Técnicas de ideación introducción
Para realizar un diagnóstico completo sobre una organización, el consultor en desarrollo organizacional debe apoyarse en la información, de diversas áreas de la organización, obtenida mediante diferentes herramientas.
El análisis posterior de datos se realiza para organizar y examinar la información recopilada y contestar a las interrogantes que surgen a los diversos procesos de la organización (comunicación, actividades, funciones de los miembros del grupo, liderazgo, autoridad, etc.).
Esta información permite descubrir las causas de los problemas organizacionales, así como identificar las pautas para el desarrollo futuro de la empresa.
Después se procede a retroalimentar los miembros del grupo gerencial con la información obtenida y a continuación se transmite a los demás integrantes de la empresa. La retroalimentación involucra a administradores y empleados, quienes de manera activa interpretan los datos y realizan las acciones consecuentes.
Todo lo anterior se puede representar mediante el ciclo de organización de información, propuesto por David Nadler.
Planeación de la información recopilada
Algunas de las preguntas clave se pueden plantear en esta etapa son las siguientes:
¿Cuál es el problema y qué es lo que parece estar causándolo?
Dentro del sistema ¿cuál es el grado de aceptación y resistencia a las diversas posibilidades de cambio?
¿Existe conciencia de la necesidad del cambio en todos los niveles?
¿Se conoce en la organización que el cambio tiene su grado de recompensa?
¿Se permite examinar los problemas centrales en todos los niveles de la organización?
¿Se logra algún beneficio si se permanece en la situación actual?
Recopilación de la información
En esta etapa se puedes utilizar los siguientes instrumentos:
Información documental (archivo)
Conversación informal (café) con el jefe
Grupos de enfoque (focus group)
Se pueden definir dos niveles o alcances que pueden tener esos instrumentos de recolección de información:
- Se considera a la organización como un sistema total, o bien, se analiza en subsistemas, grupos o a nivel individual, y se aplican los siguientes instrumentos:
- Cuestionarios
- Entrevistas individuales
- Grupos de enfoque (focus group)
- Conversación informal (café) con el jefe
- Collage y dibujos
- Se consideran los principales procesos de la organización para obtener información de ellos, tal y como se presentan, entonces se pueden utilizar los siguientes instrumentos:
- Observación
- Cuestionarios
- Entrevistas
- Archivo (información documental)
A continuación se explicarán las ventajas y desventajas de estos instrumentos, así como la manera en la que es posible aplicarlos.
Cuestionarios
Su contenido tiene por objeto descubrir hechos y opiniones, así como reunir datos objetivos y cuantificables. Por ello, deben estar integrados con preguntas orientadas a aclarar el objetivo que persigue el diagnóstico.
Toda la información conseguida a través de cuestionarios se debe complementar y verificar con la obtenida por medio de otros instrumentos, como la entrevista directa. Los cuestionarios son un importante recurso para detectar sentimientos, es decir, lo que está “bajo la superficie” y no es fácil descubrir.
Desafortunadamente, los cuestionarios tradicionales suelen ser inoperantes para producir un cambio significativo en las organizaciones, ya que no fomentan el involucramiento ni el diálogo que son tan valiosos para modificar los sentimientos y la mentalidad. Los datos de estos cuestionarios son fríos y la información que proporcionan suele ser impersonal e imprecisa.
Las respuestas pueden ser interesantes pero carecen de efecto. En los cuestionarios se pregunta “lo que el encuestador quiere saber” y no lo que las personas piensan que “debería saber”. Sin embargo, el cuestionario resulta útil cuando se elabora de manera conjunta entre el gerente y los representantes de la población que se desea sondear.
¿Cuándo se justifica la aplicación del cuestionario?
- Cuando no hay tiempo para llevar a cabo la observación directa o la entrevista.
- Cuando la información que se busca se encuentra dispersa entre diferentes grupos.
- Cuando las fuentes son muy variadas o la información que se requiere exige una larga búsqueda.
Instrucciones:
Da clic para conocer los beneficios, limitaciones y sugerencias operativas:
Entrevistas
Es común aplicar la entrevista a los participantes antes de una actividad en equipo o de una reunión. El entrevistador es, por lo general, un consultor. El propósito de la entrevista es explorar los aspectos relacionados con la eficiencia del grupo.
Las entrevistas descubren opiniones y sentimientos positivos o negativos en relación con diversos aspectos: claridad de metas individuales y de grupo, efecto al estilo administrativo y asuntos personales jamás manifestados.
Las preguntas deben ayudar al entrevistado a expresar todo lo que piensa sobre la vida en la organización. He aquí unos ejemplos de preguntas abiertas:
- ¿Cómo están las cosas por aquí?
- ¿Qué cambios le gustaría ver?
- ¿Cómo podría incrementar la eficiencia de esta organización?
El entrevistador también puede preguntar sobre la administración:
- ¿Cómo describiría usted el hastío administrativo del señor X?
- ¿Cómo piensa que él podría ser más eficiente?
También se pueden realizar preguntas sobre las relaciones internas de la organización:
- ¿A usted con quién le gustaría más trabajar?
- ¿Quién tiene mayor influencia en su organización?
- ¿Se mantiene usted informado de lo que pasa?
Sobre las relaciones con otras organizaciones pueden plantearse las siguientes preguntas:
- Cuando hay problemas con otras organizaciones ¿qué es lo que puede hacer con ellos?
- ¿Puede dar algunos ejemplos de asuntos no resueltos con otras organizaciones?
- ¿Usted piensa que les podría aconsejar para realizar un trabajo?
Se puede cuestionar a los integrantes de primer nivel de la empresa formulándoles las siguientes preguntas:
- Describa brevemente cómo está conformada la estructura organizacional de su empresa.
- ¿Delega usted autoridad con sus subordinados?
- ¿Cuáles son las razones de que el personal abandone la empresa?
- ¿Cuál es la principal causa de ausentismo?
- ¿Los empleados de la empresa tienen posibilidades de ascenso, es decir, de poder realizar un plan de carrera en la empresa?
- ¿Cómo considera la dedicación e iniciativa de los empleados hacia su trabajo?
- ¿La actitud positiva o negativa de los empleados se debe a factores internos o externos a la empresa?
- ¿De qué manera se retroalimenta a los empleados con resultados de la encuesta y quién lo hace?
- ¿Con qué periodicidad se realizan evaluaciones sobre el desempeño del personal?
- ¿Los empleados sienten más lealtad hacia usted, hacia el superior de usted, hacia el director general, hacia sus compañeros o hacia la empresa? ¿A qué lo atribuye?
- ¿Cómo califica el nivel de cooperación en los diferentes niveles de la organización?
- ¿Cómo califica la relación con su equipo de trabajo? ¿A qué lo atribuye?
- ¿Con qué periodicidad realiza reuniones con su equipo de trabajo?
Es necesario destacar que después de cualquier entrevista, igual que en el caso del cuestionario, el consultor debe proporcionar retroalimentación al entrevistado sobre el resultado obtenido mediante la aplicación del instrumento.
Instrucciones:
Da clic para conocer los beneficios, limitaciones y sugerencias operativas:
Observación
La herramienta de observación sirve de base para corroborar la información recopilada.
Instrucciones:
Da clic para conocer los beneficios y limitaciones:
Grupos de enfoque (focus group)
Un grupo de enfoque se define como una técnica de recolección de datos que actualmente se ha popularizado entre los consultores de DO con el fin de obtener información relevante acerca del sentir de un grupo de colaboradores respecto a la situación imperante de un departamento, área o la organización en su totalidad.
El también conocido como focus group se lleva a cabo por medio de una entrevista grupal en la que todas las personas entrevistadas se reúnen y mediante algunas “preguntas detonantes” emiten sus opiniones tanto a título individual por escrito, como a nivel grupal, intercambiando puntos de vista.
Un principio básico del focus group se basa en la psicología clínica que ha comprobado que las personas escuchan, hablan y se comunican con más facilidad cuando se encuentra en grupos.
Es comúnmente aceptado que la dinámica se lleve a cabo en una habitación amplia y cómoda que propicie la comunicación entre los integrantes, en grupos de seis a 10 participantes en sesiones de una o dos horas.
Se busca que los integrantes de esos grupos sean seleccionados con base en ciertas características como: antigüedad en la empresa, desempeño, capacidad de trabajo bajo presión, confiabilidad en la información que proporcionen y grado de identificación de la empresa.
Estas sesiones son grabadas en audio y video u observadas a través de la llamada “cámara de Gessel”, una sala con espejos detrás de los cuales se encuentran las personas interesadas en conocer la opinión de ese grupo, sin que los de la sala sepan que están siendo observados.
Una persona experta en este tipo de dinámica es la que coordina la sesión, condesa los resultados que se dan a conocer en otra fecha a las personas que fueron entrevistadas.
Instrucciones:
Da clic para conocer las bases, preguntas detonantes, criterios de selección y beneficios:
Conversación informal (café) con el jefe
Tener una conversación informal al tomar un café con el jefe es una herramienta de recolección de información por la cual un administrador pude conocer las necesidades de un colaborador o un grupo de colaboradores dentro de una organización.
En este enfoque se efectúa generalmente una entrevista no estructurada llevada a cabo entre integrantes de la empresa, seleccionados aleatoriamente, buscando preferentemente que sean aquellas personas con las que el administrador tiene un nulo o poco contacto.
Instrucciones:
Da clic para conocer las bases, preguntas detonantes, criterios de selección y beneficios:
Collage
El collage es una composición de fotografías, dibujos, frases o diagramas que son empleados por el consultor en desarrollo organizacional para poder establecer un diagnóstico del perfil a nivel personal, grupal u organizacional.
Instrucciones:
Da clic para conocer las bases, preguntas detonantes, criterios de selección y beneficios:
