Como buen administrador, uno de los puntos importantes para estimar qué recursos se tienen es saber cuáles son los tipos de proyectos y las funciones que desarrollará la PMO, ya que las funciones de la PMO estarán relacionadas con la madurez ésta que pueda tener.

Por lo que el tema de madurez de la PMO lo abordaremos más adelante con sumo detenimiento. Por lo pronto, es esencial comprender cuáles son esos recursos que deberán considerarse para la organización.

Faridoon (2014) menciona que los roles y las funciones de una PMO pueden ser desde la simple recolección del desempeño de los proyectos hasta esa compleja y sofisticada organización que prioriza y administra tanto los recursos como la metodología. Bajo este concepto, está claro que el rango de operación es extremadamente amplio, sin embargo, es importante que, en ninguno de estos casos, el costo sea cero, ya que queremos evitar lo que sucedió en el contexto de Paula. Debemos considerar cuáles son esos recursos que están soportando el funcionamiento de la PMO, independientemente de la función que desarrolle.

Una vez considerados estos elementos y dependiendo de las funciones, la estructura de la PMO puede componerse de la siguiente manera:

Talento humano

Personal adecuadamente certificado y capacitado que ayudará a mantener el rumbo de la PMO y cumplir los objetivos planteados. Otro factor a considerar es (aunque la naturaleza de los proyectos es mantener una estructura y una metodología) la experiencia acumulada en gerentes de proyectos o gerentes de la PMO, ya que marcará un precedente importante y ayudará a dar el valor agregado de la PMO (Project Management Institute, 2018).

Por esta razón, los roles definidos en esta estructura deben ser claramente delimitados, así como sus responsabilidades. Desafortunadamente, en algunas organizaciones tienden a contratar a un PMP y esperan que él solo ponga en sincronía a toda la organización.

Herramientas

Si bien, ya hemos comentado acerca de los tipos de metodologías y sus importantes elementos, por ejemplo, sus beneficios, el ponerlas en marcha genera que utilicemos herramientas para tener un mejor seguimiento y control. En este punto tenemos un abanico de posibilidades que van desde las simples e incluso desarrolladas en casa, hasta aquellas sofisticadas utilizadas en la nube. Sin importar cuál sea ésta, la mejor herramienta será aquella que mejor se adecue a los objetivos y necesidades de la PMO, es decir, es como un traje que debe hacerse a la medida para que funcione de forma óptima.

¿El gerente acepte una nueva fecha?, ¿el patrocinador del proyecto estará de acuerdo en no implementar el sistema hasta tener las pruebas?, ¿el director de la empresa omitirá los procedimientos y sugerirá que se entregue sin las pruebas correspondientes?, ¿será responsabilidad de la PMO la entrega tardía del proyecto?

¿Ves la dificultad de la situación?, ya que todos quieren que el proyecto se entregue a tiempo y, sobre todo, cubrir las expectativas de los interesados. En el ejemplo anterior, si el director de la empresa sugiriera entregarlo sin las pruebas evidentes de funcionamiento solamente para satisfacer la expectativa del cliente, habrá pasado por alto la autoridad de la PMO, ¿estás de acuerdo con eso?, en ese caso la pregunta será: ¿De qué sirven tantos recursos y metodologías si al final del día actuaremos solamente con base en las necesidades o prioridades que en muchas ocasiones no garantizarán un buen resultado?

Un buen director de empresa siempre deberá otorgar la autoridad correspondiente para la sana y optima implementación de proyectos. En palabras de Warren Buffett: “Contrata a los mejores y déjalos hacer lo que saben hacer, de lo contrario, contrata a los más baratos y que hagan lo que tú les dices”.