Definición de procesos
Contexto
¿Es la calidad institucional un factor clave para el éxito de una Institución educativa?
El objetivo de toda Institución educativa es asegurar la calidad de sus servicios a través del desarrollo de procesos de mejoramiento continuo que beneficien y satisfagan las expectativas de sus comunidades estudiantiles, docentes y administrativas. Si una institución educativa no cuenta con un plan estratégico de procesos a seguir, difícilmente podrá tener el éxito que espera en el ofrecimiento de sus servicios, ya que estos carecerían de credibilidad y formalidad al no estar definidos.
A continuación te comparto un caso que ayuda a identificar la importancia de la calidad institucional.
Imagina que eres parte de un comité evaluador que tiene como función auditar los procesos de calidad de una institución de educación superior de modalidad no escolarizada. Antes de iniciar la auditoría de procesos, se realiza una presentación de la estructura operativa de la institución, con la finalidad de que el comité evaluador pueda conocer a los responsables de cada departamento y sus funciones. Una vez que se conocen todos los departamentos que forman parte de la operación de la Institución, se realiza el plan de trabajo para la auditoría, considerando el siguiente orden:
- Administración y finanzas.
- Servicios Escolares.
- Servicios Académicos.
- Servicios Estudiantiles.
- Investigación y desarrollo.
Para agilizar el proceso de revisión, el comité evaluador decide dividir el trabajo, a ti te corresponde realizar la auditoría de los Servicios Escolares, que comprenden desde la inscripción del alumno, hasta el trámite de su titulación. Por tu parte decides hacer un checklist que te ayude a llevar el proceso de manera ordenada, consultando además el Reglamento de la institución para conocer las políticas que llevan a cabo.
En la revisión que te corresponde observas que no todos los estudiantes ya inscritos cuentan con expediente y algunos casos cuentan con expediente incompleto, dejando en duda si tienen acreditado el grado anterior al que se encuentran inscritos. Posteriormente, en el sistema de información integral de la institución observas que no se han capturado calificaciones en un periodo de seis meses, aun y cuando se cuenta con los reportes, esto pone en riesgo la información del estudiante, ya que de perderse los reportes, no tendrán manera de comprobar las calificaciones de los estudiantes, también observas que no se cuenta con un control de alumnos activos, bajas y egresados.
Si se tienen procesos definidos para las actividades que realiza el departamento de Servicios Escolares, ¿en qué crees que afecta la falta de cumplimiento de estos procesos?
Pregunta detonante:
- Revisa el plan estratégico para la mejora continua de los servicios de tu institución, ¿crees que están enfocados en lograr la calidad de los servicios que ofrece la Institución?
- ¿Consideras que el plan fue diseñado con base en una correcta evaluación y determinación de las necesidades del servicio que se ofrece?
