Contexto


En un almacén existe muchas áreas de riesgo que pudieran provocar pérdidas a la empresa:

  • La primera corresponde a la seguridad del personal, bajo este escenario es importante contar con medidas de seguridad que ayuden a los empleados, proveedores y clientes a mantenerse seguros y evitar accidentes que pudieran resultar fatales.
  • El segundo es el robo de activos, muy común dentro de los almacenes la recomendaciones pueden ser variadas desde contar con medidas de revisión como CCTV, detectores de metal entro otros.

Ambos escenarios impactan a los costos de la empresa y no mantenerlos controlados puede resultar en una pérdida mucho mayor para la empresa.

Explicación

14.1 Seguridad del personal

La seguridad es uno de los temas que más preocupan a los administradores de un almacén o de un cedis, el impacto que un accidente puede tener en la moral de los empleados es enorme o un robo en los costos es importante.

El administrador de un almacén puede pensar que el costo de mantener un ambiente de trabajo seguro es alto, pero el costo de uno inseguro es mucho mayor. Los accidentes que pueden suceder en un almacén pueden ser muy graves o incluso fatales.

Todas las actividades que se desarrollan en un almacén tienen sus peligros y riesgos, las estadísticas confirman que el trabajo en almacenes es de alto riesgo, así lo clasifica el IMSS en México y la OSHA en EEUU.

Entre las principales causas de accidentes están:

  • Operación irresponsable de montacargas
  • Estibado incorrecto de tarimas
  • No uso de equipo de protección personal
  • No seguir los procedimientos de seguridad al dar mantenimiento a equipos
  • Lastimaduras al cargar de manera incorrecta
  • Fallas en prevención de incendios

Un ambiente de trabajo inseguro desalienta la productividad y causa alta rotación de personal, los esfuerzos para crear y mantener un ambiente de trabajo seguro deben ser una prioridad del administrador del almacén.

El primer paso es una evaluación de los riesgos de seguridad, identificar las áreas o actividades donde potencialmente puede suceder un accidente; el riesgo, alto o bajo, es la posibilidad de que alguien pueda resultar lastimado por la situación de riesgo analizada y la gravedad potencial de la lesión. Enfocarse en la prevención de los riesgos potencialmente más graves es el primer paso para construir un ambiente de trabajo seguro.

Esto no es algo complicado, la mayoría de los riesgos son fácilmente identificables y las medidas para prevenirlos son de sentido común y fácil de implementar. Las estadísticas confirman que el personal de nuevo ingreso es más propenso a sufrir accidentes por su desconocimiento de los riesgos del ambiente de trabajo, también los contratistas, el personal de intendencia y los visitantes tienen mayor probabilidad de sufrir un accidente.

Es una buena práctica que en la organización haya una persona que sea responsable de la seguridad, que conozca perfectamente el ambiente de trabajo para que sea capaz de identificar situaciones potenciales de riesgo para prevenirlos y que promueva una cultura de trabajo con seguridad, de uso de los equipos de protección personal y de prevención de accidentes.

Las áreas de almacenaje, los pasillos, las escaleras, las rampas y las rutas de escape deben ser considerados áreas de riesgo y ser inspeccionadas regularmente. Especialmente lo racks deben inspeccionarse regularmente para asegurarse de que no están dañados y son estables. Todo el personal debe ser capacitado para identificar riesgos en estas áreas y prevenirlos. Los incendios pueden tener consecuencias devastadoras en términos económicos y de pérdida de vidas humanas, planes de evacuación y procedimientos de combate al fuego deben desarrollarse y practicarse para poder ejecutarse con eficacia en caso de presentarse un incendio.

Si en almacén se guardan substancias inflamables, toxicas y/o reactivas las precauciones deben extremarse, los productos peligrosos deben tener un lugar específico para almacenarse, la señalización debe advertir sin ninguna duda de los riesgos y debe informarse a los cuerpos de rescate y bomberos de estos riesgos.

Tropezones y caídas representan un tercio de los accidentes en una bodega, el piso debe estar limpio y parejo para evitarlos, si se derraman líquidos debe limpiarse inmediatamente y si son aceites recolectarse con los materiales de limpieza apropiados.

Las lastimaduras de espalda y cuello y hernias inguinales son también muy frecuentes entre el personal del almacén que realiza carga de cajas o bultos pesados, todo el personal debe ser entrenado en las formas seguras para cargar y en el uso del equipo de protección personal. Aplicar principios de ergonomía es la ruta segura para prevenir lesiones.

Cuando se trabaja a una altura considerable del piso se deben extremar las precauciones.

Los montacargas y otros vehículos que se utilicen para movimiento de carga en el almacén sólo deben ser operados por personal capacitado y certificado en su uso. No sólo es saber operarlos, sino conocer los riesgos potenciales que hay en su uso tanto para el operador como para las personas alrededor del equipo.

Independientemente de que hay normas oficiales para la señalización en un almacén todos los esfuerzos que se realicen para asegurarse de que los letreros y señales cumplen su función de orientar y/o advertir los riesgos al personal no son en vano.

Aun con todas las medidas preventivas un accidente puede ocurrir y también debe capacitarse al personal para atender a un compañero lastimado o herido seriamente, botiquines de primeros auxilios, capacitación para estabilizar a un herido y procedimientos bien establecidos para comunicarse con los servicios médicos de emergencia pueden contribuir a mitigar las consecuencias de un accidente.

14.2 Seguridad de los activos

El inventario que se resguarda en un almacén puede tener un valor económico muy importante, y muy probablemente también comprende artículos de mucho valor y/o de fácil comercialización. El riesgo de sufrir un robo es muy alto, por lo que deben tomarse medidas para prevenirlo. Un gran riesgo lo constituyen los empleados deshonestos que se pueden coludir para robar o defraudar a la empresa.

Los controles de seguridad en el perímetro del almacén y en los accesos y salidas son la primera barrera que resguarda el inventario, lamentablemente el personal deshonesto puede encontrar la vulnerabilidad en los controles y aprovecharla.

El robo de los propios empleados en un almacén o cedis puede alcanzar montos considerables, algunas medidas para prevenir el robo en almacenes son:

  • Realizar una cuidadosa investigación del personal que se va a reclutar para detectar antecedentes penales, conducta violenta, y/o consumo de drogas. La investigación debe ser aún más rigurosa al contratar guardias de seguridad o compañías que prestan el servicio. Se debe evitar contratar riesgos, investigar antecedentes, no sólo referencias y establecer prácticas robustas de selección de personal.
  • Asegurarse de identificar, despedir y denunciar al personal que ha tenido conductas inadecuadas y practicar exámenes antidoping aleatorio al personal, los adictos roban para pagar su vicio.
  • Realizar inspecciones rutinarias a los  paquetes y vehículos que salen de la empresa.
  • Revisar que en la basura del almacén o CEDIS no vayan productos inventariados en el almacén.
  • Capacitar a los jefes y gerentes en la identificación de conductas de robo, uso de drogas y de empleados que demuestran un nivel de gastos superior a sus ingresos o mejoran su situación patrimonial inexplicablemente.
  • Verificar al menos dos veces al año, que los sistemas de alarma estén funcionando correctamente. Las cámaras de circuito cerrado tienen una curva decreciente de efectividad deben tomarse otras medidas para reforzar la vigilancia.
  • Tener un sistema de seguridad que vaya más allá de una alarma, un circuito cerrado y/o los guardias de seguridad, para evitar robos externos e internos.
  • Implementar la práctica de infiltrar trabajadores encubiertos dentro del almacén o el cedis para identificar malas prácticas.
  • Establecer un canal confidencial para que los empleados denuncien robos, uso de drogas u otras actividades ilegales de sus compañeros.

El robo interno es silencioso y se puede dar durante largos periodos de tiempo (meses o incluso años), es difícil de detectar y documentar. Prácticamente no hay un seguro que proteja contra esta perdida, afecta directamente a la empresa y una vez detectado la recuperación generalmente es muy baja.

El incremento en el comercio electrónico, así como el uso de intercambio electrónico de datos en la cadena de suministro, han convertido a la seguridad de datos en un aspecto importante para un almacén o cedis.

La seguridad de los datos es un aspecto crítico, pero esto no debe impedir que la empresa se integre a los sistemas modernos de las cadenas de suministro, por lo que las medidas para proteger la información deben ser constantemente revisadas y mejoradas.

En los negocios internacionales, el terrorismo y el narcotráfico son una grave preocupación, además una realidad es que las aduanas no pueden revisar el 100% de la carga. La seguridad en estos temas debe comprender toda la cadena, incluidos desde luego los almacenes.

Una solución que han desarrollado los gobiernos para combatir estos riesgos es crear programas en los que se invita  a las empresas a afiliarse. Los programas más conocidos a nivel mundial son el C-TPAT –Customos Trade Partnership Against Terrorism en Estados Unidos, el BASC – Business Alliance for Secure Commerce en Europa, el OEA –Operador Económico Autorizado, en Latinoamérica y Europa y el NEEC –Nuevo Esquema de Empresa Certificada en México.

El C-TPAT es una iniciativa voluntaria del Gobierno y las empresas para construir relaciones cooperativas que consoliden y mejoren la seguridad de las cadenas de suministro internacionales y la seguridad fronteriza de los  Estados Unidos. C-TPAT reconoce que la aduana y protección fronteriza de los Estados Unidos –CBP pueden proporcionar el más alto nivel de seguridad de carga únicamente con la cooperación dedicada de los últimos  participantes de la cadena internacional de suministros como los son:  importadores, exportadores, transportistas, proveedores de servicios logísticos, agentes aduanales y fabricantes. Con esta iniciativa, CBP está comunicando  los  lineamientos a sus socios comerciales en la cadena de suministros, así como solicitando registros y efectuando verificaciones para asegurar la integridad y seguridad en las operaciones comerciales internacionales.

C-TPAT ofrece a las compañías relacionadas con los negocios internacionales la oportunidad de participar activamente en la guerra contra el terrorismo y el narcotráfico. Participando en esta iniciativa mundial para la  seguridad en la cadena de suministros, las empresas desarrollaran una cadena de suministros más segura y eficaz para sus empleados, proveedores y clientes. Más allá de estas ventajas esenciales de seguridad, CBP ofrece otros beneficios para los miembros certificados en C-TPAT, que incluyen:

  • Reducción en las inspecciones por Aduanas.
  • Prioridad en las inspecciones para reducir los tiempos de cruce de frontera.
  • Asignación  de  un  Especialista en Seguridad de la Cadena de Suministros  (Supply Chain Security Specialist (SCSS)) el cual trabajara con la empresa para validar y reforzar la seguridad en su cadena  de  suministros internacional.
  • Elegibilidad potencial para el programa  de autoevaluación del importador (CBP Importer Self-Assessment program (ISA)) y autocorrecciones sin la intervención ni  auditorias de la Aduana de Estados Unidos.
  • Elegibilidad para asistir a seminarios de entrenamiento en Seguridad de la Cadena de Suministros.

La seguridad y todos sus aspectos son de gran relevancia, por lo que se prevé que continuarán desarrollándose. Las empresas que tienen vocación exportadora clara deben necesariamente adoptar y seguir los programas establecidos por los gobiernos.

La nueva norma ISO 28000 establece las especificaciones para los sistemas de seguridad en la cadena de suministro, la seguridad ya no es sólo una cuestión de comercio internacional, importantes empresas de industrias como la automotriz y farmacéutica requieren que sus proveedores nacionales adopten programas de seguridad.


Cierre


En este sección se revisó la importancia de contar con medidas de seguridad el impacto de no tenerlas se refleja en las pérdidas de la empresa y el tenerlas incrementa el gasto pero mantiene un ambiente de trabajo seguro.

Revisa a continuación el Checkpoint:

Asegúrate de comprender:

  • Las principales causas de los accidentes dentro de un almacén.
  • Las medidas que se deben tomar en cuenta para evitar accidentes.
  • Los elementos que se deben tomar en cuenta para evitar el robo de activos dentro de un CEDIS o almacén.

Referencias


  • Arway, A.G. (2013). Supply Chain Security: A Comprehensive Approach. CRC Press