En el ramo de las bienes raíces existe un proceso natural por el cual debe desarrollarse cualquier operación de comercialización, desde el momento en que se inicia el primer contacto con el propietario de un inmueble que deba ser comercializado, hasta el momento en que están sentadas las partes frente al notario listos para firmar el cierre de la operación. A continuación abordaremos de manera general las particularidades de cada una de las etapas del proceso y los puntos clave a considerar en cada uno de ellos.
10.1 Captación
La captación es el proceso donde el agente inmobiliario empieza por ofrecer sus servicios para que un inmueble sea asignado a que lo promueva. Inicia con la presentación telefónica y genera una cita a partir de ese momento.
El proceso inicia cuando el cliente acepta dar la cita y en ese momento se le presentan los antecedentes de la empresa y las ventajas al contratar nuestros servicios las formas de promoción de la propiedad, así como las particularidades del convenio de promoción con sus derechos y obligaciones.
La captación puede generarse a partir de diferentes formas:
Ya sea por alguien que haya recibido ya el servicio por parte de un agente inmobiliario o por familiares, amigos o conocidos del agente.
Por haber visto otros inmuebles anunciados o bien al interactuar en blogs.
Después de haber identificado que el inmueble se encuentra en promoción directa por el cliente, el promotor buscará la forma de contactarlo para ofrecerle sus servicios.
Para el caso de nuevos desarrollos de cualquier tipo los departamentos de mercadotecnia mantienen lazos estrechos con agencias de promotoría inmobiliaria para iniciar la promoción de los desarrollos en cuanto esto sea requerido.
El proceso de captación continúa con una breve exposición al cliente sobre los esquemas de comisiones y se plantea de manera general una estrategia de promoción inicial. Se muestran al cliente las páginas de Internet y los folletos que se usarán para la publicidad, se revisa la propiedad y se le dan las observaciones de las mejoras a realizar para obtener el mejor valor, se verifica su estado actual legal, si existe algún gravamen, el estado de la escritura y la validación de la identificación como dueño de la propiedad.
El proceso concluye con la firma del contrato de promoción por un tiempo definido y con la visita al inmueble para recabar fotografías y documentación que acredite la posesión de la propiedad por parte del cliente, como lo pueden ser:
Las claves en el proceso de captación son las siguientes:
Considero como la más importante la relacionada con la valoración de la propiedad y revisión con el cliente del precio esperado, se le dan las observaciones cuando el agente considere que el precio está fuera del mercado y se puede estimar un precio de mercado, sin embargo, si tiene alguna duda se le refiere a un avaluó para tener un valor de venta más acertado, normalmente se le hace un comparativo del precio de la propiedad en la zona contra el valor que el cliente este solicitando.
Desde el punto de vista del agente inmobiliario, una clave muy importante es obtener un convenio de exclusividad de parte del cliente, lo cual quiere decir que el cliente estaría de acuerdo en tener un solo agente como promotor de su propiedad, por lo que con este derecho, independientemente de la forma o vía por la cual llegue un potencial cliente comprador o arrendatario, deberá contactarse con el agente que tenga la exclusividad para cerrar cualquier operación. Para el agente esto representa una gran ventaja, ya que prácticamente aseguraría la comisión por esa operación incluso si el cliente la llegara a cerrar por cuenta propia. Sin embargo, esta condicionante puede provocar que los clientes se nieguen a firmar una exclusividad y optan la mayoría de las veces por contratos sin exclusividad de tal forma que les permita promover ya sea por su cuenta o bien con otros agentes la propiedad en cuestión.
Otro de los puntos clave en el momento de la captación es la revisión de documentación de la propiedad para una operación de compraventa más transparente, hay que recordar que una de las principales funciones del agente inmobiliario es validar la posesión de las propiedades, y sobre todo validar que la documentación se encuentre en regla, para evitar contratiempos durante el proceso de venta.
Otro punto clave a considerar es la urgencia del cliente propietario para llevar a cabo la operación y la flexibilidad a negociar el precio. Estas dos consideraciones son muy importantes para saber con qué intensidad realizar la promoción y además salir a la venta con un valor adecuado de la propiedad. Este punto también permite identificar cuando el cliente está haciendo simplemente una especulación sobre el valor de su propiedad, aunque parezca que no es muy común encontrar este tipo de casos.
Otro punto clave a considerar es la urgencia del cliente propietario para llevar a cabo la operación y la flexibilidad a negociar el precio. Estas dos consideraciones son muy importantes para saber con qué intensidad realizar la promoción y además salir a la venta con un valor adecuado de la propiedad. Este punto también permite identificar cuando el cliente está haciendo simplemente una especulación sobre el valor de su propiedad, aunque parezca que no es muy común encontrar este tipo de casos.
10.2 Promoción
La promoción, como su nombre lo indica, es el inicio de la exposición abierta del inmueble hacia el público en general a través de los diversos medios de publicidad. En algunas ocasiones inicia desde el momento mismo de la captación cuando se instalan los letreros o mantas en la propiedad. De manera casi inmediata, los agentes inician su proceso de alta de propiedad en los diversos portales de Internet, los cuales son la forma más práctica de iniciar la promoción por lo amigable que actualmente son hoy en día los ambientes de sistemas electrónicos de publicidad. Se continúa con la redacción y elaboración del anuncio para periódicos y revistas y posteriormente se generan llamadas de informes y solicitud de informes a los cuales se les da seguimiento a través del sistema de administración de propiedades de las diversas agencias, culminando el proceso en una cita para ver la propiedad y validar si es del agrado del cliente. Durante esta visita se les entrega una ficha técnica con los generales de la propiedad a los potenciales compradores o arrendatarios.
En otras ocasiones y dependiendo el valor de las propiedades, conviene a los asesores invertir en cenas o cocteles en eventos de open house, en los cuales se invitan a prospectos en lista de espera, potenciales inversionistas y posibles interesados en adquirir el inmueble; para que estos puedan apreciar físicamente los atributos de la misma. En estos eventos es importante que los agentes conozcan con detalle las características del inmueble y que puedan resaltar sus principales cualidades. Este tipo de eventos son muy comunes también para la promoción de nuevos desarrollos.
Cabe mencionar que durante todo el proceso de promoción de los inmuebles, todos los recursos erogados por este concepto, ya sea elaboración de mantas, pagos de publicidad en prensa y portales de internet, gastos de papelería, de representación, traslados, hospedajes si los hubiera, y cualquier consumo de horas hombre y alimentos relacionados con este rubro, corren por cuenta de la agencia inmobiliaria y del agente, sin que esto signifique que deba ser reembolsado por el cliente propietario en ningún momento.
Las claves en el proceso de promoción son las siguientes:
- Iniciar de inmediato la promoción, cuanto más pronto la vea el público en general, más pronto estará con potenciales clientes visitando la propiedad.
- Generar un buen speech de venta, que junto con el precio será un gran impulso para la venta o renta de la propiedad. Sera importante que la información de las fichas técnicas contengan información clara y concisa que permitan identificar rápido a los potenciales compradores o renteros, si cumple el inmueble con sus necesidades.
- Generar un buen álbum fotográfico, ya que es importante que de primera vista el interesado pueda darse una idea clara de las características del inmueble. Las fotos panorámicas y un equipo fotográfico de alta resolución, son recomendables.
- Generar una opinión o comparativo de valor adecuado, para de esta forma lanzar un producto al mercado que pueda competir en precio y características.
- El agente en esta etapa debe poseer conocimientos básicos principalmente de comercialización y ventas, de la estructura de su organización, de su ramo de trabajo, del tipo de inmueble que esté comercializando, de los sistemas de promoción disponibles, del valor de mercado de los inmuebles.
10.3 Visita o tour
La visita es la consolidación de la promoción de la propiedad, es la selección de la propiedad por parte del interesado. Generalmente los propietarios proporcionan las llaves de la misma para poder facilitar este proceso al asesor, siempre y cuando el inmueble se encuentre deshabitado, cuando el inmueble de encuentra ocupado, se establecen entonces horarios de visita de común acuerdo con el cliente y de tal forma que no interfiera con sus actividades.
Se fija fecha y hora y el asesor inmobiliario programa la visita a la propiedad con el cliente, normalmente se hacen dos o tres visitas a diferentes propiedades para tener opciones de compra. La elaboración de los recorridos requiere de la habilidad del asesor para programarlos en horarios adecuados de acuerdo con la distancia entre las propiedades a visitar, la zona de la ciudad en donde esté ubicado y la hora del día en que se realizarán. La logística del recorrido es también importante para que el asesor optimice sus recursos de tiempo y consumo de combustible.
Una vez que llega el cliente se da el recorrido a la propiedad se le explica las características de la propiedad, de la zona, la plusvalía de la propiedad y los aspectos relevantes de la propiedad, se le explica si tiene un adeudo con que institución y cómo se cubriría.
El cierre de este proceso termina con la oferta de la propiedad, siempre se solicita una calificación de la propiedad.
Las claves en los recorridos o visitas guiadas son las siguientes:
- Ser puntual, esto es importante porque muchas veces es el primer contacto con el cliente, cara a cara, es precisamente en la visita a la propiedad, es importante también para asegurar la llegada puntual a las siguientes citas contempladas en el tour.
- Generar un recorrido en una sola zona de la ciudad, de tal forma que la distancia entre las propiedades pueda ser cubierta en un máximo de 10 a 15 minutos. Para esto es muy importante que el prospecto tenga claro la zona en donde desea comprar o arrendar, si el prospecto quiere ver propiedades en diferentes zonas, en este caso es recomendable programar tours en diferentes días.
- Ver al final la propiedad que tenga más posibilidades de ser adquirida o rentada, esto a veces no es posible por ubicaciones o por programación de citas, sin embargo, es deseable ir visitando cada vez mejores propiedades.
- Tratar que el recorrido sea de un máximo de 3 a 4 propiedades de tal forma que todas se puedan ver con el mismo detalle y se puedan visitar con tiempo suficiente. Es necesario ser conciso en la exposición de la propiedad y sus detalles y características, para que la visita no se demore más de lo programado y evitar conflictos con las personas que los recibirán en las visitas siguientes programadas en el tour.
- Hacer el recorrido previamente, para medir tiempos, distancias, trayectorias más adecuadas y sobre todo conocer bien las propiedades a visitar. Es importante también confirmar las citas un día antes, tanto con clientes como con asesores, para tratar de evitar contratiempos o cancelaciones incomodas.
- El agente en esta etapa debe poseer conocimientos básicos principalmente de construcción, de comercialización y ventas, de la zona a visitar, de la estructura de su organización, de su ramo de trabajo y ser muy organizado y conciso con sus tareas
10.4 Oferta
La oferta se define como una propuesta formal y legal de compra o renta de un inmueble, es la presentación de la cantidad a ofrecer por la propiedad. Para definir la cantidad a ofrecer, se consulta con el asesor si es negociable o si hay algún precio definido, la forma de pago que se especifica si es de contado o a través de un crédito, lo cual es más atractiva para algunos propietarios. Se realiza a partir de un formato formal en donde se describe la cantidad a ofertar, la forma de pago, el tiempo de pago y las condiciones de entrega de la propiedad.
Su nombre, el nombre de la persona que vende o renta la propiedad y la dirección de la misma.
El precio que está ofreciendo pagar, el cual generalmente es menor o al precio que el vendedor o arrendador está solicitando.
Cualquier objeto en el inmueble que desee incluir el propietario en el precio de compra o renta tales como cortinas, alfombras, electrodomésticos o instalaciones de iluminación, equipamiento de infraestructura de servicios, climatización, mobiliario, para los casos de casas o departamentos amueblados, entre otros.
Los detalles financieros, tales como la cantidad del depósito que va a incluir, cuando este aplique, algún interés que se pagará en el depósito, pagos mensuales, detalles de financiamiento si piensa el prospecto pagar la propiedad con algún crédito autorizado y cuando este aplique, además del el respaldo económico de la propuesta que bien puede ser con cheque o efectivo.
La fecha de cierre para la venta y la fecha en que desea tomar posesión del inmueble (generalmente de 30 a 90 días de la fecha del contrato dependiendo de la forma de pago), la fecha de vencimiento (la fecha que termina la oferta), que suele ser de 1-3 días normalmente desde el momento en que se hizo la oferta, y las condiciones que desee colocar en la oferta, por ejemplo, solicitar una inspección previa del inmueble o hacer que la oferta esté condicionada a la aprobación de un financiamiento hipotecario, bancario o de cualquier otro tipo.
Las claves al momento de la oferta son las siguientes:
- El propietario puede aceptar, rechazar o contestar su oferta con una contraoferta, en este caso el prospecto también puede aceptarla, rechazarla o contestarla de la misma forma. Es importante recordar que, sin importar cómo avancen sus negociaciones, el inmueble sigue estando en promoción, por lo que ahí es donde es importante un respaldo económico validando su oferta de manera que esto permite tomar el tiempo de negociación sin que la propiedad sea ofrecida alguien más. Cuando la propuesta es aceptada por el dueño, se inicia la parte de trámites bancarios o notariales.
- El aceptar una oferta no obliga a las partes a cerrar la operación, cuando por alguna circunstancia las condiciones establecidas en la oferta no se cumplen, la operación puede cancelarse por cualquiera de las partes.
- El prospecto comprador o rentero podría perder el respaldo en caso de cancelar de manera injustificada el proceso de la operación. Esto debido a que el inmueble deja de estar en promoción al momento de ser aceptada la oferta, perdiendo la posibilidad de ser comercializado con alguien más.
- Las ofertas deben ser formales y por escrito, esto imprime la seriedad a la operación y ayuda a definir las responsabilidades que adquieren las partes, y los tiempos y procesos que se seguirán hasta el cierre de la transacción. Es importante que en este momento ambas partes tengan claridad del proceso y también de la documentación a entregar para integrar los expedientes.
- El agente en esta etapa debe poseer conocimientos básicos principalmente de construcción, de elaboración de contratos, de Comercialización y Ventas, de la Estructura de su organización, de su ramo de trabajo, del tipo de inmueble que este comercializando, su valor de mercado y su margen de negociación. En esta etapa debe explotar sus habilidades de negociación.
10.5 Documentación y cierre
El cierre de la operación inmobiliaria está definido básicamente por la firma de los documentos que avalan la legalidad y conformidad de las partes con el acuerdo establecido, tales como escrituras o contratos. En dichos documentos se establecen antecedentes de las propiedades, de operaciones realizadas con la propiedad previamente, características, ubicación, datos de sus propietarios, pagos de gravámenes y los acuerdos entre las partes, como los principales.
Normalmente se da una guía de la documentación a reunir y presentar dependiendo del tipo de trámite, por ejemplo, si el pago es con crédito bancario, Infonavit o algún otro. Se coordina la visita con el valuador para el análisis de valor de la propiedad, en este punto es importante considerar que muchos de los créditos están condicionados al valor de avalúo. Para el agente es importante y función principal dar seguimiento a la documentación generada por las notarías antes de la firma de compraventa o renta, en general en este paso se validan cada uno de los pasos de manera que se vaya formalizando la operación. La función del agente en este punto es mantener al tanto a las partes interesadas sobre algún faltante o validación, hasta la cita en la notaria para la compraventa y poder atender de inmediato cualquier imprevisto o tramite adicional que pudiera presentarse.
En esta etapa se define la notaria en donde se realizará la operación de cierre y firma de documentos finales. En este mismo acto se realizan los pagos correspondientes o se dan las instrucciones de pago cuando estos son realizados por instituciones bancarias o crediticias como el Infonavit. También se liquidan comisiones y honorarios, tanto de los agentes inmobiliarios como de la notaría y algunos otros prestadores de servicios relacionados con la operación.
Las claves al momento de la oferta son las siguientes:
Documentos
Validar y completar los documentos para los expedientes y validarlos con los especialistas correspondientes. Los principales son escrituras de compraventa anterior, régimen de condominio, predial, certificado de libertad de gravamen, gravamen por crédito en curso, Identificaciones oficiales de los actuantes.
Tiempo
Tener claro los tiempos y requisitos en cada etapa del proceso, para evitar contratiempos a los clientes y retrasos en el cierre.
Contratos
El agente en esta etapa debe poseer conocimientos básicos principalmente de elaboración de contratos, del marco legal, de los procedimientos y trámites necesarios, de su ramo de trabajo, del tipo de inmueble que este comercializando, su valor de mercado y su margen de negociación. En esta etapa debe explotar sus habilidades de negociación.
