La manera de plasmar una planeación financiera tanto de corto como de largo plazo es en un presupuesto que pueda orientar a la institución sobre las metas de ingresos a cumplir y controlar los gastos operativos con la finalidad de mantener una rentabilidad.

En este tema conocerás la importancia de que una institución se rija bajo un presupuesto como herramienta administrativa esencial de direccionamiento, también revisarás la manera de desarrollar un presupuesto acorde a la planeación financiera y, en otros temas de este mismo curso, conocerás la forma correcta de interpretación de resultados, así como la manera más efectiva de controlar dicho presupuesto.

A continuación se presenta el proceso de administración financiera y dónde se sitúa el presente tema:

4.1 Impacto del presupuesto

Presupuesto es una palabra compuesta y, según el Diccionario de la Lengua Española, la definición es la siguiente: la palabra “pre” significa anterioridad y la palabra “supuesto” significa hecho. Con esta definición se puede decir que presupuesto significa antecederse a los hechos.

Respecto a lo anterior, queda muy claro que esta herramienta ayudará a la institución a contar con un plan con la estimación de recursos y operación requerida para poder obtener resultados esperados en un periodo de tiempo específico.

Para crear un presupuesto se necesita tener bien definida la planeación financiera ligada a la planeación estratégica de la institución. El presupuesto expresará dichos planes en términos financieros donde se podrá observar el flujo de efectivo requerido, los ingresos necesarios y los gastos de operación que deben alinear a la institución para poder cumplir con sus objetivos y poder mantenerse rentable.

Las principales ventajas de un presupuesto son los siguientes:

Sin embargo, como todo instrumento, el presupuesto tiene ciertas limitaciones que el área de administración financiera debe tener en cuenta a la hora de desarrollar y ejecutar el mismo:

4.2 Desarrollo de un presupuesto

Para poder crear un presupuesto se necesitan actividades previas, las cuales se enlistan a continuación:

• Revisión de las estrategias del plan institucional que requieren de recursos para poder cumplirlos.
• Dividir los recursos que se requerirán de acuerdo su centro de costos, por ejemplo, costos de instrucción, costos de material, adquisición de activos, costos de operación, gastos institucionales, etc.
• Cálculo del costo de cada recurso requerido en el periodo específico del presupuesto que se realizará. Para este estimado se pueden tomar de base los datos históricos y el crecimiento esperado para poder definir un monto.
• Incluir las metas de ingresos como inscripciones, colegiaturas, otros ingresos, etc.

Con esta información se puede conformar un presupuesto siguiendo los pasos que se mencionan a continuación:

Haz clic en cada paso para ver el detalle.

Ya que se cuenta con el presupuesto en un periodo específico que por lo general es anual, se puede hacer una proyección a largo plazo para conocer el comportamiento que se daría con los incrementos esperados en cada categoría de acuerdo a los planes de crecimiento y, con esta información, se puede realizar una toma de decisiones anticipada para poder realizar los ajustes necesarios para el cumplimiento de las estrategias institucionales. A continuación se muestra un ejemplo de la proyección general de un presupuesto donde se puede observar el crecimiento de la institución desde años anteriores y hasta un futuro definido:

El presupuesto ayudará a la institución a lograr sus objetivos y alcanzar ventajas competitivas en su mercado de desarrollo dado que su finalidad es actuar de manera anticipada ante posibles impactos en las variables clave.

El presupuesto financiero de una institución funciona como la estrategia más confiable para anteceder los posibles hechos que se puedan presentar si alguna de sus variables no se presenta como se espera. Lo anterior permite a la empresa generar estrategias de acción preventivas en caso de que se den ciertos sucesos y poder reaccionar a tiempo sin que las afectaciones sean muy graves.

Para que la información sea confiable se debe tener en cuenta la planeación financiera basada en el plan estratégico de la institución para considerar todas las partidas necesarias que se requerirán en un periodo de tiempo, adicional, es importante analizar comportamientos históricos para poder determinar con mayor precisión la definición del presupuesto. Recuerda que todo este proceso tiene una finalidad: mantener la rentabilidad económica de la institución.