Uno de los factores determinantes para que todo proceso (logístico, de producción o de gestión de inventarios) se lleve a cabo con éxito es implementar un sistema adecuado de indicadores para medir la gestión de los mismos. Sin embargo, muchas empresas tienen grandes vacíos en la medición del desempeño de las actividades logísticas de abastecimiento y distribución a nivel interno (procesos) y externo (satisfacción del cliente final). Sin duda, esta situación constituye una barrera para que la alta gerencia pueda identificar los principales problemas que se presentan en la cadena de suministros, pues lo que no se mide no se podrá controlar y no se podrá mejorar. El adecuado uso de indicadores y programas de productividad y mejoramiento continuo en los procesos logísticos de las empresas serán la base para generar una ventaja competitiva sostenible frente a la competencia nacional e internacional.

En esta sección se propone iniciar la medición de la cadena de suministros definiendo la productividad de un proceso y su impacto en la competitividad de la empresa. Luego, se identifican y analizan algunos criterios básicos para medir la gestión de inventarios y almacenes.

Las empresas están enfocadas a desarrollar trabajos en forma individual o en grupos que agregan valor a ciertas entradas; después, la salida del trabajo se entrega a un cliente, interno o externo, quien le dará un uso. Cuando se habla de las entradas se puede incluir materia prima, partes semiacabadas, partes subensambladas, información, entre otras; mientras que las salidas pueden ser partes semiacabadas, partes subensambladas, productos acabados, reportes, entre otros.

Para poder generar una salida, ya sea un producto o un servicio, generalmente se requiere de cuatro elementos o factores básicos:

• Mano de obra: son los responsables de ejecutar el trabajo. La salida de un proceso se verá afectada por las diferencias en las habilidades, el entrenamiento o la capacidad del recurso humano.
• Método: es la forma en que se ejecuta el trabajo. Las variaciones que origina en la salida dependerán de si el método definido es la mejor manera de realizar el trabajo, la interpretación que le del personal asignado al proceso.
• Maquinaria o equipo: son las maquinas, equipos, herramientas que se emplean para realizar el trabajo. La forma en que se realice el mantenimiento preventivo, la calibración y preparación de las herramientas provocaran una variación en las salidas del proceso.
• Materiales: son los insumos sobre los cuales se realizara trabajo para motivar su transformación. Las variaciones en la materia prima provocaran variaciones en la salida.

A estos factores se les conoce como las 4M, y son los que conforman un proceso. Por lo tanto, se pueden definir como un conjunto de factores (o causas) que producen un resultado (o efecto). De esta definición se concluye que los trabajos que se realizan en la empresa son procesos (incluso, un trabajo podría estar conformado por varios procesos) y que sus resultados se ven afectados por las condiciones de las 4M. Otro factor que también puede influir en los resultados del proceso es el medio ambiente, que se refiere a las condiciones en las cuales se lleva a cabo el trabajo; los cambios en el ambiente pueden incidir en las variaciones de la salida. Una forma fácil de representar la relación entre las 4M y los resultados de un proceso es mediante un diagrama de causa-efecto o de Ishikawa (figura 2), el cual se utiliza para establecer mediante un esquema cuáles son las causas de variación de un proceso y los efectos que tienen sobre la salida.

La salida del proceso son los resultados del trabajo realizado. Sobre dicha salida existen requerimientos de calidad, definidos por las necesidades del cliente interno o externo, que el responsable del proceso debe de estar comprometido a satisfacer. Dichos requerimientos se traducen a indicadores y especificaciones en los resultados; los indicadores miden o cuantifican los resultados, y las especificaciones definen un nivel esperado sobre los indicadores que se deben lograr para asegurar la satisfacción de las necesidades de los clientes. Los parámetros de la calidad total a observar en cualquier proceso son:

• Calidad intrínseca del producto o servicio
• Costo expresado en función del precio y el costo para la empresa
• Entrega conforme a la cantidad, tiempo y lugar correctos
• Seguridad del cliente y del empleado
• Moral del empleado
• Medio ambiente del entorno de trabajo

En términos generales cualquier proceso empresarial puede definirse esquemáticamente como se muestra:

Figura 3. Esquema de un proceso

De acuerdo a la figura anterior las Entradas son aquellos insumos cuya transformación nos llevara a la obtención de resultados deseados o productos (Salida). Aunque la definición bajo el esquema Entrada – Proceso – Salida es ampliamente utilizada, es conveniente considerar las restricciones y recursos del proceso. 

• Las restricciones son las limitaciones que gobiernan la operación del proceso incluyendo factores como tiempo (el producto se necesita para mañana), costo (el servicio no podrá costar más de cierta cantidad), capacidad (solo se cuenta con 40 empleados) o algunas regulaciones administrativas (que no contamine). 
• Los recursos del proceso se incluyen los materiales, la mano de obra, el capital y la energía.

La definición fundamental de Productividad está dada por el cociente de las salidas divididas por las entradas al proceso, es decir:

Dado que la productividad está expresada en función de las salidas y las entradas de un proceso, su productividad podrá incrementarse de varias maneras.

• Aumentando la salida (producción) usando las mismas entradas o insumos
• Reduciendo los insumos o entadas manteniendo la misma salida o producción
• Aumentando la salida (producción) y reduciendo las entradas o insumos
• Cualquier opción que nos lleve a obtener más por menos.

La importancia de medir la productividad radica en el hecho de que un proceso con mayor productividad podrá tener una mayor competitividad. Por lo tanto, la definición de indicadores tiene los siguientes objetivos

• Identificar y tomar acciones sobre problemas operativos.
• Medir el grado de competitividad de la empresa frente a sus competidores nacionales e internacionales.
• Satisfacer las expectativas del cliente mediante la reducción del tiempo de entrega y la optimización del servicio prestado.
• Mejorar el uso de los recursos y activos asignados para aumentar la productividad y efectividad en las diferentes actividades hacia el cliente final.
• Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa.
• Compararse con las empresas del sector en el ámbito local y mundial (Benchmarking).

Cualquier empresa de la actualidad necesita incorporar a sus procesos de gestión algunos elementos de medición que le permitan evaluar el logro de sus objetivos y detectar sus áreas de oportunidad. Estos elementos regularmente conocidos como indicadores de desempeño deben definirse como parte del plan estratégico de desarrollo y en su momento aplicarse en la etapa de evaluación de resultados.

Medir el desempeño de cualquier proceso, y en particular los procesos de la cadena de suministros, facilita adelantarse a la ocurrencia de problemas o a la identificación anticipada de oportunidades de mejoramiento. Esta situación permitirá lograr las metas de excelencia que se hayan propuesto en la organización.

En cualquier proceso de toma de decisiones contar con criterios de medición es fundamental para recopilar y analizar datos, pronosticar resultados y eliminar problemas potenciales o aprovechar oportunidades de mejoramiento. Por lo tanto, el uso de indicadores de medición en los procesos de la cadena de suministros representaran un tablero de comando que permita analizar, caracterizar, clasificar, establecer relaciones, estudiar frecuencias e interpretar resultados, con el propósito de mejorar los procesos gerenciales de la cadena de suministros. A continuación se presentan algunos criterios básicos para medir la gestión de inventarios.

• Valor Agregado del Inventario Promedio = (Número de unidades del articulo A) (Valor de cada unidad del articulo A)  +  (Número de unidades del articulo B) (Valor de cada unidad dl articulo B)  +  (Número de unidades del articulo C) ….
• Semanas de suministro =  (Valor Agregado del Inventario Promedio) / (Ventas Semanales al Costo)
• Vueltas (rotación) de inventario  =  (Ventas Anuales al Costo) / (Valor Agregado del Inventario Promedio)

En términos generales y a manera de información complementaria se puede considerar la siguiente lista de indicadores de uso común en la cadena de suministros.

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En esta sección se ha indicado que los procesos de producción convierten los insumos como materiales, mano de obra, capital y servicios en los productos de la empresa. El concepto de proceso y la medición de su rendimiento dentro de la cadena de suministros nos conducen a una mejor gestión de las operaciones logísticas de una empresa. En esta sesión también se introduce el concepto de criterios de medición de los procesos importantes de la cadena de suministros como lo son: Inventarios, Abastecimientos, Almacenamiento, Transporte, Servicio al cliente y Financieros. Finalmente se presentan algunos procedimientos de cálculo para las medidas de inventarios. 

En síntesis la medición de los procesos de la cadena de suministros es una herramienta importante en la planeación, operación y mejoramiento de las operaciones logísticas de una empresa. Mediante los indicadores de gestión se pueden identificar oportunidades de mejoramiento e innovación de aquellos procesos críticos que lleven a la empresa a lograr la excelencia operacional.

Revisa a continuación el Checkpoint: