Contexto


¿Te has preguntado alguna vez por la cantidad de operaciones de almacenaje, transporte y distribución que hay detrás de la comodidad para adquirir un producto?


La gestión de inventarios en una empresa afecta su capacidad para obtener utilidades, ya que ésta depende del aumento de las ventas, de la reducción de los costos de operación y de la reducción del nivel de inventarios (E. Goldrath, 1999). Sin embargo, si la gestión del inventario no es eficiente y efectiva, ventas no tendrá material suficiente para trabajar, el cliente se inconformará y la oportunidad de tener utilidades se disolverá. Es decir, sin inventarios simplemente no hay ventas.

La gestión de inventarios es sencillamente la forma de optimizar la acumulación de los materiales necesarios para que la empresa satisfaga la demanda de sus clientes en la entrega de la cantidad y la calidad de los productos requeridos;  en el lugar y el momento correcto, con un precio atractivo para el cliente y con rentabilidad para la empresa.


Todas las empresas de una u otra manera participan de los procesos de la cadena de suministros que transforman materia prima en producto final.  El efecto de una deficiente gestión de inventarios en alguna de las empresas de la cadena de suministros se dejará sentir en todos los eslabones de la cadena y por consiguiente en la competitividad de la empresa. Por lo tanto, el análisis y reconocimiento de la gestión estratégica de los inventarios de una empresa es un tema de vital importancia en la moderna economía global.

Explicación

6.1 Gestión de inventarios y su clasificación




El inventario, stock o existencias (según se le denomine) se define como la acumulación almacenada de recursos materiales para su utilización en un proceso de  transformación. Por lo tanto,  la gestión de inventarios es sencillamente la forma en que se optimiza la acumulación de estos materiales para que el negocio pueda satisfacer la demanda de sus clientes en la entrega de los productos requeridos.


En este proceso se incluye lo siguiente:

El análisis de la necesidad de mantener inventarios.

La previsión de la demanda.

El desarrollo e implementación de modelos de administración.

La planificación estratégica de suministros


Asimismo es de vital importancia considerar el diseño, documentación y operación de los procesos necesarios para el funcionamiento de un centro de distribución.

La gran diversidad de materiales que se manejan como inventarios en las empresas puede clasificarse de diferentes maneras:

De igual manera, los diversos artículos de inventario de una empresa se podrán clasificar de la siguiente forma:

6.2 Importancia de la gestión de inventarios

La gestión estratégica de los inventarios es importante para cualquier empresa por diversas razones, entre las cuales se pueden mencionar contar con producto para vender, producto para producción y la materia prima necesaria en tiempo y cantidad para apoyo a los procesos de producción. Un ejemplo: el dinero inmovilizado en inventario no está disponible para su uso en otras actividades económicas de la empresa; como invertir  en equipo nuevo, en actividades de mejoramiento de la calidad, en el desarrollo de su personal o en el apuntalamiento de sus actividades de venta y promoción. En sí se trata de dinero muerto que no trabaja para incrementar los beneficios económicos de la empresa.  Por este motivo resulta especialmente importante administrar la disponibilidad de inventarios. Son muchas las empresas que han quedado fuera de negocio debido a la deficiente gestión de sus inventarios.

6.3 Razones para mantener inventarios

Se ha dicho y escrito que mantener inventarios es costoso. Sin embargo, no contar con inventarios para su venta también lo es, lo cual se traduce a costo de oportunidad por la venta perdida.   Una empresa decide mantener inventarios por varias razones; las más habituales son las siguientes.

Haz clic en cada clasificación para conocerla a detalle.

En la práctica es ampliamente aceptada la idea de que los pronósticos nunca son correctos. Por lo tanto, las variaciones en la demanda diaria de productos o materiales crea la necesidad de mantener existencias de seguridad para cubrir las demandas no planeadas que resulten mayores a lo previsto.  A mayor desviación de la demanda real con respecto a la demanda pronosticada o a mayores plazos de reposición, mayor será el nivel requerido del inventario de seguridad.

Es altamente probable que en la vida real cada proveedor tenga sus propios planes de producción y trabajo de acuerdo a sus planes económicos de operación. Tales condiciones de operación podrán resultar en que las entregas se realicen o se produzcan a intervalos específicos. Por ejemplo, los resurtidos podrán ser cada mes o cada semana dependiendo de la cantidad que la empresa prevé utilizar durante el tiempo requerido de reposición y las condiciones adecuadas de operación.

Cuanto mayor sea el plazo de entrega de una nueva remesa de inventarios, mayor será la probabilidad de quedarse sin existencias debido a retraso de los proveedores. En algunos casos el retraso en las entregas puede ser relativamente predecible. Por ejemplo, si se espera una crisis política o una huelga de trasportes,  habrá grandes posibilidades de desabasto. La gestión y reducción de los plazos de entrega de los proveedores es de importancia crítica a la hora de reducir el nivel de inventarios en existencia.

Los proveedores pueden especificar cantidades mínimas de pedido o fabricar sus productos en cantidades económicas, calculadas para minimizar el costo total de producción. Sin embargo,  la cantidad económica de fabricación es rara vez igual a la cantidad económica requerida por el cliente.

Normalmente el proveedor ofrece descuentos atractivos si se ordenan grandes cantidades de compra.
En ocasiones es vital que la empresa tenga un 100 % de disponibilidad inmediata de ciertos artículos por la importancia estratégica para la empresa.  De esta manera la disponibilidad de los inventarios evitará la ocurrencia nada deseable de un desabasto de materiales.
Bajo este escenario el proveedor estará de acuerdo en proporcionar inventario para la empresa bajo la promesa de que la organización sólo pagará lo que se haya utilizado y cuando se haya utilizado.
El costo de recibir una carga completa de material podrá ser menor al costo de ordenar la cantidad exacta de inventarios. Para asegurar que se minimiza el costo del flete se podrá ordenar una cantidad de inventario mayor a la estrictamente necesaria, resultando en la entrega de contenedores completos.
6.4 ¿Cuánto inventario se debe mantener?

Tener inventario cuesta y no tener también representa un costo. La decisión operativa de toda empresa en relación a los inventarios deberá estar orientada a maximizar el nivel de servicio a los clientes y a minimizar de los costos de mantener. Por tal motivo la empresa deberá ser capaz de contestar las siguientes preguntas:

Para determinar la cantidad adecuada de inventarios (cuánto) se puede usar la analogía de la situación de suministro y consumo de agua en un proceso en particular.



Si el volumen de suministro de agua (entrada) es diferente al volumen de demanda (salida), será necesario contar con un depósito con agua para mantener el suministro al volumen requerido. Cuando la tasa de suministro excede a la tasa de demanda, el nivel de agua en el depósito (inventario) irá en aumento.  Cuando la demanda excede al suministro, el nivel del agua (inventario) disminuye.  Si se logra que la tasa de suministro sea igual a la tasa de demanda, se pueden reducir al reducir al mínimo el volumen de inventarios.  Sin embargo, en la práctica pueden existir diversos factores internos y externos que producen un desequilibrio entre el suministro y la demanda de inventarios.  Estos factores de naturaleza diversa podrán producir la acumulación innecesaria de inventario de productos, materiales de compra o de fabricación en una empresa.

Cierre


La próxima vez que visites una tienda de departamentos selecciona un artículo electrónico y una prenda de vestir. ¿Podrías describir los diferentes procesos que se tuvieron que ejecutar para que estos productos estén a tu disposición en la tienda de tu preferencia? En esta sesión se introduce el concepto de gestión de inventarios, señalando la definición y clasificación de los inventarios y resaltando algunas de las razones comunes para mantener inventarios en el almacén.  Finalmente se aborda de manera cualitativa el asunto de cuánto mantener de inventarios.

Revisa a continuación el Checkpoint:

Asegúrate de comprender:

  • Definición de inventarios.
  • La importancia de gestionar los inventarios.
  • Las razones para mantener los inventarios.
  • Cuánto inventario se debe mantener.

Referencias