Diariamente, tanto los PMP como los miembros de la PMO interactúan de forma cotidiana, por lo tanto, es importante recordar las funciones y responsabilidades de cada uno de ellos. Si bien es cierto que un PMP (auditado) busca los objetivos de la implementación del proyecto y la PMO (auditor) busca el apego a los lineamientos y procedimientos establecidos, estos dos no deben considerarse como opositores (auditor vs. auditado), sino todo lo contrario, se trata de dos frentes que buscan un mismo objetivo, así que la colaboración debe ser totalmente mutua.
Cuando hablamos de acompañamiento, nos referimos a cómo desde la PMO están diseñados los procesos para facilitar y ayudar a las funciones de un PMP, ya que es quien está liderando e implementando los proyectos.
Para ejemplificar este punto, imagina que eres el piloto de un avión de una línea comercial y te encuentras dentro de la cabina de uno de los modelos más recientes en toda la historia de la aviación. Puedes observar los instrumentos totalmente automáticos y de vanguardia, sientes el confort y la seguridad de la aeronave, es decir, todo, en cuanto a tecnología de aviación se refiere, lo tienes al alcance de tus manos.
Situado ya en el asiento del piloto, le pides a la tripulación que apoye a los pasajeros en el abordaje para que tomen sus respectivos asientos, posteriormente, comienzas con el procedimiento de despegue asistido con la torre de control y, una vez terminado y verificado el procedimiento, la torre de control te comunica y asigna la pista que utilizarás, por lo que procedes a iniciar el vuelo trasatlántico. Al mismo tiempo, la torre de control notifica a las aeronaves en vuelo sobre tu horario de salida y tu ruta, además de monitorear las condiciones climatológicas.
Ya en el aire, y habiendo alcanzado la altitud crucero, notificas las condiciones climatológicas y el estado actual del avión a la torre de control, la cual verifica que estás en ruta y con 10,000 pies de altitud, por lo que autorizas ofrecer los servicios de alimentos y bebidas a los pasajeros.
Un par de horas después, la torre de control te notifica que las condiciones climatológicas no son favorables, por lo que se te solicita desviar un poco la ruta y evitar la tormenta que se acerca, sin embargo, en la nueva ruta sugerida existe una fuerte turbulencia, de la cual la torre de control no tenía idea.
Afortunadamente, por tu gran experiencia, te fue posible sortear las inclemencias del clima y hacer que los pasajeros tuvieran un viaje placentero. Próximos a aterrizar, la torre de control asigna la pista, verifica que las condiciones sean las adecuadas y te da luz verde para el aterrizaje, por lo que procedes con el descenso hasta llegar a la puerta de embarque asignada.
Por último, solicitas la revisión de la aeronave a los mecánicos en piso, mientras que completas la bitácora de vuelo, la cual compartirás con la torre de control.
Te podrás preguntar, ¿qué tiene que ver el ejemplo anterior con una PMO y su día a día?
¿Puedes imaginar una torre de control que solamente proporcione los procedimientos de vuelo al piloto y después se desatienda de lo que suceda en la ruta y solo observe hasta el aterrizaje? Sería catastrófico; de la misma manera, la PMO debe dar seguimiento oportuno durante todo el proyecto tanto al PMP como a las condiciones del proyecto.
Analicemos detalladamente este contexto: en el ejemplo se menciona que es un vuelo trasatlántico, ¿esta información tendrá alguna relevancia para la torre de control?, ¿qué relación podría tener en el ámbito de proyectos?
Mencionar que es un vuelo trasatlántico implica que la duración del vuelo será por más de ocho horas, además que el tipo de aeronave debe ser capaz de cruzar el océano y que el piloto tenga las suficientes horas de vuelo (experiencia) para poder estar al mando de la nave. Si realizamos la analogía de cuando una organización tiene un proyecto de larga duración o de un costo significativo, lo adecuado y deseable es que lo implemente un PMP totalmente experimentado (senior).
La PMO debe contar con un claro procedimiento para la selección correcta del PMP. En el caso de un PMP principiante (junior), este debe ser asignado a proyectos de acuerdo con sus competencias y habilidades, lo cual ayudará a tener éxito y lograr los objetivos establecidos por el proyecto, de lo contrario, estaremos diseñando un plan para el fracaso, al no situar a los PMP según las características de los proyectos.
