Una institución sin control administrativo y financiero, ¿puede ser rentable?

Supón que ingresas a trabajar a una institución de educación básica en la dirección de administración financiera. Por ser una posición directiva y tener experiencia en el área, sabes que será un gran reto administrar y sustentar la institución.

Durante tu inducción y capacitación inicial, comienzas a revisar la operación que se ha llevado en la institución, y realizas un análisis financiero para conocer cómo se ha comportado el área financiera y bajo qué esquemas se rigen.

Al comenzar a revisar detalles, te das cuenta que no existe una planeación financiera ni a corto ni a largo plazo, manejan un presupuesto sin consideraciones, el cual no está ligado a los resultados de financieros y, por lo tanto, no hay un control y evaluación del mismo. La situación más grave que encuentras es que el presupuesto no se cumple en ingresos y los gastos superan lo que la empresa puede cubrir, adicional te encuentras con una serie de inversiones, préstamos y acuerdos vencidos y sin estrategia para poder cubrirlos. Esta situación te genera una tensión, no comprendes cómo es que ha sobrevivido la institución, ya que no ofrece rentabilidad ni se rige bajo ninguna norma.

Este tipo de situaciones se dan en menor o mayor grado en distintas organizaciones de diferentes giros y el resultado final es el mismo: cierre por rentabilidad nula. De aquí nace la importancia del tema general que revisarás en esta materia: la correcta administración financiera en una institución educativa.

En este tema comprenderás que es de vital trascendencia contar con una estructura en procesos en el área de administración financiera que permita mantener viva la institución y pueda sustentar todos los proyectos y estrategias derivados de su planeación estratégica.

En la actualidad, cualquier institución educativa, ya sea pública o privada, pone especial atención al manejo adecuado y eficiente de sus recursos financieros con la finalidad de obtener buenos resultados y poder sustentar la planeación institucional. La administración financiera se considera crucial para este fin, ya que derivado de la colaboración y soporte que ofrece en el proceso de enseñanza-aprendizaje, y la labor con los docentes y estudiantes, permite lograr proyectos y dar rentabilidad a la institución.

Perdomo (2002) define la administración financiera de la siguiente manera:

Es una fase de la administración general, que tiene por objeto maximizar el patrimonio de una empresa a corto y largo plazo, mediante la obtención de recursos financieros por aportaciones de capital u obtención de créditos, su correcto manejo y aplicación, así como la coordinación eficiente del capital de trabajo, inversiones y resultados, mediante la presentación e interpretación para tomar decisiones acertadas.

En este tema revisarás las generalidades de la administración financiera para posteriormente analizar cada una de sus técnicas y actividades de manera específica.

1.1 Objetivo de la administración financiera

A continuación se presentan los principales objetivos de la administración financiera:

1. Obtención de capital para la operación de la institución. La institución debe ser capaz de generar su propio flujo de efectivo que le permita desempeñar su operación normal y sus proyectos derivados de la planeación institucional. En los casos en que requiera apoyo debe solicitar financiamientos programados de acuerdo a la posibilidad de cubrirlos.
2. Inversión en activos físicos. La institución debe proveer activos para la labor diaria, tal es el caso de muebles, equipo computacional, papelería, etc. La función principal de esta inversión en activos es la de generar productividad, que a su vez generen fondos.
3. Inversión en activos financieros. La institución debe administrar sus cuentas activas y sus cuentas por cobrar de manera estratégica.
4. Inversión temporal. La institución puede acceder a este tipo de inversiones cuando algún proyecto extraordinario no esté dentro de la planeación presupuestal y se genere un excedente financiado por instrumentos externos.
5. Toma de decisiones derivado de resultados. La institución debe ser capaz de tomar decisiones de acuerdo a los resultados positivos o negativos derivados de sus estados financieros en periodos establecidos y en conjunto con su planeación anual presupuestal y el cumplimiento de la planeación institucional.
6. Administración y coordinación eficiente de capital. La institución debe manejar de manera adecuada su capital a corto plazo para tener la disponibilidad necesaria para la operación anual.

A partir de los objetivos definidos anteriormente, las metas de la administración financiera son:

Para poder lograr los objetivos y metas mencionados, existe una variedad de técnicas y actividades específicas que se irán revisando a lo largo de este curso y que son cruciales para el correcto manejo de la institución. Dentro de estas técnicas y actividades derivadas de la administración financiera se encuentran las siguientes:

Las técnicas o actividades anteriores son parte del proceso continuo que la administración financiera debe seguir para el alcance de sus objetivos y metas, por lo que se puede representar de manera gráfica:

1.2 Enlace entre la planeación institucional y la administración financiera

El área de administración financiera se debe regir por el direccionamiento que le otorga la planeación institucional. Recuerda que cuando se crea una planeación institucional, se desarrollan objetivos, estrategias, metas e indicadores de proyectos a realizar de manera anual. Al considerar esta planeación se deben analizar los insumos requeridos para poder sustentar dichos proyectos adicionales a la operación de la institución y la proyección esperada de crecimiento. Esta información debe ser base de la planeación financiera que revisarás posteriormente.

Al aplicar la planeación financiera guiada por la planeación institucional, podrás obtener la evaluación y los resultados que te permitan retroalimentar las estrategias del plan institucional. Lo anterior es muy importante ya que aun y cuando una estrategia pueda ser muy comprometedora para un logro institucional, financieramente puede no ser viable y se deberán realizar las modificaciones necesarias.

Para que entiendas mejor la relación observa el siguiente diagrama:

Es muy importante que la institución tenga presente que todas sus áreas, proyectos y actividades están enlazadas y tienen un impacto general y no individualizado. Por tal motivo, es necesaria una coordinación conjunta para el logro de la visión de la institución. 

Para que una institución pueda ser rentable, requiere de una correcta administración financiera. Dicha administración financiera debe conformarse por un proceso continuo de evaluación que pueda ofrecer retroalimentación para la correcta toma de decisiones. Adicional, para la creación de las planeaciones financieras esperadas se debe tener en cuenta la planeación institucional y los requerimientos necesarios tanto para el desarrollo de proyectos y estrategias de cada una de las áreas como la operación habitual.

Investiga de manera general si la institución donde estudias cuenta con una área de administración financiera y evalúa de manera global si esta área es funcional, basándote en los proyectos que ves que implementan, las innovaciones que has observado, el servicio que te ofrecen, el perfil de los docentes que te atienden, etc. ¿Crees que es exitosa la coordinación de esta área?