En primer lugar, antes de comprar debes saber cuáles son los requerimientos de compra. En temas anteriores se habló un poco sobre la calidad que se debe exigir en los suministros; sin embargo, debes considerar las cantidades que se requieren en la operación diaria, semanal, mensual o anual. Recuerda que entre mayores volúmenes se compren existe mayor seguridad de obtener precios más bajos, también debes revisar los espacios y capacidad que tiene tu almacén, y ser especialmente cuidadoso con los artículos perecederos.
9.1 Cálculo de los requerimientos de producción
En caso de utilizar comandas, se recomienda que estas se levanten por el mesero y que él entregue una copia a la cocina o bar y otra a la caja. Posteriormente, el gerente podrá compararlas, verificar que lo que se cobró en caja fue exactamente igual a lo que salió de la cocina o del bar. Las comandas siempre deben tener el nombre del mesero, por si existen discrepancias; además, deben estar foliadas, se debe de llevar un control de folios para evitar que los meseros hagan mal uso. Las comandas generan información como la siguiente:
- Total de ventas en el restaurante
- Total de cada uno de los diferentes platillos salidos de la cocina
- Total de las diferentes bebidas salidas del bar
- Total de venta por mesero
- Total de venta por área
- Cuáles son los platillos o bebidas más demandados, o cuáles no se demandan
Esta información se utiliza, entre otras cosas, para calcular los costos cuando se compara contra los inventarios. Los inventarios se dividen en cuatro áreas:
Esta información es importante porque te permite calcular los requerimientos de producción y por lo tanto, los suministros necesarios en cada área (esto en un restaurante que ya está operando). Si necesitas calcular los requerimientos de producción y la materia prima que necesitarás en un establecimiento que apenas va a abrir operaciones, tienes que calcularlos por meta, es decir por el ideal de venta. Sin embargo, lo proyectado, aun cuando esté muy bien estudiado y planeado, no deja de ser un albur, por lo tanto, se deben establecer límites.
Como remarca Morfín (2006), los sistemas de compras o control de existencias se basan en dos factores:
9.2 Suministros de alimentos
Los suministros llegan a cada una de las áreas a través del almacén:
No sirve de mucho tener un procedimiento bien estandarizado para realizar las compras, si el procedimiento para el control en la recepción de los productos en el almacén es deficiente, quien quiera que la realice, ya sea el cocinero, el gerente o el almacenista (Franco, 2004).
Construir o renovar los métodos de almacenamiento y el diseño de los espacios adecuados exige estudio y una buena inversión. La distancia entre la recepción y el lugar de almacén debe ser mínima, los productos se colocan en orden, por grupos y de tal forma que faciliten los inventarios, la rotación y la conservación.
Recepción de los suministros
La persona encargada de recibir los productos tiene la obligación de comprobar que la calidad, cantidad, tiempos de entrega y el precio sean el convenido por el departamento de compras con el proveedor.
Los proveedores deben conocer los horarios para la recepción de las mercancías; las facturas de los alimentos y de las bebidas deben hacerse por separado y se deben entregar en original y copia. El almacenista sella y firma las facturas y elabora los reportes de recepción.
En el almacén deben existir básculas pesar los productos recibidos y debe hacerse en forma neta, sin envolturas o empaque. En el caso de que algún artículo no cumpla con las especificaciones, se genera una nota de crédito y se regresa al proveedor en ese momento, será descontado del pago de la factura cuando se realice al proveedor.
Una vez recibidos los productos deben marcarse con la fecha de entrada.
Almacenamiento de los suministros
Para Franco (2004), el tamaño del almacén depende de los siguientes aspectos:
La seguridad en esta área debe ser primordial, los candados y chapas deben revisarse constantemente, pues es en este espacio donde se guarda el activo circulante de la empresa, con el cual se trabaja en las cocinas, barras y salón comedor. Solo el personal autorizado puede entrar y permanecer en esta área.
Para Franco (2004), es importante considerar los siguientes puntos que ayudarán en la organización, manejo y conservación de los productos dentro del almacén:
- Temperaturas adecuadas.
- Control de carnes por medio de etiquetas.
- Un sistema kárdex que permita tener, como control para cada producto, una tarjeta de almacén.
- Determinación de máximos y mínimos.
- Horarios de operación.
- El acomodo de los productos que facilite los inventarios.
- Personas responsables de la operación.
- Software especializado para el equipo de cómputo.
- Dar aviso al chef ejecutivo sobre productos deteriorados o con poca rotación, para darles salida y evitar pérdidas.
- Los productos a granel deben empacarse en envases adecuados, según el uso que se les da en la cocina, anotándoles nombre, fecha y peso.
Despacho de los suministros
El objetivo de tener todos estos controles es evitar que se presenten pérdidas o robos por descuidos o malos manejos del personal.
El almacén debe establecer horarios para la entrega de suministros en todos los departamentos. Los horarios estarán pegados en la puerta, esto obliga a tener disciplina y planeación a todos y también el almacenista puede organizarse más fácilmente. De cualquier forma, el gerente puede tener la llave en caso de imprevistos cuando el encargado se retire.
9.3 Calidad en el proceso de compras y producción
Para Franco (2004) la principal actividad del departamento de compras es preparar los pedidos de productos perecederos y no perecederos, para satisfacer las necesidades en un determinado periodo; un buen sistema de compras debe basarse en una lista detallada de cada uno de los productos que se requieren, estandarizando las características de los productos, en función de los siguientes aspectos:
- El menú
- La calidad requerida
- El mercado disponible
- La capacidad de almacenamiento del restaurante
Punto clave para la economía de la empresa, el departamento de compras tiene varios objetivos:
- Comprar por volumen para obtener el mejor precio posible.
- Surtir oportunamente los almacenes.
- Comprar a los precios más bajos, sin descuidar la calidad.
- Mantener los inventarios en el nivel más bajo.
- Mantener una buena comunicación con control de costos.
- Localizar proveedores que suministren adecuadamente las mercancías.
- Centralizar las compras, es decir, centrar la autoridad en una persona.
Políticas de compra
Toda empresa debe establecer sus propias políticas, estas alcanzan a todos los involucrados, desde jefes hasta empleados, para una mayor fluidez y constituir elementos de dirección.
Las políticas son dictadas desde la dirección, y están sujetas a cambios, modificaciones y cancelaciones, para que no queden obsoletas e inoperables con el tiempo; en el caso de establecimientos de cadena son dictadas desde el corporativo.
| Las políticas de compra más importantes son las referentes a... |
- Elección de proveedores
- Precios
- Calidad
- Requisición de productos
- Descuentos
- Pagos
- Capacidad
- Tiempos de entrega
|
Desde el gerente corporativo, hasta el proveedor, pasando por el gerente de alimentos y bebidas, el de compras, el chef ejecutivo, el controlador de costos de alimentos y bebidas, y el almacenista, deben conocer las especificaciones para las compras estándar. En caso de que exista algún cambio en el menú debe notificarse a los gerentes.
Planeación de compras
¿Qué productos deben comprarse?, ¿qué cantidades?, ¿a qué proveedores?, ¿a qué precios? La siguiente lista te puede ayudar en la planeación de compras:
Perecederos, productos frescos que se requerirán de acuerdo a las necesidades diarias; se efectuará un inventario diario, tanto en almacén como en cámaras de congelación.
- Carnes
- Pescados
- Mariscos
- Aves
- Frutas
- Verduras
- Productos de granja
No perecederos, abarrotes, bebidas:
- Productos enlatados
- Aceites y grasas
- Galletas, pastas y dulces
- Cereales
- Especies y condimentos
- Vinagres
- Azúcar, sal y harinas
- Arroz y frijol
- Vinos licores, cervezas y refrescos
En el caso de un restaurante de hotel, datos como la ocupación de habitaciones, banquetes, ventas del restaurante y el bar ayudan a hacer cálculos sobre las compras que deben realizarse.
La orden de compra
Este formato es indispensable para un registro contable adecuado, contiene los siguientes datos:
- Datos básicos de la empresa
- Folio
- Leyenda dirigida al proveedor
- Descripción del producto
- Unidad de medida
- Cantidad
- Precio unitario
- Precio total
- Nombre del encargado de compras
- Espacio para observaciones
La primera copia se envía al almacén, la segunda es para el departamento de compras, y la tercera es para el proveedor. La finalidad de este formato es llevar un orden de los suministros, desde que se solicitan hasta que son recibidos.
En el caso de productos nuevos se utiliza un formato denominado cotización de precios, el cual contiene los mismos datos que la orden de compra.
