Introducción


TEMA 13.


Acompañamiento a un PMP

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Al hablar de capital humano nos referimos al grado de calidad de los recursos en sus habilidades y competencias para elaborar sus tareas. Solamente las empresas que entienden su importancia sabrán establecer los mecanismos correspondientes para que este talento se reclute correctamente y permanezca en la organización.

“Si la gente viene por dinero, se va a ir por dinero”, es lo que afirma James Treybig, CEO de Tandem Computers (Eckel, 2010), y tiene toda la razón, es decir, si los recursos son motivados principalmente por un sueldo, permanecerán en la empresa hasta que otra llegue con una mejor oferta.

Por otro lado, Deloitte (2019), en su reporte Las tendencias en capital humano en México 2019, se afirma (con una preferencia del 92%) que el aprendizaje en el flujo de la vida es la primera opción para la permanencia en una organización. Esta tendencia se relaciona con las palabras de James Treybig, al aseverar que la gente permanece o no por dinero, ya que es lógico que el dinero juegue ese papel de protagonista, sin embargo, no es el principal factor para la permanencia en una organización.

Entonces, si el dinero no es la primera opción, el aprendizaje lo será y, bajo esta premisa, la PMO, además de lograr los objetivos alineados con la estrategia en la organización, también debe estar consciente y desarrollar los procesos adecuados para fomentar el aprendizaje en los procesos y servicios definidos en la PMO.

Explicación

Diariamente, tanto los PMP como los miembros de la PMO interactúan de forma cotidiana, por lo tanto, es importante recordar las funciones y responsabilidades de cada uno de ellos. Si bien es cierto que un PMP (auditado) busca los objetivos de la implementación del proyecto y la PMO (auditor) busca el apego a los lineamientos y procedimientos establecidos, estos dos no deben considerarse como opositores (auditor vs. auditado), sino todo lo contrario, se trata de dos frentes que buscan un mismo objetivo, así que la colaboración debe ser totalmente mutua.

Cuando hablamos de acompañamiento, nos referimos a cómo desde la PMO están diseñados los procesos para facilitar y ayudar a las funciones de un PMP, ya que es quien está liderando e implementando los proyectos.

Para ejemplificar este punto, imagina que eres el piloto de un avión de una línea comercial y te encuentras dentro de la cabina de uno de los modelos más recientes en toda la historia de la aviación. Puedes observar los instrumentos totalmente automáticos y de vanguardia, sientes el confort y la seguridad de la aeronave, es decir, todo, en cuanto a tecnología de aviación se refiere, lo tienes al alcance de tus manos.

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Situado ya en el asiento del piloto, le pides a la tripulación que apoye a los pasajeros en el abordaje para que tomen sus respectivos asientos, posteriormente, comienzas con el procedimiento de despegue asistido con la torre de control y, una vez terminado y verificado el procedimiento, la torre de control te comunica y asigna la pista que utilizarás, por lo que procedes a iniciar el vuelo trasatlántico. Al mismo tiempo, la torre de control notifica a las aeronaves en vuelo sobre tu horario de salida y tu ruta, además de monitorear las condiciones climatológicas.

Ya en el aire, y habiendo alcanzado la altitud crucero, notificas las condiciones climatológicas y el estado actual del avión a la torre de control, la cual verifica que estás en ruta y con 10,000 pies de altitud, por lo que autorizas ofrecer los servicios de alimentos y bebidas a los pasajeros.


Un par de horas después, la torre de control te notifica que las condiciones climatológicas no son favorables, por lo que se te solicita desviar un poco la ruta y evitar la tormenta que se acerca, sin embargo, en la nueva ruta sugerida existe una fuerte turbulencia, de la cual la torre de control no tenía idea.

Afortunadamente, por tu gran experiencia, te fue posible sortear las inclemencias del clima y hacer que los pasajeros tuvieran un viaje placentero. Próximos a aterrizar, la torre de control asigna la pista, verifica que las condiciones sean las adecuadas y te da luz verde para el aterrizaje, por lo que procedes con el descenso hasta llegar a la puerta de embarque asignada.

Por último, solicitas la revisión de la aeronave a los mecánicos en piso, mientras que completas la bitácora de vuelo, la cual compartirás con la torre de control.

Te podrás preguntar, ¿qué tiene que ver el ejemplo anterior con una PMO y su día a día?


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¿Puedes imaginar una torre de control que solamente proporcione los procedimientos de vuelo al piloto y después se desatienda de lo que suceda en la ruta y solo observe hasta el aterrizaje? Sería catastrófico; de la misma manera, la PMO debe dar seguimiento oportuno durante todo el proyecto tanto al PMP como a las condiciones del proyecto.

Analicemos detalladamente este contexto: en el ejemplo se menciona que es un vuelo trasatlántico, ¿esta información tendrá alguna relevancia para la torre de control?, ¿qué relación podría tener en el ámbito de proyectos?

Mencionar que es un vuelo trasatlántico implica que la duración del vuelo será por más de ocho horas, además que el tipo de aeronave debe ser capaz de cruzar el océano y que el piloto tenga las suficientes horas de vuelo (experiencia) para poder estar al mando de la nave. Si realizamos la analogía de cuando una organización tiene un proyecto de larga duración o de un costo significativo, lo adecuado y deseable es que lo implemente un PMP totalmente experimentado (senior).

La PMO debe contar con un claro procedimiento para la selección correcta del PMP. En el caso de un PMP principiante (junior), este debe ser asignado a proyectos de acuerdo con sus competencias y habilidades, lo cual ayudará a tener éxito y lograr los objetivos establecidos por el proyecto, de lo contrario, estaremos diseñando un plan para el fracaso, al no situar a los PMP según las características de los proyectos.

Por otro lado, contar con un plan de desarrollo profesional como parte de los procesos y servicios de la PMO ayudará a acompañar y fortalecer los recursos con los que cuenta la organización. Asimismo, es importante señalar que en algunas organizaciones estos planes de desarrollo están soportados y alineados con el departamento de recursos humanos. Por otro lado, el estándar para la administración de proyectos organizacionales también menciona que el plan de desarrollo puede o no estar ligado al proceso de compensación, el cual puede ser un mecanismo para atraer y retener talento (Project Management Institute, 2018).

En el ejemplo también se menciona que la torre de control detecta una tormenta en el vuelo que se trazó originalmente, por lo que solicita al piloto una nueva ruta. Este punto en particular es muy interesante, ya que, si lo comparamos con la rutina de los proyectos en una organización, podemos ver que una buena PMO no solo está monitoreando sus procesos y procedimientos, sino que también tiene una clara visión de la situación actual de la compañía y cuenta con la capacidad necesaria para otorgar recomendaciones precisas al PMP y evitar adversidades.


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Si recuerdas, el piloto en la nueva ruta también se enfrentó a una importante turbulencia, así como cuando un PMP está viviendo las dificultades del proyecto y la PMO no tiene visión ni datos de lo que sucede en el proyecto. Sin embargo, el proyecto “sale a flote” gracias a la experiencia del PMP; así deben ser la comunicación y la forma de trabajar entre la PMO y el PMP para el beneficio de los proyectos.

Por último, cuando el piloto termina la bitácora de vuelo, en el mundo de los proyectos sería igual a lo que llamamos “lecciones aprendidas”, estos datos (con los adecuados procesos de la PMO) podrán concentrar y sintetizar la información para observar aquellas buenas prácticas y reforzarlas para poderlas implementar en futuros proyectos.

Las mejores prácticas entre la relación de un PMP y la PMO deben enfocarse en la mejora continua, por lo tanto, es necesario entender que las observaciones tienen que ser acerca de los procesos y procedimientos, y no sobre las capacidades de las personas. Esta sana relación dará apertura a escuchar y aceptar las recomendaciones, de otra forma, señalar y culpar a las personas por el desempeño (deficiente o no) del proyecto, ocasionará situaciones hostiles que provocarían una rivalidad entre los PMP y la PMO, lo cual es totalmente una visión equivocada, ya que ambos deberán buscar el éxito mutuo para generar valor a la organización.


Recursos


Los siguientes recursos son materiales de apoyo adicionales al contenido del curso; al entrar a cada sitio deberás considerar los términos y condiciones que rigen al mismo.


Videos

Para conocer más acerca de las características de un gerente de PMO, te sugerimos ver lo siguiente:
Dow Publishing LLC. (2018, 8 de diciembre). The PMO Lifecycle - How to become an effective PMO Manager [Archivo de video]. Recuperado de https://youtu.be/Cx5F6Fz3mS4

Para conocer más acerca del PMO coaching, te sugerimos ver lo siguiente:
Operational Innovations. (2020, 15 de abril). PMO - Coaching, The Secret Sauce To A Culture of Accountability [Archivo de video]. Recuperado de https://youtu.be/_szaGg-gof4


Lecturas

Para conocer más acerca de tendencias en capital humano, te sugerimos leer lo siguiente:
Deloitte. (2019). Tendencias en Capital Humano México 2019. Recuperado de https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/mx/Documents/human-capital/HCT_2019.pdf

Para conocer más acerca del plan de desarrollo en la PMO, te sugerimos leer lo siguiente:
Scott, L. (2019). How Self-Development in a PMO Career Pays Off. Recuperado de https://www.pmolearning.co.uk/pmolearning-blog/pmo/self-development-pmo-career-pays-off/


Cierre


El PMBOK menciona que gran parte del rol del PMP implica tratar con personas, por lo que debe estudiar sus comportamientos y motivaciones, dado que es crucial para el éxito del proyecto (Project Management Institute, 2017).

Por lo que la retroalimentación y mentoría proporcionada por la PMO, referente al desempeño de un PMP, en su forma de utilizar la metodología e implementación de proyectos, será muy valiosa para su crecimiento profesional.

Asimismo, toma en cuenta que como todo ser humano, algunos PMP tendrán incertidumbre sobre sus capacidades y fortalezas, por lo que proporcionar seguridad y confianza en su desempeño será bien percibido y agradecido por los PMP.


Checkpoint


Asegúrate de:
  • Conocer qué es el capital humano y su importancia en la organización.
  • Comprender la importancia del acompañamiento bidireccional.
  • Comprender al plan de desarrollo como parte del crecimiento profesional.

Referencias



  • Eckel, B. (2010). If People Come for Money, They Will Leave for Money. Recuperado de http://www.reinventing-business.com/2010/06/if-people-come-for-money-they-will.html
  • Deloitte. (2019). Tendencias en Capital Humano México 2019. Recuperado de https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/mx/Documents/human-capital/HCT_2019.pdf
  • Project Management Institute. (2018). The standard for organizational project management (OPM). Estados Unidos: Project Management Institute, Inc.
  • Project Management Institute. (2017). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) (6a ed.). Estados Unidos: Project Management Institute, Inc.