¿Qué sigue después de entregar la planeación institucional?

Imagina que colaboras como Coordinador de Carrera dentro de la Dirección Académica. Se convoca a una reunión y se muestra a tus compañeros y a ti el plan institucional a 5 años. En dicha reunión revisaron a conciencia cada uno de los objetivos estratégicos que competen a la academia, su impacto en la misión y visión institucional y las estrategias, seguidas de sus metas e indicadores de cumplimiento. Se definieron responsables para cada estrategia específica y se plasmó una fecha en la que se debe entregar el resultado final.

Con la información anterior, cada integrante de la Dirección Académica se llevó su tarea. En tu caso analizaste las estrategias que competen a tu área específica y realizaste un plan de los cambios a realizar, nuevas actividades a desarrollar, etcétera. Compartiste el plan específico a tus subordinados y comenzaron su trabajo para cumplir la primera estrategia asignada. Cuando la finalizaron en el tiempo estipulado, buscaste a tu Director Académico para mostrar resultados pero la respuesta que obtuviste fue: “excelente, lo revisamos en fechas posteriores ya que en estos momentos estamos centrados en resolver un problema institucional”.

Mientras esperas noticias para la revisión, analizas el plan de tu coordinación y te puedes dar cuenta que las siguientes estrategias a implementar están ligadas al resultado de las acciones que están pendientes de autorizar por lo que no puedes avanzar. Pasa un mes y no recibes noticias, vuelves a buscar al Director Académico y recibes respuesta similar a la que te había dado. Con esta evasión puedes deducir que no es tan importante la implementación del plan institucional y decides continuar trabajando de la manera en la que lo hacías anteriormente.

Como puedes ver en el ejemplo anterior, si no se da un seguimiento puntual al plan institucional, se permeará a toda la institución que no es prioritario y de gran importancia por lo que terminará siendo un documento con buenas intenciones. Así, un plan institucional no tiene injerencia si no se lleva a la operación, esto significa que cada estrategia debe tener acciones que arrojen resultados medibles a través de sus indicadores. Para lograr lo anterior, debe darse un seguimiento programático al plan con la finalidad de realizar una evaluación de su ejecución y llevar a cabo una toma de decisiones.

Para que un plan institucional sea exitoso debe ejecutarse correctamente y llevar un seguimiento programático. Como recordarás, dentro de la planeación institucional se definió la siguiente información para cada una de las estrategias que conforman el objetivo estratégico: metas, indicadores, áreas responsables que implementarán las acciones específicas y fecha de liberación. Con base en ello se requiere realizar la revisión periódica de avances.

El seguimiento programático de la ejecución del plan institucional permite evaluar la calidad e impacto de las estrategias realizadas en la institución. Esto consiste en realizar un análisis y revisión de evidencias liberadas a medida que avanza el tiempo estipulado de cumplimiento. El seguimiento programático es la base para la evaluación, ya que permite determinar si las estrategias definidas se pueden cumplir con los recursos, capacidad de la institución y acciones específicas. En caso de que se dé una variación se desarrollará un plan de mejora y ajuste al plan institucional.

Para realizarlo se requiere seguir un proceso continuo que se explica de manera gráfica a continuación:

La ejecución y seguimiento del plan institucional es la etapa más complicada, ya que en ella se evidencia el cumplimiento favorable o desfavorable de los indicadores definidos. Sin embargo, es muy importante concientizar a toda la comunidad educativa que este proceso es de vital importancia ya que permitirá la valoración constante y la detección oportuna de problemas para crear a tiempo un plan de acción.

El seguimiento programático posee un enfoque de aprendizaje y se debe concentrar en los siguientes rubros:

Tomando en cuenta estos enfoques, enseguida se presenta una sugerencia para plasmar el seguimiento programático:

Ya que se cuenta con esta información, se realiza la evaluación de los resultados obtenidos. Se desarrolla una toma de decisión que indicará para cada estrategia si ésta fue exitosa o si requiere de un plan de acción. Se sugiere presentar esta información de la siguiente manera (tomando en cuenta la finalización de la estrategia del ejemplo anterior):

El ejemplo anterior fue exitoso por lo que sólo se sugiere seguir con la implementación de la estrategia y ampliar la misma. Sin embargo, en caso de que los resultados no sean los esperados se debe crear un plan de mejora continua que se explica en el tema 9.

Muchos de los planes institucionales fracasan porque no se ejecutan ni se les da un seguimiento adecuado, por lo que es indispensable tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

Haz clic en cada elemento para ver el detalle.

Para conocer más sobre la importancia de la ejecución y seguimiento de la planeación, accede al video “Evaluación y Seguimiento del Plan Estratégico” que se encuentra en la sección de cinema.

Como pudiste revisar a lo largo del tema, el éxito de una planeación institucional depende del seguimiento y evaluación que se le dé. A partir de esto se pueden tomar decisiones que garanticen que los objetivos estratégicos se cumplan efectivamente.

Una consideración muy importante es involucrar a todo el personal relacionado al cumplimiento de estrategias, ya que esto genera mayor compromiso en la comunidad educativa y se puede trasmitir la importancia del trabajo de cada empleado logrando una motivación para la consecuente realización de sus labores.

Recuerda que un plan institucional involucra a toda la comunidad educativa y, en la medida en que los altos directivos comprendan la importancia de cada uno de los participantes, será más fácil alcanzar el éxito.

Revisa a continuación el Checkpoint: