Buscando reducir el costo de los procesos de adquisiciones, en el año 2000 el Grupo Volkswagen empezó a construir su plataforma de compras por Internet (VWGroupSupply.com). La empresa optó por no utilizar plataformas públicas, ni participar en Covisint, el portal de compra de partes donde participan Ford, GM y Chrysler, sino más bien optó por una plataforma privada para no cambiar sus procesos internos e integrar a sus proveedores en sus propios procesos de negocio.

La plataforma de adquisiciones de Volkswagen pasó de tres aplicaciones en el 2003, a las más de 60 que se manejan en la actualidad. Estas aplicaciones incluyen solicitudes de cotizaciones (RFP), negociación de contratos, compras por catálogo, administración de órdenes de compra, administración de pagos, entre otras. La plataforma se desarrolló con tecnología de IBM, Ariba e i2.

Otro de los beneficios del sistema de adquisiciones es que contiene mecanismos como eCAP, para alertar tanto a Volkswagen como a sus proveedores si la producción aumenta o disminuye demasiado. Esto permite a ambas partes preparar sus inventarios para poder responder a demandas atípicas o no quedarse con inventario sobrante, lo que provocaría costos que eventualmente se trasladarían a los clientes.

Un sistema que ahorra en los costos de inventario y reduce los costos de transacción, además de que asegura el suministro continuo de materiales directos e indirectos a las plantas del grupo Volkswagen, es estratégico para la organización.

Antes de Internet las transacciones entre empresas, o transacciones B2B, se conocían simplemente como comercio o adquisiciones. Ahora, el comercio total entre empresas es el flujo total del valor entre empresas y a todos los tipos de intercambio entre ellas apoyado por computadoras, se le conoce como comercio B2B (comercio Business to Business).

En otras palabras, el comercio electrónico B2B es la parte del comercio apoyado en Internet. Este tipo de comercio comenzó con los siguientes elementos:

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Sistemas de automatización

Sistemas de automatización de la captura de órdenes que involucran módems telefónicos para enviar pedidos digitales. Este es un sistema orientado a los vendedores, ya que eran propiedad de un vendedor y presentaban únicamente sus productos.

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Sistemas electrónicos de intercambio de Información (EDI)

El siguiente paso fueron los sistemas electrónicos de intercambio de Información (EDI), que consisten en utilizar estándares de comunicación para compartir documentos de negocios y captura de información entre un número pequeño de compradores y compañías. Estos se consideraban más una solución del lado del comprador, pues eran propiedad de los compradores y estaban orientados a reducir los costos de abastecimiento.

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Tiendas electrónicas B2B con un solo proveedor

Con la proliferación del uso de Internet surgieron las tiendas electrónicas B2B, que son catálogos en línea de productos que están a disposición del público por parte de un solo proveedor.

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Tiendas electrónicas B2B con cientos de proveedores

Más adelante los mercados en línea reúnen a cientos de proveedores y compradores en un solo ambiente basado en Internet a fin de realizar operaciones comerciales.

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Comercio colaborativo

Una variante de esto son las redes industriales privadas, que reúnen compradores y vendedores de una sola empresa o grupo de empresas y su objetivo es mucho más que simple suministro, creando un verdadero comercio colaborativo.

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El comercio B2B funciona porque pocas empresas pueden manejar toda la cadena de su producto. Muchas veces necesitan materias primas o partes para ensamblar el producto; estas se conocen como materiales directos, por ejemplo, para una fábrica de bicicletas que no hace llantas, las llantas serían materiales directos. Por otra parte, la misma fábrica de bicicletas requerirá de computadoras, escritorios, lápices y hojas de papel para hacer su trabajo. Nada de esto va dentro de las bicicletas que vende, pero son materiales necesarios para hacer el trabajo; estos se conocen como materiales indirectos.

El departamento encargado de realizar las compras de materiales es el departamento de adquisiciones. Realizar una compra es más caro que simplemente el costo del material. Imagina que trabajas en el departamento de adquisiciones de la fábrica de bicicletas y te solicitan comprar una computadora para el grupo de diseño. Para ello, tienes que llamar a tres o cuatro proveedores y pedirles una cotización, elegir al ganador, enviarle una orden de compra, recibir el producto y firmar la nota de remisión, recibir la factura y remitir el pago. Independientemente del costo de la computadora, ambas empresas tuvieron que gastar dinero en llamadas telefónicas, transporte y manejo de cuentas.

Ahora imagina que todo lo anterior se pudiera hacer por Internet, sin necesidad de hacer llamadas o visitas (excepto la entrega física de las computadoras). El costo para ambas partes sería mucho menor y eso les permitiría tener mayores ganancias o reducir sus precios finales.

Si hubiera buena coordinación, ambas empresas, compradores y vendedores, podrían reducir sus costos de inventarios, pues no tendrían que almacenar piezas por si acaso reciben un pedido, ya que tendrían la información de la producción del cliente por anticipado.

El proceso de adquisiciones es la forma en la que las empresas compran los artículos que necesitan para producir bienes; este proceso queda ilustrado en la siguiente figura (Laudon, K. C. y Traver, C. G., 2014):

Cabe señalar que una cadena de suministro incluye las relaciones y procesos de las empresas que compran bienes, sus proveedores y los proveedores de estos.

Ahora bien, existen dos formas básicas de adquirir bienes:

Por contrato

Compras por spot

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Generalmente los materiales directos se compran por contrato y los indirectos en mercados spot.

Las adquisiciones son un proceso que requiere mucho manejo de información y mucho trabajo; prueba de ello es que hay 1.2 millones de trabajadores en EE.UU. involucrados en estos procesos.

Entre los beneficios de los sistemas B2B se encuentran los siguientes:

• Menores costos de administración.
• Menores costos para los compradores.
• Menores costos de inventarios.
• Menores costos de transacción.
• Mayor flexibilidad de producción asegurando la entrega justo a tiempo.
• Mayor calidad de los productos al aumentar la colaboración entre compradores y vendedores.
• Reducción del tiempo de ciclo de producto.
• Mayores oportunidades para la colaboración.
• Una mayor transparencia en los precios.
• Mayor visibilidad en el intercambio de información en tiempo real.

Sin embargo, existen algunos riesgos. Algunas cadenas han fracasado por no tener información actualizada en tiempo real. También existe el riesgo de que algunos creadores de cadenas de suministro no han tomado en cuenta las consecuencias ambientales y la sensibilidad de la cadena ante desastres naturales.

La administración de la cadena de suministros (Supply Chain Management o SCM) son las actividades usadas para coordinar a los jugadores involucrados en el proceso de adquisiciones.

Entre los mayores avances en SCM se encuentran los siguientes:

Cada vez son más los avances que existen en la administración de una cadena de suministros. Anteriormente la tendencia era enfocarse a aplicar el "Justo a tiempo", sin embargo, es importante considerar otros aspectos, como se revisó en cada uno de los avances, para lograr un proceso exitoso entre los jugadores inmersos en una compra.

Existen dos formas principales de comercio electrónico B2B:

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Sistemas de intercambio (Mercados en línea)

Sistemas de intercambio son mercados en línea de propiedad independiente que conectan cientos, o potencialmente miles, de compradores y proveedores en un ambiente dinámico en tiempo real. Por ejemplo, Converge, Smarterwork, Active International, entre otros.

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Redes privadas industriales

Las redes privadas industriales son la forma más común de comercio electrónico B2B. Reúnen un número estratégico de socios de negocio y firmas asociadas para colaborar en el desarrollo de cadenas de distribución altamente eficientes. Se basan en relaciones y apoyan vínculos "muchos a uno" y "muchos a algunos". Como ejemplos se pueden mencionar Walmart, IBM, Coca Cola o Nike.

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Un consorcio de la industria contribuye al desarrollo de largo plazo de las relaciones estables entre compradores y vendedores haciendo uso de las redes privadas industriales. Los consorcios son desarrollados principalmente por empresas establecidas del tipo Fortune 1000 (nombre que reciben las mil empresas más grandes del mundo) y tanto el proveedor como el comprador se benefician.

El comprador se beneficia porque controla el ingreso a los canales de comercialización y los proveedores se benefician al tener acceso a los sistemas de compras grandes y a la vez, a grandes volúmenes de pedidos. Esto conduce a relaciones de compra a largo plazo. Algunos ejemplos de consorcio industrial serían Exstar, SupplyOn, Elemica, Transplace.

Seguramente has hecho uso de alguna de las empresas que manejan estos tipos de comercio electrónico. Ahora ya conoces con exactitud en qué consisten y cómo se les denomina.

Este tema en particular revisa los conceptos de comercio electrónico B2B, gestión de la cadena de suministro y comercio colaborativo. Mucha gente no está familiarizada con el comercio de Empresa a Empresa o Business to Business (B2B), así como la gestión de la cadena de suministro y comercio colaborativo. El reto es entender las ideas básicas de B2B sin perderse en los detalles.

El caso de inicio, Volkswagen construye su plataforma B2B, es una buena manera de apreciar la magnitud de los sistemas B2B a gran escala. Con más de 2.5 millones de artículos de 590 proveedores globales, VWGroupSupply.com ha apoyado a más de 1.5 millones de transacciones desde el inicio. Además, el caso señala las ventajas de una gran empresa, de la construcción de su propio mercado B2B y no depender de redes propiedad de terceros.