¿Qué se puede hacer para asegurar que el plan institucional sea exitoso?

Toda institución se encuentra en constante movimiento por los cambios internos y externos que se presentan con el avance del tiempo, por lo que se deduce que, aun cuando el plan institucional se haya establecido con una temporalidad de 3 a 10 años, es importante hacer revisiones periódicas para realizar las actualizaciones necesarias.

Dichas actualizaciones deben realizarse en la orientación de los objetivos y estrategias de acuerdo al diagnóstico institucional, así como en los resultados y evaluación de la implementación del plan institucional, lo que se conoce como mejora continua.

Imagina que trabajas en una institución de educación media superior y eres el responsable del área de tecnología educativa. Dentro del plan institucional existe un objetivo enfocado a la innovación educativa, mismo que cumpliste a finales del año pasado con la implementación de un software de realidad aumentada que permite a los estudiantes de bachillerato poder realizar, como si estuvieran en un laboratorio, los problemas de química. La solución fue aceptada y se evaluó el objetivo como favorable.

Sin embargo, se dio por cerrado el cumplimiento del objetivo y el plan institucional tiene vigencia de 2 años más a partir de la aceptación de tu innovación. Como estás en el área de tecnología estás consciente que los cambios que se dan son muy rápidos y para este año y el que entra hay muchas novedades que podrías implementar para seguir en la vanguardia en cuanto al apoyo que tu institución puede ofrecer a sus estudiantes.

Pides una reunión con tu superior, expones el tema y te menciona que el plan va avanzando y que, como ese objetivo ya se marcó como cumplido, es mejor enfocarse a los temas faltantes. ¿Crees que la implementación del plan institucional se esté dando de manera adecuada?

Definitivamente la respuesta es no. La institución debe actualizar su plan constantemente tanto por los cambios en el entorno como en los resultados de la evaluación. De no realizarse esto, al pasar el tiempo el impacto no será el que se definió en un inicio.

Cuando se da seguimiento programático y evaluación de resultados que se obtienen al implementar cada una de las estrategias del plan institucional, se pueden observar las siguientes opciones:

Para las últimas dos opciones (amarilla y roja) se debe crear un plan de mejora continua, puesto que la estrategia no obtuvo el resultado esperado.

Como se aborda en el tema 8, existe un ciclo continuo en el cual, al dar seguimiento al plan institucional y su evaluación pertinente, se pueden realizar adecuaciones que permiten actualizar la planeación, de manera que se cumple cabalmente cada objetivo. En este tema se revisará el proceso de mejora continua y su importancia dentro del plan institucional.

Cuando se diseña el plan institucional es imposible demostrar de forma concluyente que alguna estrategia en particular es óptima y no se puede garantizar que funcionará. Sin embargo, sí es posible evaluar el resultado de la misma para buscar fallas que permitan actuar en tiempo.

Recuerda que cada uno de los objetivos y estrategias que se definieron en el plan institucional se basaron en el análisis del diagnóstico inicial y mediante estos 4 criterios se puede definir si la estrategia fue exitosa o requiere de un plan de acción.

Si los resultados no son los esperados, es importante realizar una mejora continua para ajustar las acciones del plan institucional y proporcionarles una mayor eficacia y eficiencia.

Este proceso es un ciclo ininterrumpido donde se puede identificar un área de mejora, planear cómo realizarla, implementarla, verificar resultados y actuar de acuerdo a estos, ya sea para corregirla o proponer otra meta más adecuada. Además permite la adecuación y la posibilidad de responder a los cambios en el entorno para dar un mejor servicio a los estudiantes.

Para que la institución pueda tener un adecuado nivel para la implementación de la mejora continua, requiere ser apta para desarrollar y organizar sus oportunidades, por lo cual se recomienda el siguiente proceso:

Siguiendo el proceso anterior, es posible realizar las adecuaciones necesarias al plan institucional de manera que cada estrategia ligada a cada objetivo se cumpla de la manera esperada. Recuerda que debes buscar que se dé la ejecución total para poder asegurar que la Institución en su totalidad se mueva en dirección a su visión.

El proceso expuesto anteriormente sólo se basa en la evaluación del cumplimiento de las estrategias ya diseñadas en el plan institucional. Sin embargo, es importante que el plan en su totalidad sea evaluado de preferencia de manera anual, incluyendo las estrategias que sí resultaron exitosas, pues la institución enfrentará un ambiente dinámico en el que los factores clave externos e interno a menudo cambian rápida y drásticamente. Por lo tanto se debe renovar el diagnóstico y, de acuerdo a los cambios presentados en el entorno externo e interno, se debe actualizar el plan institucional en su totalidad con acciones de mejora enfocadas a la nueva situación.

Dicho proceso se muestra a continuación:

Para recapitular, es muy importante tener presente que la culminación esperada de un plan institucional depende de lo siguiente:

Para concluir este tema, te pido revisar los videos “Mejora continua” y “Proceso Mejora Continua” ubicados en la sección de cinema.

El proceso de mejora continua es clave para direccionar el plan institucional al cumplimiento de su misión y visión aun cuando pase el tiempo y existan cambios en el entorno, o bien, cuando no se den resultados esperados de una estrategia o no impacten como se deseaba.

Este proceso debe realizarse por el Director General en conjunto con todos los responsables de área, ya que se debe analizar tanto los cambios que se están dando y que afectan a la institución como el impacto de los resultados de las acciones ya generadas.

Cualquier modificación debe comunicarse a toda la comunidad educativa para que puedan conocer la nueva orientación y apoyen de la manera adecuada sin existir desviaciones de información y acciones.

Revisa a continuación el Checkpoint: