Dentro de los macroprocesos de la administración educativa, tenemos en primer lugar la planeación académica. La planeación académica es el proceso que asegura una oferta académica de acuerdo a la demanda existente y define los recursos requeridos para la operatividad académica por periodo como son los docentes, infraestructura y recursos específicos.
En este tema se revisará el proceso de planeación y el impacto en las funciones de la gestión académica. A continuación se muestra la ubicación del proceso que se revisará en este tema dentro de los macroprocesos de la gestión académica:
Extensión e investigación
Proceso enseñanza- aprendizaje
6.1 Proceso de planeación académica
El concepto de planeación académica que se revisa en está tema está enfocado a la operatividad de los planes de estudio según la demanda de los mismos. Puede referirse también a la operatividad de los programas específicos de estudio donde los docentes preparan la exposición de contenidos siguiendo el modelo académico y el proceso de enseñanza académica definido en la institución. En este tema únicamente se abarcará la planeación operativa de planes de estudio.
La gestión académica en conjunto con la gestión escolar son responsables de definir, por periodo, una planeación académica donde definan la oferta de asignaturas según la proyección de demanda esperada de inscripciones y reinscripciones de estudiantes, así como todos los requerimientos necesarios para que esta oferta pueda ser sustentada, es decir, definición de docentes, infraestructura y requisitos específicos según las asignaturas. Además, deben dar seguimiento a los procesos de inscripción y control de información que servirán, en última instancia, para la generación de estadísticas y toma de decisiones de acuerdo a resultados.
A continuación se define la secuencia operativa general para la creación de una planeación académica, es importante especificar que cada institución educativa genera su proceso de acuerdo al tipo de institución y nivel, en este tema revisaremos únicamente las actividades generales en dicho proceso:
Primera etapa: diagnóstico de necesidades educativas
- Solicitud de resultados de nuevas inscripciones proporcionada por el área de admisiones definiendo el plan académico seleccionado.
- Revisión de alumnos activos candidatos a reinscripción y su avance académico.
- Revisión de alumnos candidatos a reingreso y su avance académico.
- Creación de proyección de estudiantes por asignatura para cada uno de los planes académicos.
- Primera definición de asignaturas y grupos por aperturar: número de estudiantes por asignatura, número de docentes requeridos por especialidad, requerimientos de infraestructura y requisitos específicos de acuerdo a las asignaturas.
Segunda etapa: análisis de requerimientos
- De acuerdo a la primera definición de requerimientos, la gestión académica analiza la propuesta y realiza las sugerencias y ajuste de la misma con la finalidad de optimización de operación y recursos.
- Creación y consolidación de la planeación académica definitiva.
- Gestión de la contratación de docentes requeridos para cumplir con la planeación académica.
- Revisión y asignación de infraestructura requerida para los grupos aperturados.
- Asignación de requisitos específicos (tecnológicos, laboratorios, materiales, entre otros).
Tercera etapa: implementación de la planeación estratégica
- Coordinación de la asignación de asignaturas y grupos específicos de acuerdo a las inscripciones y reinscripciones finales del periodo.
- Ajustes a planeación académica de acuerdo a los resultados de cierre del proceso de inscripción y reinscripción.
Cuarta etapa: evaluación del proceso de acuerdo a resultados
- Verificación final de asignaturas habilitadas por plan de estudio, asignación de docentes y número de estudiantes inscritos y reinscritos contra la proyección de la planeación académica.
- Revisión de cancelaciones y adiciones emergentes de asignaturas.
- Revisión de carga académica de docentes.
- Revisión de infraestructura y recursos asignados contra lo proyectado.
- Proyección de gastos de nómina y gastos de operación contra lo presupuestado por el área administrativa-financiera.
- Emisión de estadística final del periodo para la futura toma de decisiones.
La siguiente es una representación gráfica del proceso de planeación académica:
Diagnóstico de necesidades
- Información de inscripciones
- Revisión de reinscripciones
- Revisión reingresos
- Proyección de estudiantes por asignatura
- Definición de asignaturas y grupos a aperturar
- Número de docentes requeridos
- Requerimientos de infraestructura y recursos específicos
Análisis de requerimientos
- Sugerencias y ajuste para optimización de operación y recursos.
- Consolidación de la planeación académica definitiva
- Gestión de docentes
- Asignación de infraestructura
- Asignación de requisitos específicos
Implementación de planeación académica
- Ajustes a planeación académica de acuerdo a los resultados de cierre del proceso de inscripción y reinscripción.
- Verificación final de planeación académica contra la proyección
- Proyección de gastos contra lo presupuestado
- Emisión de estadística final del periodo
6.2 Estadística derivada de la planeación académica
Para la gestión académica es muy importante registrar los resultados finales de cada planeación académica para plasmar información histórica que pueda servir en un futuro para tomar decisiones sobre la operatividad del área. Esta información también sirve de insumo para definición de procesos y acciones específicas tanto para la gestión escolar como para la dirección general.
Por otro lado, los resultados de cada cierre de periodo en cuanto a información académica y sus derivados sirven de base para revisar el cumplimiento de proyectos y metas de la planeación estratégica y la alineación con el presupuesto establecido por la administración financiera.
Por lo anterior, la siguiente información debe quedar en el registro de la institución educativa:
- Alumnos inscritos
- Alumnos reinscritos
- Alumnos de reingreso
- Información demográfica del total de la matrícula inscrita en el periodo corriente
- Avance académico regular
- Avance académico irregular
- Apertura de asignaturas por plan de estudios
- Grupos habilitados por asignatura
- Alumnos por grupo
- Docentes asignados por especialidad
- Alumnos por docente por grupo
- Infraestructura habilitada en el periodo corriente
- Recursos específicos requeridos por asignatura
- Gastos operativos
- Gastos académicos
- Variaciones de planeación académica contra la proyección original
- Variaciones de gastos contra presupuesto original
- Otros (específicos de cada institución educativa)
La información general debe estar disponible para las áreas clave de la institución de manera que se pueda consultar para poder ofrecer un servicio adecuado al alumno en los trámites necesarios.
