Explicación
Es común subestimar este proceso desde el punto de vista de la PMO, principalmente porque las lecciones aprendidas están relacionadas con las personas que participaron o estuvieron involucradas en el proyecto. Sin embargo, el concepto de lecciones aprendidas en una PMO debe incluir, dentro de sus procesos y servicios, los mecanismos adecuados para poder compilar, resguardar y facilitar los documentos a las nuevas personas que participarán en proyectos futuros.
Piensa en una organización que no tiene el hábito de documentar las lecciones aprendidas de los proyectos, en donde hay personas que han tenido la oportunidad de estar expuestas a los proyectos de implementación por un tiempo prolongado y asimilado todo este conocimiento de forma natural y empírica, pero toda esta información se pierde y no existirá una referencia de aprendizaje para las nuevas generaciones. ¿Cuánto valdría la documentación de las lecciones aprendidas de una empresa a lo largo de los años en cuanto a la forma de gestionar sus proyectos? Estarás convencido de que esta información sería un activo para la organización y no por su valor comercial, sino por el valor que aportará en optimizar recursos y mejorar procesos dentro de la organización.
Los procesos de los activos de la organización (OPA: Organizational Process Assets) destacan a las lecciones aprendidas como uno de los elementos a fomentar e implementar en la PMO, dada la relevancia y el impacto que estas provocarán.
Es verdad que la cantidad de información que administra una PMO puede ser abrumadora y significativa, ya que toda la información que arrojan los proyectos del portafolio (en conjunto) vuelve todo más complicado, en donde se destacan formatos, documentos y un sinfín de informes, lo que no nos debe impedir que valoremos la importancia de resguardar las lecciones aprendidas.
Una de las practicas más comunes de los PMP inexpertos es reunir solamente al equipo de trabajo al final del proyecto y solicitar una retroalimentación genérica de las cosas buenas y malas en el proceso de implementación del proyecto. Es muy probable que esta documentación tan informal y espontánea no sea más que un recuento de las experiencias que se vivieron en el proyecto, en lugar de una forma estructurada de analizar y almacenar las lecciones aprendidas, por lo tanto, no tendrá valor para futuras referencias.
La documentación que alimentará las lecciones aprendidas deberá estar enfocada en los procesos de mejora de la organización, además de identificar las diez áreas de conocimiento en las que se centrará, o incluso enfocada en los cinco grupos del proyecto (inicio, planeación, ejecución, seguimiento y control, y cierre) (Project Management Institute, 2017).
Es importante definir un formato para recabar toda esta información, además podrás imaginar que si se participa en un proyecto de una larga duración, por ejemplo, de dos años, será muy poco probable contar con información relevante y detallada si solo se considera recabarla al final del proyecto, por lo que el proceso de reunir la información de las lecciones aprendidas debe ser continuo y a lo largo de la vida de todo el proyecto. Algunos buenos PMP, en conjunto con la PMO, realizan estas actividades al cierre de cada fase o incluso al cumplimiento de un hito.
Almacenar las lecciones aprendidas debería ser una tarea relativamente sencilla para la PMO si se hace lo correcto y necesario; típicamente se define algún repositorio, o en casos más prácticos, una carpeta en algún servidor de la organización.
No obstante, el v8rdadero reto se encuentra en la forma de clasificar las lecciones aprendidas. Imagina a un PMP recién llegado a la organización, el cual está listo para iniciar su nuevo proyecto, utilizar las mejores prácticas y recomendaciones de la metodología y a quien invitan a consultar las lecciones aprendidas de los proyectos pasados; pasará horas o incluso días para poder extraer la información relevante para su proyecto; pero si ésta no se encuentra correctamente clasificada, será ineficiente intentar leer todas esas lecciones aprendidas, por lo que un método de clasificación o método de búsqueda es vital para optimizar y mejorar la asimilación de las lecciones aprendidas de proyectos pasados.
Afortunadamente, hoy en día existen herramientas que nos facilitan el almacenamiento y la clasificación de la documentación, sin embargo, la visión de la PMO en la forma de estructurar toda la información recabada será primordial para una efectiva retribución, de lo contrario, solo sería un montón de documentos apilados que ciertamente contendrán información valiosa, pero será prácticamente imposible acceder a ella.
Una de las recomendaciones para la PMO es incentivar a que no sea solo el PMP quien aporte a las lecciones aprendidas, si bien, es el que concentra el mayor conocimiento referente al proyecto, es sano incluir a miembros del equipo, expertos o interesados, ya que entre más aportaciones estructuradas a las lecciones aprendidas se generen, mayor conocimiento se concentrará en la organización.
Otra de las grandes aportaciones de las lecciones aprendidas es ser la puerta de entrada para mejorar los procesos dentro de la organización, es decir, todas las oportunidades identificadas, las nuevas formas de administrar el proyecto o incluso las nuevas técnicas para optimizar los recursos serán los elementos base para comenzar con el proceso de mejora continua dentro de la organización.
