11.1 Supervisión del montaje
Ha llegado el gran día. El día 0. El recinto entrega el lugar donde se realizará el evento, listo para llenarlo de creatividad y energía. ¿Qué sigue?
La entrega oficial del recinto se hará dependiendo del sitio, de la rotación de eventos que tenga programada o del tipo de evento por el cual lo contrataste. Para los grandes eventos, tales como convenciones o congresos nacionales o internacionales, es común que los recintos entreguen los espacios donde se realizará el evento a las 0:00 horas del día pactado, esto depende en gran medida del contrato que se haya firmado, pero es usual que así se maneje.
Entonces, ¿por dónde empezar?
La primera tarea por hacer es llevar a cabo una junta previa, también conocida como junta preconvención o junta pre, en la que se repasarán los objetivos del evento, el programa del mismo y los mensajes clave del mismo. Es importante aprovechar este espacio de tiempo para aclarar dudas y solventar todos los posibles detalles que pudieran presentarse desde antes de iniciar con el montaje.
Si el recinto ha entregado el espacio a las 0:00 horas el montaje será nocturno, por lo que debes prepararte mental y físicamente para las arduas labores que se te presentarán en un horario complicado.
Es común que todos los proveedores involucrados, al menos en las actividades básicas, estén presentes en esta junta. Es decir, recinto, producción de escenografías, equipo audiovisual,
traslados, alimentos y bebidas, y registro. Los demás proveedores, tales como la entrega de regalos o impresos como constancias, que sólo hacen entregas y no desarrollan actividades durante el evento, no necesitan estar presentes en la junta. No obstante, si su agenda se los permite, son bienvenidos. Es común que en esta junta se defina si se utilizarán radios o algún otro medio de comunicación, tales como mensajería instantánea o celulares, todo dependerá de las herramientas con las que cuentes y de la recepción del lugar.
Para tener todo bajo control, es fundamental armar una carpeta o expediente bien documentado, que te servirá como una herramienta de control. Esta carpeta debe constituirse de varios elementos, la mayoría de ellos los has visto previamente en el curso.
En tu carpeta no debe faltar un programa operativo, conocido también como programa maestro, minute by minute o cronograma, donde se incluya absolutamente todo lo que está pasando o pasará en el evento, desde el horario de convocatoria y horario de inicio, lugar donde sucede alguna actividad descrito de manera muy específica y responsable de la actividad o suceso. En este programa debes indicar a qué hora llega o está convocado cada proveedor para descargar su material y montarlo.
Ten en cuenta que los recintos tienen accesos diferentes para proveedores y para clientes, por lo que deberás asegurarte que los proveedores conozcan el acceso. También es necesario definir un programa de montaje, pues muchas veces existe sólo un montacargas, y debes definir qué se monta primero. Por ejemplo, lo que se cuelga de los puntos de colgado, como pantallas, proyectores o pendones, se monta primero que el mobiliario.
De igual manera es indispensable integrar a tu carpeta el presupuesto global del evento, pues es una manera de hacer una revisión cruzada contra lo que está en el programa. De esta manera sabrás qué estás pagando, o considerando pagar, y qué necesitas exigir. Asegúrate de incluir los contratos de los proveedores, para poder exigir en tiempo y forma lo que contrataste y no haya malentendidos.
No olvides tener a la mano un listado o directorio de proveedores, ya que es esencial para el control en la ejecución del evento. Es importante contar con nombre, teléfono, correo electrónico, teléfono de la oficina, así como contactos secundarios que te puedan resolver dudas en caso que tu contacto principal no esté localizable.
Si el evento así lo requiere, es necesario contar con manifiestos de llegadas y salidas, detallando el número de vuelo, horario, procedencia o destino, aerolínea, y tipo de vehículo donde se trasladará a las personas. Asimismo, debes contar con layouts o planos, tanto del lugar como de los montajes. En ellos deberás mostrar el número de lugares, el tipo de montaje, accesos, salidas, columnas, lugares reservados, en fin, toda la información necesaria para que el evento salga de acuerdo a lo planeado.
Otro elemento importante es la lista de invitados, esto cuando se trata de eventos cerrados. En este documento se indica quién es VIP, los lugares asignados, es preferible que se repita la información del lugar asignado y no que haya errores, alguna condición especial como alergias, capacidades diferentes, etcétera. Por otro lado, cuando se está organizando un congreso u otro evento multitudinario, es impráctico tener algo así en tu carpeta, aunque el área de registro sí debe contar con una.
Dependiendo de la naturaleza del evento, y de tu experiencia como organizador de eventos, se incluye información adicional como menús contratados, órdenes de pedido de banquete, fotos de centros de mesa y toda la información que se considere pertinente para la supervisión del evento (Galmés, 2010). Puede parecer impráctico o cansado cargar con una carpeta tan llena de información, pero es indispensable tenerla a la mano en el momento en que se necesite. Además, el sistema de control o documento maestro es cambiante y adaptativo, pues debe ser flexible y tolerante al cambio.
Es importante que como líder del proyecto puedas designar responsables dentro del sistema de control cuyas actividades no se entrelacen con las de los demás integrantes del equipo. Tendrás que realizar un organigrama del evento donde designes quién se responsabilizará de los diferentes aspectos del evento, ya sea de registro, hospedaje, traslados, alimentos y bebidas, o producción, tan sólo por mencionar algunos.
11.2 Ambientación, escenografía y espectáculos
Es sumamente importante dedicar tiempo a la planeación y ejecución de la producción del evento, ya que el ambiente determina en gran medida su éxito. ¿De qué sirve un ponente de calidad o un grupo musical excelente, si la producción y la ambientación no son un soporte para el contenido?
La producción se refiere a todo lo que “vista” o agregue branding al evento; es decir, equipo audiovisual, escenografías, iluminación, decoración, mobiliario adicional, no el que provee el recinto, sino el que se utiliza para realzar el lugar, centros de mesa, banners, lonas, pendones, señalización, todo esto con sus tiempos de descarga, montaje, pruebas, y desmontaje. Dependiendo de la complejidad del evento y los servicios contratados, debes hacer un calendario, o check list de producción.
Como se mencionó anteriormente, dentro del organigrama del evento es recomendable contar con un especialista en producción, sobre todo si el evento es muy complejo. Si organizas un seminario de capacitación donde solamente llevas equipo de audio, pantalla, y micrófonos, no necesitarás un especialista en producción, pues tú puedes hacer las pruebas y supervisar el servicio. Sin embargo, en eventos muy complejos en los que la casa productora requiera equipo especial, iluminación, pantallas de LED o equipo más sofisticado, es recomendable designar a alguien en tu equipo que esté familiarizado con los términos y elementos de producción para que supervise únicamente esa parte del evento.
En cualquier caso, tu guía de supervisión y control es la cotización y contrato del proveedor, los renders o material visual que te hayan presentado y hayas aprobado, los planos de montaje y, adicionalmente, tu sentido común. Aunque claro está que el sentido común no debe sustituir a la buena planeación, o al documento maestro, pues, como se escucha por ahí “el sentido común es el menos común de los sentidos”. Utilízalo como arma adicional, no como sustituto.
El equipo audiovisual más común es el siguiente:
Se conecta a la computadora para proyectar presentaciones o videos
Las hay de diferentes tamaños, no tienen gran ciencia, sin embargo, a mayor número de personas, se requiere una pantalla más grande. Es común cuando hay muchas personas en la sala, colocar dos o cuatro pantallas para que la visibilidad de los participantes sea mejor.
Los hay de diferentes lúmenes, y la regla general es: entre más lúmenes, mejor calidad en la imagen y más caro. Para un espacio cerrado no se requieren tantos lúmenes, pero en general es mejor realizar pruebas durante la visita de inspección y protegerse un poco con un proyector de mayor cantidad de lúmenes.
La puede proporcionar el proveedor o puedes utilizar la tuya. Es preferible que el proveedor la proporcione, pues en un evento tendrás muchas cosas que debes resolver con tu computadora, y lo que menos quieres es que la estén utilizando para sus presentaciones cuando tienes algo urgente que enviar.
Asegúrate que incluya bocinas, consola, cableado. Es necesario probar el sistema de audio varias veces, diferentes personas y de diferentes ángulos.
Por lo regular se cotizan por separado del sistema de audio. También es necesario probarlos con la persona que los va a utilizar. Los hay inalámbricos, alámbricos y de solapa.
Por otra parte, debes asegurarte que el proveedor que lleve la escenografía esté en estrecha comunicación con el proveedor del equipo. Muchas veces es el mismo proveedor, en especial cuando se trata de casas productoras especializadas, pues los elementos de audio, video e iluminación tienen un impacto importante en la escenografía y ambientación del espacio.
La escenografía comprende, entre otros elementos, el escenario, el backdrop o imagen que va de fondo en el escenario, la iluminación dedicada a este espacio, las mascarillas de las pantallas, en eventos muy grandes, se coloca una “mascarilla” con imagen del evento o de la marca alrededor de la pantalla, enmarcándola, entre otros elementos. Es importante trabajar estrechamente con el productor para que no haya sorpresas al momento del montaje. Un render te ayudará, pero recuerda que muchas veces los tonos en la computadora son diferentes a las tonalidades impresas, por lo que tendrás que informarte de los pantones de tu marca o cliente, para estandarizar la impresión.
La escenografía puede funcionar como espacio para conferencias, o en el caso de cenas de gala, apertura, clausura, premiación o algún otro motivo, funcionan como fondo para espectáculos. Los espectáculos musicales pueden utilizar el mismo equipo que usamos para las sesiones o bien proporcionar su propio equipo. Es importante determinar este aspecto previo al montaje, pues muchas agrupaciones tienen equipo y lo cobran en el costo de su espectáculo. Algunas necesitan planta de luz, otras no. Otras agrupaciones simplemente se niegan a utilizar equipo que no es suyo pues la calidad de su espectáculo se puede comprometer. Goldblatt en su libro Special events, hace algunas recomendaciones de cómo manejar los espectáculos, siendo la primera y más importante recomendación la comunicación efectiva: “indica instrucciones claras y por escrito referentes a fecha, hora y ubicación. Proporciónale al líder de la agrupación una agenda del evento y un resumen de los espectáculos” (Goldblatt, 227).
Como ves, lo más importante es la comunicación clara y bilateral. Asegúrate que las instrucciones fueron entendidas y anotadas, y que estás proporcionando los elementos que las agrupaciones de espectáculos necesitan para dar un servicio de calidad. Lo mismo funciona para otro tipo de espectáculos como danzas folclóricas, performances, mimos, desfiles, entre otros.
Para consultar un ejemplo de un cronograma de producción (Goldblatt, 2002) puedes hacer clic aquí.
La experiencia en campo es lo más recomendable para desarrollar el sentido común y saber leer o utilizar cualquier sistema de control que haya disponible, pues es importante destacar que, a menos que seas dueño del evento o de la compañía, la mayor parte de los formatos ya estarán implementados y aprobados para la estandarización de los procesos. Es importante delegar responsabilidades y supervisar después a tu equipo, y documentar a quién delegas. Nunca hay que asumir nada.
