9.5 Rutinas defensivas en la comunicación

La comunicación se puede clasificar según las siguientes razones:

• Por razón del canal y contenido que puede ser formal o informal.
• Según sea su receptor. Individual o genérico.
• Por la obligación de la comunicación. Ésta puede ser imperativa o exhortativa.
• Por razón de su forma que puede ser oral, escrita o gráfica.
• Finalmente, por su sentido que puede ser vertical u horizontal. Esta clasificación se refiere a la jerarquía en la cual se establece la comunicación.

Barreras en la comunicación efectiva

Las barreras en la comunicación suelen ser obstáculos que hacen la comunicación más difícil. A continuación se enlistan las barreras de la comunicación más frecuentes durante una negociación.

• Semántica
• Física
• Fisiológica
• Psicológica

Las distorsiones en las comunicaciones efectivas también se vuelven barreras. Estas distorsiones pueden ser:

• Percepción selectiva
• Emociones
• Lenguaje
• Cultura nacional
• Indicativos no verbales

Existen diferentes técnicas para superar las barreras en la comunicación efectiva. A continuación, se sugieren algunas formas que ayudan a superar las barreras. Muchas veces usando la retroalimentación podemos asegurarnos de que el mensaje de la comunicación fue bien comprendido por el receptor. No necesariamente una retroalimentación es verbal, también puede ser no verbal o de manera escrita con una evaluación de desempeño.

Otra forma de superar las barreras de la comunicación es si simplificamos el lenguaje. Elegir las palabras correctamente y no usar palabras de más contribuye a transmitir el mensaje de manera nítida.

Durante el proceso de comunicación, con mayor frecuencia, nos encontramos con que no existe escucha activa por parte del receptor.  Escuchar activamente significa un esfuerzo intelectual y la capacidad para concentrarse de forma estricta en la comunicación. La última técnica para superar barreras en la comunicación se refiere a la cancelación de emociones y estar al pendiente de los indicadores no verbales que emitimos. Durante la negociación debemos intentar bloquear nuestra comunicación no verbal que pueda interferir con nuestros objetivos.

Para garantizar la comunicación efectiva, la American Management Association define los siguientes 10 mandamientos:

1. Aclarar ideas antes de comunicar.
2. Determinar y evaluar el verdadero propósito de cada mensaje.
3. Considerar el ambiente organizacional e individual.
4. Planear las comunicaciones asesorándose con la opinión de otros miembros de la organización.
5. Tener cuidado al comunicar: con las actitudes, sobre tonos y el contenido básico del mensaje.
6. Aprovechar la oportunidad para emitir algo de valor o ayudar al receptor.
7. Seguir y evaluar la comunicación.
8. Oportunidad en cuanto a tiempo y lugar.
9. Apoyar la comunicación con las acciones propias del emisor.
10. Tratar no sólo de ser comprendido, sino de comprender, escuchar con empatía.