Los factores externos cuentan

El negocio que iniciarás puede tener una excelente proyección de ventas, con un gran producto y una muy buena marca. Sin embargo, siempre debes estar alerta a posibles cambios en las variables del entorno que pueden afectar dichas proyecciones. Por ejemplo, considera que tienes un negocio con las siguientes características:

• Les vendes a consumidores finales.
• Estabas ubicado sobre una avenida principal, por lo que el flujo de gente es considerable y te favorece.

Llevas en esa ubicación 6 meses y al mes 7 te das cuenta de que el Gobierno comenzará una obra que hará que se disminuya el tránsito de personas y vehículos sobre esa avenida, lo cual afectará considerablemente tus ventas. Esta construcción es una variable fuera de tu control, pero puede hacer que cierres el negocio. Si hubieras planeado desde un principio escenarios como estos, estarías preparado con un plan de contingencia.

Probablemente piensas que nunca podrás estar preparado para todo tipo de casos que afecten el desempeño de tu negocio. Sin embargo, sí puedes estar listo para aguantar cierto margen del efecto de cambios, como el mencionado arriba. Como emprendedor debes considerar en la planeación financiera de tu negocio escenarios que contemplen hasta cierto punto los cambios repentinos en factores externos.

Por otra parte, también es prudente investigar bien qué es lo que se espera de las principales variables o factores externos que pueden afectar el desempeño de tu negocio. Nunca podrás preverlas todas, pero sí es muy importante que reconozcas y evalúes áquellas que pueden afectar en mayor medida el desempeño de tu negocio.

Preguntas detonadoras o de reflexión:

• ¿Qué variables externas crees que afectan a la mayoría de los negocios?
• ¿Cómo crees que reaccionan las empresas antes cambios negativos y repentinos en esas variables?

Este tema es muy importante si eres emprendedor y no tienes información financiera de tu empresa, pues seguramente al solicitar financiamiento te pedirán estados financieros proyectados.

5.1 Elementos externos a considerar

Dado que la empresa interactuará con un medio ambiente fuera de su control, es necesario tomar en cuenta en la planeación financiera 2 tipos de factores ambientales que pueden afectarla, los cuales son los siguientes:

Profundizando un poco en cada una de ellas, las variables macroeconómicas más importantes son las que se muestran a continuación:

• Producto Interno Bruto (PIB)
• Inflación
• Tipo de cambio
• Desempleo
• Tasa de interés

Leopoldo Rodríguez (2012) presenta en su libro Análisis de los Estados Financieros un recuadro explicativo en el cual se aprecia en qué sección del estado de resultados influyen las variables macroeconómicas mencionadas anteriormente. Es necesario que lo tomes en cuenta a la hora de hacer la planeación financiera de tu empresa. Obsérvalo atentamente:  

Fuente: Rodríguez Morales, L. (2012). Análisis de Estados Financieros. México: McGraw-Hill.

Por otro lado se encuentran las variables de la industria, que son las siguientes:

• Crecimiento de la industria
• Niveles de utilización de capacidad de la industria
• Competencia en la industria
• Precios de la industria

Nuevamente se presenta una tabla explicativa de qué partes del estado de resultados se ven afectados por estos factores, extraída del libro de Análisis de los Estados Financieros:

Fuente: Rodríguez Morales, L. (2012). Análisis de Estados Financieros. México: McGraw-Hill.

Estos factores externos deben tomarse en cuenta al momento de realizar la planeación de la empresa, ya que el negocio no es un ente único en un mundo ceteris paribus (es decir, que se mantiene constante). Pudiera ser que algún factor afecte más que otros de acuerdo a la industria en la que se encuentre tu empresa o que haya faltado alguno en esta lista. Lo importante es estar consciente de éstos e informarse antes del proceso de planeación. A continuación revisarás el proceso de la planeación financiera.

5.2 Proceso de la planeación financiera

De acuerdo a la teoría, el proceso de planeación financiera se divide en 2 partes:

Haz clic en cada botón para ver la información a detalle.

La secuencia de desarrollo del plan financiero sería la siguiente:

Fuente: Rodríguez Morales, L. (2012). Análisis de Estados Financieros. México: McGraw-Hill.

Como indica el gráfico anterior, el primer presupuesto que debe realizarse es el de ventas. Ya viste qué factores externos afectan este cálculo y como experto de tu industria estarás familiarizado o deberás investigar de otros factores particulares que afectan las ventas.

De acuerdo al plan de ventas se planea la producción y los costos involucrados en ésta: cantidad de materia prima, cuánto costará la mano de obra, qué características debe tener y los gastos indirectos. Sumando la producción con la política de inventarios se calcula el costo de ventas. Si la empresa es comercializadora, se va directamente al costo de ventas que es a lo que se compra el producto.

Posteriormente, de acuerdo al nivel de ventas, se calculan los costos de ventas y los costos de administración; así como de otros gastos generales importantes para el giro de la empresa (por ejemplo de investigación o distribución).

Del resultado de restarle a las ventas los costos y gastos mencionados anteriormente resulta la utilidad de operación o resultados de operación. Sirve para saber el monto de utilidades que provienen de la actividad ordinaria de la empresa.

Teniendo los resultados planeados se calculan las necesidades de inversión en activo necesarias para apoyar este plan (aumentar capacidad, mantenerla, mejorarla, etc.). Una  vez que se estimaron las utilidades de operación esperadas y las necesidades de inversión, se calcula el presupuesto de efectivo para determinar si sobra o falta, dónde invertirlo o de dónde sacarlo.

Con todos los presupuestos elaborados se realizan los estados financieros principales, que son balance general, estado de resultados y flujo de efectivo.

5.3 Uso de las razones financieras

De acuerdo a Leopoldo Rodríguez (2012) las razones financieras se pueden usar como herramientas de desarrollo del plan financiero. Para el estado de resultados, una vez pronosticadas las ventas se pueden calcular otras partidas, como proporción, el costo de ventas, los gastos de ventas y los gastos administrativos.

Para proyectar el balance general también pueden utilizarse las razones financieras. Por ejemplo, al tomar la política de crédito en función de los días de cobro de cuentas, se puede pronosticar con las ventas planeadas cuánto debe haber de cuentas por cobrar en el plan para mantener la política de crédito al cliente.

En conclusión, todo depende en un inicio de las proyecciones de ventas del próximo año y con base en esas ventas se determinan las proyecciones de las otras partidas. Este tema es esencial para ti y tu idea de negocio, para que visualices la importancia que tiene pronosticar las ventas de la forma más certera posible. Por esto mismo cuando realices los pronósticos, deberás hacer escenarios optimistas y pesimistas que permitan visualizar qué es lo peor que puede pasar si te va mal, o por el contrario, qué sería lo mejor que pudiera pasar con tu negocio.

Busca cuánto esperan crecer en los próximos años empresas que pertenecen a la industria en dónde estará tu empresa.

Las variables externas pueden ser diversas y van desde variables macroeconómicas hasta variables de la industria particular de la empresa. Cuando una variable externa muy importante cambia de manera negativa, puede hacer que las empresas cierren o en  otros casos, que recorten gastos y haya despidos. En este tema pudiste aprender sobre las principales variables externas que pueden afectar el desempeño de tu negocio.