Un gerente es quien lleva la gestión de administración de una empresa o institución y el término puede utilizarse tanto para género femenino como masculino (RAE, 2010).
En algunas bolsas de trabajo que puedes consultar en Internet, se mencionan los requisitos para ser contratado como gerente de A y B:
- El principal requisito es amplia experiencia, lo cual te muestra la importancia de la práctica profesional.
- Algunos de los empleadores piden tener un título de licenciatura en hotelería, administración de empresas turísticas, turismo, gastronomía o carrera afín.
- El dominio del idioma inglés es requisito indispensable en hoteles o zonas turísticas.
- Se solicita un amplio conocimiento de higiene, distintivo H, cristal o ServSafe.
- Hay que tener capacidad de análisis, conocimientos sobre elaboración de presupuestos y control de costos, conocimiento de montajes, experiencia en el manejo de personas y desarrollo de colaboradores.
Entre sus responsabilidades se encuentra la planeación, organización, dirección y control. Las actividades a realizar están relacionadas con la prestación de servicios de alimentos y bebidas, manteniendo los estándares de producción y calidad, logística, control de costos, desarrollo de conceptos, organización de eventos, elaboración de menús, y el reclutamiento, capacitación y contratación de personal.
A él le reportan el área de servicio, cocina, chefs, compras, almacenes y contraloría de costos.
¿Qué te parece? La administración de un restaurante no es tarea fácil, ni sencilla. Se necesita talento, espíritu de servicio y muchas ganas de trabajar, para ir escalando en la jerarquía hasta tener la experiencia necesaria y llegar a ser el gerente de A y B en un hotel, un restaurante, un club, un bar, un centro nocturno o cualquier otro establecimiento de la industria.
Un restaurante es una empresa, por lo tanto nada puede ser improvisado. Para Franco (2004) “el restaurante es un sistema que representa un todo, organizado por subsistemas interdependientes, en el que cada decisión que se tome se verá reflejada en los resultados finales”.
Desde el punto de vista empresarial, existe también la necesidad básica de aplicar el proceso administrativo, lo cual significa desarrollar una serie de procedimientos en cada etapa de éste.Durante el tema verás por partes estas etapas, analizándolas como se presenta a continuación:
Organización y planeación del restaurante
• ¿Qué se va a hacer?
• ¿Cómo se va a hacer?
Integración, dirección y control del restaurante
• ¿Quién lo va a hacer?
• ¿Qué se va a hacer?
• ¿Qué se hizo
Formas de administración según el tipo de restaurante
• La aplicación de la administración dependerá siempre del tamaña del restaurante y su estructura, así como de la cocina, clientela y calidad en el servicio.
2.1 Organización y planeación del restaurante
Para comenzar toda etapa de planeación de una empresa, debes preguntarte: ¿qué se va a hacer? Esto te dará un marco de referencia para conocer la necesidad de recursos humanos, materiales técnicos y financieros. La etapa de planeación corresponde al propietario en un restaurante pequeño, al gerente en un restaurante mediano y a la alta gerencia, en un restaurante de franquicia o grande. De cualquier forma, puedes contar con el apoyo de asesores externos (Franco, 2004):
Debes preguntarte entonces:
- ¿Cuál es la misión y visión de la empresa?
- ¿Cuáles son los valores que se deberán respetar?
- ¿A qué públicos atiende, incluyendo los internos y externos?
- De acuerdo a los valores y los públicos, ¿cuáles objetivos se persiguen?
- ¿Qué estrategias te llevarán a alcanzar estos objetivos?
Por supuesto que en esta etapa existen muchos momentos de análisis, pues deberás investigar:
- El mercado
- Las condiciones en la plaza
- Las fortalezas que pueden llevarte al éxito
- Las oportunidades que te brinda el mercado
- Las debilidades que encuentras en la empresa
- Las amenazas del mercado
Una vez que tengas bien planeados tus objetivos y que hayas elaborado las estrategias o cursos de acción, deberás realizar los presupuestos necesarios, que tienen relación con la cantidad de platillos a preparar y el menú.
Ejemplos (Franco, 2004):
- El gerente planea metas y pronósticos de ventas.
- El encargado de almacén planea los máximos y mínimos de materia prima.
- El chef planea los menús.
- El encargado de compras planea los precios, plazos, calidad de las compras y quiénes serán los proveedores.
Posteriormente, empezarás la etapa de organización, y te debes preguntar: ¿cómo es que se van realizar todos los planes anteriores? Obviamente necesitas personas que te lleven a alcanzar todos los objetivos y ellas necesitan trabajar de una forma coordinada.
Debes establecer quién va a realizar cada tarea o grupos de tareas y quién supervisará a quién; es decir, establecer niveles y jerarquías.
Seguramente ya conoces un organigrama. Un organigrama señala exactamente los niveles de responsabilidad y autoridad dentro de una empresa, agrupa las funciones por áreas, integra a los empleados por grupos, en forma vertical y horizontal. Es decir, presenta de forma gráfica la estructura formal de la organización.
2.2 Integración, dirección y control del restaurante
La integración se refiere a la forma en que se van a utilizar todos los recursos de la empresa, pues en esta etapa ya cuentas con los recursos materiales, humanos, técnicos y financieros, para la operación del restaurante.
Una vez que conoces ¿qué se va a hacer?, ¿cómo se va a hacer? y ¿quién lo va a hacer?, debes estar pendiente de que todo se realice conforme a los planes. Por lo tanto, en esta etapa habrá que dirigir a las personas para que se involucren, de forma voluntaria, en el logro de las metas. Buena parte del éxito de los planes coincide con una buena dirección.
La dirección tiene que ver no sólo con lograr las metas de la empresa en cuanto a maximizar los resultados de la inversión, recuerda que en la planeación revisaste los diversos públicos y objetivos de la empresa y estos son:
- Internos: los inversores y los empleados.
- Externos: los clientes, la comunidad y los proveedores.
Por lo tanto, habrás de satisfacer en armonía todos los objetivos, pues sólo de forma integral todo funcionará de manera más eficaz y eficiente. En esta etapa, el gerente debe emplear todas sus habilidades y conocimientos en comunicación, ética, desarrollo organizacional, motivación, relaciones públicas, etc., para realizar lo siguiente:
Que la estructura formal diseñada (el organigrama) logre que los mensajes suban y bajen de forma ordenada.
Que la estructura informal (dada por las relaciones interpersonales) apoye los objetivos y metas de la organización en su conjunto.
Finalmente, dentro del proceso administrativo tienes el control. Existen muchos controles dentro del restaurante, y de todos ellos te hablaré en el módulo siguiente.
En cualquier actividad planeada que realizas siempre debes conocer los resultados, y posteriormente evaluar si coinciden o no con los esperados. Si coinciden, habrás alcanzado las metas; si no, debes revisar en qué etapa del proceso hubo un error, el cual no permitió llegar al resultado óptimo.
Franco (2004) menciona algunos controles importantes en todo restaurante:
- Las notas de compra
- Notas de entrada y salida del almacén
- Reportes de producción de stocks en cocina
- Reportes de ventas de las cajas
- Los estados financieros y resultados
- Reporte de publicidad o campañas publicitarias
- Capacitación y evaluación del personal
2.3 Formas de administración según el tipo de restaurantes
A continuación se analizarán los restaurantes tipo familiar y tipo franquicia.
El restaurante tipo familiar
Iniciar un restaurante de tipo familiar puede convertirse en un complejo problema familiar, ya que los gastos de inicio suelen ser fuertes y se convertirán en parte de los gastos familiares. La razón es que generalmente el propietario suele emplear a miembros de la familia y así piensa ahorrar sueldos y gastos de seguro social y otras prestaciones; sin embargo, la mano de obra no especializada y no bien pagada no da ocasión al éxito inmediato.
Para Franco (2004), el propietario tiene una fuerte motivación de perpetuar la empresa para:
- Preservar el bienestar familiar.
- Mantener los vínculos familiares.
- Defender, a través de la empresa, los valores familiares.
- Mantener el empleo de trabajadores clave, que ya son considerados parte de la familia.
- El orgullo familiar.
En ocasiones mantener la supervivencia del restaurante tiene que ver más con estos factores que con factores financieros, sobre todo en empresas que ya han permanecido en el negocio por varias generaciones.
Los restaurantes familiares pasan por varias etapas:
Haz clic en cada componente para conocer la información
- Los compromisos son muy grandes.
- La administración se vuelve compleja, pues se carece de experiencia.
- Los factores emocionales aumentan las presiones.
- Ya se ha llegado a la consolidación, gracias a los esfuerzos del fundador.
- Son etapas sencillas de manejar, se cuenta con un negocio establecido que la familia conoce bien, los sucesores tienen ideas frescas y empieza la etapa de expansión y crecimiento.
- El restaurante seguramente ya cuenta con muchos miembros de la familia insertados en el negocio, parientes políticos, primos, tíos, etc., que se han ido incorporando pues han encontrado un lugar placentero y cómodo para trabajar y que no han sido sometidos a ningún tipo de selección y evaluación.
Las relaciones dentro del negocio tienen que ver con la armonía familiar. El restaurantero tendrá que trabajar mucho para hacer a un lado las decisiones emocionales que puedan afectar la supervivencia del negocio. La combinación es difícil y debe establecerse un sistema formal que facilite el diálogo. Este tipo de empresa debe luchar siempre con la adaptación al cambio y no permanecer en el hecho de que la regla de los viejos tiempos era mejor, debe ser más formal y disciplinada.
Las ventajas y desventajas que Franco (2004) encuentra en este tipo de restaurante son las siguientes:
Ventajas
- Compromiso
- Conocimiento
- Flexibilidad en el trabajo
- Flexibilidad en los salarios
- Planeación a largo plazo
- Cultura estable
- Rapidez en la toma de decisiones
- Confiabilidad y orgullo
Desventajas
- Rigidez
- Desafíos comerciales
- Sucesión
- Conflictos emocionales
- Liderazgo y legitimidad
El restaurante tipo franquicia
Seguramente conoces muchos de estos restaurantes que pertenecen a una franquicia, que a cambio de un pago o repartición de utilidades utilizan el nombre e imagen y siguen sus procesos.
Al otorgarse una licencia por parte de un franquiciante, el que la recibe (llamado franquiciatario) pasa a formar parte de una cadena de restaurantes y según el contrato, se fijan lineamientos en áreas básicas:
- Precios de venta
- Calidad de productos o servicios
- Controles administrativos, financieros y operativos
- Asistencia en comercialización
- Manejo adecuado del nombre o marca
- Capacitación general
Un restaurante independiente es aquel que no pertenece a una franquicia, los principales problemas que enfrenta son la comercialización y el miedo al riesgo. Una opción que inyecta dinero por parte de terceros es la venta de franquicias, entonces el restaurante logra expandir su mercado. El restaurante dueño de las franquicias revisa constantemente la operación de los restaurantes que le pertenecen, los procesos son monitoreados en todo momento para que todos los restaurantes trabajen de igual forma que él través de manuales de operación.
Franco (2004) menciona que los manuales de operación marcan las pautas y directrices a seguir, al principio puede ser un poco complicado seguir tantas políticas, pero con el tiempo las operaciones se vuelven más fluidas y los problemas disminuyen, las políticas deben ser completas y cubrir los siguientes aspectos:
- Diseño y decoración del espacio físico
- Integración y capacitación del personal
- Inventario y equipo
- Mercadotecnia y publicidad
- Relaciones con los clientes
- Fuentes de abastecimiento
- Recepciones inaugurales
- Alcance de los servicios que se prestan
- Servicios especiales a los franquiciatarios en apuros
- Recomendaciones sobre precios
- Cumplimiento de los aspectos legales y contractuales
- Mantenimiento y limpieza de la unidad franquiciada
