En términos generales, una cadena de suministros se refiere a la forma en que los materiales o productos fluyen a través de las diferentes empresas que forman la cadena desde la materia prima hasta la entrega de productos finales a los clientes. Con el fin de entender el papel del inventario en la cadena de suministro es importante contestar la siguiente pregunta: ¿Por qué y dónde mantener inventario? Al respecto se puede comentar que:

• Se mantiene inventario para protegerse contra la incertidumbre causada por las variaciones de la demanda o por las restricciones en el suministro.
• Se mantiene inventario para lograr la protección contra los defectos de calidad.
• Se mantiene inventario para estabilizar la fabricación o producción. Por último, en la cadena de suministros la administración del inventario se refiere esencialmente a equilibrar la oferta y la demanda.

La gestión de inventarios significa optimizar su nivel no minimizarlo, ya que el costo de faltante puede llegar a ser mucho más alto que el costo de mantener inventarios. Por ejemplo, algunos costos asociados a una situación de faltante son:

• Perdida de ventas.
• Perdida de la buena voluntad de los clientes y la consecuente demora en la realización de los pagos por parte del cliente debido a la falta de cumplimiento de la empresa.
• Costos del envío de pedidos urgentes para cubrir faltantes.
• Interrupción de los procesos de producción por la falta de materiales.
• Compras de bajos volumen de inventarios a precios más altos que los normales para cubrir los faltantes a corto plazo.

Al enfocarse en la optimización del inventario no se debe olvidar el concepto de nivel de servicio. El nivel de servicio se puede entender como el porcentaje de las veces que la empresa cuenta con inventario suficiente para surtir los pedidos de sus clientes. Por ejemplo, si una empresa se compromete a sostener un nivel de servicio para sus clientes del 98 % significa que en promedio, la empresa estará surtiendo el 98 % de los pedidos recibidos durante el año.

El enfoque a la eficiencia de la operación de la cadena de suministros será recomendable en aquellos casos en los que la venta de inventario de productos o materiales tiene un bajo nivel de rentabilidad. De esta manera la estrategia operativa estará enfocada en la reducción de los costos de operación y en la reducción de los niveles de inventarios. De igual manera,  si el producto es innovador desde su diseño, la estrategia recomendable para la operación de la cadena de suministros deberá estar orientada a mejorar el tiempo de respuesta. Cuando se trata de desplazar un producto innovador que por primera vez se lanza al mercado (ropa de moda, artículos electrónicos, entre otros), es altamente probable que no se tenga una definición precisa de la demanda final. Por lo tanto, la operación de la cadena para este tipo de productos deberá tener suficiente flexibilidad como para responder con rapidez a cualquier cambio en el mercado final. Por lo tanto, la gestión de los inventarios deberá estar alineada a la estratega operativa de la cadena de suministros.

Otra relación entre la gestión de inventarios y la estrategia operativa de la cadena de suministros se podrá entender contestando la siguiente pregunta:

Al analizar rápidamente esta pregunta es altamente probable que te quedes con la opción de producir lo que ya se vendió. Esta situación tiene como efecto una estrategia de producción y de cadena de suministros tipo pull (donde la venta jala a la producción). Bajo esta circunstancia no es necesario contar con un sistema de pronóstico de la demanda porque la venta misma es el pronóstico. Por otro lado, si se opta por vender lo que ya se produjo, la implicación operativa para la cadena de suministros será tipo push (se empuja o promueve la venta de productos almacenados como inventario).

La decisión acerca de dónde mantener el inventario en la cadena de suministros es particularmente relevante, pues la decisión tendrá un impacto económico directo en la rentabilidad de la organización. Esto es logísticamente importante cuando se considera la posibilidad de almacenar productos fuera de los almacenes de la empresa. Existen dos enfoques para la gestión del inventario en la cadena de suministros.

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La propiedad del inventario puede no pasar a través del minorista. En la actualidad algunos negocios rentan espacios y estantería a sus proveedores como almacén externo reteniendo un porcentaje de las ventas. De esta manera la propiedad del inventario pasa directamente del proveedor al consumidor evitando también el pago de seguros.

Los sistemas Enterprise Resource Planning (ERP) o sistemas de gestión de recursos de la empresa incluyen una gran variedad de aplicaciones de software, incluyendo gestión de inventarios, control financiero, planes de producción, compras y abastecimiento, embarques y atención a clientes. Estos sistemas aumentan significativamente la competitividad de las empresas de la cadena de suministros y pueden ser adquiridos por módulos a medida que la empresa crece el tamaño de sus operaciones. El desarrollo actual del Internet también permite contar con conexiones rentables con los sistemas de información de los clientes y proveedores con la correspondiente reducción de errores y tiempo para intercambiar información.

Los sistemas ERP, como se muestra en la figura siguiente, representan la evolución y consolidación de varias aplicaciones incluyendo sistemas como la Gestión de la Cadena de Suministros/Planeación y Programación Avanzada (SCM/APS); Planeación del Requerimiento de Materiales (MRP) y Planeación de los Recursos de Distribución (DRP). Estos sistemas ofrecen a las empresas de la cadena de suministros capacidad y apoyo para la toma de decisiones, un mayor nivel de automatización y una mayor flexibilidad en los procesos logísticos de la cadena de suministros.  

Para lograr el beneficio de los sistemas SCM/APS, será necesario que los sistemas de información de la empresa, el de sus clientes y sus proveedores estén integrados a través de Internet.

Internet y el Intercambio Electrónico de Datos (EDI) cubren las operaciones electrónicas de las transacciones técnicas y comerciales de las empresas de la cadena de suministros. El desarrollo del Internet, la tecnología de los navegadores y los lenguajes de comunicación han facilitado el uso generalizado del EDI a lo largo de la cadena de suministros. Las empresas podrán usar EDI para enviar y recibir pedidos, para manejar altas, bajas y cambios en los pedidos, o para hacer pagos mediante transferencias bancarias.

EDI proporciona un número de protocolos de comunicación, formatos de mensajes y niveles de integración específicos para cada tipo de industria. Con estos apoyos se permite la obtención de información de venta desde una terminal (Punto de Venta o Point of Sale: POS) para actualizar los sistemas de planeación del requerimiento de materiales, las operaciones logísticas y las operaciones de almacén del proveedor. Los beneficios resultantes serán la reducción de los plazos de entrega, aumento en la exactitud de la transferencia de datos y la reducción de costos administrativos.

Debido a los costos de adquisición y las implicaciones de tipo estructural que conlleva el uso del sistema EDI, no es una herramienta especialmente útil para las pequeñas empresas o para aquellas que no disponen del tiempo requerido para la gestión de inventarios o que no cuentan con los recursos necesarios para enfrentar el gasto tecnológico que se requiere.

¿Te has preguntado alguna vez cómo le hacen las tiendas para asegurar que los clientes tengan acceso oportuno y conveniente a las mercancías que compran cada semana, cada quince días o cada mes?  La lista de actividades y compromisos que tienen lugar en un canal de distribución es muy amplia y variada. Por ejemplo, los requerimientos de los clientes y las diferentes estrategias de respuesta de la cadena de suministros tendrán un impacto sobre al volumen del inventario y sobre la decisión de donde en la cadena de suministros se deberá guardar el inventario. Si es necesario contar con respuesta rápida a los clientes y un alto nivel de servicio,  el inventario deberá ser almacenado cerca de los clientes finales. Por otro lado, si lo importante es la reducción de costos, tener mayor flexibilidad y mayor personalización de los productos o servicios, entonces será recomendable que el inventario se almacene cerca de los fabricantes o aguas arriba en la cadena de suministros. Finalmente, es esencial que el inventario total a lo largo de la cadena de suministros sea administrado de manera efectiva sin importar su ubicación. Para tal efecto será necesaria una estrecha coordinación de operaciones y el intercambio abierto, real y transparente de información de la demanda del cliente entre todas las empresas integrantes del canal de distribución.

Revisa a continuación el Checkpoint: