Introducción

TEMA 8.

Evaluación financiera como estructura

Luis Armando, quien es experto en su área, estará a cargo del próximo proyecto en la empresa donde trabaja; él reconoce este nombramiento como su primera oportunidad de crecimiento profesional, por lo que se encuentra muy entusiasmado por la noticia, lo cual lo lleva pronto a fijar una reunión con el cliente para conocer sus necesidades, es decir, busca encontrar los requerimientos para determinar el alcance del proyecto y comenzar lo más pronto posible.

Antes de terminar la primera reunión, el cliente, emocionado por el proyecto, le pregunta al todavía inexperto Luis Armando, cuánto costará el proyecto, a lo que él responde, titubeante, que no tiene ese dato.

Sin embargo, el cliente le insiste con ánimos de tener una idea más clara sobre el costo del proyecto, por lo que Luis Armando contesta que obviamente es un cálculo que se debe hacer con detenimiento para dar una buena aproximación, pero considera que no será demasiado, ya que no necesitarán comprar materiales y que ya cuentan con el personal que podría trabajar en el proyecto, así que, prácticamente, el costo sería mínimo.

El cliente, satisfecho con la buena disposición de Luis Armando y con la idea de que el proyecto no será muy caro, sale sonriente y optimista de la reunión. Ante esta situación, ¿observas algún problema?

Reflexiona sobre qué tan certero consideras que es Luis Armando con respecto a su afirmación de que el costo del proyecto será bajo, para lo que debes tener en cuenta que es cierto que el costo de los recursos es cero, puesto que ya forman parte de la empresa, es decir, estos recursos ya están incluidos como parte de la nómina, por lo que no es necesario reflejarlos en el costo del proyecto.

Explicación

Una de las principales características que un buen gerente de una PMO debe tener es ser consciente de que ningún recurso utilizado en el proyecto es de costo cero, es decir, en el caso que vive Luis Armando, cada uno de los recursos que se incluyan en el proyecto deberán ser cuantificados y asignados a un costo, independientemente si estos se cobrarán o no al cliente; este es uno de los errores más comunes de muchas organizaciones.

Uno de los principales retos para la PMO será la forma de administrar el portafolio desde el punto de vista de los costos, ya que, naturalmente, la mayoría de los interesados y directivos estarán al pendiente de este rubro, por lo que es muy importante determinar un nivel eficiente de costos en los que incurrirá el proyecto.

La PMO deberá determinar si la administración del portafolio incluirá la evaluación del proyecto desde el punto de vista del costo, así como si será o no necesario presentar un caso de negocio para aprobar la implementación del proyecto o si simplemente se hará un seguimiento del costo de este.

p>En el siguiente cuadro se muestra cómo la PMO deberá ver, de manera holística, la forma de administrar los costos con la metodología de la PMO:

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Dentro de las funciones y, dependiendo de la madurez de la PMO, se podrá incluir la evaluación de proyectos o programas como parte de la administración del portafolio. Es importante resaltar que la evaluación de proyectos puede ser tan amplia y específica como se quiera determinar, he ahí la relevancia de tener en claro el nivel de detalle que este proceso llevará y los beneficios para la PMO y la organización ejecutante.

La evaluación de proyectos es el proceso mediante el cual se busca determinar la viabilidad y factibilidad de un proyecto mediante los diferentes criterios como el aspecto técnico, el estudio de mercado, el análisis financiero, entre otros (Sapag, 2014).

Bajo esta definición, la PMO deberá tener la habilidad de moldear el proceso que mejor se adapte a sus necesidades; en la gran mayoría de las organizaciones, el tema financiero es un factor común que determina las decisiones de implementación o cancelación de proyectos, por lo cual ahondaremos un poco más acerca de esto.

La viabilidad financiera señala, de forma simple, si la cantidad que se requiere para la implementación del proyecto será menor que la suma obtenida tanto por los beneficios como los ingresos a causa de la implementación del proyecto.

Para esta viabilidad financiera existe una serie de herramientas que ayudan de forma objetiva a determinarlo (González, 2019):

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Una vez establecidos los criterios para la evaluación de proyectos y toma de decisiones, la siguiente misión de la PMO, en términos financieros, será establecer el mecanismo de seguimiento en los costos asociados al proyecto, lo cual incluye desde la planeación hasta el seguimiento y control de los costos dentro de la organización.

Más adelante utilizaremos el término FTE (Full Time Equivalent), el cual es un concepto relevante que se relaciona con los recursos, por lo que es el momento correcto para conocer su definición: es el tiempo asociado a un recurso dentro de la organización.

Analicemos otro ejemplo:

Patricia es una experta en el área de crédito y cobranza; en este caso, lo que buscamos es determinar el costo asociado a su participación en el proyecto.

Patricia tiene un horario de trabajo de lunes a viernes de 8:00 a. m. a 17:00 p. m., con una hora de comida, lo que equivale a 8 horas de trabajo diario, 40 horas a la semana y 160 horas al mes (por cuestiones de simplicidad, asumimos que el mes cuenta con 4 semanas y tampoco consideramos periodos de vacaciones o días festivos).

Una vez determinando que 1 FTE = 160 horas, es tiempo de asignar el costo asociado a este FTE. ¿Será acaso solo el salario mensual de Patricia o también será necesario considerar un promedio de los miembros del departamento de crédito y cobranza, incluyendo a supervisores y gerentes?

Como podrás observar, estas decisiones serán relevantes para identificar el costo de la participación de Patricia en el proyecto, por esta razón la PMO deberá identificar las necesidades y el nivel con el que será necesaria la administración de los costos.

Para ejemplificar este concepto, determinemos que el costo de 1 FTE para el departamento de crédito y cobranza, incluyendo supervisores y gerentes es de $26,000, es decir, el sueldo promedio del departamento, lo que implica que el costo por hora de cualquiera de estos recursos será de $162.50 por hora ($26,000/160 horas). Con esta información, la PMO establecerá el mecanismo para determinar el costo de los recursos y el PMP deberá seguir estos procedimientos.

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Ahora, regresando a la pregunta de la introducción, es decir, ¿por qué es necesario que todos los costos de los recursos del proyecto sean cuantificados?

Independientemente de si estos recursos son parte de la nómina o no, imagina que para este caso Patricia es asignada al 100% para un proyecto, la pregunta clave sería: ¿quién haría el trabajo de la operación que ella llevaba a cabo? Algunas malas prácticas señalarán que el departamento asumirá las funciones que desempeñaba Patricia y quizá funcione en ciertas condiciones y plazos cortos de tiempo, sin embargo, las buenas prácticas indican que es necesario reemplazar a Patricia con alguien más, ya que en algunas ocasiones será muy necesario contratar a alguien más.

Ahora imagina que estás a la mitad del proyecto y que es necesario contratar al remplazo de Patricia, lo cual es un costo que no se tenía contemplado; tal vez la viabilidad financiera no sea positiva y, a estas alturas del proyecto, cancelarlo tendría costos mayores que pudieron evitarse.

Por lo que una vez determinados los costos de los recursos humanos y materiales, al final la PMO podrá contar con un claro procedimiento para la gestión de los costos a lo largo del proyecto.

Si bien, hasta ahora hemos mencionado la importancia de la evaluación de proyectos y la definición de la forma de calcular los costos de los recursos en el proyecto, la siguiente pieza clave en la administración de los costos son las fases. Típicamente cada proyecto o programa experimentará al menos tres fases: inicio, planeación y ejecución. El PMBOK menciona que la exactitud en la estimación de los costos de un proyecto aumenta conforme el proyecto avanza, por ejemplo, en la fase de inicio, quizás el orden de magnitud o ROM (Rough Order of Magnitude) señala entre un -25% a 75% y en etapas posteriores podría llegar hasta los niveles +/- 5% (Project Management Institute, 2017).

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El tema de la exactitud en la estimación de los costos por cada fase será vital para el buen manejo de los costos, ya que utilizar un mayor nivel de exactitud en etapas tempranas del proyecto ocasionará un mayor análisis (velocidad vs. exactitud).

Recursos

Los siguientes recursos son materiales de apoyo adicionales al contenido del curso; al entrar a cada sitio deberás considerar los términos y condiciones que rigen al mismo.

Videos

Para conocer más acerca del equivalente a tiempo completo, te sugerimos ver lo siguiente:
The Complete Guide to Everything. (2018, 16 de agosto). How to Calculate FTE Salary [Archivo de video]. Recuperado de https://youtu.be/SItZzFsYN1I

Para conocer más acerca de factibilidad y viabilidad de los proyectos, te sugerimos ver lo siguiente:
Info Ingenieria Civil. (2019, 14 de julio). Como saber si el PROYECTO es FACTIBLE y VIABLE | Gestión de Proyectos [Archivo de video]. Recuperado de https://youtu.be/IBy5pvuCEb8

Lecturas

Para conocer más acerca del PPM (Project Portfolio Management), te sugerimos leer lo siguiente:
PlanView. (2017). The Project and Portfolio Management Landscape. Recuperado de https://www.paymoapp.com/blog/what-is-pmo-epmo-ppmo-pgmo-and-pso/

Para conocer más acerca de la TIR, te sugerimos leer lo siguiente:
Restrepo, M. (2019). ¿Qué es la TIR y para qué sirve? Recuperado de https://www.rankia.co/blog/mejores-cdts/3718561-que-tir-para-sirve

Para conocer más acerca del VPN, te sugerimos leer lo siguiente:
Granel, M. (2019). ¿Cómo calcular el valor presente neto? Ejemplos Recuperado de https://www.rankia.cl/blog/analisis-ipsa/3892041-como-calcular-valor-presente-neto-ejemplos

Para conocer más acerca del periodo de recuperación, te sugerimos leer lo siguiente:
León, F. (2017). Periodo de recuperación de la inversión en excel. Recuperado de https://www.rankia.mx/blog/analisis-ipsa/3606232-periodo-recuperacion-inversion-excel

Cierre

La visón de la PMO, en términos de la administración de costos, debe ser fundamental y tendrá que adaptarse a las necesidades de la organización para mejorar la toma de decisiones, recordando que este es el fin último de la administración de los costos.

Por otro lado, es importante contar con una definición clara de la evaluación de proyectos en cuanto a viabilidad financiera, además de crear el soporte necesario para el acompañamiento en la administración de los costos a lo largo de la vida del proyecto. La implementación de estos procesos, con el debido soporte de las herramientas, ayudará a la PMO a dar recomendaciones de acuerdo con las prioridades de la organización y optimización de los recursos.

Checkpoint

Asegúrate de:

Conocer qué es la evaluación de proyectos.
Conocer qué es el VPN.
Conocer qué es el periodo de recuperación.
Conocer qué es el equivalente a tiempo completo.
Comprender la importancia de la estimación de los costos.

Referencias

Sapag, R., Sapag, N., y Sapag, J. (2014). Preparación y Evaluación de Proyectos. México: McGraw-Hill.
González, R. (2019). Cómo evaluar proyectos de inversión. Recuperado de https://www.entrepreneur.com/article/262890
Project Management Institute. (2017). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) (6a ed.). Estados Unidos: Project Management Institute, Inc.