Dentro de la administración escolar y sus funciones operativas se encuentra un área muy importante y reconocida por su relevancia en el quehacer de cualquier institución educativa: el área responsable de procesos escolares.
Este departamento se encarga de apoyar la estructura e implementación de los planes y programas de estudio incorporados en la institución, así como crear y difundir las políticas o reglamentos por las cuales se deben guiar los actores principales de la institución: estudiantes, docentes y personal administrativo. Por último, es responsable de controlar y realizar los trámites necesarios para otorgar la atención y servicio a los prospectos, estudiantes y egresados de la institución.
Dado que en temas anteriores se abordó contenido referente a diseño curricular, normativa e incorporación, en este tema se revisará la generalidad de los trámites escolares.
4.1 Funciones de servicios escolares
Los procesos o servicios escolares se enfocan a organizar, realizar y controlar todas las actividades necesarias para ofrecer la información y trámites a los estudiantes en toda la permanencia y hasta el egreso de la institución. Este departamento está estrechamente relacionado con el departamento académico, dado que la información que servicios escolares concentra proviene en su mayoría de información emitida por el área académica.
A manera general, las funciones de servicios escolares son las siguientes:
- Establecer normativa para los procedimientos escolares.
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Crear una alineación entre la normativa interna escolar y la normativa oficial de la Secretaría de Educación.
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Auditar la correcta implementación operativa de los planes y programas de la institución incorporados al sistema nacional de educación.
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Atender las visitas de inspección de la autoridad educativa.
- Revisar la correcta promoción y difusión de los planes y programas de estudios.
- Ofrecer orientación referente a servicios escolares a los estudiantes.
- Verificar la correcta implementación de fechas de actividades definidas en el calendario escolar.
- Responsable de la estadística escolar de la institución, tanto para administración interna como para reportes oficiales ante la Secretaría de Educación.
- Registrar y controlar los trámites de inscripción y reinscripción de estudiantes.
- Auditar la planeación académica.
- Mantener actualizada y auditada la información académica de cada estudiante, conocida como historial académico.
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Verificar la adecuada realización de trámites escolares internos: constancias, kardex, credenciales, bajas, servicio social, equivalencias, revalidaciones, becas.
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Verificar la adecuada realización de trámites escolares referentes a certificación: certificados, títulos, cédula profesional.
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Finalizar cada periodo con cierre y graduación académica.
Derivado de las funciones presentadas, se dará explicación de la generalidad de los trámites escolares. Es importante mencionar que cada institución es distinta y sus procesos varían.
4.2 Trámites escolares
A continuación se presenta de manera gráfica los principales trámites escolares de cualquier institución educativa:
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- Inscripción: Creación de matrícula de estudiantes de nuevo ingreso así como registro del alumno tanto en control interno como en el sistema nacional de educación.
- Reinscripción: Alta de matrícula ante un nuevo periodo académico y confirmación de seguimiento ante el sistema nacional de educación.
- Difusión de planes académicos: Aseguramiento de exposición de RVOE en la difusión de planes de estudio.
- Archivo físico: Resguardo de expedientes físicos y digitales de estudiantes activos e inactivos.
- Estadística de registro: Control de la información de alumnos activos e inactivos por periodo, incluyendo datos demográficos y académicos.
- Proyección de demanda: Estimación de grupos, docentes y requerimientos de acuerdo a la matrícula activa.
- Planes académicos: Aplicación operativa de planes académicos.
- Auditar planeación académica: Aseguramiento de operación correcta de planeación académica según los planes de estudio y proyección de demanda.
- Bajas: Registro de movimientos de bajas temporales y definitivas de alumnado y asegurar el procedimiento requerido para reportarlo ante la autoridad educativa de los movimientos de matrícula.
- Equivalencias: Trámite de convalidación de estudios de alumnos procedentes de otra institución educativa con un documento oficial que avale un avance académico. Registro interno y oficial ante la autoridad educativa.
- Revalidaciones: Trámite de reconocimiento de estudios de alumnos procedentes de otro país con un documento oficial que avale un avance académico. Registro interno y oficial ante la autoridad educativa.
- Control de calificaciones: Auditoria del correcto registro de calificaciones por asignatura, plan de estudios y periodo académico.
- Historial académico: Control del avance académico de cada estudiante.
- Becas: Administración de becas otorgadas y revisión de mantenimiento de becas de acuerdo al reglamento de la institución.
- Certificados: Registro y legalización de certificados totales y parciales.
- Títulos: Registro y legalización de títulos de estudiantes egresados.
- Cédula profesional: Trámite ante la Dirección General de Profesiones.
- Constancia: Generación de constancias de estudio y constancias con datos específicos solicitados por los estudiantes.
- Kárdex: Emisión de documento que avale el avance académico.
- Credencial: Emisión de tarjeta de identificación con la cual el alumno se acredita como tal.
- Servicio social: Emisión de formatos de registro, avance y liberación del servicio social realizado por los alumnos.
- Certificado: Generación e impresión de certificados totales y parciales.
- Título: Generación e impresión de títulos de estudiantes egresados.
- Estadísticas oficiales: Creación y liberación de estadísticas oficiales solicitadas por la autoridad educativa por periodo.
- Graduación: Planeación y coordinación de graduaciones académicas.
- Evaluaciones (encuestas): Control de evaluaciones internas realizadas a estudiantes, docentes, personal administrativo y externos. Interpretación y registro de resultados.
- Relación con finanzas: Mantener estrecha relación con el área de finanzas para poder liberar trámites en los que se requiere cubrir una cuota por parte del alumno.
Es importante mencionar que cada institución educativa define de manera particular para cada uno de los trámites escolares mencionados: los requisitos, tiempos de entrega, costos, procedimiento de liquidación y detalles específicos requeridos por lo que dependiendo del nivel, modalidad y tipo de institución es que varían los procedimientos específicos.
Por último y, recapitulando, el departamento de servicios escolares tiene como objetivo promover la administración escolar mediante el apoyo de procesos y trámites escolares, facilitando la prestación de servicios educativos y el tránsito de los estudiantes en su trayectoria educativa. Lo anterior sustentado por normativas y reglamentos que agilicen la resolución de dichos procesos.
