Definición de procesos
Contexto
¿Es la calidad institucional un factor clave para el éxito de una Institución educativa?
El objetivo de toda Institución educativa es asegurar la calidad de sus servicios a través del desarrollo de procesos de mejoramiento continuo que beneficien y satisfagan las expectativas de sus comunidades estudiantiles, docentes y administrativas. Si una institución educativa no cuenta con un plan estratégico de procesos a seguir, difícilmente podrá tener el éxito que espera en el ofrecimiento de sus servicios, ya que estos carecerían de credibilidad y formalidad al no estar definidos.
A continuación te comparto un caso que ayuda a identificar la importancia de la calidad institucional.
Imagina que eres parte de un comité evaluador que tiene como función auditar los procesos de calidad de una institución de educación superior de modalidad no escolarizada. Antes de iniciar la auditoría de procesos, se realiza una presentación de la estructura operativa de la institución, con la finalidad de que el comité evaluador pueda conocer a los responsables de cada departamento y sus funciones. Una vez que se conocen todos los departamentos que forman parte de la operación de la Institución, se realiza el plan de trabajo para la auditoría, considerando el siguiente orden:
Para agilizar el proceso de revisión, el comité evaluador decide dividir el trabajo, a ti te corresponde realizar la auditoría de los Servicios Escolares, que comprenden desde la inscripción del alumno, hasta el trámite de su titulación. Por tu parte decides hacer un checklist que te ayude a llevar el proceso de manera ordenada, consultando además el Reglamento de la institución para conocer las políticas que llevan a cabo.
En la revisión que te corresponde observas que no todos los estudiantes ya inscritos cuentan con expediente y algunos casos cuentan con expediente incompleto, dejando en duda si tienen acreditado el grado anterior al que se encuentran inscritos. Posteriormente, en el sistema de información integral de la institución observas que no se han capturado calificaciones en un periodo de seis meses, aun y cuando se cuenta con los reportes, esto pone en riesgo la información del estudiante, ya que de perderse los reportes, no tendrán manera de comprobar las calificaciones de los estudiantes, también observas que no se cuenta con un control de alumnos activos, bajas y egresados.
Si se tienen procesos definidos para las actividades que realiza el departamento de Servicios Escolares, ¿en qué crees que afecta la falta de cumplimiento de estos procesos?
Pregunta detonante:
Explicación
La calidad institucional es un tema de gran enfoque en la actualidad por las instituciones educativas, ya que con base en la misma se puede garantizar la permanencia de la institución.
En este tema se revisará la descripción del flujo de procedimientos para lograr la calidad institucional. A continuación se muestra la ubicación del proceso que se revisará en este tema dentro de los macroprocesos de la gestión académica:
12.1 Proceso para la calidad institucional
Para una institución educativa, es imprescindible contar con una filosofía institucional que establezca los compromisos que la institución tiene tanto con sus comunidades estudiantiles, docentes y administrativas, como con la sociedad, mismos que deben enfocarse en asegurar la calidad de los servicios que se ofrecen.
Además de la filosofía institucional, es necesario establecer principios mediante los cuales se rijan los procesos operativos de la institución, así como con un plan estratégico de mejora continua basado en la evaluación de la efectividad de estos procesos.
Se considera que la clave para lograr una calidad institucional se centra en la mejora continua de los procesos tanto operativos como académicos, sin embargo, no sólo contar con un plan de procesos es suficiente, para ello es necesario llevar a cabo una supervisión, estableciendo parámetros que ayuden a mantener un control y aseguramiento de la correcta implementación de los procesos que, además de brindar información cuantificable, permitan actuar de manera inmediata en la mejora de los procesos.
A continuación se muestra el diagrama de flujo para lograr la calidad institucional y se brinda una descripción de cada paso:
Definición de procesos
La definición de procesos operativos y académicos en una Institución es primordial, debido a que con ellos se podrá consolidar la filosofía institucional.
Para definir los procesos operativos de una institución, es necesario realizar un mapeo de procesos de acuerdo a las diversas áreas existentes. Los puntos a considerar en el mapeo de procesos son los siguientes:
El mapeo de procesos sirve para identificar, controlar y asegurar el alcance de los servicios que ofrece la institución para lograr su objetivo: la calidad institucional.
Evaluación de procesos
La evaluación de procesos se define como el diagnóstico de la eficiencia y eficacia de los procedimientos, además de analizar si contribuyen a la optimización de tiempo y recursos que conllevan la gestión de los mismos. Asimismo, mediante la evaluación de procesos se identifican las áreas de mejora y riesgos que se corren al no llevar a cabo los procesos de manera correcta.
La eficiencia y eficacia son dos conceptos importantes en la evaluación de procesos, el primero consiste en la verificación del correcto uso de los recursos disponibles para llevar a cabo el proceso; mientras que el segundo consiste en estimar si el proceso cumple su objetivo, que es brindar el servicio apropiado.
De acuerdo a lo anterior, se aprecia que, en toda institución, la evaluación objetiva de los procesos es fundamental para determinar las necesidades de cada área y con base en esto formular un plan estratégico de mejora continua.
Plan estratégico de mejora continua
El plan estratégico de mejora continua es un programa de acciones e iniciativas encaminadas a lograr un objetivo determinado, surge de la necesidad de cambio en los procesos operativos de una Institución y es elaborado por la Dirección General o Estratégica, para ello es necesario considerar los siguientes puntos:
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En este punto se analizan los estándares y normativas institucionales con la finalidad de ratificar las razones por las que se considera necesario un cambio de mejora en los procesos.
En este punto se proyecta el cambio del proceso y se asigna un responsable, quien supervisará la implementación y ejecución del mismo.
Para que el plan estratégico de mejora continua sea exitoso, es necesario establecer medios y reglas de comunicación a manera de involucrar a todos los responsables de las áreas involucradas en el cambio.
Para administrar las actividades que se necesita llevar a cabo, es importante que se distribuya entre todos los responsables de las áreas involucradas en el cambio.
En este paso da inicio el proyecto, iniciando con la supervisión correspondiente para su consecución.
Medición de resultados e impacto
La medición de resultados consiste en calcular el rendimiento del proceso y contrastarlo con las metas planteadas en el plan de mejora continua. La medición de resultados se utiliza para la toma de decisiones, debido a que permite identificar las oportunidades de mejora en un proyecto; esto permite redireccionar el proyecto y brindarle un valor agregado que garantice la efectividad del mismo.
Es sumamente importante llevar un seguimiento en la medición de resultados, debido a que en toda implementación de proyectos existen factores que pueden afectar su ejecución; a continuación se describen los factores de afectación más comunes:
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Para disminuir los errores humanos, es importante trabajar con el capital humano a través de capacitación.
Para brindar un servicio de manera eficiente, es importante contar con las herramientas mínimas necesarias.
Para la adecuada operación de los equipos técnicos, es importante que se realice mantenimiento a los mismos.
Para el mejoramiento de un proceso, es importante conocer sus objetivos.
La medición de resultados debe realizarse mediante un método confiable que permita obtener información útil, como indicadores clave de rendimiento. De acuerdo a lo anterior, es importante que la Institución cuente con procesos de medición, análisis y mejora, que le permitan identificar el logro de sus objetivos por medio de las acciones implementadas en su sistema de calidad.
Cierre
En una Institución Educativa, la calidad se establece a través de estándares y normativas que permiten cumplir con los compromisos establecidos en la filosofía institucional, mediante la evaluación y medición de la eficiencia y efectividad de los procesos administrativos y educativos, lo cual brinda un valor agregado al garantizar el adecuado funcionamiento de estos procesos.
De acuerdo a lo anterior, se observa la importancia de la implementación de estándares de calidad que aseguren el cumplimiento de los objetivos de una institución, a través de procesos definidos estratégicamente para la entrega del servicio.
Checkpoint
Antes de dar por concluido el tema, asegúrate de contestar las preguntas que se enlistan a continuación.
Haz clic en cada pregunta para ver su respuesta
Es un proceso implementado para asegurar que los servicios que ofrece la institución educativa cumplan con los estándares y normativas institucionales que le permitan beneficiar y satisfacer las expectativas de sus comunidades estudiantiles, docentes y administrativas, además de posicionarse como una institución altamente competitiva.
En ella se describe el compromiso que tiene la institución con su población estudiantil y administrativa, así como con la sociedad en general, de ella surgen las políticas, la misión y la visión de una Institución.
Consiste en establecer un conjunto de acciones destinadas a replantear procesos y supervisar su eficiencia y eficacia, a través de la medición de resultados.
Es un proceso que se lleva a cabo de acuerdo al plan estratégico de mejora continua que tiene como finalidad llevar un control de la implementación y ejecución adecuada de los procesos, con la finalidad de asegurar la calidad institucional.
Referencias