Contexto


¿Crees que sería funcional una institución educativa sin un área responsable de la centralización de información y gestión de trámites escolares?

Aun cuando las instituciones educativas tienen distintos departamentos que apoyan el quehacer operacional, siempre es importante contar con un área que concentre la información escolar de los estudiantes. A partir de esta información puede generar trámites escolares internos y oficiales considerados como el producto final de una trayectoria escolar: la certificación total de estudios.


Para ejemplificar la importancia de la operación de la administración escolar, imagina que ingresas a estudiar tu licenciatura en una institución de educación superior. A través del área de admisiones obtienes la información completa, te convences y decides inscribirte. Te mencionan una serie de requisitos necesarios, los cuales reúnes, y acudes a realizar el trámite.

Al llegar a la recepción de la institución, te direccionan al área de admisiones donde toman tus datos personales. Después, te dirigen al área de archivo donde reciben tus documentos para la integración de tu expediente, sigue el recorrido, y te recibe tu coordinador académico para revisar tu certificado parcial de estudios para realizar posibles equivalencias. Al terminar buscas la caja para realizar el pago correspondiente y regresas con la persona inicial en recepción, quien te envía a servicios escolares para que te confirme la información y recibas tu matrícula y tu planeación escolar.

Al iniciar tus clases, requieres una constancia de estudios y para realizar el trámite tienes que pasar por diferentes departamentos de la institución. El trámite es parecido a tu inscripción, ya que no existe un área donde puedas acudir directamente y te apoyen en realizarlo. Al cuestionar sobre este proceso poco eficiente te mencionan que tiene que ser de esa manera, ya que cada departamento maneja información y no se concentra en un sólo lugar.

Bajo esta respuesta, comienzas a dudar de la institución, del control de la información, de sus procesos y de la dificultad que tendrás en realizar cualquier movimiento.


Pregunta detonadora:

Conoces los procedimientos para realizar trámites escolares en tu institución? ¿Crees que son efectivos?

Explicación


Dentro de la administración escolar y sus funciones operativas se encuentra un área muy importante y reconocida por su relevancia en el quehacer de cualquier institución educativa: el área responsable de procesos escolares.

Este departamento se encarga de apoyar la estructura e implementación de los planes y programas de estudio incorporados en la institución, así como crear y difundir las políticas o reglamentos por las cuales se deben guiar los actores principales de la institución: estudiantes, docentes y personal administrativo. Por último, es responsable de controlar y realizar los trámites necesarios para otorgar la atención y servicio a los prospectos, estudiantes y egresados de la institución.

Dado que en temas anteriores se abordó contenido referente a diseño curricular, normativa e incorporación, en este tema se revisará la generalidad de los trámites escolares.

4.1 Funciones de servicios escolares

Los procesos o servicios escolares se enfocan a organizar, realizar y controlar todas las actividades necesarias para ofrecer la información y trámites a los estudiantes en toda la permanencia y hasta el egreso de la institución. Este departamento está estrechamente relacionado con el departamento académico, dado que la información que servicios escolares concentra proviene en su mayoría de información emitida por el área académica.

A manera general, las funciones de servicios escolares son las siguientes:

  • Establecer normativa para los procedimientos escolares.
  • Crear una alineación entre la normativa interna escolar y la normativa oficial de la Secretaría de Educación.
  • Auditar la correcta implementación operativa de los planes y programas de la institución incorporados al sistema nacional de educación.
  • Atender las visitas de inspección de la autoridad educativa.
  • Revisar la correcta promoción y difusión de los planes y programas de estudios.

 


  • Ofrecer orientación referente a servicios escolares a los estudiantes.
  • Verificar la correcta implementación de fechas de actividades definidas en el calendario escolar.
  • Responsable de la estadística escolar de la institución, tanto para administración interna como para reportes oficiales ante la Secretaría de Educación.
  • Registrar y controlar los trámites de inscripción y reinscripción de estudiantes.
  • Auditar la planeación académica.

 

 

 

  • Mantener actualizada y auditada la información académica de cada estudiante, conocida como historial académico.
  • Verificar la adecuada realización de trámites escolares internos: constancias, kardex, credenciales, bajas, servicio social, equivalencias, revalidaciones, becas.
  • Verificar la adecuada realización de trámites escolares referentes a certificación: certificados, títulos, cédula profesional.
  • Finalizar cada periodo con cierre y graduación académica.

Derivado de las funciones presentadas, se dará explicación de la generalidad de los trámites escolares. Es importante mencionar que cada institución es distinta y sus procesos varían.

4.2 Trámites escolares

A continuación se presenta de manera gráfica los principales trámites escolares de cualquier institución educativa:

Haz clic en cada botón para ver la información

Es importante mencionar que cada institución educativa define de manera particular para cada uno de los trámites escolares mencionados: los requisitos, tiempos de entrega, costos, procedimiento de liquidación y detalles específicos requeridos por lo que dependiendo del nivel, modalidad y tipo de institución es que varían los procedimientos específicos.

Por último y, recapitulando, el departamento de servicios escolares tiene como objetivo promover la administración escolar mediante el apoyo de procesos y trámites escolares, facilitando la prestación de servicios educativos y el tránsito de los estudiantes en su trayectoria educativa. Lo anterior sustentado por normativas y reglamentos que agilicen la resolución de dichos procesos.

Cierre


La institución educativa debe contar con una estructura donde exista un área clave que concentre toda la información de sus productos educativos, además de la información de sus estudiantes; y que, partir de este control, pueda generar sin problemas documentos oficiales requeridos, tanto por los alumnos, como por las distintas áreas de la institución y la autoridad docente.

Este control de información generará confiabilidad para todos los actores principales y se evitará la pérdida de información o inconsistencias que puedan generar problemas y sanciones futuras a la institución educativa.

Checkpoint


Antes de dar por concluido el tema, asegúrate de contestar las preguntas que se enlistan a continuación.

Haz clic en cada pregunta para ver su respuesta


Promover la administración escolar mediante el apoyo de procesos y trámites escolares, facilitando la prestación de servicios educativos y el tránsito de los estudiantes en su trayectoria educativa. Lo anterior sustentado por normativas y reglamentos que agilicen la resolución de dichos procesos.


  • Establecer normativa para los procedimientos escolares.
  • Crear una alineación entre la normativa interna escolar y la normativa oficial de la Secretaría de Educación.
  • Auditar la correcta implementación operativa de los planes y programas de la institución incorporados al sistema nacional de educación.
  • Atender las visitas de inspección de la autoridad educativa.
  • Revisar la correcta promoción y difusión de los planes y programas de estudios.
  • Ofrecer orientación referente a servicios escolares a los estudiantes.
  • Verificar la correcta implementación de fechas de actividades definidas en el calendario escolar.
  • Responsable de la estadística escolar de la institución, tanto para administración interna como para reportes oficiales ante la Secretaría de Educación.
  • Registrar y controlar los trámites de inscripción y reinscripción de estudiantes.
  • Auditar la planeación académica.
  • Administrar el archivo físico.
  • Mantener actualizada y auditada la información académica de cada estudiante, conocida como historial académico.
  • Verificar la adecuada realización de trámites escolares internos: constancias, kárdex, credenciales, bajas, servicio social, equivalencias, revalidaciones, becas.
  • Verificar la adecuada realización de trámites escolares referentes a certificación: certificados, títulos, cédula profesional.
  • Finalizar cada periodo con cierre y graduación académica.

  • Constancia: Generación de constancias de estudio y constancias con datos específicos solicitados por los estudiantes.
  • Kárdex: Emisión de documento que avale el avance académico.
  • Credencial: Emisión de tarjeta de identificación con la cual el alumno se acredita como tal.
  • Servicio social: Emisión de formatos de registro, avance y liberación del servicio social realizado por los alumnos.
  • Certificado: Generación e impresión de certificados totales y parciales
  • Título: Generación e impresión de títulos de estudiantes egresados.

Referencias


  • Munch, L.; Galicia, E.; Jiménez, S.; Patiño, F.; Pedronni, F.; (2009). Administración de Instituciones Educativas. México: Trillas.
  • SEP. (2010). Normas Generales de Servicios Escolares. Recuperado de http://www.dgb.sep.gob.mx/02-m1/04-cescolar/01 normas/Normas_Generales_del_SNB.pdf