¿Crees que un presupuesto es útil sin un control de cumplimiento?

Una de las actividades trascendentales de un administrador financiero es el seguimiento del presupuesto financiero, este tipo de instrumentos no sirven si no se analizan sus resultados reales contra lo que se esperaba y se desarrolla un análisis de las causas para su posterior toma de decisiones sobre acciones a realizar para continuar sobre la misma dirección o corregir la misma.

Para ejemplificar, figura que eres el director académico de una institución de nivel medio superior, cuentas con la planeación estratégica de tu área y solicitaste recursos para el año corriente y poder cumplir con todas los objetivos previstos. Recibiste una confirmación de que tu solicitud fue aceptada y bajo esta información realizas tus planes operaciones a detalle.

A mitad de año recibes una notificación de que los recursos destinados para una certificación académica han quedado suspendidos dado que no se cuenta con la liquidez esperada. Pides más información al respecto y, te comentan, que el presupuesto anual se ha visto afectado ya que el área de admisiones no ha llegado a sus metas de inicio de periodo (4 meses anteriores); sin embargo, ya estás muy avanzado en el proceso y te niegas a suspenderlo, más porque es parte importante de tus estrategias anuales globales de tu dirección. Solicitas una reunión con el director de finanzas y te comenta que se han visto afectados, ya que se están propiciando los efectos de estas metas no cumplidas y discutes el por qué hasta esa fecha te dan aviso y por qué no se tomaron medidas de acción correctivas, a lo que recibes como respuesta, “es que no nos dimos cuenta”.

Este ejemplo clarifica la importancia del seguimiento a un presupuesto y la toma de decisiones y acciones correctivas inmediatas para evitar la afectación futura en los resultados de cada una de las áreas estratégicas y en los resultados globales de la institución.

Este ejemplo clarifica la importancia del seguimiento a un presupuesto y la toma de decisiones y acciones correctivas inmediatas para evitar la afectación futura en los resultados de cada una de las áreas estratégicas y en los resultados globales de la institución.

Adicional al análisis de estados financieros derivados del presupuesto que se revisó en el tema anterior, es importante que el administrador financiero lleve un control directo del presupuesto anual de la institución, la finalidad es poder detectar desviaciones en el mismo que indiquen algún problema que deba ser abordado de manera inmediata para corregir el rumbo financiero de la institución en tiempo.

En este tema se revisará la importancia del control presupuestal, el proceso que se debe seguir y el enfoque correcto que se debe otorgar de acuerdo a las desviaciones presentadas en el mismo.

A continuación se presenta el proceso de administración financiera y dónde se sitúa el presente tema:

6.1 Proceso de control presupuestal

El control de presupuesto es una heramienta que la institución debe utilizar para medir la eficiencia de implementación del mismo, para tal efecto, el administrador financiero debe realizar un análisis comparativo donde se puedan observar las diferencias de lo esperado contra lo real y poder detectar las causas de dichas desviaciones para poder realizar acciones a tiempo.

El control de presupuesto permite a la institución lo siguiente:

• Predicciones basadas en los acontecimientos de la institución reflejados en el presupuesto.
• Disposición actual e histórica del comportamiento de las variables por las cuales se rige la institución.
• Toma de decisiones enfocadas.
• Plan de acciones correctivas de acuerdo a las desviaciones expresadas en el presupuesto.

El control de presupuesto debe poner atención en distintos aspectos como lo son la cantidad de servicio educativo ofrecido, la calidad del servicio, el tiempo invertido y los costos de operación.

A continuación se muestra de manera gráfica el proceso para llevar el control presupuestario:

En este proceso operativo de control de presupuesto se debe involucrar a las áreas responsables con la finalidad de establecer estándares de comparación en presupuesto, detectar áreas de peligro y aplicar auditorías como apoyo al logro de objetivos.

6.2 Variaciones en presupuesto

Cuando se cierra el ejercicio de un periodo y se realiza la comparación del resultado real contra el presupuestado, se deben calcular las desviaciones. Estas desviaciones pueden clasificarse de acuerdo a su causa u origen.

Las principales desviaciones se pueden analizar por niveles de la siguiente manera:

El informe de desviaciones compara todos los ingresos y gastos realizados por la institución y presenta la descripción de lo sucedido en el periodo de tiempo establecido en el ejercicio, adicional, se puede realizar un análisis global del rendimiento financiero anual para tener una visión global de cómo se ha comportado el presupuesto y conocer la tendencia.

Para tal efecto, se sugiere llevar un formato de desviaciones para verificar de manera rápida los cambios presentados. A continuación se presenta un ejemplo del tipo de reporte que es necesario realizar como acompañamiento del resultado del presupuesto por ejercicio:

Al tener el formato de desviaciones se procede a investigar las causas, pero antes de eso, se debe tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

• Si la desviación no es significativa, se puede omitir la investigación de causas.
• La desviación puede originarse debido a error en informes específicos, es decir, el resultado equivocado de un área puede afectar en los resultados de otras áreas.
• La desviación puede deberse a decisiones administrativas previstas, por ejemplo, cambios inmediatos en inversión en publicidad, aumento de salarios como táctica para igualar una ventaja competitiva laboral, etc.
• Las desviaciones se deben a cambios en el entorno que no con controlables por la institución.

Cuando se identifican las variaciones que sí son responsabilidad del resultado de una categoría en especial, se debe de realizar el siguiente procedimiento:

El conocer las causas por las cuáles un presupuesto estimado no se cumple es la razón principal para llevar un control y seguimiento mensual del mismo. Este seguimiento permitirá a la institución reaccionar a tiempo dependiendo del tipo de desviación que se presente y poder corregir sobre la marcha el presupuesto para que el resultado global del mismo al cierre anual no sea negativo.

Siempre es importante tener en mente un sólo objetivo en cuestión financiera: mantener rentable a la institución, para poder cumplir este objetivo el administrador financiero debe valerse de todas las herramientas disponibles para asegurar el cumplimiento y su principal instrumento es el apego el presupuesto anual.