Contexto


¿Qué sigue después de entregar la planeación institucional?


Imagina que colaboras como Coordinador de Carrera dentro de la Dirección Académica. Se convoca a una reunión y se muestra a tus compañeros y a ti el plan institucional a 5 años. En dicha reunión revisaron a conciencia cada uno de los objetivos estratégicos que competen a la academia, su impacto en la misión y visión institucional y las estrategias, seguidas de sus metas e indicadores de cumplimiento. Se definieron responsables para cada estrategia específica y se plasmó una fecha en la que se debe entregar el resultado final.

Con la información anterior, cada integrante de la Dirección Académica se llevó su tarea. En tu caso analizaste las estrategias que competen a tu área específica y realizaste un plan de los cambios a realizar, nuevas actividades a desarrollar, etcétera. Compartiste el plan específico a tus subordinados y comenzaron su trabajo para cumplir la primera estrategia asignada. Cuando la finalizaron en el tiempo estipulado, buscaste a tu Director Académico para mostrar resultados pero la respuesta que obtuviste fue: “excelente, lo revisamos en fechas posteriores ya que en estos momentos estamos centrados en resolver un problema institucional”.

Mientras esperas noticias para la revisión, analizas el plan de tu coordinación y te puedes dar cuenta que las siguientes estrategias a implementar están ligadas al resultado de las acciones que están pendientes de autorizar por lo que no puedes avanzar. Pasa un mes y no recibes noticias, vuelves a buscar al Director Académico y recibes respuesta similar a la que te había dado. Con esta evasión puedes deducir que no es tan importante la implementación del plan institucional y decides continuar trabajando de la manera en la que lo hacías anteriormente.

Como puedes ver en el ejemplo anterior, si no se da un seguimiento puntual al plan institucional, se permeará a toda la institución que no es prioritario y de gran importancia por lo que terminará siendo un documento con buenas intenciones. Así, un plan institucional no tiene injerencia si no se lleva a la operación, esto significa que cada estrategia debe tener acciones que arrojen resultados medibles a través de sus indicadores. Para lograr lo anterior, debe darse un seguimiento programático al plan con la finalidad de realizar una evaluación de su ejecución y llevar a cabo una toma de decisiones.

Pregunta detonante:

  • ¿Crees que el seguimiento y evaluación de un plan institucional garantiza su ejecución?

Explicación


Para que un plan institucional sea exitoso debe ejecutarse correctamente y llevar un seguimiento programático. Como recordarás, dentro de la planeación institucional se definió la siguiente información para cada una de las estrategias que conforman el objetivo estratégico: metas, indicadores, áreas responsables que implementarán las acciones específicas y fecha de liberación. Con base en ello se requiere realizar la revisión periódica de avances.

El seguimiento programático de la ejecución del plan institucional permite evaluar la calidad e impacto de las estrategias realizadas en la institución. Esto consiste en realizar un análisis y revisión de evidencias liberadas a medida que avanza el tiempo estipulado de cumplimiento. El seguimiento programático es la base para la evaluación, ya que permite determinar si las estrategias definidas se pueden cumplir con los recursos, capacidad de la institución y acciones específicas. En caso de que se dé una variación se desarrollará un plan de mejora y ajuste al plan institucional.

Para realizarlo se requiere seguir un proceso continuo que se explica de manera gráfica a continuación:

8.1 Proceso de seguimiento programático

La ejecución y seguimiento del plan institucional es la etapa más complicada, ya que en ella se evidencia el cumplimiento favorable o desfavorable de los indicadores definidos. Sin embargo, es muy importante concientizar a toda la comunidad educativa que este proceso es de vital importancia ya que permitirá la valoración constante y la detección oportuna de problemas para crear a tiempo un plan de acción.

El seguimiento programático posee un enfoque de aprendizaje y se debe concentrar en los siguientes rubros:

Hay que cerciorarse si las acciones que se están realizando para cada estrategia tienen una buena dirección para el cumplimiento de la meta e indicador. Muchas veces se llevan a cabo iniciativas que al desarrollarse se puede comprobar que no ayudan de manera significativa al cumplimiento de la meta e indicador y se tiene que realizar una corrección.

Se debe revisar la medición de los logros de cada estrategia con relación a los resultados obtenidos. Dependiendo de estos se puede dar como exitosa una estrategia o iniciar un plan de acción para la corrección de futuros resultados en una nueva evaluación.

Con el resultado obtenido se puede definir si la estrategia fue o no valiosa de acuerdo al impacto que tuvo en la institución.

Tomando en cuenta estos enfoques, enseguida se presenta una sugerencia para plasmar el seguimiento programático:

Seguimiento Programático - Cierre de Mes 10 Año 2014
Definición
Objetivo estratégico 1 Área responsable Fecha de liberación Estrategia 1.1

Meta

Fortalecimiento de la plantilla de profesores y consolidación de la Coordinación Académica por áreas de especialidad. Academia 1er Periodo 2015 Apoyar e incentivar la actualización de profesores con base en problemáticas relacionadas a los niveles de aprendizaje de los estudiantes.

Tener el 85% de los profesores con cursos de actualización en su área de especialidad y acorde al perfil académico de los alumnos.

Seguimiento
Indicadores Avance de cumplimiento del indicador Evidencia de cumplimiento Fecha de cumplimiento

Observaciones

Plan de actualización de profesores. 100% Liberación de plan de actualización. 15/10/2014

Revisión pendiente de aprobación por la Dirección.

Estudio que muestre el perfil de nuestros estudiantes. 50% Acciones realizadas y acciones faltantes para finalizar el estudio.  

Desarrollo del plan de aprobado, sólo falta la implementación y resultados.

Calendario de actualización. 0%    

 

Resultados y diplomas otorgados a los profesores. 0%    

 

Ya que se cuenta con esta información, se realiza la evaluación de los resultados obtenidos. Se desarrolla una toma de decisión que indicará para cada estrategia si ésta fue exitosa o si requiere de un plan de acción. Se sugiere presentar esta información de la siguiente manera (tomando en cuenta la finalización de la estrategia del ejemplo anterior):

Evaluación del plan institucional - Cierre de Mes 6 Año 2015
Definición
Objetivo estratégico 1 Impacto esperado en la misión y visión Área responsable Estrategia 1.1

Meta

Fortalecimiento de la plantilla de profesores y consolidación de la Coordinación Académica por áreas de especialidad. Impacto en la misión en contar con personal capacitado y en la visión en tener reconocimiento por brindar un servicio educativo de calidad. Academia Apoyar e incentivar la actualización de profesores con base en problemáticas relacionadas a los niveles de aprendizaje de los estudiantes. Tener el 85% de los profesores con cursos de actualización en su área de especialidad y acorde al perfil académico de los alumnos.
Evaluación
Indicadores Evidencia de cumplimiento Impacto en la institución Impacto en la misión y visión

Toma de Decisión

Plan de actualización de profesores. Liberación de plan de actualización. Asegurar que al menos el 85% de los profesores tengan una actualización en su área de especialidad y acorde al perfil de alumnos. Asegurar la calidad en el servicio educativo al contar con el profesorado capacitado. Resultado positivo.
Crear nuevos planes de actualización que garanticen la actualización continua y asegurar que el 100% de los profesores cuenten con dicha capacitación (actualizar plan institucional con el cambio en la estrategia).
Estudio que muestre el perfil de nuestros estudiantes. Liberación de perfil de estudiantes.
Calendario de actualización. Calendario de actualización.
Resultados y diplomas otorgados a los profesores. Resultados obtenidos después de la implementación.

El ejemplo anterior fue exitoso por lo que sólo se sugiere seguir con la implementación de la estrategia y ampliar la misma. Sin embargo, en caso de que los resultados no sean los esperados se debe crear un plan de mejora continua que se explica en el tema 9.

8.2 Consideraciones importantes para el proceso de ejecución y seguimiento programático

Muchos de los planes institucionales fracasan porque no se ejecutan ni se les da un seguimiento adecuado, por lo que es indispensable tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

Haz clic en cada elemento para ver el detalle.

Una planificación nunca será exitosa si la alta dirección no le da la importancia y el apoyo.

Un plan no prosperará si no se da el seguimiento adecuado por dar prioridad a la operación diaria y problemas emergentes.

Un plan tiene grandes probabilidades de fracasar si no se da un proceso de difusión adecuado con toda la comunidad educativa y se les explica la importancia de su actuar en el mismo.

En caso de que ciertas estrategias no se cumplieran en tiempo, se deben crear planes de acción pertinentes.

Las estrategias, metas e indicadores deben estar direccionados de manera clara al cumplimiento de la visión, no pueden ser iniciativas aisladas.

El plan puede fracasar si los objetivos y estrategias no se basan en una línea, investigación o datos que muestren hacia dónde se debe dirigir.

Falta de importancia al realizan las acciones previstas en el plan con prioridad secundaria o sólo por cumplir en la fecha de ejecución.

Sólo se revisa si se cumple o no cada estrategia y se agendan nuevas revisiones sin realizar planes de acción, toma de decisiones, etcétera.

Los responsables de área no crean un plan de trabajo para cada una de las personas que conforman el equipo y que se encargan de aplicar las acciones específicas.

La dirección no permite la sugerencia de adecuaciones ante cambios de entorno.

Algunas personas crean el plan, otras lo ejecutan, otras más lo dirigen y otras lo evalúan.

Resistencia de la comunidad educativa a tomar el plan institucional como su guía para operar.

Para conocer más sobre la importancia de la ejecución y seguimiento de la planeación, accede al video “Evaluación y Seguimiento del Plan Estratégico” que se encuentra en la sección de cinema.

La evaluación de la estrategia debe facilitar a los directivos, tanto como sea posible, revisar sus planes y alcanzar acuerdos rápidos sobre los cambios.

Dale McConkey

Cierre


Como pudiste revisar a lo largo del tema, el éxito de una planeación institucional depende del seguimiento y evaluación que se le dé. A partir de esto se pueden tomar decisiones que garanticen que los objetivos estratégicos se cumplan efectivamente.

Una consideración muy importante es involucrar a todo el personal relacionado al cumplimiento de estrategias, ya que esto genera mayor compromiso en la comunidad educativa y se puede trasmitir la importancia del trabajo de cada empleado logrando una motivación para la consecuente realización de sus labores.

Recuerda que un plan institucional involucra a toda la comunidad educativa y, en la medida en que los altos directivos comprendan la importancia de cada uno de los participantes, será más fácil alcanzar el éxito.

Revisa a continuación el Checkpoint:

Antes de dar por concluido el tema, asegúrate de contestar las siguientes preguntas:

Haz clic en cada pregunta para ver su respuesta.

  • Ejecución del plan institucional
  • Seguimiento programático
  • Evaluación de resultados
  • Ajustes de mejora
  • Apoyo de la Dirección General
  • Compromiso
  • Difusión del plan a la comunidad educativa
  • Correcta implementación
  • Objetividad
  • El plan está enfocado a la previsión
  • Prioridad
  • El seguimiento y evaluación es superficial
  • Falta de delegación
  • El plan es rígido
  • Falta de congruencia en el seguimiento
  • Resistencia al cambio

Referencias


  • Dalessio, F. (2007). El proceso estratégico: Un enfoque de gerencia. México: Pearson.
  • Fred, D. (2008). Conceptos de administración estratégica. México: Pearson.
  • Ruiz, I. (2012). Sistema de planeación para instituciones educativas. México: Trillas.