RR Donnelley trata de dominar sus datos
Fuente: Laudon y Laudon, pp. 207-208.

Lee el caso “RR Donnelley trata de dominar sus datos” de las páginas 207 y 208 del libro de texto y analiza la siguiente discusión.

RR Donnelley es una gigantesca empresa de impresión que provee servicios de impresión, formularios, etiquetas, correo directo y otros servicios. Está localizada en Chicago. Recientemente ha crecido mediante la compra de diferentes compañías como Moore Wallace y Banta. Lo que llevó sus ingresos de $2.4 mil millones de dólares en 2003 a más de $98 mil millones de dólares en la actualidad.

Sin embargo, cada empresa adquirida tenía sus propios sistemas y datos, lo que causó problemas al área de tecnología de RR Donnelley. La compañía ya no podía confiar en el método manual para reconciliar datos que había usado en el pasado. La organización también necesitaba tener sus datos almacenados en un único archivo maestro autenticado, que permitiera a los gerentes y los empleados acceder a una vista consolidada de clientes de la compañía. Para resolver esto, se recurrió a la administración de datos maestros (DMD), que asegura que una empresa no usa dos versiones diferentes de un mismo dato en distintas partes de sus operaciones.

Lee las lecturas obligatorias del tema y enseguida revisa la siguiente discusión.

Para comprender los conceptos de administración y mantenimiento de la información es necesario conocer su terminología. Comenzando con el nivel más bajo de la jerarquía, un bit es un símbolo que puede representar alguno de dos números, un 0 o un 1. Combinando grupos de 8 bits se forma un byte, que representa una letra, número o símbolo. Al combinar varias letras se forma una palabra. Un grupo de palabras o un número completo que representa alguna característica de algo, como la edad, o el nombre de una persona se le llama campo. Al combinar varios campos de un mismo individuo (nombre, dirección, teléfono, edad) se forma un registro. A los agrupamientos de registros similares (como serían los datos de varias personas) se les conoce como archivos.

La figura que se presenta enseguida muestra la jerarquía de los datos. Al combinar varios archivos relacionados se tiene una base de datos. Por ejemplo, un archivo de datos de estudiantes, otro de cursos y otro de los estudiantes inscritos en cada curso y su calificación.

Un registro describe una entidad (por ejemplo, una persona, un curso, un producto). Las entidades tienen características que se conocen como atributos (por ejemplo, una persona tiene un nombre y una edad, esos serían dos atributos diferentes).

Figura 1. Jerarquía de los datos

Tradicionalmente, cada departamento en una empresa tenía sus propios sistemas y cada sistema sus grupos de datos. Si una persona estaba registrada en el sistema de contabilidad y en el de nóminas, sus datos aparecían en dos archivos diferentes. Actualizar uno no significaba que todos los datos se actualizarían automáticamente, por lo que si su dirección cambiaba, tenía que informar independientemente a cada departamento. A esto se le conoce como redundancia de datos, que significa tener datos repetidos en diferentes sistemas. El problema es que se puede dar la inconsistencia de información, donde en un sistema un dato dice una cosa y en otro el mismo dato de la misma persona señala cosa, lo que hace imposible determinar cuál está correcto.

Figura 2. Procesamiento de archivos tradicional

Los problemas más importantes del modelo tradicional de almacenar datos en cada aplicación son los siguientes:

• Redundancia e inconsistencia de datos
• Dependencia de los programas
• Falta de flexibilidad
• Mala seguridad
• Baja disponibilidad y complicaciones al compartir datos

Los administradores y los trabajadores deben conocer y entender cómo se construyen las bases de datos para que sepan cómo utilizar los recursos de información para su beneficio. Los gerentes deben protegerse contra los problemas inherentes a las islas de información y comprender que a veces la resolución de problemas a corto plazo es mucho más costoso en el largo plazo.

En una base de datos estos  se encuentran organizados para dar servicio a muchas aplicaciones de manera eficiente, al centralizar los datos y controlar los que son redundantes. En vez de almacenarlos en muchos archivos diferentes y repetidos, se guardan en un solo lugar. Cualquier aplicación que requiera el dato lo consulta y aquellas autorizadas para modificar el dato lo pueden actualizar. Una vez actualizado, todas las aplicaciones localizarán el nuevo dato inmediatamente, evitando tener versiones diferentes de la misma pieza de información.

Un sistema administrador de bases de datos (DBMS) es el software que permite a una empresa centralizar los datos, administrarlos eficientemente y dar acceso a ellos mediante programas de aplicación. El DBMS actúa como una interfaz entre los programas de aplicación y los archivos de datos físicos.

Figura 3. Ejemplo de base de datos de recursos humanos con varias vistas

La vista física de los datos se centra en que estos se almacenan realmente en el registro o en un archivo. El punto de vista físico es importante para los programadores que deben manipular los datos a medida que se almacenan físicamente en la base de datos.

¿Realmente importa al usuario que la dirección del cliente se almacena físicamente en el disco antes que el nombre? Probablemente no, sin embargo, cuando los usuarios crean un informe de clientes ubicados en México, por lo general aparecerá una lista con el nombre del primero y luego la dirección. Así que es más importante para el usuario final llevar los datos de su ubicación física en el dispositivo de almacenamiento a un punto de vista lógico en el dispositivo de salida, ya sea la pantalla o el papel.

Actualmente el esquema más popular de DBMS para PC, así como para las computadoras centrales más grandes, es el DBMS relacional, que utiliza tablas en las que se almacenan datos para ser extraídos y combinados en cualquier forma o formato acorde a las necesidades de los usuarios. Las tablas son a veces llamadas archivos. Por ejemplo, para un archivo con información de clientes, la información acerca de un solo cliente reside en un renglón o fila. Las filas se conocen comúnmente como registros. Así, para cada cliente, se crea un registro. Dentro de cada uno se tendrían por ejemplo los siguientes campos: nombre del cliente, dirección, RFC. Cada registro requiere un campo llave o identificador único. En este ejemplo, el campo llave sería el RFC.

En una base de datos relacional, cada tabla contiene una llave principal, un identificador único para cada registro. Para asegurarse de que las tablas se relacionan entre sí, la llave primaria de una tabla se almacena en otra tabla relacionada como una clave secundaria. Por ejemplo, en la tabla de clientes de la clave principal es el RFC único del cliente. Esta llave primaria se almacena en la tabla de pedidos como clave secundaria de modo que las dos tablas tienen una relación directa, así sabes que el cliente X es el responsable del pedido Y.

Otros esquemas de organización de bases de datos son el jerárquico y el orientado a objetos.

Un sistema de administración de bases de datos (DBMS) es un programa de software que permite a una organización centralizar los datos, administrarlos de manera eficiente, y proporcionar acceso a los datos almacenados por los programas de aplicación. Un DBMS tiene tres componentes, todos ellos importantes para el éxito a largo plazo del sistema: un lenguaje para definición de datos, un diccionario de datos y un lenguaje para manipulación de datos.

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Las corporaciones y las empresas hacen todo lo posible para capturar y almacenar información sobre sus proveedores y clientes. Una compañía grande requiere bases de datos extensas para sus diferentes funciones y necesita herramientas especializadas para analizar las grandes cantidades de datos disponibles en sus diferentes sistemas. Entre esas herramientas se encuentran los almacenes de datos, la minería de datos y herramientas para acceder a bases de datos internas a través de Internet.

Un almacén de datos es una base de datos que guarda información actual e histórica de interés potencial para los tomadores de decisiones en toda la empresa. Dicho almacén consolida y estandariza la información de diferentes bases de datos operacionales, de modo que la información se puede utilizar en toda la empresa para el análisis de la administración y la toma de decisiones. Algunas veces, cuando los almacenes de datos llegan a ser muy grandes, se dividen en unidades más pequeñas (o subconjuntos) llamadas mercados de datos.

Figura 4. Componentes de un almacén de datos

Las herramientas para consolidar, analizar y proporcionar acceso a grandes cantidades de datos para ayudar a los usuarios a tomar mejores decisiones de negocios se refieren a menudo como herramientas de inteligencia de negocios (BI). Las herramientas principales para la inteligencia de negocios incluyen software para la consulta de bases de datos y generación de informes, herramientas para el análisis de datos multidimensionales (procesamiento analítico en línea - OLAP), y minería de datos.

Muchas compañías se están dando cuenta de que es más fácil equipar a sus empleados que están fuera de la oficina con navegadores web conectados a la computadora central en la empresa. Los empleados pueden tener acceso en cualquier lugar, a cualquier información que necesiten. También resulta más barato crear aplicaciones de navegador front-end que pueden vincular más fácilmente la información de sistemas dispares en lugar de tratar de combinar todos los sistemas en el back-end.

Hay muchas formas de manipular las bases de datos para que una organización pueda ahorrar dinero y así tener información útil. Con las mejoras tecnológicas, las empresas no tienen que empezar desde cero, y continuamente pueden mezclar lo antiguo con lo nuevo cuando quieren actualizar sus sistemas. La Web es el vehículo perfecto para la consulta de bases de datos y es más barato que la construcción de sistemas propietarios.

La creación de una base de datos es sólo el principio del proceso. Con el fin de asegurarse de que los datos de tu negocio siguen siendo precisos, confiables y de fácil acceso para aquellos que lo necesitan, se requieren políticas y procedimientos especiales para el manejo de la información.

Políticas de información bien establecidas pueden delinear las reglas para el uso de este importante recurso, incluida la forma en que será compartida, la difusión, la adquisición, la estandarización, clasificación e inventariado de la información.

El área de administración de datos puede ayudar a definir y estructurar los requisitos de información para toda la organización y asegurarse que reciba la atención que merece. La administración de datos es responsable de lo siguiente:

Entre más información fácil de usar tengan los usuarios, más podrán lograr. Los gerentes deben considerar la información como un recurso importante del que todos comparten responsabilidad. Al igual que con cualquier otro recurso, los gerentes deben administrar sus datos, planificar sus usos y descubrir nuevas oportunidades para que los datos sirvan a la organización.

Hay muchas formas de manipular las bases de datos para que una organización pueda ahorrar dinero y tener información útil. Con las mejoras tecnológicas, las empresas no tienen que empezar desde cero, y continuamente pueden mezclar lo antiguo con lo nuevo cuando quieren actualizar sus sistemas. La Web es el vehículo perfecto para la consulta de bases de datos y es más barato que la construcción de los sistemas propietarios.

Revisa a continuación el Checkpoint:

Entre más información fácil de usar tengan los usuarios, más podrán lograr. Los gerentes deben considerar la información como un recurso importante del que todos comparten responsabilidad. Al igual que con cualquier otro recurso, los gerentes deben administrar sus datos, planificar sus usos, y descubrir nuevas oportunidades para que sirvan a la organización.

A manera de reflexión te invito a que intentes responder por ti mismo a las siguientes preguntas antes de dar clic para ver la respuesta.

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