Introducción


TEMA 2.


El valor de una PMO, triple restricción y EPMO

Una de las constantes preguntas de un PMP (Project Management Profesional) es la siguiente: ¿Cómo justifico el valor de una PMO (Project Management Office)?

Es cierto que un buen PMP tiene claros los beneficios que arroja el administrar de manera eficiente un proyecto, sin embargo, ¿los directivos tienen la misma visión?, ¿quizás ellos lo interpretan como un proceso que obstaculiza la agilidad de entrega de un proyecto?

Para poder responder estas preguntas veamos el siguiente ejemplo:

¿Has asistido a un concierto de una orquesta filarmónica?, ¿qué podrías decir si observas cuidadosamente al director de la orquesta?, ¿sabe tocar algún instrumento?, y, de ser así, ¿lo toca con la misma habilidad y calidad que uno de sus músicos?, ¿crees que sus músicos están de acuerdo con que el director, físicamente, no se involucre en tocar las notas de la obra musical?, es decir, solo vemos al director de la orquesta mover su batuta, entonces, ¿cuál es el valor agregado del director?, ¿solo por el hecho de dirigir una melodía se pueden alcanzar niveles máximos de perfección?
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Existen dos etapas fundamentales del director, la primera de ellas es durante la ejecución, en la cual se marca el tiempo de cada instrumento, asimismo, cada director imprimirá su estilo, por lo que la melodía expresará su máximo sentimiento. Por otro lado, el director también es responsable de elegir las obras musicales que se tocarán durante el concierto, es decir, hace un programa para el deleite del público.

Bajo esta perspectiva, ¿qué diferencia tendría una PMO dentro de la organización?, ¿se puede comparar un director de orquesta con algunas de las funciones de la PMO?, ¿acaso la PMO ejecuta el proyecto?, en otras palabras, ¿en alguna ocasión has observado que un director de orquesta se baje del pódium a la mitad de la interpretación y vaya con un músico a decirle cómo lo debe tocar?

O, en su defecto, ¿has visto al director decirle al músico: “Permíteme tocar tu instrumento porque así no se toca” durante la interpretación?, definitivamente no. Estarás de acuerdo en que el valor del director de orquesta, a primera vista, no se cuantifica de forma directa, pero, sin duda, es el elemento catalizador que maximiza el potencial de la orquesta. Siguiendo esta premisa, de la misma forma, la PMO agrega valor a una organización.

Explicación

 
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Si el director de una organización o sus inversionistas se preguntaran cuánto cuesta una PMO o cuál es el retorno de inversión de una PMO, sin duda serían cuestionamientos inteligentes y muy prudentes en el mundo financiero, por lo que es importante entender el significado de la administración estratégica.

Según Fred David (2008) la administración estratégica se define como el arte y la ciencia de formular, implementar y evaluar decisiones multifuncionales que le permitan a una organización lograr sus objetivos.

Bajo este principio, el viaje solo comienza si nos enfocamos en la parte del arte, ya que notaremos el lado intangible y abstracto de la administración estratégica, como la planeación o inclusive el tipo de liderazgo, y por el otro lado, la parte estructurada, como la metodología o las reuniones de seguimiento. Ante estos dos escenarios, es vital mantener ambas partes equilibradas para el buen funcionamiento de la PMO.

La respuesta a la pregunta “¿cuánto cuesta?”,es relativamente sencilla, ya que es cuestión de contabilizar los sueldos de los recursos involucrados y herramientas. Lo abstracto comienza al cuantificar los logros.

Por lo que te invito a pensar en el siguiente escenario:

Una organización debería saber de forma clara y contundente cuántos proyectos se están ejecutando actualmente y, al no contar con este dato, es muy probable que alguno de estos proyectos no se logre. Ahora, si le preguntaras de nueva cuenta a la organización cuánto le cuesta el incumplir en proyectos, ya sea por entregas tardías o por un sobrecosto, la respuesta sería clara, esto tiene un costo significativo, sin tomar en cuenta la mala reputación, la pérdida de clientes o, incluso, en algún caso extremo, hasta cerrar la compañía por el fracaso y la mala ejecución de los proyectos.


Uno de los valores principales de una PMO es enfocarse en la triple restricción (Project Management Institute, 2017 y Project Management Institute (PMBOK), 2017):

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Una organización estructurada bajo el esquema de proyectos entiende la importancia y relación de esta triple restricción. Para ejemplificar, imaginemos un triángulo equilátero en donde cada vértice muestra una de estas restricciones; un buen PMP entiende que para que se pueda modificar alguna de ellas, es imprescindible que se modifique al menos uno de los otros dos elementos.

Esto significa que para que el proyecto termine en un menor tiempo, aumentará el costo o disminuirá el alcance; si esta relación no se respeta tanto la PMO como el PMP estarán administrando proyectos planeados para el fracaso, ahora imagina qué pasaría si la PMO es el guardián de esta relación, ¿crees que aumentaría o no la probabilidad de éxito en los proyectos si la PMO salvaguarda esta relación?

Es natural que una organización tenga una serie de proyectos a lo largo del año, algunos de ellos basados en la reducción de costos, en la expansión de nuevos mercados o en la optimización de la operación, sin embargo, es importante asegurarnos de tener claro si nuestra organización es capaz de poder llevar a cabo todos estos proyectos en un determinado periodo de tiempo, si cuenta con los recursos para poderlos realizar y la prioridad que tiene cada uno.

De forma individual, si le preguntamos a cada administrador de proyecto, junto con su patrocinador, qué tan importante es su proyecto, es casi seguro anticipar que nos responderán que éste es de alta prioridad; no obstante, en la organización debe existir alguien que esté visualizando de forma global y holística la prioridad de todos los proyectos de la organizació la cantidad de recursos que se requieren para la implementación de estos proyectos.n, además, de tener de forma consolidada

Ante esta situación, una organización, utilizando las mejores prácticas, entenderá que tener una PMO alineada con la planeación estratégica de la organización es de vital importancia tanto para el logro de los objetivos como para la optimización de estos. En algunos casos, la PMO puede dar ese valor e incluso podría salvar a la empresa de una mala decisión, evitando proyectos que, desde su nacimiento, están destinados a fracasar, ya sea por una mala priorización o por una falta clara de recursos.

Una de las funciones, que más adelante veremos a profundidad, es la relación que tiene la PMO tanto en la estrategia como en la operación, lo anterior lo abordaremos en la madurez de una PMO, pero ya podemos anticipar que como parte de sus funciones clave se encuentra la realización de actividades en beneficio de la alineación estratégica de la compañía.

Lo que nos lleva a preguntarnos lo siguiente: ¿Qué pasa para aquellas organizaciones que no cuentan con una planeación estratégica?, ¿cómo se alineará la PMO? Aquí es donde existe otro gran valor, ya que por la naturaleza de la operación de la PMO provoca al menos una pequeña reflexión de cómo identificar las prioridades de proyectos o incluso la dimensión del impacto de los proyectos que enfrentará o podría enfrentar.

Uno de los valores esenciales que aporta la PMO es ser ese catalizador que logra regular las necesidades entre los diferentes interesados, como ayudar a la organización a priorizar sus distintos proyectos para diversos clientes o para diferentes unidades de negocio. Por otro lado, una práctica común nada recomendable se basa en el siguiente principio:

Quien más grite, es el que más y mejores recursos obtiene.

Tal vez te suene extraño, pero sería una lástima que esta fuera la manera de trabajar de la organización.

Por otro lado, la estructura y los criterios de una PMO, mediante su método y operación, ayudan a delimitar y facilitar la implementación del portafolio de la organización.

Para poder ilustrar el potencial que la metodología y los criterios de priorización pueden lograr, en la última versión del estándar de la Dirección Organizacional de Proyectos (Organizational Project Management, OPM), se introduce el concepto de EPMO (Enterprise Project Management Office), es decir, el estándar reconoce la importancia que la PMO debe tener para alinear de forma estratégica a la organización con sus proyectos a implementar (Project Management Institute, 2018).


En este estándar, la OPM menciona tres funciones primordiales de la PMO:

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Recursos


Los siguientes recursos son materiales de apoyo adicionales al contenido del curso; al entrar a cada sitio deberás considerar los términos y condiciones que rigen al mismo.


Videos

Para conocer más acerca del valor de una PMO, te sugerimos ver lo siguiente:
Association for Project Management. (2019, 2 de abril). The art of selling your PMO [Archivo de video]. Recuperado de https://youtu.be/bvnoLbmOiBI

Para conocer más acerca de una PMO, te sugerimos ver lo siguiente:
Thought Logic. (2017, 14 de noviembre). Creating a PMO that Truly Tracks Corporate Strategy [Archivo de video]. Recuperado de https://youtu.be/iwtSu58oNPI

Para conocer más acerca del alineamiento de proyectos al plan estratégico, te sugerimos ver lo siguiente:
The Great IT Professional. (2015, 20 de marzo). Rol de la PMO: Alineamiento de Proyectos al plan estratégico [Archivo de video]. Recuperado de https://youtu.be/GfcEJQWGSmM


Lecturas

Para conocer más acerca del rol vital de la PMO en la estrategia, te sugerimos leer lo siguiente:
FORRESTER. (2013). Strategic PMOs Play A Vital Role In Driving Business Outcomes. Recuperado de https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/forrester-pmos-play-vital-role.pdf?v=9ea8e23b-05f6-44d1-b396-b7cdc7c4cbbb

Para conocer más acerca del valor de las oficinas de proyectos en las organizaciones, te sugerimos leer lo siguiente:
Deloitte. (2018). El Valor de las Oficinas de Proyectos en las Organizaciones. Recuperado de https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/cl/Documents/process-and-operations/cl-Estudio_diciembre2018.pdf


Cierre


La PMO y la alineación estratégica son vitales para el éxito de una organización, para ello es imprescindible identificar los elementos y el valor que estas aportan a la organización, entendiendo la parte abstracta y no solo cuantificable, es decir, es un todo que ayudará a aumentar el éxito de los proyectos. Dependiendo del nivel de madurez de la PMO, se podrá identificar una serie de indicadores que ayudarán al buen seguimiento de los proyectos.


Checkpoint


Asegúrate de:
  • Conocer qué es la administración estratégica.
  • Comprender la relación e importancia del equilibrio de la triple restricción.
  • Comprender la importancia del valor de la PMO.
  • Comprender la parte cuantificable y el valor intrínseco que otorga el contar con una PMO.
  • Conocer qué es una EPMO.

Referencias



  • David, F. (2008). Concepto de Administración Estratégica. México: Pearson Education.
  • Project Management Institute. (2017). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) (6a ed.). Estados Unidos: Project Management Institute, Inc.
  • Project Management Institute. (2017). La guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK) / Project Management Institute (6a ed.). Estados Unidos: Project Management Institute, Inc.
  • Project Management Institute. (2018). The standard for organizational project management (OPM). Estados Unidos: Project Management Institute, Inc.

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