Contexto


Emprender sin experiencia, un acto de graves consecuencias.

Durante muchos años, en muchos lugares del mundo se ha tenido un interés profundo por la realización de actos solemnes o eventos con la finalidad de agradar en las reuniones sociales, ya sean de trabajo, familiares, de temas políticos, religiosos y hasta deportivos entre otros, mismos que acercan a las personas culturalmente. La idea de reunir a un grupo de personas con esta finalidad es siempre proporcionar un momento de diversión, de agrado, compartir conversaciones en las que coinciden o no diferentes puntos de vista, y tener los más grandes momentos para recordar.

De cualquier modo el anfitrión debe tener como único propósito hacer feliz la estadía de sus invitados, intercambiar ideas, establecer acuerdos, compartir alimentos, tiempos y gustos por algo en específico. Esta dinámica se ha convertido en una práctica ampliamente solicitada y no menos divertida exigiendo en todo momento rrealizarse de manera muy profesional para atender a los invitados con el respeto y protocolo que cada uno merece.

Según el buró de estadística de trabajo de los Estados Unidos (Maure, 2007) la industria de la organización de eventos tendrá un gran momento de importancia en la actualidad y sigue creciendo.

La combinación de ideas para agradar a las personas sin duda requiere de observar cómo es cada invitado, preparar reuniones por pequeñas que sean requiere de mucho conocimiento cultural y de funciones elementales de administrar una serie de recursos para garantizar el éxito de la misma.

Te comparto una experiencia:

La primera vez que me tocó organizar un evento fue casi por accidente, pues el proveedor que atendía a la institución donde trabajaba los dejó colgados y no pude negarme. En esa ocasión una persona me solicitó ayuda para ofrecer un desayuno a nueve personas con tan sólo unas horas de tiempo para la preparación. Por lógica supe que no había opción, tomé una hoja y pensé en hacer un menú que conociera bien y a mi punto de vista fuera el mejor por sabor y éxito con mi familia.

En la lista detallaba la cantidad de ingredientes a comprar para la elaboración de la comida, tales como el pan, la proteína, la tortilla y verduras que debía ocupar, después me dispuse a buscar un poco de información a través de Internet y conseguí un proveedor de manteles que vivía a la vuelta de mi casa, parecía que todo estaría bien. A la mañana siguiente comencé a entrar en pánico, pues no tenía con qué ni cómo guardar las cacerolas para que no se volcaran en el auto, no tenía personas que me ayudaran a cargar todo y tuve que levantarme antes de las cinco de la mañana. Algo que sonaba tan sencillo como organizar un desayuno, se estaba transformando en algo pesado.

Yo era casi un manojo de nervios, en efecto, el desayuno debía estar caliente y listo para las 8:00 am puntual, pues uno de los invitados era el rector de la universidad donde trabajaba quien me contrató. ¡Menudo problema en el que me había metido!

Trabajé incansablemente para asegurarme que la comida supiera muy bien, pero ¿cuántas cosas me faltaron por hacer para parecer profesional? ¡Todas! Lo que obtuve de esa situación sin duda alguna fue aprender a realizar las cosas de manera práctica, casi empírica, pero que con el tiempo exigen una ardua preparación de conocimientos profesionales y académicos como la planificación, la organización, el control de las actividades y materiales que se necesitan.

Un breve relato que con el tiempo y educación se convierte en parte de la experiencia profesional y académica. Como único propósito deseo compartir a todos ustedes, personas que desean entrar al mundo de la realización de eventos con gran éxito y diferenciarse de muchos que se consideran expertos, las mejores herramientas, técnicas, material que les ayude a combinar la parte fundamental en el dominio académico con las experiencias fallidas de las que debas aprender, pues esta profesión requiere de habilidad y conocimientos, es un arte y una ciencia, la combinación que te garantiza saber por qué es preciso estudiar y saber adaptarlas a cada necesidad ya sea personal, institucional, del ámbito político, empresarial, o deportivo entre otras.

Preguntas detonadoras o de reflexión:

¿Eres capaz de organizar eventos para empresas corporativas?

Explicación

1.1 Antecedentes

Participar en un acontecimiento especial u evento obliga a todo anfitrión a realizar con un orden determinado cada uno de los actos desarrollados en un evento de tal forma que se consoliden una sincronía de tiempos y materiales a ocupar, para lograr una armonía en todos sus aspectos.
A todo evento, ya sea por motivos sociales o profesionales, se le debe otorgar una importancia clara para su correcta realización. Para tomar una referencia específica de cómo esto se lleva a cabo, es necesario tomar en cuenta a la historia, ya que esta es uno de los parámetros que marcarán lo que debe hacerse en un evento.

No se sabe con certeza en qué momento exacto de la historia se originó la administración de eventos en el mundo, sólo podemos partir de la Grecia clásica donde se daba gran importancia al ocio y el tiempo libre. De igual manera en la cultura romana estas actividades ocuparon un lugar importante dentro de la sociedad.

Grecia

Grecia se ha distinguido por sus grandes aportaciones y sin duda en la organización de eventos no podía ser la excepción, el servicio era igual para todos sin importar clases sociales, sólo los invitados de honor recibían porciones más grandes. Sus banquetes contenían langosta, aves, y pescados, comúnmente usados en ritos de sacrificios, bodas, festividades y eventos donde se anunciaba autoridad (Añó, 2003).

En la antigua Grecia se celebraban diversos banquetes con objeto puramente festivo, como las solterías y los simposios que han quedado reflejados en la literatura ("El banquete" de los diálogos de Platón) y los grabados de la época. Asimismo, los griegos inventaron las olimpiadas, que es el primer evento registrado para el bienestar social.

Sus espectáculos eran las competencias y luchas, que no sólo estaban ligadas a un sentido religioso y de sacrificio, debido a que se  llevaban a cabo en honor a los dioses (Otero, 2011).

Morales (2011) enmarca que los sucesos más sobresalientes eran los Juegos Olímpicos de la Edad Antigua en la ciudad de Olimpia, de ahí el nombre, mezclando aspectos como religión y deporte, teniendo gran audiencia. También existían peregrinaciones religiosas, como las que se dirigían a los oráculos de Delfos y de Dódana. Además, a finales del siglo XVI surge la costumbre de mandar a los jóvenes aristócratas ingleses a lo que se le denomina hacer el Grand Tour, cuando se concluyen sus estudios con el objetivo de complementar su formación y adquirir ciertas experiencias (Otero, 2011).

Roma

Roma se distinguió por llevar a cabo el primer Congreso Internacional de Medicina en 1681, dando origen a las convenciones y congresos, por ser el primer evento bien organizado y estructurado (Morales, 2011). Pero existió un fenómeno que impulso a la organización de eventos fue la Revolución Industrial, pues con la invención de la máquina a vapor se iniciaron muchos desplazamientos para aprovechar el tiempo libre.

Se realizaban distintos tipos de espectáculos, era muy común hacer competencias de carros, la lucha contra fieras y las ejecuciones de los delincuentes. Sin embargo, uno de los espectáculos más preferidos por la audiencia y los reyes eran las luchas de gladiadores, juegos de vida o muerte. En caso de derrota el destino dependía del humor de los espectadores.

Roma es muy conocida por sus fiestas Bacanales, la carne era cocinada en presencia de los invitados por los sacerdotes. Además existían personas dedicadas a la cocción de pescados, salseros e instructores para decorar los alimentos. Los invitados de mayor rango se sentaban frente a los salseros. Posteriormente se montaban cristalería y vajilla decorada, copas de cristal cortado y cubiertos traídos de la india. Se servían platos con pequeñas porciones. En sus espectáculos había cantantes, actores, mimos o payasos (Otero, 2011).

Edad Media y Renacimiento

También existen algunos registros de este tema durante la Edad Media y el Renacimiento. Para Monroy de Sada (2011), durante el medioevo, los banquetes sólo los celebraban las clases más pudientes, se servían con fines prácticos al poder, en ellos se cerraban pactos, alianzas y convenios, reconciliaciones entre enemigos. Los banquetes en esa época se asociaban con el bienestar político y moral, expresando ideales estéticos y sociales sobre todo en Inglaterra y Francia.

La distribución del banquete se hacía colocando una mesa principal, conformada por la clase más alta de la sociedad, la cual ocupaba lugares especiales con sillas individuales en lo más alto para distinguirlos, el resto de las mesas eran rectangulares ubicadas alrededor de manera que formaban una U usando bancas corridas. En el centro se colocaba el buffet decorado con tapicería, construyendo figuras con los alimentos tratando de juntar los de colores similares y además se presentaba el espectáculo en el centro. Los salones eran espacios con dimensiones amplias con techos elevados y regularmente contaban con balcón o galería donde se colocaban los músicos.

En esta época, para dar inicio al banquete se sonaban las trompetas, el rey y sus caballeros eran los primeros en ingresar, se iniciaba con un ritual de oraciones en una capilla, el resto de los invitados entraban después para formar parte de la ceremonia.  Una de las reglas era que se sirviera poca cantidad de una gran variedad de alimentos. Se servían en vasijas que eran compartidas por dos comensales, utilizando un cuchillo y una cuchara, acompañándose los platillos con cerveza y vino.

Posteriormente, en el siglo XIV en Inglaterra la mesa principal era colocada en una plataforma más elevada con mesas largas paralelas. Al rey se le colocaba una silla con respaldo y descansa brazos y los demás utilizaban bancos. Justamente el uso de estos bancos fue el origen del término banquete (Loman, 2000).

Estados Unidos

En Estados Unidos los banquetes iniciaron con las tribus nativas americanas. Tenían un banquete ceremonial llamado “potlatch”, el cual se utilizaba para festejar bodas o sucesión de jefatura (Añó, 2003). La importancia del evento era determinada por el número de alimentos, entre mayor cantidad de alimentos, mayor era la riqueza del anfitrión. También se esperaba que se contribuyera una fortuna en regalos a los invitados, por ejemplo las canoas, esclavos, pieles de alce, pulseras de plata, además se utilizaban vajillas de barro (Otero, 2011).

Durante el periodo colonia prerrevolucionario de Estados Unidos, la cocina y su servicio tenían lugar de acuerdo a las costumbres inglesas. Se consumían jamones, patos, pavo, carne de res, budines de ciruela, tartas, helados. Después de las comidas se acostumbraba servir higos, almendras y pasas. Luego de la revolución se introdujeron tradiciones y costumbres francesas.

México

Años después de la toma de Tenochtitlan comenzaron a celebrarse grandes banquetes, se colocaban las mesas con dos cabeceras muy largas, en una se sentaba el Marqués y en la otra el Virrey y de pie en cada costado sus pajes (Monroy de Sada, 2011). Entre los alimentos que se servían se encontraban: ensaladas, cabrito, pasteles de codornices y palomas, entre platillo y platillo se colocaban en la mesa diferentes frutas para quitarse el sabor de cada comida. Acompañaban los alimentos escuchando música con instrumentos como arpas, flautas, trompetas.

De 1823 hasta 1923, la gastronomía mexicana intentó ser una imitación de la gastronomía parisina. El banquete mexicano se adornaba con mobiliario europeo. Durante la intervención francesa, el chocolate era colocado junto al café después de concluir la comida y se les presentaba vasos de ponche y vinos calientes, antes de entregar los abrigos a los invitados (Otero, 2011).

En conclusión, cada época de la historia ha tenido un suceso del cual se puede decir que originó cualquiera de las clases de eventos que existen, y que han tenido un avance a través del tiempo donde se mejoran las instalaciones, los equipos y demás elementos necesarios para el desarrollo de ellos.

¿Cuál es el panorama actual?

Vivimos en un mundo cada vez más dinámico, por tal motivo la especialización del sector de la organización de eventos se incrementa a nivel mundial. Actualmente es posible encontrar eventos de diversa índole, tales como sociales, científicos, tecnológicos, deportivos, culturales, entre otros, donde se activa la creatividad, el conocimiento y la innovación.

La organización de todo evento favorece a muchos otros sectores como el gastronómico, el de transporte, el hotelero, etcétera.

Aunque en América Latina se debe destacar la gran acogida que tiene México, pues 22,637 de los turistas ingresan a nuestro país para asistir a la gran oferta de eventos que aquí se ofrecen.

Cabe resaltar la competitividad que hay entre los países por el ingreso de turistas que asisten a eventos, entre los principales se encuentran los siguientes:

  • Europa 33%
  • Canadá 29%
  • Hawai 24%
  • México 15%
  • Bahamas 9%
  • Alaska 6%

1.2 Definición de evento

¿Qué es un evento? Un evento puede ser definido como “un suceso importante programado, de índole social, académica, artística, social, deportiva” (RAE, 2015). De acuerdo con Arnaldi (citado por Otero, 2011) los eventos son actividades no habituales que se celebran en la vida de las organizaciones con carácter ocasional o festivo. Según este autor existe la posibilidad de que las relaciones públicas florezcan en ellos y, a su vez, propicien su éxito.

Para otros autores como Porto (1993), los eventos son acontecimientos de técnicas proactivas creadas con la finalidad de cambiar la historia de la relación organización-público para determinadas situaciones. A su vez Porto (1993) cita dos importantes teorías Barachini y De la Torre para definir al concepto “Mega evento” que implica la reunión de más de cuatrocientas personas.

Existen diferentes tipos de eventos, mismos que verás a lo largo del curso, sin embargo, a continuación conocerás la definición de algunos de ellos enfocados al área comercial.

Congresos

Los congresos son identificados como reuniones formales en los que se tratan temas muy específicos, a diferencia de una convención, la cual es una reunión organizada por las empresas y los objetivos son de marketing.

Conferencias

Son reuniones de tipo formal de estado más elevado, en donde el tema de análisis o estudio ayudan a esclarecer un problema común, y sobre todo solucionar o tomar nota de los acuerdos tratados en ella.

Seminarios

Generalmente son de carácter educativo, donde un número importante y no muy grande de personas que no llega a rebasar los 30, comparten de manera personal sus experiencias acerca de un tema en específico y tratan temas especiales siempre bajo la conducción de una persona capacitada para ello, aquí no cabe la improvisación.

Simposio

Según Añó (2003), simposio “es una reunión de expertos en que se exponen y tratan cuestiones diferentes a un determinado tema”.Hay una serie de exposiciones verbales en donde los expertos desarrollan un tema central, núcleo científico o situación problemática.

Coloquios

Un coloquio representa una reunión semiformal multidisciplinaria formada por un número restringido de especialistas que poseen gran prestigio en el ámbito científico.

Cierre


Son muchos los factores que debes conocer para trabajar en la planificación de eventos en sus distintas categorías, estas acciones las podemos implementas si nos basamos en los principios de la administración del tiempo. También es importante identificar las reuniones que planearemos, definiendo los requerimientos de acuerdo a sus características, a los detalles a tomar en cuenta y a las experiencias a compartir para generar historias memorables.

Toda persona que se vea involucrada en asumir la responsabilidad de tomar a su cargo una reunión deberá considerar aspectos y funciones administrativas que afectarán de forma directa e indirecta las acciones y procesos que permiten que se lleve a cabo.

Checkpoint


Asegúrate de poder:

  • Definir qué son los elementos y las categorías de los mismos.
  • Identificar la importancia de la administración en la organización de eventos.
  • Comprender los antecedentes de los eventos.

Referencias


  • Añó Sanz, V. (2003).  Organización y gestión de actividades deportivas: los grandes eventos. ‪Colección Gestión & Deporte, Vol. 608 de Gestión & deporte. España: INDE.
  • Buendía, J. (2002). Organización de reuniones: convenciones congresos, seminarios. México: Trillas.
  • Dayan‪, D.y Katz, E. (2009). Media Events: The Live Broadcasting of History. EE. UU.: Harvard University Press.
  • Lomán, S. (2001). Xochipilli: En comunión con el universo. México: EDAMEX.
  • Monroy de Sada, P. (2011). Introducción a la Historia de la Gastronomía. México: Limusa.
  • Otero Alvarado, M. T. (2011). Protocolo y Organización de Eventos. Barcelona: UOC.
  • Porto Simões, R. (1993). Relaciones Públicas, función política: en la empresa y en la institución pública (Trad. Délano Alfonso, B.). Barcelona: Consejo Superior de Comunicación y Relaciones Públicas de España.