Explicación

Desde tiempos ancestrales, el ser humano ha buscado tener una convivencia pacífica y de armonía. En la Biblia se mencionan varias reglas o normas de cómo comportarse en situaciones sociales, los lugares que se deben ocupar y cómo atender a los invitados. Los egipcios tenían también sus propias reglas en cuanto a etiqueta y comportamiento social, y los babilonios tenían el “Código de Hammurabi” que establecía reglas y leyes de convivencia.

Poco a poco, las reglas, normas, protocolos y ceremonial han ido cambiando. Actualmente la “ley del Talión” que aparece en el código babilonio (“ojo por ojo, diente por diente”) puede parecerte salvaje o incivil. Las leyes, normas y reglamentos han ido cambiando y evolucionando con la sociedad. Lo que permanece constante es que la humanidad necesita reglas para vivir en paz y armonía.

El protocolo, ceremonial y etiqueta, a pesar de que pertenecen al tema de las normas de comportamiento humano en distintas situaciones, no es lo mismo. Según el Senado de la República (2015):

El ceremonial se entiende referido a la realización de actos, eventos especiales o celebración de ceremonias; el protocolo, al orden de su secuencia y al trato, rango y dignidad que debe otorgarse a quienes en ellas participan: la solemnidad son las fórmulas sacramentales que deben revestir las declaraciones o resoluciones de la asamblea durante los actos ceremoniales. (p.1)

Es muy frecuente que estas normas se salten; el protocolo se incumple continuamente. En la mayoría de los casos se trata de personas sin experiencia en estos comportamientos. Tú como profesional de las relaciones públicas debes saber que no todas las normas protocolares son igual de importantes y si el fallo es leve, lo normal es que se pase por alto y nadie se encargue de corregirlo. Sin embargo, hay otras normas que sí son importantes y que es necesario conocer y aplicar, por ejemplo, cómo saludar a las distintas personalidades, cómo comportarse en la mesa, etc.

La etiqueta y el protocolo no son sinónimos: la etiqueta se refiere al ámbito social y el protocolo es más utilizado en el entorno político, diplomático y empresarial. Dentro del entorno de trabajo, también se tienen eventos que requieren etiqueta, y es importante conocer y practicar las normas de ambos (etiqueta y protocolo) para convivir adecuadamente en todos los ámbitos.

En las relaciones públicas y la organización de eventos, es necesario conocer las diferentes situaciones y cómo actuar en cada una para lograr un evento exitoso o una relación adecuada con tus diferentes públicos.

11.1 Historia del protocolo y elementos (himnos, banderas, correspondencia)

Desde tiempos ancestrales se han observado protocolos en los diferentes países, estados y naciones. En México, según el Senado de la República (2015), se tienen registros de normas de corte protocolario desde el texto del Reglamento para el Gobierno Interior de las Cortes de Cádiz (1810), en el que se establecían apartados para situaciones que exigían medidas de ceremonial, entre las que destacan:

De lo que deben hacer las Cortes en el fallecimiento del Rey y en el advenimiento del sucesor al trono.
Del ceremonial con el que ha de ser recibido el Rey en las Cortes.
Del ceremonial con el que debe ser recibido el Regente o la Regencia de las Cortes.

Sin embargo, el protocolo en México se remonta a muchos años antes de que llegaran los españoles, por ejemplo, los aztecas tenían sus propias reglas protocolarias y ceremoniales, así como elementos como los penachos (ejemplo, el penacho de Moctezuma) y las joyas ceremoniales.

En 1967 entró en vigor la convención de Viena sobre relaciones consulares, la cual tiene como finalidad contribuir al desarrollo de relaciones amistosas entre las naciones y garantizar a las oficinas consulares el eficaz desempeño de sus funciones en nombre de sus Estados respectivos.

Como puedes observar, las reglas y normas cambian con el tiempo y con la cultura. Lo que es bien visto en algunas culturas no lo es tanto en otras. Por eso, es necesario conocer los aspectos básicos del protocolo, el ceremonial y la etiqueta para evitar ofender a los demás y evitar conflictos. Entre más conozcas de este arte, podrás comunicarte mejor con cualquier visitante y público. La etiqueta y las buenas maneras son un hábito que debe cultivarse.

Elementos del protocolo

En México (y en la mayoría de los países) se tienen reglas y leyes referentes a los símbolos. En México la ley que regula el uso de los símbolos patrios es la “Ley sobre el Escudo, la Bandera y el Himno Nacional”. En ella se pueden observar diversas acciones que se deben de tomar cuando se utilicen estos símbolos patios. La Secretaría de Relaciones Exteriores menciona (2015):

La proporción entre anchura y longitud de la Bandera, es de cuatro a siete. Los honores a la Bandera Nacional se harán siempre con antelación a los que deban rendirse a personas, el saludo civil a la Bandera Nacional se hará en posición de firme, colocando la mano derecha extendida sobre el pecho, con la palma hacia abajo, a la altura del corazón. Los varones saludarán, además con la cabeza descubierta. El Presidente de la República, como Jefe supremo de las Fuerzas Armadas, la saludará militarmente.

Normalmente, la bandera del país anfitrión es la que se coloca en el centro o en el lugar principal y después se tienen diferentes distribuciones.

Los anteriores son solo algunos ejemplos de la ley mexicana, sin embargo, debes tener en cuenta que cada país tiene leyes respectivas a sus símbolos.
Los símbolos más comunes son las banderas, los escudos y los himnos. Existe una ciencia que estudia los escudos que es la heráldica y la vexilología. Estas ciencias centran su atención en el estudio de los símbolos como escudos de armas, genealogías, blasones (conjunto de símbolos y prerrogativas derivados de una dignidad de nobleza y crianza conferida a una ciudad o persona) (Labariega, 2007). También estudian símbolos como coronas, condecoraciones, colores, dibujos, materiales, estandartes, escudos, himnos, cánticos y banderas.

En México, además de la ley anteriormente mencionada, no existe normatividad para precedencias o usos de banderas, por lo que se toman normas similares de otros países, por ejemplo, España.

La correspondencia oficial también obedece a las normas de protocolo. La correspondencia comprende desde las invitaciones, las cartas, las notas de agradecimiento, oficios, planos, instrucciones, documentos en general.

La correspondencia debe llevar siempre el membrete de quien la emite, la fecha, el lugar y el nombre a quien se dirige. El lenguaje debe ser formal, pero entendible, y debe ir firmada por quien la emite, así como su nombre impreso y título. Debe ir en sobre cerrado claramente identificado a quién se dirige y con el membrete o sello del emisor.

Las invitaciones se deben enviar con la antelación suficiente para que los invitados incluyan la reunión en sus agendas: el tiempo normal es de tres a seis semanas antes.
La invitación debe especificar la hora, el día, el lugar (incluido el nombre de la sala), el propósito, los puntos más destacados del programa (incluyendo los nombres de los oradores) y el nombre de la persona de contacto a la que confirmar la asistencia (o un «se ruega confirmar la asistencia» con los datos de contacto). Recuerda que es muy mal visto no contestar a una invitación. Aunque no asistas, debes responder, pues el anfitrión hace su logística y planeación con base en las confirmaciones.

11.2 Actividades oficiales (cenas, discursos, recepciones, conmemoraciones, inauguraciones, mesas de honor, procesiones, sepelios, visitas)

Las actividades oficiales son una oportunidad para estrechar las relaciones públicas y fortalecer la imagen de la organización, siempre que se realicen correctamente. En caso contrario, pueden afectar la reputación de la misma. Como en la organización de los eventos, es primordial recabar toda la información posible y realizar una planeación adecuada.

Las actividades oficiales, comprenden, entre otras más específicas, las visitas, viajes de jerarquías, inauguraciones, homenajes, banquetes, recepciones, conmemoraciones, colocaciones de primera piedra, entierros, funerales, etc.

Los lineamientos principales que deben obedecer los actos oficiales son:

Relación de jerarquía y autoridades (peinado)
Lista de invitados
Documentación (cartas, oficios, etc.)
Recepción de invitados
Desarrollo del acto (con su respectivo orden del día y agenda)
Parlamentos
Fin del acto y despedida

(Martínez, 2007).

En los actos oficiales debe de considerarse la precedencia, es decir, el acomodo o ubicación de los personajes o asistentes por orden de jerarquía.

Existen varias maneras de realizar la precedencia. Como norma general, quien preside el acto, o la persona de mayor importancia en el acto, se sienta al centro. En las siguientes imágenes (Labariega, 2007) observarás las diferentes maneras y la que se utiliza en México.

Presidencia
Denota el mayor honor en un acto, según el profesor López-Nieto, e indica quién ha de dirigir su desarrollo entre dos tiempos: el inicio y el final. ₂₄

Las presidencias han de ser pares e impares. En este caso la presidencia debe de ser impar para que haya un centro, el cual será ocupado por la persona que preside el acto.

Cuando es bipersonal, la presidencia par es compartida y las dos personas que la conformen ocuparan el centro.

₂₃ Pedro A. Villarrubias, tratado de protocolo del Estado e internacional, Nobel, Madrid, 1994, p.36
₂₄ Loc. cit., p. 36.

a. Escuela anglosajona. Los lugares de honor están en la cabecera de la mesa.

b. Escuela francesa. Los lugares del centro de la mesa son los de honor (esta escuela se utiliza como directriz en México).

Visitas

El aspecto más importante de las visitas es la agenda y la seguridad involucrada. La agenda la puede determinar quien invita o quien visita. También, la agenda puede ser parte de algún evento más grande como una gira, por ejemplo. Según la Guía de Protocolo de la Secretaría de Relaciones Exteriores (SRE) al invitado le recibirá un funcionario de la Dirección General de Protocolo y lo apoyará con los trámites de migración, aduana y equipaje. Eso es sólo el principio. Dependiendo de la agenda, son diferentes actividades oficiales que se realizan. Como recomendaciones generales, por ejemplo, la vestimenta es formal, traje sastre o vestido nacional para damas y traje oscuro o vestido nacional para caballeros. Cuando se entregan documentos se hace con la mano izquierda, para tener la derecha libre para saludar y tomarse la foto. Cuando se saluda a las cámaras se realiza con la mano a un lado de la cara, para evitar taparse la cara en las fotos o noticias.

La seguridad puede ser interna de la organización o cuando es alguna visita de embajadores o presidentes, la seguridad externa, como la policía o personal militar, es requerida. En México, cuando se tienen visitas de presidentes o mandatarios de otros países, el Estado Mayor Presidencial (quien protege al Presidente de la República) es quien se encarga de la seguridad del funcionario invitado. Normalmente la transportación la proporciona el anfitrión.

En cuanto a los funerales, aunque ya no se utiliza el luto riguroso (vestimenta toda de negro) se recomienda asistir con vestimenta sobria, no llamativa, maquillaje y joyería discretos. Hay dos tipos de funerales: civil y religioso. El civil es más utilizado para actos y personajes públicos, por ejemplo, el funeral de Gabriel García Márquez, sucedido en abril de 2014, fue un acto oficial al que acudieron algunos mandatarios de naciones. En la ceremonia civil se realizan discursos oficiales, no se realizan ceremonias religiosas (en este caso la cremación fue realizada de manera privada) y se mantiene un ambiente de respeto y profesionalismo para con la familia. Dependiendo de las decisiones de la familia se pueden realizar ceremonias religiosas, sin embargo, no son consideradas como actos oficiales.

En general, el profesional de las relaciones públicas y la organización de eventos deben estar enterado de las normas de protocolo vigentes y tener mucho tacto para tratar con todo tipo de públicos. El protocolo y ceremonial son importantes para mantener la reputación de la organización en un nivel elevado, y la etiqueta es un hábito que debe ser cultivado en todo momento. La buena educación y los buenos modales son invaluables en las relaciones públicas en cualquier organización.