Introducción

TEMA 12.

Startups, construcción y software development

Responsive image Cada industria posee necesidades particulares y creer que una sola metodología puede cubrir todos los requerimientos específicos para todas ellas sería un pensamiento sumamente ambicioso. Si bien, la PMO puede utilizar metodologías, herramientas y técnicas generalizadas, independientemente de la industria, también es cierto que en algunos casos la optimización de los recursos no será la adecuada.

Para aclarar lo anterior, te invito a analizar las siguientes situaciones:

Piensa en el desarrollo de un nuevo modelo de teléfono inteligente, el proceso de fabricación es un trabajo ya definido, es decir, puedes resumir perfectamente sus fases en diseño, manufactura, mercadotecnia y distribución para su venta, lo que significa que se conocen claramente las fases y la posible duración de cada una de ellas.

Por otro lado, imagina el trabajo y las fases que se deben realizar para obtener una nueva vacuna, por ejemplo, la del COVID-19. La incertidumbre de las pruebas a realizar, las fases necesarias para la aprobación y su producción masiva son aún un misterio, ya que la complejidad y las características también se desconocen; a este esfuerzo se le conoce como trabajo de alta incertidumbre.

Ralph Stacey (en Duarte, 2019) menciona que la relación existente entre el nivel de certeza en la definición de un proyecto comparado con el nivel de incertidumbre de otro restringirá la eficiencia del uso de la metodología y de las herramientas proporcionadas por la PMO:

Nivel de complejidad

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Fuente: Duarte, E. (2019). Pensamiento sistémico — Scrum desde el Sprint 1 (parte 2). Recuperado de https://medium.com/@eduartegallardo/scrum-desde-el-sprint-1-parte-2-pensamiento-sist%C3%A9mico-6e215ebf8e43

Por lo tanto, si el proyecto de la creación de una nueva vacuna es sometido a una estructura rígida propuesta por la PMO, los resultados que se obtendrían serían catastróficos, ya que el nivel de incertidumbre e indefiniciones de las tareas no pueden identificarse y, por ende, la planeación de los tiempos y costos son meramente una lejana referencia. De igual forma, si el proyecto de producir un nuevo teléfono inteligente (proceso ya muy bien definido) utiliza una metodología flexible, sugerida por la PMO, nos daremos cuenta de que no tendremos una clara visión del costo ni tiempos de entrega del nuevo teléfono inteligente.

Entonces, ¿podría la PMO utilizar la misma metodología tanto para el proyecto de producción de un nuevo teléfono inteligente como para el proyecto de la creación de una nueva vacuna?, ¿se aprovecharían los recursos de manera eficiente?

La mayoría de los proyectos de los laboratorios de investigación y desarrollo deben utilizar metodologías flexibles debido a la incertidumbre o a los recursos que se requieren para lograr el nuevo invento o descubrimiento. Por otro lado, utilizar metodologías flexibles para proyectos estructurados (como los del teléfono inteligente) no permitiría una evaluación adecuada o seguimiento en la implementación.

La organización, al contar con proyectos de características tan diferentes, propiciará una clara ineficiencia del uso de la PMO y no por el uso de la metodología o de sus herramientas, sino porque el tipo de proyectos y esfuerzos no están alineados con la metodología y las herramientas adecuadas. Aquí podemos ver el valor agregado de la PMO, ya que es la encargada de identificar el tipo de industria y sus características para la adopción de metodologías de acuerdo con a las características de los proyectos a implementar.

En la explicación del tema verás cómo una PMO puede impactar positivamente en ciertos entornos (la industria de la construcción, el mundo del desarrollo de aplicaciones e incluso en los ecosistemas de emprendimiento).

Explicación

Startups

El emprendimiento es uno de los factores que por naturaleza potencializan la riqueza en una economía; para el caso de México, las estadísticas de emprendimiento no están del todo a nuestro favor, ya que el ecosistema emprendedor se concentra solo en tres núcleos principales: Ciudad de México: 32%, Guadalajara: 10% y Monterrey: 7%, lo que ocasiona una inestabilidad en el ecosistema, al no contar con programas nacionales que fomenten estas prácticas (Carazo, 2018).

Por otro lado, el esfuerzo de las aceleradoras por incluir a los nuevos emprendedores a sus programas y plataformas de desarrollo de nuevos modelos de negocios, bajo el supuesto de una participación mínima en las acciones de la empresa, es otro modelo que desalienta la iniciativa para introducirse en este agitado e incierto ecosistema de emprendimiento.

Las tecnologías disruptivas son uno de los conceptos actuales en este ambiente, ya que revelan las nuevas formas de hacer las cosas, es decir, cambian el estado actual de una persona o de sociedades completas.

Por ejemplo, imagina la producción masiva de vehículos autónomos; hoy en día, algunas empresas de tecnología están en las etapas finales de sus pruebas piloto, sin embargo, la producción en masa y la popularización se encuentran aún en fases tempranas, ¿será conveniente para la sociedad contar con la producción masiva de estos vehículos?

A simple vista es un avance tecnológico que ayudará a optimizar las rutas, el uso de combustible, entre otros tantos beneficios. No obstante, la OCDE refleja que uno de los trabajos más populares a nivel mundial es ser chofer y, una vez masificada la producción de vehículos autónomos, ¿a qué se dedicarían estos choferes para sustentar su gasto familiar?

Según Dave Wakeman (2018), estas nuevas formas de hacer negocio no están alejadas de las metodologías que una PMO debe utilizar para garantizar los resultados, ya que los ecosistemas de emprendimiento también tienen la peculiaridad del dinamismo y de la incertidumbre. Aun así, estos proyectos no deben ser ajenos a seguir los procedimientos de la PMO, siempre y cuando estén alineados a sus características flexibles y adaptados a este tipo de ecosistemas.

Industria de la construcción

Las certificaciones en la industria de la construcción son altamente relevantes para otorgar estabilidad y seguridad al momento de realizar proyectos, principalmente por la magnitud y las consecuencias que podrían tener hacia la población o comunidad si estos proyectos fallaran.

Afortunadamente, en México, en el año 2017 se publicó la norma NMX-R-091-SCFI-2016 en el Diario Oficial de la Federación (2017), con la finalidad de volverse el estándar mexicano para la administración y dirección de proyectos, lo que hace que la industria de la construcción, al igual que con todas las demás industrias, deba apegarse a dicho estándar.

Es cierto que esta norma no es un requisito obligatorio por parte de la SE en México, pero sí es una recomendación para las mejores prácticas en dirección de proyectos. Dicha norma sugiere que para cualquier proyecto de construcción en México en donde el gobierno participe, la norma NMX-R-091-SCFI-2016 será la guía para las buenas prácticas en dirección de proyectos al momento de su implementación.

Bajo este marco, la norma mexicana, al igual que los estándares mundiales, recomiendan contar con una metodología que esté de acuerdo con la naturaleza y características de los proyectos, por ejemplo, la industria de la construcción, que es una precursora en adaptar la metodología de cascada (waterfall), la cual se refiere a seguir una ejecución formal y cada una de sus fases debe completarse linealmente, es decir, no se recomienda iniciar la fase dos del proyecto sin la debida aprobación y culminación de la fase 1. Para los proyectos en la industria de la construcción tiene un sentido y una relevancia muy significativa.

Para ejemplificar el uso de la metodología de cascada, podemos hacer la comparativa de cuando se comienzan a colocar los cimientos y estructura de un edificio (fase de ejecución), sin previamente tener la aprobación final y formal del diseño del edificio en cuanto al número pisos que este tendrá (fase de planeación); el riesgo asociado a construir cimientos y estructuras sin saber el número de pisos podría ser exceder el costo por la magnitud de la estructura, o en el caso menos deseable, contar con una estructura frágil que comprometa la verticalidad del edificio.

La metodología de cascada proporciona rigidez y certeza en cada una de sus fases, asegurando la calidad del producto a entregar. Una de las funciones principales de la PMO, al utilizar la metodología en cascada, es convertirse en un estricto observador del cumplimiento de los entregables entre cada fase.

Desarrollo de software

En la última década, el concepto agile se ha permeado velozmente en las organizaciones por sus eficaces resultados, y para dimensionar la importancia que tiene este concepto, en la Guía Práctica de Ágil se mencionan las técnicas utilizadas para lograr enfocarse en priorizar las actividades que compiten entre sí (Project Management Institute, 2018).

El valor agregado al utilizar el concepto agile permite a la organización enfocarse en las necesidades específicas de los clientes, más que en mantener los estándares propuestos por la PMO y, si bien es cierto que la mayoría de las metodologías buscan este objetivo, la filosofía agile también hace un énfasis especial en dar una alta satisfacción al cliente, por lo que los esfuerzos de la PMO están dirigidos a la entrega del producto solicitado.

La industria del desarrollo de software ha evolucionado de forma vertiginosa, por ejemplo, en los años ochenta y noventa, el uso de la metodología de cascada era muy bien aceptado, sin embargo, su rigidez para respetar claramente las fases fue una de las tantas deficiencias que motivó a dejarla de lado y encontrar metodologías más flexibles. Para darnos una idea de esta evolución, a principios del nuevo milenio, las fases comúnmente definidas para desarrollar una nueva aplicación eran las siguientes:

Fases del desarrollo de software con la metodología tipo cascada

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La ventaja de estas fases es dar una estructura sólida y garantizar que el producto final cuente con los requerimientos especificados por el cliente. Sin embargo, una de las dificultades al usar esta metodología era la falta de flexibilidad y el excesivo tiempo y costo para entregar resultados.

Imagina que una empresa tiene un nuevo proyecto de desarrollo de software, el cual consiste en una aplicación que será de ayuda en la administración total de la empresa y que se encuentra en el punto de tener ya definidos todos los requerimientos y la fase aprobada (fase uno: requerimientos). Los programadores no podrían comenzar a programar, ya que todavía no se culmina la fase de diseño, ocasionando que no se pueden liberar los recursos para iniciar la siguiente fase.

La metodología impedía continuar con aquellas labores que ya estuvieran listas para arrancar, si no se cumplía, en el orden establecido, con todas las fases del proceso de la metodología de cascada.

La metodología agile propone que, en lugar de tener fases muy grandes y complejas, es mejor dividirlas en pequeños bloques o segmentos y permitir un avance rápido, pero, sobre todo, da la oportunidad de hacer adecuaciones o ajustes en el camino, en lugar de esperar a tener una fase totalmente culminada.

En las siguientes gráficas haremos un comparativo en el que podrás observar cómo la metodología ágil puede utilizar el mismo concepto de la metodología de cascada, pero enfocado en pequeños módulos.

Fases del desarrollo de software con la metodología tipo agile

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La PMO, bajo el concepto agile, busca facilitar y alcanzar el resultado esperado del proyecto; en este caso, opera como si fuera una empresa de consultoría, adaptando sus esfuerzos a las necesidades específicas que tenga un proyecto determinado.

Recursos

Los siguientes recursos son materiales de apoyo adicionales al contenido del curso; al entrar a cada sitio deberás considerar los términos y condiciones que rigen al mismo.

Videos

Para conocer más acerca de PMO agile, te sugerimos ver lo siguiente:
CA Technologies. (2018, 25 de enero). Transforme la gestión tradicional de su PMO a un enfoque ágil con CA PPM [Archivo de Video]. Recuperado de https://youtu.be/Eb7uhs1TLGc

Para conocer más acerca de las metodologías agile y cascada, te sugerimos ver lo siguiente:
edureka! (2019, 15 de agosto). Agile vs Waterfall | Which Software Development Approach Would You Choose | Edureka [Archivo de Video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=rvTejAg_fbY

Lecturas

Para conocer más acerca de las PMO en las startups y emprendedores, te sugerimos leer lo siguiente:
Wakeman, D. (2018). Project Management for Startups & Entrepreneurs: A Quick Start Guide. Recuperado de Obtenido de https://www.projectmanager.com/blog/project-management-for-startups-entrepreneurs

Para conocer más acerca de las startups, te sugerimos leer lo siguiente:
EXPANSIÓN. (2019). México, el segundo mejor entorno para emprender de Latinoamérica según el GEM. Recuperado de https://expansion.mx/emprendedores/2019/02/21/mexico-el-segundo-mejor-entorno-para-emprender-de-latinoamerica-segun-el-gem

Para conocer más acerca de la norma mexicana en dirección de proyectos, te sugerimos leer lo siguiente:
SECRETARÍA DE ECONOMÍA. (2017). NORMA MEXICANA NMX-R-091-SCFI-2016 DIRECCIÓN DE PROYECTOS - MARCO COMÚN DE REFERENCIA EN DIRECCIÓN DE PROYECTOS. Recuperado de http://iso-21500.es/sites/default/files/ficheros_adjuntos/nmx-r-091-scfi-2016.pdf

Cierre

Como podrás observar, estas tres industrias, a pesar de ser totalmente diferentes, todavía comparten las mismas necesidades de contar con una metodología estructurada y adaptada a las necesidades y características de los proyectos que ayudarán a implementar. Si omitimos estas importantes características en las funciones y servicios de la PMO, muy probablemente el valor agregado será mínimo y será altamente cuestionada su productividad.

Actualmente, una de las ideas más recurrentes en términos de metodología es cuando las personas escuchan el uso de la metodología de cascada, típicamente imaginan que son procesos y métodos obsoletos que no se adaptan a las nuevas necesidades de la compañía. No obstante, es necesario comprender que el uso de esta metodología es tan válido como las características de los proyectos a implementar, así que esta opinión de obsolescencia quizá provenga de alguien que esté familiarizado con laborar en ambientes flexibles e iterativos, por lo que las metodologías ágiles son la adopción adecuada por la PMO.

Independientemente de la industria, la PMO debe contar con las habilidades y competencias adecuadas para equilibrar las necesidades de los proyectos y entregar los resultados planteados por la organización. Entre estas competencias se debe contemplar el desarrollo e implementación de la metodología, desarrollar al personal, otorgar dirección a múltiples proyectos y tener un buen manejo de las expectativas de los interesados dentro de la organización. Quizás el conjunto de todas las competencias y, dependiendo de las características de los proyectos en las diferentes industrias, se abre la posibilidad para algunas empresas en optar por tener una PMO híbrida, la cual atienda las necesidades puntuales de los diferentes proyectos a implementar.

Checkpoint

Asegúrate de:

Comprender la importancia de la metodología para cada industria.
Conocer el estándar mexicano en dirección de proyectos.
Conocer las diferencias entre trabajo predictivo e incertidumbre.
Conocer las metodologías tipo cascada y agile.

Referencias

Duarte, E. (2019). Pensamiento sistémico — Scrum desde el Sprint 1 (parte 2). Recuperado de https://medium.com/@eduartegallardo/scrum-desde-el-sprint-1-parte-2-pensamiento-sist%C3%A9mico-6e215ebf8e43
Carazo, J. (2018). El ecosistema emprendedor en México. Recuperado de https://economipedia.com/actual/el-ecosistema-emprendedor-en-mexico.html
Wakeman, D. (2018). Project Management for Startups & Entrepreneurs: A Quick Start Guide. Recuperado de https://www.projectmanager.com/blog/project-management-for-startups-entrepreneurs
Diario Oficial de la Federación. (2017). DECLARATORIA de vigencia de la Norma Mexicana NMX-R-091-SCFI-2016. Recuperado de http://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5494191&fecha=17/08/2017
Project Management Institute. (2018). Guía Práctica de Ágil. Estados Unidos: Project Management Insitute.