Tema 12. Análisis y descripción de puestos
Contexto
Una cadena de microempresas “x” con giro de distribución de cosméticos tiene abiertas sus operaciones desde el 2012. En los últimos meses ha incrementado la rotación del personal hasta un 40%, situación que alarma al líder del negocio. La estructura de la empresa se conforma de la siguiente manera:
Hasta ahora no existe un departamento de recursos humanos en la microempresa, la atracción de talento, la selección y la contratación de empleados la ha realizado la asistente de gerencia, los salarios para cada uno de los puestos se han definido en función de la opinión del gerente general y los jefes de la vacante están capacitando al personal directamente en base a explicaciones informales. Incluso entre los empleados en general las actividades las han compartido por diversos temas.
Ningún puesto en la empresa tiene un documento donde se describan las funciones de lo que se debe hacer. El clima organizacional se ha venido afectando a través del tiempo y los conflictos más frecuentes entre los empleados se deben a la disyuntiva de quién es el responsable de realizar determinada actividad.
Preguntas detonadoras o de reflexión:
- ¿Cómo podría una organización funcionar armónicamente si los colaboradores desconocen su rol dentro la misma?
Explicación
12.1 Descripción de Puesto
Antes de aterrizar el concepto de análisis de puesto, primero hay que conocer qué lleva a un departamento de recursos humanos a realizar dicha actividad. Las primeras cuestiones serían:
Es un documento que especifica las funciones que determinado puesto tiene que realizar como parte de su razón de ser dentro de la organización, sus obligaciones, sus responsabilidades, y toma de decisiones. Este documento apoya a brindarle al colaborador claridad de las actividades y funciones que tiene que realizar para cumplir con el objetivo del puesto que ocupa, el cual debe estar alineado a la misión de departamento y este a su vez al de la organización.
Imagina que eres de nuevo ingreso en “x” organización, ¿qué información te gustaría recibir por parte de tu jefe inmediato?, por lo regular cuando las personas ocupan un nuevo puesto o están por realizar actividades nuevas o diferentes, tienen muchas inquietudes acerca de lo próximo que estarán por realizar. Simultáneamente se cuestionan cosas que deben tener solución: ¿qué voy hacer en este puesto?, ¿cómo lo voy hacer? , ¿para qué lo voy hacer?, ¿cada cuando lo tengo que hacer?, ¿con que personas me voy a relacionar o dirigir?, etc.
Sirve para que los colaboradores sepan la razón de existir del puesto que ocupan, además de las contribuciones de las cuales es responsable y cómo éstas apoyan a la estrategia del negocio.
Pero, la descripción de esas actividades va más allá de un impacto individual, ¿qué repercusión puede tener una descripción de puesto fuera de su ocupante?, ¿qué perdería la organización si no existiera tal documentación?
La descripción de puesto es el input que utilizan los diferentes subsistemas de recursos humanos para diseñar e implementar los elementos que dan vida a sus procesos. Por ejemplo, en el área de Reclutamiento y Selección, ¿qué haría un reclutador si desconoce las funciones que estaría realizando su candidato finalista?, ¿cómo vendería el puesto?, ¿cómo contrataría al personal idóneo (perfil adecuado) si no conoce los conocimientos, habilidades y competencias que están implicadas en la realización de determinadas actividades de ejecución, diseño, estrategia, etc.?
En el área de capacitación, ¿cuál sería la base que tomaría para capacitar, entrenar y/o desarrollar?, en el área de planeación ¿cuál sería la base que tomaría para la elaboración de la ruta de carrera?, en el área de compensaciones ¿cómo podríamos hacer una valuación de puesto y definir el sueldo a pagar si no tenemos mapeadas las funciones que aporta a la organización?
La descripción de puesto ayuda a tener gente competente y equipos de primera, pero además alinea a los mandatos normados por ley, ya que el colaborador deberá realizar las funciones por las cuales se contrató. El soporte que se tiene para corroborar que él está enterado de las actividades que va a realizar dentro de la organización es el formato de “descripción de puesto” con su firma y nombre a manera de conformidad.
12.2 Análisis y construcción de una descripción de puesto
Existen diferentes métodos para realizar un análisis de puestos de trabajo y en función a la naturaleza del puesto, se deberá escoger el método idóneo para la obtención de información del mismo.
Los métodos utilizados para el análisis de un puesto son los siguientes:
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De acuerdo a nuestra experiencia, hay elementos de suma importancia en la construcción de una descripción de puesto tal como lo muestra el siguiente diagrama:
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Recuerda que lo que se describe en la descripción de puesto es al puesto y no a su ocupante
12.3 Criterios para redactar una descripción de puesto
Una vez teniendo claro que actividades realiza el ocupante del puesto, se procede al análisis del mismo. El análisis de puestos es la revisión que se tiene que llevar a cabo respecto a las exigencias (requisitos) que esas tareas o responsabilidades le imponen. Es decir, cuales son los requisitos intelectuales y físicos que debe tener el ocupante para desempeñar exitosamente el puesto, cuales son las responsabilidades que el puesto le impone y en qué condiciones debe ser desempeñado.
Por lo general, el análisis de puestos se concentra en cuatro tipos de requisitos que se aplican a cualquier tipo o nivel del puesto:
Una descripción de puesto y un análisis de puesto son dos conceptos que están interrelacionados, sin embargo, son dos aspectos distintos. Veamos la diferencia:
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Para realizar un análisis de puesto podemos seguir con las siguientes etapas:
Práctica
Investiga en fuentes de información confiables algunos tipos de formatos de descripciones de puesto que son utilizados en las organizaciones para definir los roles que desempañará cada empleado.
Cierre
La exacta y clara descripción de las tareas correspondientes a los puestos, las responsabilidades que implican y los requisitos necesarios para una eficiente ejecución del trabajo, son fundamentales para organizar un sistema de clasificación de puestos.
Corrales (1987).
El conjunto de estas actividades, incluso las interacciones, constituyen el rol del individuo que ocupa el puesto.
Haciendo referencia al caso del inicio del tema, imagina que estás por ingresar a la organización “x” con el nombramiento de Gerente General ¿Qué acciones tomarías para definir el rol de los puestos existentes en la organización?
Piensa en un plan acción donde expreses la estrategia que implementarías para la definición de roles.
Checkpoint
- ¿Qué es una descripción y un análisis de puesto?
- ¿Cómo se realiza una descripción y un análisis de puesto y cuáles son los métodos utilizados?
- ¿Cuál es la utilidad y beneficios de tener una descripción y un análisis de puesto?
Referencias
- Barquero, A. (2005). Administración de Recursos Humanos. San José Costa Rica: Universidad a Distancia.
- Gan-Jume, F. (2012). Manual de instrumentos de gestión y desarrollo de las personas en las organizaciones. Madrid: Editorial Díaz de Santos.
- Zelaya, J. (2006). Clasificación de puestos. San José Costa Rica: Universidad a Distancia.
