Contexto


Normalmente un almacén es considerado un centro de costos. ¿Qué puede hacerse para no ser sólo centro de costos sino también generar ingresos?

Los almacenes pueden contribuir creando valor para la empresa, hay actividades que pueden realizarse que crean valor para el cliente como:

  • Consolidaciones
  • Transformación de productos
  • Individualización de pedidos
  • Almacenajes estacionales

Lo que pueda hacerse en el almacén sólo lo limita la creatividad en la creación de servicios que respondan a necesidades de los clientes.

Explicación

11.1 Generalidades

Hoy en día los almacenes en una cadena de suministro tienen que responder a nuevas exigencias, entre las cuales están:

  • Almacenar y manejar una variedad cada vez mayor de productos y en cantidades cada vez mayores.
  • Atender una mayor cantidad de transacciones de menor tamaño.
  • Recibir y enviar más pedidos internacionales.
  • Tiempos cada vez más reducidos para procesar los pedidos que se deben embarcar.
  • Realizar embarques perfectos, pedidos exactos y a tiempo.
  • Procesar más devoluciones, apoyar las actividades de logística inversa.
  • Realizar actividades y servicios que agreguen valor.
  • Mayor exigencia para tener exactitud en los inventarios.

¿Cuáles son los objetivos que busca alcanzar en un almacén?

  • Garantizar la integridad del inventario,  la protección de los activos de la empresa y la seguridad del personal que labora en el almacén.
  • Maximizar la utilización del espacio cúbico del almacén.
  • Maximizar la utilización del equipo de manejo de materiales.
  • Maximizar la utilización de la mano de obra.
  • Reducir el manejo de unidades de carga, mantener la accesibilidad de todos los artículos y asegurar su rotación especificada.
  • Minimizar los costos de operación.

Para alcanzar estos objetivos es necesario entender perfectamente las actividades que se realizan, las implicaciones de la distribución física del almacén  –lay out, la tecnología que se utiliza –los sistemas de administración, y el rol personal que trabaja en el almacén para lograr una operación efectiva y eficiente del almacén.

Es importante tomar en cuenta que hoy en día no es sólo un espacio para guardar cosas, el almacén debe ser diseñado para la tarea que realizará; es crítico definir el perfil de actividades que realizara el almacén para realizar un diseño de acuerdo a las necesidades para asegurar su operación eficiente y prevenir problemas. Las cuestiones que deben analizarse son:

  • El perfil de los pedidos que se van a embarcar a los clientes: camiones completos o embarques consolidados; granel, tarimas, cajas o piezas sueltas; tamaño y variedad de los pedidos; pesos y volúmenes de las cajas con los pedidos.
  • El perfil de los embarques que se reciben de los proveedores: camiones completos o embarques consolidados; granel, tarimas, cajas o piezas sueltas; tamaño y variedad de los pedidos; pesos y volúmenes de las cajas con las órdenes de compra.
  • Asignación de espacios: definición de las zonas, seleccionar y dimensionar el mobiliario de almacenaje, asignar las localizaciones a los materiales.
  • Seleccionar y especificar el equipo para mover los materiales en el almacén.
  • Definir la distribución física del almacén –warehouse layout, y establecer cómo fluirán los materiales a través del almacén.
  • Determinar la capacidad del almacén: Con base en el tamaño del inventario que deberá resguardase dimensionar el almacén considerando las necesidades diarias y estacionales de espacio.
  • Determinar el nivel de automatización que tendrá el almacén, el sistema con el que operara y el perfil del personal requerido para operarlo.
11.2 Proceso dentro de un almacén

Figura 1. Diagrama esquemático de un layout de almacén.

Las actividades que se realizan en un almacén son:

Haz clic en cada apartado para revisar la información.

Es la primera actividad del proceso de almacenaje, si no se realiza correctamente todas las siguientes actividades se verán afectadas.

El pedido que se recibe debe coincidir completamente con la orden de compra emitida.

Se debe realizar una inspección de calidad y de cantidad a los materiales o productos que se reciben, porque si se permite que entren materiales que no cumplen las especificaciones de calidad o productos dañados, al almacén luego estará produciendo mala calidad o embarcando productos dañados a los clientes; también se debe verificar que se reciben los pedidos completos, porque si no se verifica, después nuestros inventarios tendrán faltantes.

Dentro de este proceso de almacén los productos  y materiales que se reciben se dan de alta en el inventario del almacén, y se les asigna una ubicación en una posición determinada en el almacén para su almacenaje.

Algunas prácticas de almacenes clase mundial en la recepción son:

  • Envío directo (direct shipping), para todos los productos que sea factible hacerlo es preferible que se envíen directo al cliente sin pasar por el almacén, con esto se evita que se cargue el costo del almacenaje.
  • Cruce de andén (cross-docking), la siguiente mejor opción es hacer un cruce de andén, los productos se pasan directo del andén de recepción al andén de embarque, se fragmenta un pedido del cliente para surtir varios pedidos de clientes o tiendas, los artículos permanecen menos de 24 horas en el almacén o cedis.
  • Programación de recibos se programa la recepción de embarques con citas para balancear los recursos de recepción: andenes, personal y equipo.
  • Prerrecibo la actividad de recepción más intensa en tiempo y espacio es precisamente verificar los datos del pedido que se recibe, identificarlo y asignarles un espacio en el almacén. Se puede agilizar el proceso de recepción con información transmitida electrónicamente por el proveedor.

La etapa en que se tiene más tiempo disponible para preparar un producto para su embarque posterior es después de recibirlo, porque una vez que se reciba un pedido el tiempo será crítico para cumplir con la entrega al cliente. Entonces posterior a la recepción pueden realizarse actividades de preempaque, productos que se reciben a granel pueden ser empacados en cantidades que faciliten su manejo posterior.

También en este momento se pueden aplicar las etiquetas y rótulos que se requieran. Y se pueden verificar los datos de peso y volumen de los paquetes para facilitar la cubicación de los embarques.

Una vez que se ha verificado la calidad de los artículos recibidos, autorizado la entrada al almacén, dado de alta en el inventario  y realizado las tareas de preparación previa necesarias ahora, ya se puede llevar al almacén para resguardarla. Uno de los objetivos que se procuran lograr en esta actividad es la máxima utilización del espacio disponible para almacenaje, la óptima utilización del equipo que se utilizará para mover la mercancía dentro del almacén y prever la adecuada rotación del producto (asegurarse que las primeras entradas serán las primeras salidas, para lograr estos objetivos dadas las exigencias actuales que enfrenta un almacén es necesario utilizar herramientas tecnologías, un sistema de administración de almacén) WMS Warehouse Management Systems.

Para aprovechar el espacio de la mejor manera posible se han desarrollado sistemas de almacenaje, entre los más comunes se puede encontrar:

  • Marcos de estiba o pallet stacking frame, estructuras metálicas para estibar una o dos o hasta tres tarimas una encima de otra.

  • Racks sencillos o dobles o single-deep pallet rack, estructuras metálicas que ofrecen resistencia, durabilidad y rapidez para acomodar tarimas en el espacio vertical del almacén.

Fuente: http://www.palletracking.com/racking-types/

  • Racks acumulativos o drive-in racks, permiten el acceso de un montacargas en su interior, aumentando la capacidad del almacenamiento horizontal, ya que sólo requiere de un pasillo de acceso a la carga.

Fuente: http://www.redirack.com/drive_in_rack

  • Racks de flujo o flow racks, pueden almacenar dos o más tarimas, se cargan por un lado y descargan por otro, utilizan la fuerza de gravedad para que siempre haya una tarima en la posición primara de recolección, garantizan la rotación perfecta del inventario porque las primeras entradas son siempre las primeras salidas.

Fuente: http://www.cisco-eagle.com/catalog/c-3043-pallet-flow-racks.aspx

Para mover las tarimas, tanto en el almacenaje como en la recolección de tarimas se utiliza una variedad de equipos, entre los más comunes se encuentra:

  • Montacargas o counterbalanced lift trucks, el más versátil de los equipos también conocido como carretilla elevadora o forklift.
  • Apiladores o walkie stacker  
  • Apiladores especiales o straddle trucks
  • Carretillas retractiles o straddle reach truck
  • Carretillas trilaterales o turret truck

También es posible automatizar completamente las actividades de almacenaje y recuperación de tarimas, en estos casos se debe contemplar que la inversión es cuantiosa y el almacén pierde flexibilidad, sólo puede manejar las tarimas o contenedores para las que fue diseñado.

La actividad propia del almacén, guardar y custodiar los artículos mientras son requeridos por el siguiente proceso o por el cliente.

La actividad más costosa del almacén, la más intensiva en mano de obra y la más difícil de automatizar, y al mismo tiempo la más influyente en la satisfacción del cliente.

Mejoras de productividad en la recolección de pedidos tienen un impacto importante en los costos del almacén. En general hay un balance entre velocidad, costo y exactitud del surtido.

Partiendo de un pedido de un cliente el picker o recolector tiene que ir al almacén, a cada una de las posiciones donde se encuentran los artículos ordenados para surtirlos. Muy parecido a un visita a un supermercado con una lista de compras.

La operación de recolección ha tenido un cambio significativo en los últimos 20 años, anteriormente surtir tarimas o cajas completas era la norma, hoy con conceptos como just-in-time, el crecimiento de las ventas por Internet y la reducción en los tiempos de entrega se deben surtir pedidos pequeños más frecuentemente.

Para realizar una recolección efectiva y eficiente de la planeación es importante determinar qué será lo que se estará recolectando: ¿artículos individuales, cajas completas o tarimas completas? Así como el definir una estrategia de las tres siguientes:

  • El recolector va  a la ubicación del artículo para recuperarlo, la forma tradicional y que continua haciéndose así es en la mayoría de los almacenes.
  • Los artículos vienen al recolector.
  • Recolección automática.

En la primera estrategia hay varias formas de hacerlo:

  • Se recolecta pedido por pedido
  • El recolector toma varios pedidos, los recolecta en forma individual y regresa al área de embarque hasta que los tiene completos
  • Recolección por zonas, el almacén se divide en zonas con recolectores asignados a cada zona y el pedido se mueve entre las zonas para ser completado, puede ser con un contenedor en un transportador  o un pallet que va siendo llevado de un recolector a otro con una carretilla.
  • Por olas o waves, todos los pedidos se liberan a una hora específica y los recolectores van al almacén para surtirlas y regresan hasta que las completen.

En la segunda estrategia, hay muchos beneficios, los principales la productividad del recolector y la mejora en sus condiciones de trabajo pero se requiere de una inversión en equipo específico que no es flexible.

Fuente: http://www.cornerstoneautosys.com/zone-picking.htm

Los equipos pueden ser carruseles verticales u horizontales, un ejemplo sencillos de estos equipos se pueden encontrar en una tintorería, como con un carrusel vertical la ropa que se va a entregar viene al empleado que se van a entregar en el mostrador al cliente.

Por último, la estrategia de automatización no es una decisión que se pueda tomar a la ligera porque implica una fuerte inversión, pero cuando los requerimientos de velocidad, exactitud y productividad son altos es la única opción. Los almacenes o cedis de empresas como Home Depot, FedEx, Soriana o Walmart tienen un alto grado de automatización en la recolección. Los sistemas automatizados tienen capacidades diferentes y requieren de altas inversiones, por lo que la evaluación y selección debe realizarse cuidadosamente por un equipo profesional.

Fuente: http://us.viastore.com/order-picking-systems/

Una vez que se han recolectado los pedidos deben de ser empacados y etiquetados para que puedan ser enviados al cliente.

Se verifica que el pedido este completo, que no haya errores o diferencias entre el pedido del cliente y el surtido que realizo el recolector.

La caja o contenedor que contendrá el pedido debe ser resistente para evitar daños a los artículos y estar adecuadamente rotulada. Si quedan espacios vacíos se debe usar embalaje para proteger los artículos durante la transportación.

En este se preparan documentos de salida, incluyendo listas de empaque y B/L, se acumulan los pedidos que serán embarcados tratando de llenar la capacidad de los transportes para minimizar el costo unitario de transporte. La actividad de embarque se puede ver como el espejo de la de recepción.

En esta etapa se entregan los pedidos de los clientes al transportista para que realice la entrega de los mismos.

Si el almacén tiene un WMS el sistema se comunica con el TMS para que este planee, dirija y controle la transportación de los pedidos.


Cierre


El diseño de un almacén puede resultar complicado, ya que debes tomar en cuenta desde la ubicación física del mismo, accesos, tipos de racks, vehículos, medidas de seguridad y/o si aplica la automatización.

Todo esto te permitirá tener una operación fácil tanto para la empresa logística como para proveedores y clientes.

Revisa a continuación el Checkpoint:

Asegúrate de comprender:

  • El proceso que se ejecuta dentro de un almacén
  • Los diferentes tipo de almacenaje
  • Los diferentes tipos de vehículo que se pueden emplear dentro de un almacén

 

Revisa un glosario del curso aquí.