de sus funciones y servicios.


Checkpoint


Asegúrate de:
  • Conocer por qué fallan las PMO.
  • Identificar los pasos para la implementación de una PMO.
  • Comprender la importancia de la administración del cambio.

Referencias



  • Gartner. (2019). Gartner Says 80 Percent of Today’s Project Management Tasks Will Be Eliminated by 2030 as Artificial Intelligence Takes Over. Recuperado de https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2019-03-20-gartner-says-80-percent-of-today-s-project-management
  • Ouzer, H. (2019). Project Management Statistics: 45 Stats You Can’t Ignore. Recuperado de https://www.business2community.com/strategy/project-management-statistics-45-stats-you-cant-ignore-02168819
  • Hall, H. (s.f.). 40 Reasons PMOs Fail. Recuperado de https://projectriskcoach.com/40-reasons-pmos-fail/
  • Project Management Institute. (2018). The standard for organizational project management (OPM). Estados Unidos: Project Management Institute, Inc.
  • Windsor, G. (2018). A Quick Guide to the Project Management Office (PMO). Recuperado de https://www.brightwork.com/blog/a-quick-guide-to-the-project-management-office