¿De qué manera piensas que las iniciativas nuevas se autorizan en una institución educativa?

Toda institución se rige bajo su planeación estratégica, la cual define la directriz a seguir en un periodo de 1 a 5 años y en la cual se plasman iniciativas o proyectos nuevos para el cumplimiento de metas con mira a una visión. Sin embargo, la administración financiera juega un papel muy importante a la hora de revisar el plan estratégico y aceptar o modificar las nuevas iniciativas, ya que puede presentarse el caso de que algunos proyectos no sean rentables.

Para ejemplificar lo anterior, imagina que eres el administrador financiero de una institución educativa y te encuentras en la revisión de proyectos sugeridos para el próximo año, los cuales debes considerar para el presupuesto que estás por definir. Al analizar las propuestas te encuentras con una iniciativa del área académica, la cual establece la creación de una extensión virtual de la institución en poblaciones de bajos recursos del estado. Se desea instalar aulas con equipo computacional y satélite que reciba señal de Internet (ya que no se cuenta con este servicio), con la finalidad de incrementar los índices de educación media superior; el costo del servicio que se ofertará deberá incluir becas muy altas para que la población pueda cubrirlo. Ante esta iniciativa haces un recuento de todos los gastos necesarios para hacer realidad el proyecto, así como de la percepción de ingresos, tomando en cuenta los altos porcentajes de beca que se solicitan respetar en el programa. Tu decisión es negar el proyecto, ya que la institución no puede financiar en estos momentos un programa de carácter social sin alianza con otras instituciones que apoyen la iniciativa, pues el resultado sería anular la rentabilidad total de la institución.

En este tema se revisará el proceso para evaluar financieramente proyectos que requieran inversión y sustentar la decisión bajo indicadores que demuestren si los proyectos generarán una utilidad suficiente que justifique el gasto inicial y de operación.

Además de la planeación, análisis y control presupuestal, la administración financiera realiza otro tipo de actividades como la evaluación de nuevos proyectos que se desean implementar en la institución educativa. La evaluación financiera analiza la viabilidad de proyectos nuevos considerando factores internos y externos; lo anterior es importante ya que cualquier nueva iniciativa requiere de una inversión, que si no se examina correctamente, puede afectar de manera grave la operación y rentabilidad de la institución.

En este tema se revisará el impacto de la evaluación financiera para nuevos proyectos en una institución educativa y los indicadores de soporte que el área de administración financiera utiliza para aceptar o rechazar las nuevas iniciativas.

A continuación se presenta el proceso de administración financiera y dónde se sitúa el presente tema:

7.1 Impacto de la evaluación financiera

Cualquier proyecto nuevo requiere de recursos económicos que se invierten para conformar activos (equipos, previsiones, liberación de propiedad intelectual, etc.), los cuales a través de un proceso con insumos adicionales (procesos académicos y administrativos con capital humano) producen un servicio educativo que generará ingresos a la institución. Comparar los ingresos que se obtendrán del nuevo proyecto contra la inversión inicial de activos e insumos, puede determinar qué tan conveniente es realizar el proyecto. La descripción anterior es lo que se conoce como evaluación financiera y se puede observar de manera gráfica a continuación:

La evaluación financiera es el proceso que determina la viabilidad de un proyecto en términos rentables, después de que se definen y analizan la inversión inicial, costos de operación y beneficios que otorgaría a la institución.

En este caso aplicaría para los proyectos nuevos que se establecen en la planeación estratégica institucional. La mayoría, si no es que todos los proyectos, requieren de recursos para sustentarse y en algunos casos necesitan una fuerte inversión para que se puedan realizar. El administrador financiero debe analizar cada uno de estos proyectos y verificar los recursos con los que cuenta para determinar la forma en que los asignará, así como los recursos que requerirá solicitar a externos. Para tal efecto debe apoyarse en indicadores que puedan otorgarle una base confiable para realizar la toma de decisión.

Antes de definir los indicadores base de una evaluación financiera, es importante puntualizar qué es una inversión. La inversión es la operación de distribuir los recursos de la institución en nuevas iniciativas, con el objetivo de que generen ingresos futuros mayores a los que se perciben en la actualidad con los proyectos que ya están operando. Sin embargo, el hecho de hacer una inversión, ya sea con los recursos propios de la institución o solicitando créditos externos, implica una privación temporal en la liquidez. Por tal razón, la evaluación financiera debe concluir hasta qué punto se justifica esa privación de recursos actuales y qué tan confiable será el retorno de inversión en tiempos sanos establecidos.

7.2 Indicadores para la evaluación financiera

Para realizar una evaluación financiera se sugiere el apoyo de variables e indicadores que soporten la toma de decisión final de aceptación o rechazo de un proyecto institucional nuevo. A continuación se explica cada factor de soporte.

a) Definición del proyecto

Se debe definir el proyecto de manera detallada, incluyendo la estructura, detalles de operación, detalles de recursos para operación, impacto en el mercado, impacto económico y tiempos de realización.

Por otro lado, es importante definir los tipos de costos en los que se incurrirá, así como sus beneficios:

Haz clic en cada pestaña para ver la información a detalle.

b) Variables económicas

Cuando se realiza un nuevo proyecto es importante considerar las variables económicas del entorno, ya que en la mayoría de las ocasiones los proyectos son afectados por las mismas y es de gran utilidad contar con una evaluación previa para apoyar la toma de decisión en la realización del nuevo proyecto.

Entre las variables económicas del entorno que se deben tomar en cuenta están las siguientes:

c) Indicadores financieros

Ya que se conocen los costos implicados en un proyecto nuevo, los beneficios y las variables económicas, se puede realizar el análisis financiero. Se distinguen los siguientes indicadores de rentabilidad, los cuales, para efecto del presente curso, sólo se mencionarán de manera general; los cálculos implican obtener información financiera de la institución en periodos históricos y sobre la definición de los proyectos a realizar:

Haz clic en cada apartado para ver la información a detalle.

En resumen, se puede definir que un proyecto será rentable y que se recomienda emprender, si cumple con lo siguiente:

El objetivo de la evaluación financiera es realizar un análisis que justifique la inversión de un nuevo proyecto contra los beneficios que se recibirán en términos monetarios. Cualquier institución puede imaginar nuevos horizontes e idealizar proyectos de gran impacto para la sociedad o la institución, sin embargo se debe ser realista a la hora de decidir su implementación, pues emprender iniciativas sin evaluar sus efectos arriesga financieramente a la institución. Lo anterior puede generar problemas graves de rentabilidad, que ponen peligro su permanencia.

Además, es importante que al realizar la evaluación financiera de nuevos proyectos se tomen en cuenta las variables económicas del entorno ya que, aun cuando los indicadores financieros puedan dar un panorama real y objetivo, si no se considera el entorno de la institución, los resultados son afectados.