Contexto


¿Cuál crees que sea la trascendencia de la administración académica en una institución educativa?

La administración académica abarca muchos procesos clave para el correcto funcionamiento del enfoque principal de las instituciones: un servicio educativo de calidad. Si una institución no tiene bien definida esta área es muy difícil que logre la permanencia ya que, aun y cuando sus procesos operativos y administrativos sean excelentes, si no garantiza que su servicio principal se imparta con los controles y calidad esperados, es posible que no pueda ofrecer valor frente a su competencia.

A continuación se presenta un caso sobre el impacto de las funciones de la administración académica.


Valentina se encuentra estudiando su bachillerato en una institución que ofrece únicamente educación media superior. Debido a que ella ya se encuentra laborando, le interesa terminar cuanto antes su bachillerato para poder iniciar una licenciatura en línea y aspirar a un mejor puesto de trabajo. Por tal motivo, acude con su coordinador académico y expone su situación para revisar la posibilidad de acortar los tiempos mediante sobrecarga de materias.

El coordinador académico le ofrece adelantar dos materias por tetramestre para que pueda terminar el bachillerato en menos tiempo y Valentina acepta con gran entusiasmo, ya que sus planes personales se van cumpliendo de acuerdo a sus expectativas. El coordinador académico sólo le advierte que puede existir la posibilidad que en el último periodo, por su desfase, no puedan habilitar asignaturas si los grupos no cuentan con un mínimo de alumnos requeridos para aperturar las materias. Valentina acepta correr el riesgo y estudia su bachillerato bajo esta metodología operativa.

En el último periodo, Valentina revisa su historial académico y verifica que sólo le faltan 2 asignaturas para terminar, sin embargo, sólo se habilita una y aun cuando intenta por todos los medios que se abra la restante, el coordinador académico se lo niega por ser una materia con seriación. Por lo tanto, acepta llevar la materia pendiente en el siguiente periodo y por fin terminar su bachillerato.

Al finalizar acude al área de administración escolar para poder tramitar su certificado total de estudios y le informan que, debido a que finalizó sus estudios antes de los tiempos estipulados como mínimos en el Reconocimiento de Validez Oficial de Estudios (RVOE), no podrán tramitar su certificado hasta que se cumpla el plazo, ya que esa facilidad se la otorgaron de manera interna y por petición especial, pero bajo el reglamento no es posible.

De esta manera, muy molesta, Valentina tiene que esperar otro periodo para poder realizar su trámite de finalización de estudios y tanto su esfuerzo como tiempo no tuvo ningún impacto favorable. La falta de comunicación entre áreas la afectó directamente.



Preguntas detonadoras:

  • ¿Conoces los procesos académicos de tu institución educativa?
  • ¿Existe relación entre áreas dentro de tu institución educativa?
  • ¿Crees que la operación es funcional o tienen áreas de oportunidad?

Explicación



La administración académica es el área donde se maneja uno de los procesos más complicados y distintivos de la institución educativa. Requiere como ingreso, en primer lugar, capital humano comprendido por estudiantes y docentes, así como recursos requeridos para desarrollar el proceso de enseñanza-aprendizaje. En segundo lugar se genera el procesamiento más complejo ya que se involucran acciones que crean capacidades de intelecto, aptitud y actitud. En tercer y último lugar genera como resultado final conocimiento.

La administración académica se vincula directamente con la administración escolar en las actividades de planeación académica y control de información. Además mantiene una estrecha comunicación con la dirección general en asuntos de evaluación interna y externa, desempeño general en términos académicos de la institución con respecto a la competencia, gestión de recursos administrativos y proyección de planes clave que afectan la planeación estratégica institucional.

En este tema se revisará la importancia de la administración académica, sus principales funciones y los elementos principales que la componen para poder asegurar un proceso de enseñanza-aprendizaje de calidad.

5.1 Impacto funcional de la administración académica

La administración académica tiene como objetivo asegurar la calidad académica y procesos administrativos en los planes y programas de estudios de la institución educativa. Asimismo, debe impulsar las acciones requeridas para la permanencia de los estudiantes y docentes y el cumplimiento de la normativa general institucional. 

A continuación se muestra un gráfico donde se puede observar de manera general la relación del área de gestión académica con el resto de las áreas representativas de la institución y el impacto en la operación:


Con base en lo anterior, las principales funciones de la administración académica enfocada por impacto en las distintas áreas de la institución educativa son:

Funciones administrativas - estratégicas

  • Fomento del uso óptimo de los recursos físicos y humanos, destinados a actividades académicas.
  • Creación de procesos de evaluación institucional
  • Análisis de desempeño académico contra la competencia
  • Definición de nuevos proyectos enfocados al cumplimiento de la misión y visión institucional
  • Análisis de resultados de los distintos proyectos académicos contra las metas anuales institucionales
  • Evaluación de capital humano (docentes y coordinadores académicos)

Funciones administrativas - académicas

  • Planeación académica
  • Propuestas de nuevos proyectos académicos
  • Innovación en el proceso de enseñanza - aprendizaje
  • Calidad académica mediante procesos de evaluación
  • Impulso y enfoque de investigación
  • Cumplimiento de indicadores sobre retención, eficiencia terminal, índices de aprobación y plan de apoyo, nivelación académica, servicio social y proceso de titulación.
  • Gestión Docente
  • Vinculación

Funciones administrativas - escolares

  • Implementación de procedimientos y políticas escolares y académicas
  • Seguimiento a egresados
  • Control de información académica
  • Seguimiento a estadísticas académicas institucionales
  • Control de procesos para mejorar los servicios escolares que aseguren mayor confiabilidad y eficiencia

Funciones administrativas - financieras

  • Gestión de recursos administrativos requeridos para la labor académica y docente
  • Proyección de requerimientos para cumplimiento de proyectos y procesos establecidos en la planeación estratégica



5.2 Macroprocesos académicos

La administración académica, adicional a las funciones específicas propias de su área y en relación con el resto de las áreas de la institución educativa, considera cinco macroprocesos que se definen a continuación:

Haz clic en cada macroproceso para ver la información




Gestión académica

En temas subsiguientes se abordará de manera más detallada cada uno de los macroprocesos que acabas de revisar.

Cierre


Los procesos académicos dentro de una institución educativa son clave para que el resto de las áreas puedan operar de manera efectiva. Sus actividades impactan directamente en todos los proyectos y procedimientos de la institución por fungir como el área que implementa el servicio principal: planes y programas de estudio.

De esta manera, es de vital importancia que cada uno de sus macroprocesos estén correctamente definidos, así como la correlación de funciones con el resto de las áreas para poder asegurar un correcto funcionamiento global de la institución.

Checkpoint


Antes de dar por concluido el tema, asegúrate de contestar las preguntas que se enlistan a continuación.

Haz clic en cada pregunta para ver su respuesta

Asegurar la calidad académica y procesos administrativos en los planes y programas de estudios de la institución educativa. Asimismo, debe impulsar las acciones requeridas para la permanencia de los estudiantes y docentes y el cumplimiento de la normativa general institucional.

  • Implementación de procedimientos y políticas escolares y académicas
  • Seguimiento a egresados.
  • Control de información académica
  • Seguimiento a estadísticas académicas institucionales
  • Control de procesos para mejorar los servicios escolares que aseguren mayor confiabilidad y eficiencia.
  • Planeación Académica
  • Proceso enseñanza-aprendizaje
  • Extensión e investigación
  • Evaluación institucional
  • Calidad institucional

Referencias


  • Aguilar, M. (2005). Una reflexión sobre la gestión de los procesos de evaluación: la planificación académica. Recuperado de http://revista.inie.ucr.ac.cr/uploads/tx_magazine/gess.pdf
  • Flores, Manuel (2010). La escuela como organización de conocimiento. México: Trillas.
  • Millan, A. Rivera, R. Ramírez, M. (2001). Calidad y Efectividad en Instituciones Educativas. México: Trillas.
  • Parrino, M. (2004). Propuestas para la Gestión Académica: Aspectos involucrados en el personal académico. Recuperado de http://nulan.mdp.edu.ar/130/1/FACES_n21_7-32.pdf