Requerimientos básicos
Comprensión del proceso
Actividades del proceso
- ¿Cuál es la finalidad de esta actividad dentro de la empresa?
- ¿Qué pasos se siguen para llevarla a cabo?
- ¿Dónde se realizan los pasos?
- ¿Quiénes lo realizan?
- ¿Cuánto tiempo tardan en efectuarlos?
- ¿Con cuánta frecuencia lo hacen?
- ¿Quiénes emplean la información resultante?
Identificación de los datos y la información generada
(Solicitar los datos que se utilizan para llevar a cabo cada actividad, así como también los informes que entregan).
- ¿Qué datos entran al sistema y cuál es su origen?
- ¿En qué forma se reciben los datos del sistema?
- ¿En qué forma son almacenados los datos que recibe el sistema?
- ¿Qué datos son almacenados en el sistema o como parte de las actividades del mismo?
- ¿Quiénes utilizan la información generada por el sistema y con qué finalidad la utilizan?
- ¿Qué es lo que no se utiliza (partes extrañas)?
- ¿Qué datos faltan con mayor frecuencia?
- ¿Qué tablas de referencia, diagramas u otros datos se utilizan?
- ¿Cómo están codificados o abreviados los datos y actividades?
Frecuencia y volumen de procesos
- ¿Cuál es el volumen de actividades que se presentan?
- ¿Con qué frecuencia ocurren las actividades?
- ¿Ocurren las actividades de acuerdo a un ciclo?
Capacidad
- ¿Son adecuadas las instalaciones y demás facilidades?
- ¿Es suficiente el personal?
- ¿Existen procedimientos con un pobre diseño?
- ¿Existen formularios con un pobre diseño?
- ¿Cuál es la rapidez de ejecución?
- ¿Es necesaria una mayor capacidad de procesamiento?
Identificación de controles
- ¿Existen estándares específicos de desempeño?
- ¿Quién se encarga de comparar el desempeño contra los estándares?
- ¿Cómo se detectan los errores?
- ¿Cómo se corrigen los errores?
- ¿Se cometen demasiados errores?
- ¿Qué áreas necesitan un control específico?
- ¿Cuáles son los métodos de control utilizados?
- ¿Qué métodos se emplean para detectar lagunas en los controles?
- ¿Se toman precauciones específicas de seguridad para protección contra una actividad impropia?
- ¿Existen métodos para evadir el sistema actual?
- ¿Por qué se presentan?
Accesibilidad de la información
- ¿Existe información?
- ¿Se puede tener acceso con facilidad?
- ¿Se encuentra en la forma correcta?
- ¿Es confiable?
- ¿Existen datos duplicados?
Complejidad
- ¿Existen pasos adicionales?
- ¿Existen pasos que no tienen finalidad alguna?
- ¿Existe un manejo excesivo de formularios o formas?
- ¿Existen secuencias erróneas?
Otros
- ¿Quiénes son las personas clave en el sistema?
- ¿Qué obstáculos o influencias de tipo político afectan la eficiencia del sistema?
Requerimientos de las transacciones de los usuarios
Las siguientes preguntas deben hacerse para cada tipo de transacción que procese el sistema.
- ¿Qué es lo que forma parte de la transacción que está siendo procesada?
- ¿Qué es lo que inicia la transacción?
- ¿Quién(es) inician la transacción y con qué propósito?
- ¿Con qué frecuencia ocurre la transacción?
- ¿Qué volumen está asociado con cada transacción?
- ¿Existen diferentes condiciones que puedan afectar la forma en que se procesan las transacciones?
- ¿Qué detalles son necesarios para procesar la transacción?
- ¿Qué información se genera?
- ¿Qué datos se guardan?
Requerimientos de decisión de los usuarios
- ¿Qué información se utiliza para tomar decisiones?
- ¿Cuál es la fuente de esta información?
- ¿Qué otros datos son necesarios y no es posible obtener del procesamiento de transacciones?
- ¿Qué datos se originan en fuentes externas a la organización?
Requerimientos de toda la organización
- ¿Qué interrelación tiene la actividad en cuestión con las demás áreas de la empresa?
- ¿Qué reportes se envían al corporativo?
- ¿La actividad es similar en todas las empresas? Mencione posibles diferencias.
Manejo de excepciones
- ¿El procedimiento que emplea el usuario siempre trabaja igual?
- ¿Con cuánta frecuencia es necesario hacer una excepción al procedimiento?
- ¿Nunca falla el procedimiento?
- ¿Todos los empleados siguen el mismo procedimiento?
Sugerencias del usuario
- ¿Qué opinión tiene el usuario del sistema actual?
- ¿Qué pasos funcionan bien? ¿Cuáles no?
- ¿Qué partes del procesamiento de transacciones disgustan más a los empleados?
- ¿Dónde se presenta la menor parte de los problemas?
- ¿Qué permitirá reducir los errores aún más?
- ¿Cómo se originan los retrasos?
- ¿Cómo manejan esta situación?
Objetivos
¿Cuáles de los siguientes objetivos se pretenden obtener con el desarrollo del sistema computacional?
- Mayor velocidad de procesamiento.
- Aumento en la exactitud.
- Mayor velocidad de recuperación de la información.
- Integración de áreas de la empresa.
- Reducción de costos.
- Reducir personal.
- No contratar más personal.
- Mayor capacidad.
- Ventaja competitiva.
- Mejoras en la comunicación.