Contexto


¿Consideras necesario que una institución educativa cuente con un área destinada al abastecimiento de suministros?


Una institución educativa requiere de insumos para poder llevar a cabo sus procesos que determinen el servicio que ofrecerán a sus estudiantes. Aun cuando la institución es de servicios y se pueda considerar que el área de compras sólo aplica para las empresas de producción, la realidad es que para poder desempeñar sus labores requiere de abastecimiento de recursos que son gestionados por el área de compras. Estos recursos deben ser considerados en la planeación financiera, ya que implican un gasto y debe justificarse con las iniciativas que realiza la institución basadas en su planeación estratégica.

Imagina que laboras en el área de tecnología educativa de una institución privada y eres la persona que se encarga de administrar los cursos en línea en una plataforma educativa. Recibes una notificación del proveedor de una actualización de versión que ayudará a la mejora en el despliegue de los cursos, adicional, presenta innovaciones que apoyarán el área académica, sin embargo, esta actualización va acompañada de un costo. Por ser crucial, direccionas la información al área de finanzas y al área de academia para revisar la posibilidad de adquirir dicha actualización a la brevedad.

Pasan los días y no recibes respuesta, por lo que decides visitar a los directivos en persona para hablar del tema. La respuesta que obtienes del director académico es que está de acuerdo, ya que proporcionará ventajas a la comunicación profesor – alumno, y facilitará la gestión de administración de calificaciones.

Por su parte, el director de finanzas te comenta que revisará si puede considerar la adquisición derivada del análisis de impacto al presupuesto y que, en caso favorable, te avisaría para que gestionaras la compra. Pasan algunos días y recibes la notificación de que puedes adquirir la actualización de la plataforma, por lo cual te comunicas con el proveedor y le das por enterado de la aceptación.

Al cabo de un tiempo cuentas con una plataforma educativa con muchas opciones de apoyo para la mejora de la educación en línea de la institución, sin embargo, te llaman a una reunión urgente y el administrador financiero te cuestiona sobre la facturación recibida, ya que manejan tiempos de pago que no estaban contemplados y no existe ninguna negociación que mencione las facilidades, adicional, en la petición mencionaste el costo de la actualización, pero no de la instalación por lo cual el costo se elevó y ya no se encuentra dentro de presupuesto, sin embargo, la compra está realizada y facturada.

En este tema se revisará la importancia de la intervención del área de compras para cualquier tipo de adquisición que realice la institución, para poder hacer las negociaciones adecuadas que permitan obtener el suministro requerido por la institución sin afectar de manera negativa el proceso financiero de la misma.

Pregunta detonante:

  • ¿Cuál crees que sea el impacto del área de compras en el cumplimiento de la planeación financiera de una institución educativa?

Explicación


El área de compras es fundamental para cualquier institución educativa, ya que es quien gestiona el suministro de todos los recursos que cada una de las áreas —ya sea académica, escolar o administrativa—requieren para realizar sus procesos y ofrecer el servicio que los estudiantes esperan.

Esta área está estrechamente relacionada con la administración financiera, ya que el abastecimiento de suministros debe estar enlazado al presupuesto financiero y cumplir con los requerimientos solicitados y los objetivos de costos esperados.

En este tema se revisará el ciclo de compras, la evaluación de eficiencia de esta área de apoyo a la administración financiera, así como los tipos de suministros que se requieren en una institución educativa.

A continuación se presenta el proceso de administración financiera y dónde se sitúa el presente tema:

11.1 El ciclo de compra

La institución educativa es una entidad proveedora de servicio hacia sus clientes que son los estudiantes, sin embargo, aun cuando el producto final sea un programa académico, requiere insumos del exterior para asegurar el correcto funcionamiento de sus procesos internos (académicos, escolares y administrativos). Para este fin, el área de compras se especializa en el suministro de recursos pasando por un análisis de costos y procedimientos que impacten de manera favorable al presupuesto designado por la administración financiera.

Es relevante resaltar la importancia del área de compras, ya que su regulación adecuada de suministro de recursos en tiempo y en forma da oportunidad a la implementación adecuada de los procesos clave de la institución educativa en los costos esperados, en caso de que no se realice de manera precisa puede afectar de manera grave el desempeño de las actividades de cada una de las áreas de la institución, así como impactar de manera negativa en los costos y presupuesto de la misma.

El área de compras basa su actividad en un ciclo que inicia con la necesidad de abastecimiento de un recurso, y concluye cuando el producto y factura de compra son recibidos y procesados.

Las principales fases son las siguientes:

Haz clic en cada apartado para ver la información a detalle.

Detección de una necesidad reflejada en una solicitud de compra que se envía del departamento que tiene la demanda hacia el departamento de compras.

El área de compras analiza la solicitud de compra y realiza la búsqueda de proveedores. Realiza la selección después de la evaluación de las condiciones de compra.

Se concreta la compra definiendo los acuerdos específicos de la condición de compra.

Aseguramiento de suministro del recurso por parte del proveedor en los tiempos y condiciones estipuladas.

Cuando se recibe el pedido de compra, se realiza una inspección para asegurar el cumplimiento de la compra e inspección de calidad.

El ciclo de compra finaliza con la facturación del recurso adquirido.

Como se puede observar en el ciclo de compras, su labor no sólo es el procesamiento de órdenes de compra, sino que cumple una serie de actividades que ayudan a mejorar la gestión de recursos de la institución. A continuación se ahondará más a fondo en las actividades propias del área:

11.2 Tipos de suministros para una institución educativa

Es importante contar con una definición de los tipos de compra que puede realizar la institución para poder definir el actuar de acuerdo a dicha catalogación, los tipos de compras más comunes que se utilizan para la institución educativa son:


11.3 Evaluación de la eficiencia del área de compras

El área de compras también se evalúa en cuanto a eficiencia mediante indicadores que miden los resultados esperados alineados a los objetivos de la administración financiera. Entre los principales indicadores se encuentran los siguientes:

  • Tiempo de recursos en inventario: los materiales que son inventariados se evalúan con el número de días en los que se consumen de acuerdo a las necesidades promedio de la institución.
  • Falta de inventario: son las veces en que la institución se queda sin stock de material.
  • Tiempo del ciclo de compra: evaluación del tiempo en que se tarda desde que se recibe una solicitud de compra hasta que se surte la misma.
  • Tiempo de proceso de orden de compra con proveedor: es el tiempo en que se realiza la gestión de recibimiento de orden de compra y recibimiento y aceptación de la misma por parte del proveedor.
  • Cotizaciones: número de cotizaciones realizadas con distintos proveedores para la evaluación y selección final del proceso de compra.
  • Satisfacción de capital humano: medición de satisfacción del usuario que realizó la requisición de compra.
  • Evaluación de proveedores: medición de calidad de servicio recibido por parte de los proveedores.
  • Pedidos sin error: evaluación de los pedidos de compra recibidos sin ningún tipo de error de acuerdo a la orden tramitada.
  • Órdenes de compra en tiempo: recibimiento de los pedidos realizados al proveedor en el tiempo acordado.
  • Tramitación administrativa: facturación de acuerdo a la negociación realizada en el tiempo estipulado.
  • Control de gastos: porcentaje de ahorro en costos de acuerdo a las negociaciones realizadas con proveedores.
  • Innovación: número de sugerencias realizadas para innovación en materiales y recursos requeridos para la institución que mejoren la efectividad de los procesos y el ahorro de costos.

Cierre


El área de compras es fundamental para el apoyo a la administración financiera, ya que asegura el suministro de recursos que requiere cada una de las áreas de la institución, siguiendo la alineación del presupuesto que se tiene designado para este fin. Adicional, esta área permite llegar a negociaciones con distintos proveedores para una mejor condición de compra en cuanto a costo y facilidades de pago.

El área de compras facilita la gestión de abastecimiento en tiempo para que la institución no presente periodos de escasos recursos que impidan el correcto desempeño de las actividades de cada una de las áreas, adicional, brinda el ofrecimiento de innovaciones para un mejor cumplimiento de funciones.

Revisa a continuación el Checkpoint:

Antes de dar por concluido el tema, asegúrate de contestar las preguntas que se enlistan a continuación.

Haz clic en cada pregunta para ver su respuesta.

  • Solicitud de compra
  • Evaluación y selección de proveedor
  • Negociación de condición de compra
  • Seguimiento
  • Recepción
  • Facturación
  • Impacto en rendimiento y riesgo de abastecimiento: básicos, estratégicos, no cruciales y obstructivos.
  • Existencia: restitución, programación, abierto y especulación.
  • Cantidad de proveedores: único, múltiples, dual.
  • Precio: fijo,  por producción, negociable, de mercado.
  • Tiempo de recursos en inventario
  • Falta de inventario
  • Tiempo de proceso de orden de compra con proveedor
  • Cotizaciones
  • Satisfacción de capital humano
  • Evaluación de proveedores
  • Pedidos sin error
  • Órdenes de compra en tiempo
  • Tramitación administrativa
  • Control de gastos
  • Innovación

Referencias