Introducción

TEMA 7.

Técnicas y herramientas en una PMO

Cuando nos enfrentamos a un problema o dificultad, comúnmente buscamos una solución rápida y nos enfocamos en encontrar alternativas; incluso en algunas ocasiones elaboramos un plan que nos lleve directamente al objetivo y, si bien es sano buscar una solución, ¿cuántas veces nos detenemos a examinar las técnicas y las herramientas que utilizamos?

Imagina una vida sin teléfonos inteligentes o que el nivel de procesamiento de las computadoras no sea tan avanzado como el de la actualidad y, para no retroceder tanto en el tiempo, también imagina la vida de un banco en la década de los noventa. En aquel entonces, ¿podrías haber realizado transferencias desde tu teléfono? Por supuesto que no. Incluso la idea de realizar transacciones desde una computadora era un tema meramente de ficción.

Bajo el escenario anterior, en ese entonces era común ver a las personas acudir a los bancos para realizar sus transacciones, por lo que era necesario considerar los tiempos de desplazamiento y el tiempo en la fila de espera para ser atendido, lo cual implicaba toda una infraestructura para realizar una sola transacción, la cual, en el mejor de los casos, tomaba un poco menos de una hora.

Hoy en día, realizar la misma transacción con un teléfono inteligente nos ahorra los tiempos de espera y desplazamiento, asimismo, si analizamos este caso, la transacción es la misma que hace 30 años, pero las técnicas y herramientas utilizadas son las que han cambiado drásticamente, lo que ha contribuido a un significativo ahorro en recursos.

Otro ejemplo similar podría ser el tiempo que se debía considerar para obtener un reporte o información financiera de fin de mes, es decir, su elaboración duraba (por lo menos) algunos días, sin embargo, actualmente y con el poder de la tecnología y de los sistemas integrados, dicha información puede obtenerse en un instante, lo que demuestra que las técnicas y herramientas utilizadas juegan un factor muy importante.

¿Qué tan importantes son las técnicas o herramientas utilizadas en la PMO?

Explicación

El “corazón” o centro de una PMO debe funcionar eficientemente para generar valor a la organización, por lo que es importante contemplar una serie de herramientas y técnicas que ayuden de forma individual a las necesidades de la gestión del portafolio y que se enfoquen en las siguientes características:

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Antes de comenzar con estos cuatro elementos, recordemos el concepto de portafolio, el cual se define en el PMBOK como los proyectos, programas, portafolios subsidiarios y operaciones gestionadas como un grupo para alcanzar objetivos estratégicos. El concepto anterior se ejemplifica de la siguiente manera (Project Management Institute, 2017):

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Administración del portafolio

Recuerda que uno de los elementos importantes entre la PMO y la organización es contar con una sincronización efectiva en la planeación estratégica. Una de las herramientas por excelencia que aporta esta vinculación es el Hoshin Planning, (hoshin es una palabra japonesa que significa dirección) (Lean Six Sigma, 2020).

Esta herramienta busca la relación entre la estrategia y los proyectos de la organización; típicamente, el Hoshin Planning señala una serie de pasos para llevar un control adecuado entre las estrategias de la organización y los proyectos. Los siete pasos que ayudarán con este plan son los siguientes (Waldo, 2020):

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Uno de los elementos visuales más reconocidos en el Hoshin Planning es el diagrama jerárquico, donde podemos ver las iniciativas/estrategias de la organización y cómo estas se relacionan con los programas/proyectos de la misma. En la siguiente figura se muestra claramente un ejemplo de ello:

Matriz de hoshin plan

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Fuente: Project Fuente: Loucka, L. (s.f.). It’s time for Hoshin: Annual Operating Plan. Recuperado de https://www.resourcesystemsconsulting.com/2009/09/09/its-time-for-hoshin-annual-operating-plan/

Al contemplar esta herramienta dentro de la PMO se tendrá la oportunidad de clasificar y dar prioridad a los proyectos en el portafolio. Sin duda, esta herramienta marcará el horizonte de la organización.

Administración de proyectos

Otro concepto a resaltar es el de la administración del portafolio de proyectos (PPM por sus siglas en inglés: Project Portfolio Management). Rachaelle Lynn (2020) menciona que el PPM es utilizado por los PMP y PMO para analizar el potencial retorno del proyecto por medio de la organización y consolidación de la información que cada proyecto proporcione.

Ya que se ha establecido la visión estratégica y, sobre todo, la prioridad de los proyectos en el portafolio, es necesario contemplar aquellas variables que la PMO deberá estar monitoreando referente a los proyectos, esto ayudará a definir el tipo de herramientas a utilizar.

Es natural utilizar la triple restricción (alcance, tiempo y costo) para identificar el desempeño de los proyectos, sin embargo, se pueden ampliar las variables o criterios a monitorear, por ejemplo, podemos incluir, además de la triple restricción, los riesgos, las acciones preventivas y correctivas del proyecto (issues) y un sinfín de elementos que dependerán de la madurez de la PMO.

En la actualidad existen herramientas para monitorear los diferentes tipos de variables, desde las convencionales, como lo es la hoja de cálculo, la cual se alimenta manualmente, hasta aquellas plataformas que están integradas a los diferentes sistemas de la organización. Si bien, el objetivo de esta sección no es observar la aplicación de cada una de estas herramientas, la parte relevante para la PMO es implementar el proceso que soporte la obtención de las variables, de lo contrario, la herramienta tendrá un impacto nulo, aunque ésta sea buena.

A continuación, se enlistan algunas herramientas de monitoreo de desempeño de los proyectos (por mencionar algunos, dado que la lista podría ser muy extensa):

MS Project
OpenProject
TimeSheet
Hoja de cálculo
Monday

Administración de recursos

Al día de hoy, el 73% de las PMO no cuenta con los recursos adecuados para la demanda de los proyectos en curso de las empresas, esto, sin duda, deja entredicho la buena administración de los recursos de quien debería ser el principal organismo rector dentro de la organización, información que no ha cambiado desde el reporte anual del Plan View en el año 2017.

Otro dato que menciona Plan View y que no contribuye a la buena reputación de la PMO es que el 55% de estas reporta que los proyectos y los recursos no están alineados a los objetivos del negocio. Parece contrastante que la PMO no cuente con los recursos y que además no estén alineados; he ahí la importancia de contar con los mecanismos (procesos) adecuados para la toma oportuna de decisiones y la eficiencia de los mismos.

De acuerdo con el estándar para la administración de proyectos organizacionales del Project Management Institute (2018), las herramientas útiles son aquellas relacionadas con la administración de:

Recursos financieros
Como en todo proyecto, uno de los puntos esenciales para las organizaciones es el dinero. Es común escuchar a los directivos e interesados preguntar cuánto cuesta el proyecto, cuánto llevan gastado o por cuánto se excederá en el presupuesto. Dada la importancia de estas y muchas otras preguntas, analizaremos estos conceptos en un tema más adelante.

Recursos humanos
Existen dos factores importantes para abordar los recursos humanos en la vida de una PMO:

Tiempo
Costo

Ambos elementos poseen una dependencia significativa, por lo que es necesario contar con una administración adecuada de dichos recursos. En este caso, nos enfocaremos en los recursos humanos basados en la administración del tiempo, ya que de ello podría depender el costo, lo cual lo analizaremos en el tema 8.

Bajo la administración del tiempo se busca que las herramientas sean las adecuadas para la recolección de los datos; la PMO, junto con los procesos y metodología, sabrá determinar las variables a monitorear, por ejemplo, una de ellas tiene que ver con las horas de cada uno de los recursos utilizados por semana o por mes. Si bien es cierto que el PMP, a través de la administración del proyecto, es quien deberá obtener la información, la PMO tendrá que contar con los procesos e infraestructura para determinar tanto la capacidad de los recursos como el seguimiento de la utilización de los mismos.

En el siguiente cuadro podemos ver una sencilla forma de representar lo anterior, es decir, cada uno de los proyectos muestra recursos utilizados en número de horas por mes, por ejemplo, se puede observar que para el proyecto A, el recurso 1 dedicó 135 horas en el mes 2 y así para cada uno de los meses y recursos en el proyecto. Cada PMP deberá dar seguimiento bajo los lineamientos planteados por la PMO, sin embargo, en este caso, cada uno de los PMP estará limitado para poder identificar posibles conflictos entre recursos o sus capacidades, en otras palabras, es aquí donde la PMO genera su valor agregado.

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Utilizando el mismo ejemplo, vemos que cada proyecto, de forma independiente, cuenta con los recursos para su implementación, no obstante, si analizamos cada uno de los recursos de forma individual y considerando que el 100% de horas al mes que se pueden dedicar en una jornada normal de trabajo es de 160 horas, podemos observar que el recurso 2 en el mes 2 estará sobrepasando este límite. En la siguiente gráfica (horas de recurso por mes por proyecto) se muestra cómo el recurso 2 en el mes 2 sobrepasa la línea roja, la cual representa el límite de horas laborables al mes.

Ahora puedes darte cuenta del gran valor que la PMO puede generar al utilizar las herramientas adecuadas, además de que no existe una “receta” clara de los pasos a seguir para el uso de las herramientas, por lo que es necesario que cada organización defina las variables y procesos a monitorear por la PMO.

Colaboración entre proyectos

Con las nuevas tecnologías, la integración de servicios y las plataformas disponibles, Gartner (2019), en su cuadrante mágico para la administración del portafolio de proyectos (PPM), menciona que para el año 2023 existirán herramientas de inteligencia artificial, realidad virtual y plataformas digitales que provocarán una disrupción para administrar el portafolio de la organización (citado en Stang, Schoen y Henderson, 2019).

Es emocionante ver cómo la PMO se transformará con todas las herramientas que tendrá disponible. En el siguiente cuadrante se muestran los principales actores que podrían estar presentes en la utilización de estas herramientas:

Cuadrante mágico para la administración del portafolio de proyectos (PPM)
(Gartner, 2019, en Stang, Schoen y Henderson, 2019)

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Fuente: Stang, D., Schoen, M., y Henderson, A. (2019). Magic Quadrant for Project and Portfolio Management. Recuperado de https://www.gartner.com/doc/reprints?id=1-6QU5WR8&ct=190528&st=sb&mkt_tok=eyJpIjoiTVRKaFlqYzROVFF4TkdRMiIsInQiOiJ0RWJ4b2d3VG51VHBpU3hUN2p4QytXTUl5MEFvMTA3dTVKZ0lWTkl2Z2RhcEhXMkc0TExvdjRGYlJ5RU00ZnFEdmFTSzBiVHBVelpjU0laYWh4OUxLb2RGYjRqVWU5ZlwvYUNcL1Y4djZGSytFXC81NGswXC8yWFg2enZPV0lVNDJvSzAifQ%3D%3D

Las áreas a considerar en una PMO bajo la estrategia del PPM son las siguientes:

La administración de la planeación.
La administración de la capacidad de los recursos.
La administración del portafolio.
La seguridad y administración de los usuarios.
La integración.

Recursos

Los siguientes recursos son materiales de apoyo adicionales al contenido del curso; al entrar a cada sitio deberás considerar los términos y condiciones que rigen al mismo.

Videos

Para conocer más acerca del Hoshin Planning, te sugerimos ver lo siguiente:
GembaAcademyEspañol. (2018, 20 de diciembre). Planeación Hoshin - Hoshin Kanri [Archivo de video]. Recuperado de https://youtu.be/Y0NyEw2g62o

Para conocer acerca de Microsoft Project Online, te sugerimos ver lo siguiente:
Project Online. (2018, 14 de junio). Effective Project Portfolio Management PPM with Microsoft Project Online [Archivo de video]. Recuperado de https://youtu.be/YDW6R9TqfRs

Lecturas

Para conocer más acerca del PPM (Project Portfolio Management), te sugerimos leer lo siguiente:
PlanView. (2017). The Project and Portfolio Management Landscape. Recuperado de https://info.planview.com/rs/456-QCH-520/images/...

Para conocer más acerca de herramientas del PPM, te sugerimos leer lo siguiente:
Stang, D., Schoen, M., y Henderson, A. (2019). Magic Quadrant for Project and Portfolio Management. Recuperado de https://www.gartner.com/doc/...

Cierre

Las técnicas y las herramientas son factores determinantes para el éxito de una PMO, principalmente para que generen valor. Por otro lado, la utilización de las herramientas adecuadas otorgará a la organización un manejo eficiente del portafolio, lo cual influye en la eficiencia de los recursos.

Uno de los retos principales es convencer a la alta dirección de la empresa para que justifique el gasto generado para la selección de herramientas, ya que, sin duda, la selección correcta de una herramienta alineada con los objetivos de la organización será clave para los buenos resultados de la misma.

Otra de las decisiones importantes es la adecuación de la herramienta tanto al proceso dirigido por la PMO como a la implementación de proyectos por los PMP. El gerente (manager) de la PMO y su equipo deberán tener la habilidad para elegir y diseñar las herramientas según las necesidades reales de la organización; si bien, en el mercado existe un sinfín de alternativas, la clave será la experiencia del gerente de la PMO al elegir la herramienta que mejor se ajuste al portafolio a administrar.

Checkpoint

Asegúrate de:

Conocer la importancia de las técnicas y herramientas.
Entender en qué consiste la administración del portafolio de proyectos.
Conocer cómo administrar los recursos desde la PMO.
Conocer en qué consiste la colaboración entre proyectos.

Referencias

Project Management Institute. (2017). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) (6a ed.). Estados Unidos: Project Management Institute, Inc.
Lean Six Sigma Definition. (s.f.). Hoshin Kanri. Recuperado de http://www.leansixsigmadefinition.com/glossary/hoshin-kanri/
Waldo, W. (s.f.). The Seven Steps of Hoshin Planning. Recuperado de https://www.leanmethods.com/resources/articles/seven-steps-hoshin-planning/
Resource Systems Consulting. (s.f.). It’s time for Hoshin: Annual Operating Plan. Recuperado de https://www.resourcesystemsconsulting.com/2009/09/09/its-time-for-hoshin-annual-operating-plan/
Lynn, R. (2019). Project Portfolio Management Defined. Recuperado de https://www.planview.com/resources/guide/project-management-office-ppm-best-practices/project-portfolio-management-defined/
PlanView. (2017). The Project and Portfolio Management Landscape. Recuperado de https://info.planview.com/rs/456-QCH-520/images/ppm-landscape-survey-2017-_report_prm_en.pdf?mkt_tok=eyJpIjoiT0RjeVpEaGpNakEzWW1OaCIsInQiOiJTZ0s5eEJWNUdpU004dU1YSzNub28ybEVodWxEN0FvZDZXVTVYd05JTm1YbWtaM1I1Q2RDWGVDeVdUN09Ld1pzazk2SHN5ZUtuVFBvYXpidzl2YVdMaVBSRXpCTTVkOERiaWE2VGVqTlRIM3JJM3BzRHZPM2V1NUh3dFFzdzhxUyJ9
Project Management Institute. (2018). The standard for organizational project management (OPM). Estados Unidos: Project Management Institute, Inc.
Stang, D., Schoen, M., y Henderson, A. (2019). Magic Quadrant for Project and Portfolio Management. Recuperado de https://www.gartner.com/doc/reprints?id=1-6QU5WR8&ct=190528&st=sb&mkt_tok=eyJpIjoiTVRKaFlqYzROVFF4TkdRMiIsInQiOiJ0RWJ4b2d3VG51VHBpU3hUN2p4QytXTUl5MEFvMTA3dTVKZ0lWTkl2Z2RhcEhXMkc0TExvdjRGYlJ5RU00ZnFEdmFTSzBiVHBVelpjU0laYWh4OUxLb2RGYjRqVWU5ZlwvYUNcL1Y4djZGSytFXC81NGswXC8yWFg2enZPV0lVNDJvSzAifQ%3D%3D