Introducción
TEMA 4.
Metodologías de la PMO
Las crisis son uno de los motores principales para la eficiencia en las organizaciones, sin embargo, para algunos de nosotros generan temor o angustia, mientras que en aquellos que han experimentado más de alguna, habrán aprendido que también significan oportunidad, dedicación y constancia. Ante este panorama de crisis, nos podemos plantear las siguientes preguntas: ¿cómo mantener la competitividad?, ¿cómo mantener la eficiencia?
Bajo estas circunstancias, la alta dirección tendrá una de las muchas pruebas de fuego para poder determinar qué tanto está involucrada en crear un ecosistema que soporte y fomente las buenas prácticas en la administración de proyectos, es decir, ¿entenderá el valor que una metodología puede aportar?, quizá la mayoría lo entienda, pero ¿cuántas organizaciones, desde la alta dirección, son sensibles al esfuerzo que significa implementar una metodología?
Te comparto la siguiente situación para que puedas comprender la importancia que tiene la metodología en las organizaciones, pero, sobre todo, para dimensionar el gran valor que ésta aporta:
En este caso hipotético, imagina que eres el presidente de tu equipo deportivo favorito (futbol, beisbol, etc.) y tienes la oportunidad de comprar dos de los cinco mejores jugadores de la liga, lo cual significaría el 80% del presupuesto. Sin entrar en los detalles técnicos, es lógico que el 20% restante deberá ser suficiente para completar la plantilla del equipo, quienes no estarán ni un poco cerca del promedio de eficiencia de los otros jugadores. Bajo este escenario, el dueño del equipo te pregunta si realmente podrán ganar el campeonato este año.
El sentido común dicta que existe una alta probabilidad de lograrlo, ya que cuentas con los dos mejores recursos de la liga, sin embargo, la estadística apunta a otro resultado, ¿qué pasaría si alguno de ellos se lesiona?, ¿qué tal si alguno de ellos no está motivado?, o inclusive, ¿qué pasaría si ambos jugadores estrella no cuentan con el apoyo del resto del equipo? Después de estas cuestiones, ¿crees realmente que son altas las probabilidades de ganar el campeonato con estas estrellas?
La historia y la estadística han demostrado que los mejores resultados se basan en un método y en la constancia, por ejemplo, en los años noventa, el equipo de beisbol de los Atléticos de Oakland cambió su forma de contratación, es decir, comenzaron a identificar las variables y las características necesarias para el equipo y buscaban al mejor jugador estadísticamente en su posición. Este método llevó al equipo a ser parte de las series mundiales por varios años consecutivos, así como contar con la mejor racha ganadora, a pesar de que su plantilla estaba en el lugar 24 de los 30 equipos de la liga, hablando en términos de nómina.
Si esta analogía la trasladamos al mundo empresarial, es como imaginar que el profesional en administración de proyectos (PMP, Project Management Professional, por sus siglas en inglés) será la razón primordial para el éxito del proyecto o inclusive los objetivos de la organización.
¿Será suficiente con el PMP o se necesitará de una metodología para aumentar el éxito constante?
Explicación
El estándar en administración de proyectos señala que “la metodología es un sistema de prácticas, técnicas, procedimientos y reglas” (Project Management Institute, 2017), lo cual es, sin duda, uno de los soportes esenciales que deberá tener cualquier organización que quiera incursionar en administrar sus proyectos de forma eficiente.
Una de las principales misiones de la metodología es ayudar, guiar y orientar a la creación tanto de procesos como de procedimientos, mismos que ayudarán a estructurar el comportamiento y los resultados generados de la administración de los proyectos dentro de la organización.
Según la encuesta anual de la revista Pulse of the Profession del 2019, el 89% de las organizaciones están utilizando metodologías híbridas (en Aston, 2019). Analicemos lo anterior paso a paso.
En el mundo de la administración de proyectos existen algunas metodologías que posteriormente analizaremos más a detalle, pero de momento nos concentraremos en las más populares:
Antes de continuar, es importante entender el concepto de tailoring (Project Management Institute, 2018), la traducción que propone el OPM es “adaptar”, que se define como “determinar la combinación adecuada de procesos, entradas, herramientas, técnicas, salidas y fases del ciclo de vida para dirigir un proyecto” (Project Management Institute, 2017).
Para ejemplificar el concepto, imagina que este fin de semana serás el anfitrión de una carne asada, por lo que adquirirás todos los suministros necesarios, para lo cual tienes planeado ir al supermercado y adquirir todo ahí.
Estando en el supermercado y con la finalidad de ser eficiente en cuanto al tiempo, ¿visitarás la sección de carnicería?, la respuesta es sí, ya que deberás llevar los cortes de carne. ¿Qué hay de la sección de frutas y verduras?, igualmente es un sí, dado que necesitarás jitomate, cebolla, aguacate y todo lo necesario para preparar las salsas.
De igual forma, quizá necesites visitar la sección de bebidas, pero ¿qué hay de la sección de jardinería o blancos?, probablemente estas no sean necesarias, a menos que requieras comprar sillas para el jardín o algunas servilletas de tela para la decoración, es decir, dependiendo del alcance del proyecto y de sus características deberás identificar las secciones que son necesarias visitar en el supermercado.
En un proyecto, es de suma importancia entender cuáles son los procesos, herramientas y técnicas que se utilizarán para la administración de este, de lo contrario, si para todo proyecto utilizamos siempre todos los procesos, herramientas y técnicas, quizá sobrecarguemos la administración (Domínguez, Anyosa y Núñez, 2007).
Por ende, no será eficiente el uso de los recursos, por lo que comparándolo con el supermercado es como decir que para cada compra que realices, independientemente de la intención, deberás visitar todas las secciones en el supermercado, sin duda no será la forma más eficiente y tal vez terminarás gastando más de lo que originalmente necesitabas.
Entonces, ¿cuál de estas metodologías es la más adecuada para mi organización? Para responder a esta pregunta necesitas entender dos componentes:
Sin estos elementos es como diseñar un traje sin conocer las medidas del cliente.
No todos los tipos de proyectos son iguales: para que la metodología genere beneficios y evite frustraciones tanto a PMP como a interesados, específicamente directores de la alta gerencia, es de suma importancia entender cuáles son las características y orígenes de los proyectos dentro de la organización.
Para resaltar este concepto, imagina que tienes dos proyectos, el proyecto A se estima que tendrá una duración de dos años, abarca 30% del presupuesto de las ventas anuales y es para uno de los clientes más importantes de la organización. Por otro lado, está el proyecto B, el cual consiste en actualizar el sistema de ventas y se estima que durará seis meses, con un costo aproximado del 5% de las ventas anuales. Es clara la prioridad entre ambos proyectos (proyecto A).
Si la empresa tuviera los recursos suficientes para realizar ambos proyectos al mismo tiempo, ¿la metodología sería la misma para los dos? probablemente no; recuerda el concepto de tailoring (adaptar) y el ejemplo del supermercado. Aunque para la organización ambos proyectos deban implementarse, los procedimientos y herramientas que se utilizarán para cada uno quizá sean diferentes, lo cual ayudará a hacer más eficientes los recursos, así que con una buena metodología ambos proyectos deberán adecuarse a estos procedimientos y herramientas para su optimización y evitar la sobrecarga tanto de recursos como de procedimientos y herramientas (Wells, 2012).
Utilizando este mismo caso del proyecto A y proyecto B, ¿sería lo mismo asignar a un project manager con una amplia experiencia (senior) o a un project manager que apenas es su segundo o tercer proyecto pequeño (junior)?
Podrías pensar que sería indistinto, ya que la organización cuenta con una metodología establecida, la cual acompañará y guiará a ambos project managers, ¿o será que dependiendo también de las características del proyecto será necesario asignar al PMP adecuado para cada proyecto?
Estos dos componentes, tanto la experiencia del project manager como la adecuación del uso de la metodología deberán ser considerados para todo proyecto, debido a que de ello dependerá el buen funcionamiento y evitará ser un obstáculo o mecanismo de burocracia que no genera valor agregado a la organización.
Si bien es cierto que un buen administrador de proyectos conoce los cinco grupos de procesos (inicio, planeación, ejecución, seguimiento y control y cierre) además de las 10 áreas de conocimientos, es decir, alcance, tiempo, costo, calidad, recursos humanos, comunicación, riesgos, adquisiciones, interesados e integración (PMBOK, 2017), la pregunta fundamental es la siguiente: ¿La metodología debería integrar todos estos grupos y áreas de conocimientos?
Ahora podrás sospechar que la respuesta es afirmativa, lo que probablemente te lleve a deducir que lograr toda esta integración es un esfuerzo importante. Cuando señalábamos el nivel de sensibilidad que tiene la alta dirección respecto al esfuerzo a realizar para el buen funcionamiento de la PMO, típicamente este esfuerzo es subestimado, por lo que es importante reiterar el compromiso y asegurar los recursos necesarios para una sana adaptación de este modelo.
Después profundizaremos en elementos como la estructura de la metodología, por ejemplo, en las fases de seguimiento del proyecto o cómo los formatos (templates) deben recabarse para observar el progreso y las evidencias de control del proyecto. Además, la metodología te ayudará a dar seguimiento a las reuniones y a la frecuencia en la que los proyectos serán evaluados por sus fases y así garantizar la implementación adecuada de estos.