¿Consideras necesario que una institución educativa cuente con un área destinada al abastecimiento de suministros?

Una institución educativa requiere de insumos para poder llevar a cabo sus procesos que determinen el servicio que ofrecerán a sus estudiantes. Aun cuando la institución es de servicios y se pueda considerar que el área de compras sólo aplica para las empresas de producción, la realidad es que para poder desempeñar sus labores requiere de abastecimiento de recursos que son gestionados por el área de compras. Estos recursos deben ser considerados en la planeación financiera, ya que implican un gasto y debe justificarse con las iniciativas que realiza la institución basadas en su planeación estratégica.

Imagina que laboras en el área de tecnología educativa de una institución privada y eres la persona que se encarga de administrar los cursos en línea en una plataforma educativa. Recibes una notificación del proveedor de una actualización de versión que ayudará a la mejora en el despliegue de los cursos, adicional, presenta innovaciones que apoyarán el área académica, sin embargo, esta actualización va acompañada de un costo. Por ser crucial, direccionas la información al área de finanzas y al área de academia para revisar la posibilidad de adquirir dicha actualización a la brevedad.

Pasan los días y no recibes respuesta, por lo que decides visitar a los directivos en persona para hablar del tema. La respuesta que obtienes del director académico es que está de acuerdo, ya que proporcionará ventajas a la comunicación profesor – alumno, y facilitará la gestión de administración de calificaciones.

Por su parte, el director de finanzas te comenta que revisará si puede considerar la adquisición derivada del análisis de impacto al presupuesto y que, en caso favorable, te avisaría para que gestionaras la compra. Pasan algunos días y recibes la notificación de que puedes adquirir la actualización de la plataforma, por lo cual te comunicas con el proveedor y le das por enterado de la aceptación.

Al cabo de un tiempo cuentas con una plataforma educativa con muchas opciones de apoyo para la mejora de la educación en línea de la institución, sin embargo, te llaman a una reunión urgente y el administrador financiero te cuestiona sobre la facturación recibida, ya que manejan tiempos de pago que no estaban contemplados y no existe ninguna negociación que mencione las facilidades, adicional, en la petición mencionaste el costo de la actualización, pero no de la instalación por lo cual el costo se elevó y ya no se encuentra dentro de presupuesto, sin embargo, la compra está realizada y facturada.

En este tema se revisará la importancia de la intervención del área de compras para cualquier tipo de adquisición que realice la institución, para poder hacer las negociaciones adecuadas que permitan obtener el suministro requerido por la institución sin afectar de manera negativa el proceso financiero de la misma.

El área de compras es fundamental para cualquier institución educativa, ya que es quien gestiona el suministro de todos los recursos que cada una de las áreas —ya sea académica, escolar o administrativa—requieren para realizar sus procesos y ofrecer el servicio que los estudiantes esperan.

Esta área está estrechamente relacionada con la administración financiera, ya que el abastecimiento de suministros debe estar enlazado al presupuesto financiero y cumplir con los requerimientos solicitados y los objetivos de costos esperados.

En este tema se revisará el ciclo de compras, la evaluación de eficiencia de esta área de apoyo a la administración financiera, así como los tipos de suministros que se requieren en una institución educativa.

A continuación se presenta el proceso de administración financiera y dónde se sitúa el presente tema:

11.1 El ciclo de compra

La institución educativa es una entidad proveedora de servicio hacia sus clientes que son los estudiantes, sin embargo, aun cuando el producto final sea un programa académico, requiere insumos del exterior para asegurar el correcto funcionamiento de sus procesos internos (académicos, escolares y administrativos). Para este fin, el área de compras se especializa en el suministro de recursos pasando por un análisis de costos y procedimientos que impacten de manera favorable al presupuesto designado por la administración financiera.

Es relevante resaltar la importancia del área de compras, ya que su regulación adecuada de suministro de recursos en tiempo y en forma da oportunidad a la implementación adecuada de los procesos clave de la institución educativa en los costos esperados, en caso de que no se realice de manera precisa puede afectar de manera grave el desempeño de las actividades de cada una de las áreas de la institución, así como impactar de manera negativa en los costos y presupuesto de la misma.

El área de compras basa su actividad en un ciclo que inicia con la necesidad de abastecimiento de un recurso, y concluye cuando el producto y factura de compra son recibidos y procesados.

Las principales fases son las siguientes:

Haz clic en cada apartado para ver la información a detalle.

El área de compras es fundamental para el apoyo a la administración financiera, ya que asegura el suministro de recursos que requiere cada una de las áreas de la institución, siguiendo la alineación del presupuesto que se tiene designado para este fin. Adicional, esta área permite llegar a negociaciones con distintos proveedores para una mejor condición de compra en cuanto a costo y facilidades de pago.

El área de compras facilita la gestión de abastecimiento en tiempo para que la institución no presente periodos de escasos recursos que impidan el correcto desempeño de las actividades de cada una de las áreas, adicional, brinda el ofrecimiento de innovaciones para un mejor cumplimiento de funciones.