Emprender sin experiencia, un acto de graves consecuencias.

Durante muchos años, en muchos lugares del mundo se ha tenido un interés profundo por la realización de actos solemnes o eventos con la finalidad de agradar en las reuniones sociales, ya sean de trabajo, familiares, de temas políticos, religiosos y hasta deportivos entre otros, mismos que acercan a las personas culturalmente. La idea de reunir a un grupo de personas con esta finalidad es siempre proporcionar un momento de diversión, de agrado, compartir conversaciones en las que coinciden o no diferentes puntos de vista, y tener los más grandes momentos para recordar.

De cualquier modo el anfitrión debe tener como único propósito hacer feliz la estadía de sus invitados, intercambiar ideas, establecer acuerdos, compartir alimentos, tiempos y gustos por algo en específico. Esta dinámica se ha convertido en una práctica ampliamente solicitada y no menos divertida exigiendo en todo momento rrealizarse de manera muy profesional para atender a los invitados con el respeto y protocolo que cada uno merece.

La combinación de ideas para agradar a las personas sin duda requiere de observar cómo es cada invitado, preparar reuniones por pequeñas que sean requiere de mucho conocimiento cultural y de funciones elementales de administrar una serie de recursos para garantizar el éxito de la misma.

Te comparto una experiencia:

La primera vez que me tocó organizar un evento fue casi por accidente, pues el proveedor que atendía a la institución donde trabajaba los dejó colgados y no pude negarme. En esa ocasión una persona me solicitó ayuda para ofrecer un desayuno a nueve personas con tan sólo unas horas de tiempo para la preparación. Por lógica supe que no había opción, tomé una hoja y pensé en hacer un menú que conociera bien y a mi punto de vista fuera el mejor por sabor y éxito con mi familia.

En la lista detallaba la cantidad de ingredientes a comprar para la elaboración de la comida, tales como el pan, la proteína, la tortilla y verduras que debía ocupar, después me dispuse a buscar un poco de información a través de Internet y conseguí un proveedor de manteles que vivía a la vuelta de mi casa, parecía que todo estaría bien. A la mañana siguiente comencé a entrar en pánico, pues no tenía con qué ni cómo guardar las cacerolas para que no se volcaran en el auto, no tenía personas que me ayudaran a cargar todo y tuve que levantarme antes de las cinco de la mañana. Algo que sonaba tan sencillo como organizar un desayuno, se estaba transformando en algo pesado.

Yo era casi un manojo de nervios, en efecto, el desayuno debía estar caliente y listo para las 8:00 am puntual, pues uno de los invitados era el rector de la universidad donde trabajaba quien me contrató. ¡Menudo problema en el que me había metido!

Trabajé incansablemente para asegurarme que la comida supiera muy bien, pero ¿cuántas cosas me faltaron por hacer para parecer profesional? ¡Todas! Lo que obtuve de esa situación sin duda alguna fue aprender a realizar las cosas de manera práctica, casi empírica, pero que con el tiempo exigen una ardua preparación de conocimientos profesionales y académicos como la planificación, la organización, el control de las actividades y materiales que se necesitan.

Un breve relato que con el tiempo y educación se convierte en parte de la experiencia profesional y académica. Como único propósito deseo compartir a todos ustedes, personas que desean entrar al mundo de la realización de eventos con gran éxito y diferenciarse de muchos que se consideran expertos, las mejores herramientas, técnicas, material que les ayude a combinar la parte fundamental en el dominio académico con las experiencias fallidas de las que debas aprender, pues esta profesión requiere de habilidad y conocimientos, es un arte y una ciencia, la combinación que te garantiza saber por qué es preciso estudiar y saber adaptarlas a cada necesidad ya sea personal, institucional, del ámbito político, empresarial, o deportivo entre otras.

1.1 Antecedentes

Participar en un acontecimiento especial u evento obliga a todo anfitrión a realizar con un orden determinado cada uno de los actos desarrollados en un evento de tal forma que se consoliden una sincronía de tiempos y materiales a ocupar, para lograr una armonía en todos sus aspectos.
A todo evento, ya sea por motivos sociales o profesionales, se le debe otorgar una importancia clara para su correcta realización. Para tomar una referencia específica de cómo esto se lleva a cabo, es necesario tomar en cuenta a la historia, ya que esta es uno de los parámetros que marcarán lo que debe hacerse en un evento.

No se sabe con certeza en qué momento exacto de la historia se originó la administración de eventos en el mundo, sólo podemos partir de la Grecia clásica donde se daba gran importancia al ocio y el tiempo libre. De igual manera en la cultura romana estas actividades ocuparon un lugar importante dentro de la sociedad.

Edad Media y Renacimiento

También existen algunos registros de este tema durante la Edad Media y el Renacimiento. Para Monroy de Sada (2011), durante el medioevo, los banquetes sólo los celebraban las clases más pudientes, se servían con fines prácticos al poder, en ellos se cerraban pactos, alianzas y convenios, reconciliaciones entre enemigos. Los banquetes en esa época se asociaban con el bienestar político y moral, expresando ideales estéticos y sociales sobre todo en Inglaterra y Francia.

La distribución del banquete se hacía colocando una mesa principal, conformada por la clase más alta de la sociedad, la cual ocupaba lugares especiales con sillas individuales en lo más alto para distinguirlos, el resto de las mesas eran rectangulares ubicadas alrededor de manera que formaban una U usando bancas corridas. En el centro se colocaba el buffet decorado con tapicería, construyendo figuras con los alimentos tratando de juntar los de colores similares y además se presentaba el espectáculo en el centro. Los salones eran espacios con dimensiones amplias con techos elevados y regularmente contaban con balcón o galería donde se colocaban los músicos.

En esta época, para dar inicio al banquete se sonaban las trompetas, el rey y sus caballeros eran los primeros en ingresar, se iniciaba con un ritual de oraciones en una capilla, el resto de los invitados entraban después para formar parte de la ceremonia.  Una de las reglas era que se sirviera poca cantidad de una gran variedad de alimentos. Se servían en vasijas que eran compartidas por dos comensales, utilizando un cuchillo y una cuchara, acompañándose los platillos con cerveza y vino.

Posteriormente, en el siglo XIV en Inglaterra la mesa principal era colocada en una plataforma más elevada con mesas largas paralelas. Al rey se le colocaba una silla con respaldo y descansa brazos y los demás utilizaban bancos. Justamente el uso de estos bancos fue el origen del término banquete (Loman, 2000).

1.2 Definición de evento

¿Qué es un evento? Un evento puede ser definido como “un suceso importante programado, de índole social, académica, artística, social, deportiva” (RAE, 2015). De acuerdo con Arnaldi (citado por Otero, 2011) los eventos son actividades no habituales que se celebran en la vida de las organizaciones con carácter ocasional o festivo. Según este autor existe la posibilidad de que las relaciones públicas florezcan en ellos y, a su vez, propicien su éxito.

Para otros autores como Porto (1993), los eventos son acontecimientos de técnicas proactivas creadas con la finalidad de cambiar la historia de la relación organización-público para determinadas situaciones. A su vez Porto (1993) cita dos importantes teorías Barachini y De la Torre para definir al concepto “Mega evento” que implica la reunión de más de cuatrocientas personas.

Existen diferentes tipos de eventos, mismos que verás a lo largo del curso, sin embargo, a continuación conocerás la definición de algunos de ellos enfocados al área comercial.

Son muchos los factores que debes conocer para trabajar en la planificación de eventos en sus distintas categorías, estas acciones las podemos implementas si nos basamos en los principios de la administración del tiempo. También es importante identificar las reuniones que planearemos, definiendo los requerimientos de acuerdo a sus características, a los detalles a tomar en cuenta y a las experiencias a compartir para generar historias memorables.

Toda persona que se vea involucrada en asumir la responsabilidad de tomar a su cargo una reunión deberá considerar aspectos y funciones administrativas que afectarán de forma directa e indirecta las acciones y procesos que permiten que se lleve a cabo.

Asegúrate de poder:

• Definir qué son los elementos y las categorías de los mismos.
• Identificar la importancia de la administración en la organización de eventos.
• Comprender los antecedentes de los eventos.

• Añó Sanz, V. (2003).  Organización y gestión de actividades deportivas: los grandes eventos. ‪Colección Gestión & Deporte, Vol. 608 de Gestión & deporte. España: INDE.
• Buendía, J. (2002). Organización de reuniones: convenciones congresos, seminarios. México: Trillas.
• Dayan‪, D.y Katz, E. (2009). Media Events: The Live Broadcasting of History. EE. UU.: Harvard University Press.
• Lomán, S. (2001). Xochipilli: En comunión con el universo. México: EDAMEX.
• Monroy de Sada, P. (2011). Introducción a la Historia de la Gastronomía. México: Limusa.
• Otero Alvarado, M. T. (2011). Protocolo y Organización de Eventos. Barcelona: UOC.
• Porto Simões, R. (1993). Relaciones Públicas, función política: en la empresa y en la institución pública (Trad. Délano Alfonso, B.). Barcelona: Consejo Superior de Comunicación y Relaciones Públicas de España.