¿Por qué es importante realizar un diagnóstico de la Institución Educativa?

Imagina que deseas iniciar tus estudios de licenciatura y tienes 3 instituciones candidatas que seleccionaste por cercanía a tu casa y la variedad en programas académicos. Acudes a cada una de ellas solicitando informes y te das cuenta que 2 tienen ciertas similitudes en cuanto al precio, programas académicos, instalaciones y atención. Sin embargo, te llama la atención que la tercera institución candidata varía en gran escala ya que sus precios son excesivos, sus planes académicos no son actualizados y no son aplicables, las instalaciones son viejas, no hay personal capacitado y ofrecen un mal servicio. Con esta información, inmediatamente descartarías esta opción, ¿cierto? Bueno, en este tema se revisará la importancia de que las instituciones educativas realicen un análisis externo e interno para adecuar todos sus procesos y servicios considerando lo que sucede en su entorno.

Actualmente más del 70% de las instituciones educativas no realizan un diagnóstico institucional y una planeación estratégica, y las que los hacen no los llevan a la práctica ¿Cuál es el resultado?, operar sin obtener una ventaja competitiva frente a sus competidores y sin generar un valor agregado a sus clientes: los estudiantes.

Al pasar el tiempo, estas instituciones comienzan a tener problemas graves de retención, control de procesos, nula innovación y baja captación, pues no existe un análisis interno y externo que permita generar estrategias de permanencia en su contexto.

Esta es la razón por la cual el realizar un diagnóstico institucional con cierta periodicidad y mantener una planeación estratégica en constante mejora es primordial para que cualquier institución educativa pueda permanecer activa y sea exitosa.

Una planeación estratégica incluye una serie de actividades que requieren llevarse a cabo para llegar a la conformación de la misma. A continuación podrás revisar el diagrama general del proceso:

El proceso inicia con el diagnóstico institucional. La institución educativa requiere saber con exactitud qué tipo de institución es, dónde se encuentra y qué desea lograr; lo anterior le servirá para poder focalizar su actuar hacia un objetivo. Para este análisis es necesario llevar a cabo una evaluación que le permita conocer sus procesos y resultados y saber qué es lo que está haciendo bien y qué está haciendo mal.

En este tema aprenderás a crear un diagnóstico para una institución educativa que servirá de base para la consecuente creación de una planeación estratégica. Enseguida se enumeran los pasos a seguir para llevarlo a cabo:

¡Comienza ahora!

Primero, te invito a sensibilizarte mediante la reflexión de los siguientes cuestionamientos:

Estas preguntas te permitirán tener un punto de partida para realizar el análisis requerido y diagnosticar el estado actual de la institución, el cual permitirá lo siguiente:

• Contar con un referente que ayudará a impulsar los cambios necesarios para lograr sus metas.
• Conocer los problemas y las necesidades de la institución.
• Reconocer las fortalezas de la institución que permitirán el logro de sus objetivos.
• Admitir las debilidades de la institución que impiden el cumplimiento de la misión y visión.
• Identificar los factores críticos que merecen especial atención por ser riesgos potenciales.
• Optimizar la operación de la institución dando prioridad a los procesos clave que generan valor.
• Delimitar las problemáticas en las cuales la institución no tiene injerencia para focalizar sus esfuerzos a los factores que sí pueda solucionar.
• Identificar el potencial de su talento humano que le ayudará a cumplir sus objetivos.
• Tener un diagnóstico inicial que permitirá la evaluación subsecuente para medir el mejoramiento continuo.

Para poder plasmar el diagnóstico institucional y obtener la información antes citada, existen herramientas de análisis entre las cuales se encuentra el Diagrama de Pareto, Diagrama de Ishikawa, Matriz FODA, entre otros. Para este caso y por su implicación, se realizará el diagnóstico institucional utilizando la Matriz FODA; a continuación conocerás la manera de implementarla.

La matriz FODA es una herramienta que te ayudará a realizar la evaluación de los factores principales que afectan a la institución educativa. Este análisis te proveerá de la información clave que requerirás para presentar el diagnóstico de la institución y poder iniciar tu planeación estratégica.

El objetivo final de la creación de la matriz FODA es recabar la información interna y externa de la institución educativa para conocer el panorama general y diagnosticar la situación actual. La manera de representarlo será la siguiente:

A continuación se describe cada dimensión que comprende la matriz FODA:

Haz clic en cada elemento para ver su descripción.

De manera final, y para completar el análisis FODA, se deben crear estrategias generales para cada combinación de factores internos y externos. La manera de representarlo se muestra a continuación:

Para conocer más sobre la creación de una matriz FODA y consultar un ejemplo práctico en una institución educativa, por favor accede al video “Análisis y matriz FODA” ubicado en la sección de videos.

Ya que tienes el análisis de la Institución Educativa mediante las preguntas iniciales y la Matriz FODA, procederás a crear el diagnóstico institucional, el cual debe realizarse abarcando las áreas estratégicas de la siguiente manera:

Haz clic en cada ficha para ver el detalle.

Con esta última actividad puedes afirmar que ya tienes tu diagnóstico inicial de la institución educativa. Recuerda la importancia de cubrir todos los pasos mencionados anteriormente, ya que son indispensables para poder contar con un análisis completo y profundo que te arrojará la información que necesitas poder crear tu planeación estratégica institucional. 

Sin duda alguna, no todas las instituciones educativas realizan un diagnóstico de su situación actual y se ven inmersas en una operación continua que no genera valor y crecimiento, como lo es el caso de la institución revisada en el caso inicial.

De acuerdo a lo revisado en este tema, puedes realizar una breve investigación y podrás confirmar que las instituciones más reconocidas tanto nacional como internacionalmente tienen muy claro su análisis de entorno y conocen a profundidad las fortalezas que potencializan como ventaja competitiva. Además, sus planes se reflejan en las estrategias para minimizar las debilidades y amenazas que se puedan presentar. Lo anterior propicia que se pueda dar su crecimiento y su permanencia exitosa. 

Por último, es importante mencionar que este proceso de análisis interno y externo debe realizarse al menos 2 veces al año para conocer los cambios implementados en la institución y los cambios del entorno, lo que permitirá reaccionar a tiempo y adecuar la planeación estratégica (se explicará la creación en temas posteriores) manteniendo una mejora continua.

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Práctica

Realicen esta práctica en equipo. Ingresen al siguiente enlace y lleven a cabo un FODA. La intención es que entre todos puedan seleccionar un tema y aportar sus ideas para obtener un análisis más completo.

Innovation Games. (s/f). SWOT Analysis Game.
Recuperado de http://www.innovationgames.com/swot-analysis-game/
* La práctica se encuentra en inglés.