TEMA 3.
El proyecto desde la perspectiva de la teorÃa general de sistemas
El Tour de Francia es la competencia de ciclismo de alto rendimiento más importante en el mundo, la cual se celebra cada año en el mes de julio y tiene una duración de tres semanas. TÃpicamente se conforma por 19 etapas y 22 equipos de 10 integrantes, quienes realizan el recorrido entre dos ciudades por las campiñas francesas y donde recorren, en promedio, 200 km diarios, lo cual representa un reto importante y un esfuerzo sobrehumano; todo esto para lograr que un lÃder de equipo se corone campeón.
Imagina que le pidieran al mejor ciclista recorrer toda la competencia de forma individual, ¿crees que podrÃa llegar a la meta solo?, quizá lo pueda lograr por ser un atleta de alto rendimiento, pero qué pasarÃa si el mismo recorrido lo realiza en equipo, ¿crees que lo haga en un menor tiempo?
Bajo este ejemplo podemos ver que, si a cada miembro del equipo se le envÃa de forma individual, por más esfuerzo que realice nunca será mayor que la fuerza y ritmo que el equipo imprimirÃa en la competencia; a este concepto se le conoce como sinergia, donde el todo es mayor que los esfuerzos individuales. De comprender este concepto, ¿crees que aplique para los diversos proyectos en una organización o para la PMO?
Imagina que te levantas por la mañana y escuchas las noticias financieras, en ellas mencionan que el prÃncipe de Arabia Saudita tiene una grave enfermedad y tal vez su recuperación está comprometida. ¿Y esto en que me afecta?, podrÃas pensar por un momento.
Quizás una persona tan lejana no tenga repercusión en tu vida diaria o en tu proyecto, pero bajo este escenario, puede que el precio del petróleo se vea afectado debido a la incertidumbre. Saber quién seguirá en el trono de Arabia Saudita y, sobre todo, cuáles serán las implicaciones polÃticas para la producción de barriles de crudo en el Medio Oriente. Sin duda, la especulación entre los inversionistas se elevarÃa, lo que conlleva a un alza en el precio y eso significa que la refinación de gasolina será aún mayor, por lo tanto, la salud de una persona afecta de forma directa al precio del combustible o inclusive a tu bolsillo. Si analizamos este fenómeno, entenderemos que sus elementos afectarÃan de forma directa al sistema.
¿Has pensado en qué es un sistema?, tal vez vengan a tu mente un sistema computacional o las aplicaciones que actualmente están de moda, pero, ¿te imaginas a una empresa o a la economÃa mundial como un sistema?
Gracias a Kaarl Ludwig (citado en Bertalanffy, 1969) entendemos que un sistema se define como:
A partir de este concepto podemos comprender claramente cómo la economÃa mundial, una empresa, un proyecto o la misma PMO se pueden ver como un sistema.
La teorÃa general de los sistemas propuesta por Kaarl Ludwig (citado en Bertalanffy, 1969) (y tan vigente al dÃa de hoy) busca precisamente ver a las partes de un sistema como un todo.
Por ejemplo, ¿cómo serÃa la visión de la organización si se entendiera que la PMO es un sistema?, estarás de acuerdo en que su enfoque serÃa muy diferente al comprender que los elementos son parte de un sistema (PMO), en donde, de forma conjunta, aportarán un mayor beneficio a la organización que los esfuerzos aislados.
Para entender mejor esta parte, imagina a la organización sin una PMO y teniendo dos proyectos, en donde cada uno de ellos tendrÃa su propia metodologÃa, forma de ejecutarse y su manera de reportar el desempeño. Sin embargo, al existir una PMO, se tendrÃan los mismos dos proyectos, pero trabajando bajo el esquema de la PMO (sistema), en donde se podrán optimizar los recursos de forma significativa. Por otro lado, la organización que administre sus proyectos de forma aislada no otorgará los mismos beneficios que al hacerlo en forma conjunta (todo).
Es importante entender que existen diversos tipos de sistemas:
Los cuales tienen una constante interacción con otros sistemas, un ejemplo claro es el manejo de procesos como lo propone la GuÃa de Administración de Proyectos, ya que al crear el cronograma es necesario contar con tres elementos (Project Management Institute, 2017):
1. Las entradas: la duración de las actividades especÃficamente.
2. La herramienta: la cual incluye el análisis de alternativas.
3. La salida: la cual podemos señalar como la ruta crÃtica.
Si nos detenemos un poco, podemos ver cómo estos tres elementos del proceso de creación del cronograma interactúan con otros procesos de forma constante.
En este concepto se señala la inexistencia o nula participación con otros sistemas; aquà podemos mencionar un proyecto interno para la compañÃa, el cual no tiene ninguna relación con clientes o proveedores, es netamente para el interior de la organización.
Se refiere a aquellos sistemas que están integrados por otros sistemas y una clara forma de ejemplificarlos es el portafolio dentro de la organización. Si recuerdas, en el PMBOK se menciona que un portafolio está compuesto por programas (proyectos interrelacionados) y proyectos totalmente independientes.
El portafolio como suprasistema
Este concepto busca entender que un sistema forma parte de otro. En esta situación, primero visualiza tu proyecto, ya que por sà mismo es un sistema, pero si lo vemos como parte de la PMO, es tan solo un proyecto de los tantos que alberga el portafolio, es decir, es un subsistema.
Bajo este concepto podemos ver a la PMO como un subsistema, el cual involucra monitorear las entradas, procesos y salidas, además de tener en claro la retroalimentación, la cual es tan valiosa, dado que otorgará un reajuste ante las necesidades y objetivos de la organización.
El portafolio como suprasistema
Los siguientes recursos son materiales de apoyo adicionales al contenido del curso; al entrar a cada sitio deberás considerar los términos y condiciones que rigen al mismo.
Videos
Para conocer más acerca de los aspectos básicos de la teorÃa de sistemas, te sugerimos ver lo siguiente:
Jorge Zambrano. (2020, 11 de febrero). 90011 ASPECTOS BÃSICOS DE LA TEORÃA GENERAL DE SISTEMAS [Archivo de video]. Recuperado de https://youtu.be/x7HuZcBzPVg
Para conocer más acerca de la teorÃa de sistemas, te sugerimos ver lo siguiente:
David J. Kozirovsky. (2017, 6 de noviembre). What is Systems Theory? [Archivo de video]. Recuperado de https://youtu.be/uHL-l_Iz_sA
Para conocer más acerca de la teorÃa general de sistemas, te sugerimos ver lo siguiente:
Jose Luis G. (2017, 10 de noviembre). Principios de TeorÃa general de sistemas [Archivo de video]. Recuperado de https://youtu.be/L2KsYI4A80Y
Lecturas
Para conocer más acerca de la teorÃa general de sistemas, te sugerimos leer lo siguiente:
Tamayo, A. (1999). TeorÃa general de sistemas. Recuperado de http://bdigital.unal.edu.co/57900/1/teoriageneraldesistemas.pdf
Para conocer más acerca de la PMO y la teorÃa general de sistemas, te sugerimos leer lo siguiente:
Gorosito, C. (s.f.). TeorÃa General de Sistemas y agilismo, una perspectiva holÃstica. Recuperado de http://www.liderdeproyecto.com/articulos/69_teoria_general_de_sistemas_y_agilismo.html
La naturaleza de los proyectos (y bajo los conceptos de la teorÃa general de los sistemas) sugiere considerarlos como un sistema abierto, dada su interacción constante con otras fuentes, ya sean recursos, clientes, proveedores o los mismos nuevos estándares para una PMO.
Existe un número importante de variables que una PMO y su portafolio deben considerar para interactuar, por lo que es de vital importancia tomar en cuenta estos conceptos y verlos de forma holÃstica para aumentar la probabilidad de éxito.
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