Imagina que te levantas por la mañana y escuchas las noticias financieras, en ellas mencionan que el príncipe de Arabia Saudita tiene una grave enfermedad y tal vez su recuperación está comprometida. ¿Y esto en que me afecta?, podrías pensar por un momento.
Quizás una persona tan lejana no tenga repercusión en tu vida diaria o en tu proyecto, pero bajo este escenario, puede que el precio del petróleo se vea afectado debido a la incertidumbre. Saber quién seguirá en el trono de Arabia Saudita y, sobre todo, cuáles serán las implicaciones políticas para la producción de barriles de crudo en el Medio Oriente. Sin duda, la especulación entre los inversionistas se elevaría, lo que conlleva a un alza en el precio y eso significa que la refinación de gasolina será aún mayor, por lo tanto, la salud de una persona afecta de forma directa al precio del combustible o inclusive a tu bolsillo. Si analizamos este fenómeno, entenderemos que sus elementos afectarían de forma directa al sistema.
A partir de este concepto podemos comprender claramente cómo la economía mundial, una empresa, un proyecto o la misma PMO se pueden ver como un sistema.
La teoría general de los sistemas propuesta por Kaarl Ludwig (citado en Bertalanffy, 1969) (y tan vigente al día de hoy) busca precisamente ver a las partes de un sistema como un todo.
Por ejemplo, ¿cómo sería la visión de la organización si se entendiera que la PMO es un sistema?, estarás de acuerdo en que su enfoque sería muy diferente al comprender que los elementos son parte de un sistema (PMO), en donde, de forma conjunta, aportarán un mayor beneficio a la organización que los esfuerzos aislados.
Para entender mejor esta parte, imagina a la organización sin una PMO y teniendo dos proyectos, en donde cada uno de ellos tendría su propia metodología, forma de ejecutarse y su manera de reportar el desempeño. Sin embargo, al existir una PMO, se tendrían los mismos dos proyectos, pero trabajando bajo el esquema de la PMO (sistema), en donde se podrán optimizar los recursos de forma significativa. Por otro lado, la organización que administre sus proyectos de forma aislada no otorgará los mismos beneficios que al hacerlo en forma conjunta (todo).
Es importante entender que existen diversos tipos de sistemas:
- Sistemas abiertos
Los cuales tienen una constante interacción con otros sistemas, un ejemplo claro es el manejo de procesos como lo propone la Guía de Administración de Proyectos, ya que al crear el cronograma es necesario contar con tres elementos (Project Management Institute, 2017):
1. Las entradas: la duración de las actividades específicamente.
2. La herramienta: la cual incluye el análisis de alternativas.
3. La salida: la cual podemos señalar como la ruta crítica.
Si nos detenemos un poco, podemos ver cómo estos tres elementos del proceso de creación del cronograma interactúan con otros procesos de forma constante.
- Sistemas cerrados
En este concepto se señala la inexistencia o nula participación con otros sistemas; aquí podemos mencionar un proyecto interno para la compañía, el cual no tiene ninguna relación con clientes o proveedores, es netamente para el interior de la organización.
- Suprasistemas
Se refiere a aquellos sistemas que están integrados por otros sistemas y una clara forma de ejemplificarlos es el portafolio dentro de la organización. Si recuerdas, en el PMBOK se menciona que un portafolio está compuesto por programas (proyectos interrelacionados) y proyectos totalmente independientes.
El portafolio como suprasistema
- Subsistemas
Este concepto busca entender que un sistema forma parte de otro. En esta situación, primero visualiza tu proyecto, ya que por sí mismo es un sistema, pero si lo vemos como parte de la PMO, es tan solo un proyecto de los tantos que alberga el portafolio, es decir, es un subsistema.
Bajo este concepto podemos ver a la PMO como un subsistema, el cual involucra monitorear las entradas, procesos y salidas, además de tener en claro la retroalimentación, la cual es tan valiosa, dado que otorgará un reajuste ante las necesidades y objetivos de la organización.
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