Introducción


TEMA 5.


Recursos, roles y responsabilidades de una PMO

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Paula tiene tiempo realizando productos en casa para el cuidado de la salud y sus ventas son cada vez mayores, por lo que, dada la demanda, su potencial, la buena calidad y las buenas recomendaciones de sus productos, su amiga Daniela, quien es experta en finanzas, le propone comenzar a vender a lo grande y formalizar el negocio, a lo que Paula acepta muy emocionada y lo primero que Daniela le dice es: “Vamos a revisar las utilidades que tienes”.

Paula, cómodamente, menciona que son muy buenas y altas, entonces le muestra que cada producto lo vende en 100 pesos y su competencia en 120 (a lo más barato). Además, que el costo de la materia prima es de 60 pesos, por lo que la utilidad es de 40 pesos por cada producto. Intrigada, Daniela le pregunta: “¿Cuántas unidades vendes al mes?”, a lo que Paula le responde: “Todas las que hago, es decir, 2,000 unidades”.

Daniela comienza con su plan de negocios para encontrar un punto de equilibro, por lo que indaga aún más en los costos y le pregunta a su amiga: “¿Cuánto pagas de renta, luz, mano de obra, maquinaria, etc.?”. Sin perder el entusiasmo, Paula le responde: “Nada, eso ya está incluido en los gastos de la casa y, en ocasiones, mi hermano me ayuda una vez que ha terminado su tarea”.

Daniela deduce que las utilidades que tiene Paula del 40% son irreales, ya que nunca ha considerado todos los costos, por lo que invita a Paula a reevaluar esta condición. Sin embargo, Paula está tan emocionada que ya buscó un local para rentarlo, además escuchó que existen programas de crédito a emprendedores que piensa utilizar para adecuar el local y comprar maquinaria con el fin de elevar la producción.

Ante esta circunstancia, Daniela, inquieta, le comenta que las utilidades que tiene actualmente no serán iguales al expandir el negocio, al menos no al principio, sino hasta evaluar todos los costos asociados a la venta del producto. Obviamente, Paula percibe la noticia con mucho pesimismo, por lo que ignora a su amiga y decide hacer crecer el negocio de todas maneras.

Después de un tiempo, Paula visita a Daniela para que le explique por qué ahora que vende más y trabaja más, sigue sin ver ganancia alguna. ¿Crees que esta experiencia le podría pasar a una organización al implementar una PMO sin tomar en cuenta los recursos que requiere?

Explicación

Como buen administrador, uno de los puntos importantes para estimar qué recursos se tienen es saber cuáles son los tipos de proyectos y las funciones que desarrollará la PMO, ya que las funciones de la PMO estarán relacionadas con la madurez ésta que pueda tener.

Por lo que el tema de madurez de la PMO lo abordaremos más adelante con sumo detenimiento. Por lo pronto, es esencial comprender cuáles son esos recursos que deberán considerarse para la organización.

Faridoon (2014) menciona que los roles y las funciones de una PMO pueden ser desde la simple recolección del desempeño de los proyectos hasta esa compleja y sofisticada organización que prioriza y administra tanto los recursos como la metodología. Bajo este concepto, está claro que el rango de operación es extremadamente amplio, sin embargo, es importante que, en ninguno de estos casos, el costo sea cero, ya que queremos evitar lo que sucedió en el contexto de Paula. Debemos considerar cuáles son esos recursos que están soportando el funcionamiento de la PMO, independientemente de la función que desarrolle.


Elementos para identificar los recursos de una PMO

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Una vez considerados estos elementos y dependiendo de las funciones, la estructura de la PMO puede componerse de la siguiente manera:


Estructura de los recursos para una PMO

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    Talento humano

    Personal adecuadamente certificado y capacitado que ayudará a mantener el rumbo de la PMO y cumplir los objetivos planteados. Otro factor a considerar es (aunque la naturaleza de los proyectos es mantener una estructura y una metodología) la experiencia acumulada en gerentes de proyectos o gerentes de la PMO, ya que marcará un precedente importante y ayudará a dar el valor agregado de la PMO (Project Management Institute, 2018).

    Por esta razón, los roles definidos en esta estructura deben ser claramente delimitados, así como sus responsabilidades. Desafortunadamente, en algunas organizaciones tienden a contratar a un PMP y esperan que él solo ponga en sincronía a toda la organización.

    Herramientas

    Si bien, ya hemos comentado acerca de los tipos de metodologías y sus importantes elementos, por ejemplo, sus beneficios, el ponerlas en marcha genera que utilicemos herramientas para tener un mejor seguimiento y control. En este punto tenemos un abanico de posibilidades que van desde las simples e incluso desarrolladas en casa, hasta aquellas sofisticadas utilizadas en la nube. Sin importar cuál sea ésta, la mejor herramienta será aquella que mejor se adecue a los objetivos y necesidades de la PMO, es decir, es como un traje que debe hacerse a la medida para que funcione de forma óptima.

Autoridad y delegar

Uno de los retos más importantes que presentará la PMO es la autoridad, la cual puede variar de ser meramente un instrumento de guía y recomendaciones, hasta ser la que determine la ejecución y cancelación de proyectos en una organización. Bajo estos escenarios, los directores de la organización deberán entender que para que la PMO funcione de forma óptima, ésta tiene que respetarse y darle el valor correspondiente de autoridad (Project Management Institute, 2017), de lo contrario, al momento de realizar sus funciones con falta de autoridad, será muy difícil que la organización responda a las necesidades de la PMO.

Para ejemplificar el punto anterior, imaginemos que tenemos un proyecto en el que debemos actualizar el sistema (software) de una sucursal bancaria, el cual es sumamente importante para la empresa y el gerente de la sucursal (cliente) presiona para que se entregue a la brevedad. Sin embargo, siguiendo la metodología, la PMO no encuentra evidencias de las pruebas realizadas por el equipo a cargo, las cuales sugieren que es de alto riesgo implementar el proyecto, por lo cual se recomienda posponer la entrega hasta obtener las evidencias pertinentes definidas previamente en el alcance del proyecto.


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¿El gerente acepte una nueva fecha?, ¿el patrocinador del proyecto estará de acuerdo en no implementar el sistema hasta tener las pruebas?, ¿el director de la empresa omitirá los procedimientos y sugerirá que se entregue sin las pruebas correspondientes?, ¿será responsabilidad de la PMO la entrega tardía del proyecto?

¿Ves la dificultad de la situación?, ya que todos quieren que el proyecto se entregue a tiempo y, sobre todo, cubrir las expectativas de los interesados. En el ejemplo anterior, si el director de la empresa sugiriera entregarlo sin las pruebas evidentes de funcionamiento solamente para satisfacer la expectativa del cliente, habrá pasado por alto la autoridad de la PMO, ¿estás de acuerdo con eso?, en ese caso la pregunta será: ¿De qué sirven tantos recursos y metodologías si al final del día actuaremos solamente con base en las necesidades o prioridades que en muchas ocasiones no garantizarán un buen resultado?

Un buen director de empresa siempre deberá otorgar la autoridad correspondiente para la sana y optima implementación de proyectos. En palabras de Warren Buffett: “Contrata a los mejores y déjalos hacer lo que saben hacer, de lo contrario, contrata a los más baratos y que hagan lo que tú les dices”.


Recursos


Los siguientes recursos son materiales de apoyo adicionales al contenido del curso; al entrar a cada sitio deberás considerar los términos y condiciones que rigen al mismo.


Videos

Para conocer más acerca de roles y responsabilidades, te sugerimos ver del minuto 8 al 17 del siguiente video:
TOPSTEP. (2016, 1 de diciembre). Project Management Office Oversight and the Need for PMO [Archivo de video]. Recuperado de https://youtu.be/wCBU8rQeN_I

Para conocer más acerca de la estructura de una PMO, te sugerimos ver lo siguiente:
AIMS Education, UK. (2016, 3 de agosto). What is Project Management Office Definition & PMO Roles and Responsibilities | AIMS Lecture [Archivo de video]. Recuperado de https://youtu.be/WFO2sZd8oh4


Lecturas

Para conocer más acerca de los roles de una PMO, te sugerimos leer lo siguiente:
Planisware. (2016). 5 Major roles a Project Management Office plays within a company. Recuperado de https://www.planisware.com/hub/blog/5-major-roles-project-management-office-plays-within-company

Para conocer más acerca de la estructura de una PMO, te sugerimos leer lo siguiente:
Egeland, B. (s.f.). Project Management Office Roles - Key Steps for Success. Recuperado de https://www.goskills.com/Project-Management/Articles/Project-management-office-roles


Cierre


El talento humano en una PMO será crucial para el éxito de cualquier proyecto, sin embargo, no es el único factor, también es importante entender que contar con una estructura clara y sólida facilitará las funciones, la cual debe contemplar las necesidades actuales y futuras sin dejar de lado la relevancia que tiene la autoridad otorgada a la PMO una vez puesta en marcha.


Checkpoint


Asegúrate de:
  • Conocer cuáles son los recursos de una PMO.
  • Comprender el valor de los costos ocultos.
  • Conocer qué es la autoridad.

Referencias



  • Faridoon, L. (2014). The competency framework of PMO managers based on the evolving role of PMOs. Recuperado de https://www.pmi.org/learning/library/pmo-managers-role-competency-framework-1411
  • Project Management Institute. (2017). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) (6a ed.). Estados Unidos: Project Management Institute, Inc.
  • Project Management Institute. (2018). The standard for organizational project management (OPM). Estados Unidos: Project Management Institute, Inc.