¿Cómo vas con las cuentas? Para muchos organizadores esta parte es la menos “divertida” de su trabajo, pero a largo plazo es una de las fases más importantes desde el punto de vista del negocio. Un evento no es una actividad aislada, por lo general se crea un evento con un objetivo en mente. Piensa en los diferentes tipos de eventos que hay, piensa en los que has asistido últimamente, una expo, por ejemplo, dependiendo del público al que va dirigida, puede cobrar o no la entrada.
Tomemos por ejemplo la “Expo Turquía” en México organizada en el WTC de la ciudad de México en octubre de 2012. La expo fue organizada por la Cámara de Comercio de Estambul y la Embajada de Turquía en México en conjunto con una empresa especializada en la creación, comercialización y organización de expos. Yo asistí como invitada especial por parte de la Embajada, esta vez no como organizadora, lo cual me permitió observar muchas cosas que normalmente no se pueden ver al calor del momento, cuando corres de un lado a otro supervisando aspectos del evento. Esa expo no cobraba la entrada, sin embargo, el público asistente fueron inversionistas, empresarios, distribuidores, gerentes de compras., pues el objetivo del evento era “fomentar las relaciones comerciales entre empresas turcas y mexicanas” es decir, ayudar a que las empresas de ambos países vendan más, apoyándose mutuamente.
¿Qué tiene que ver esto con el cierre y la evaluación de los proveedores?
Si te das cuenta, el objetivo es que asistan compradores a la expo que reúne a los vendedores. El hecho de que “Expo Turquía” no tenga como objetivo ganar dinero de las entradas vendidas, no quiere decir que no tenga un objetivo económico. La evaluación de los proveedores y el cierre de cuentas final, no necesariamente deberá tener una ganancia monetaria, pero la evaluación será más estricta que un simple balance de ingresos y egresos.
Por lo anterior, es necesario definir criterios de evaluación al momento de evaluar proveedores. La diferencia que el evento haya sido un gasto o una inversión, depende en gran medida si el objetivo fue cumplido. ¿Cuáles son estos criterios de evaluación?, ¿quién los define? Es necesario ser objetivo al momento de evaluar, pues no es válido perdonarle un retraso de cinco minutos a un proveedor que es tu amigo y no perdonárselos a un proveedor con quien inicias una relación comercial.
De igual manera, es necesario ser justos con los pagos, y si te comprometiste a pagar los servicios en cierta fecha, cumplirlos. De esta manera tu poder de negociación crece y la confianza entre ambas partes aumenta. Esto te permitirá tener un evento más fluido y mejor organizado en la próxima edición o simplemente mejorar la relación, si es que quieres volver a contratar a los mismos proveedores.
14.1 Pago a proveedores de servicios y entrega
Las negociaciones son importantes desde el inicio, el crédito que quieras obtener de un proveedor no puedes negociarlo durante el evento, ni la penalización por un servicio no otorgado o mal proporcionado se debe negociar en el momento. Es tu obligación como organizador, solicitar las cuentas al finalizar cada evento; acuérdalo de antemano con tu equipo para tener un control estricto de lo que se ha gastado. De otro modo, no sabrás a cuánto asciende la cuenta y podrías sorprenderte con los resultados de un mal seguimiento.
Debes definir un proceso de pago y tener organizada tu información de manera que sepas a quién ya le pagaste, cuánto le pagaste, dónde guardaste el comprobante de pago y asegurarte de que tengas la factura o recibo del proveedor. De preferencia, designa una carpeta donde tengas toda esa información para que al final del evento no estés rescatando facturas olvidadas o rezagadas.
Como se mencionó anteriormente, las negociaciones se realizan antes de dar el servicio. Supón que un cliente te solicita un mariachi, la ruta lógica es:
- Recibir la solicitud del cliente.
- Investigar proveedores locales y solicitarles la cotización por lo menos a tres de ellos.
- Decidir trabajar con uno. Las razones son variadas y pueden ir desde el precio más bajo, hasta que ya hayas trabajado con ese proveedor anteriormente y te guste el servicio.
- Acordar las condiciones de pago, los niveles de servicio (SLA) y penalizaciones por incumplimiento. Firmar un contrato o convenio.
- Pagar el anticipo (en caso de que se haya acordado eso, realizar el pago total, o acordar que el proveedor otorgará crédito).
- Recibir el servicio.
- Evaluar el servicio (con los criterios que se acordaron durante el contrato).
- Realizar el pago final.
- Reflejar el pago en el estado de resultados o presupuesto global del evento.
Parece fácil, sin embargo, te darás cuenta que el trabajo de evaluación y pago comienza desde el inicio del evento. La comunicación es clave para una buena negociación y la claridad en los acuerdos te ayudará a tener un mejor servicio. Ten en cuenta siempre la mentalidad “ganar-ganar”, pues un proveedor contento te puede sacar de muchos apuros, así como un proveedor inconforme con los términos del convenio puede no querer dar un extra cuando se requiera. Como organizador eres responsable de no explotar a los proveedores y pagar lo justo.
Normalmente los proveedores requieren un anticipo, por ejemplo, un catering necesita un anticipo para comprar los insumos de la comida que servirá durante el evento. El monto del anticipo se determina en el convenio o contrato con el proveedor, así como los días antes que tendrá que estar pagado el evento en su totalidad y las penalizaciones por incumplimiento.
Los acuerdos de pago dependen del tipo de cliente, es normal que un proveedor para un evento social solicite el pago total antes del evento, pues al no ser el cliente una institución o empresa, no hay manera de protección en caso de impago. Cuando las negociaciones y la prestación de servicios se da entre empresas establecidas, generalmente hay un convenio global con el área de compras y un procedimiento estandarizado para la recepción de facturas, revisión y pago.
En el caso de eventos con el Gobierno, la Ley de Adquisiciones protege al proveedor y aunque no otorga anticipos, obliga a los funcionarios a pagar sus compromisos 20 días naturales después de la presentación de la factura. En la práctica diaria los pagos no son a 20 días naturales, ni siquiera hábiles, pues los eventos pueden extenderse por mucho más de lo planeado, los funcionarios requieren servicios adicionales que se carguen al presupuesto del evento y en general la burocracia es lenta. Si tienes eventos con el Gobierno, acuerda con tus proveedores el tema de los anticipos, de otra manera te verás ahorcado con los pagos a proveedores y el financiamiento a tu cliente.
Al finalizar el evento es necesario cumplir con los compromisos adquiridos con tus proveedores. Acuerda con ellos y presiónalos para que te envíen su cierre final, si es que hubo servicios adicionales. Debes protegerte y revisar las cuentas con tus proveedores antes de entregar el cierre del presupuesto al cliente.
Me sucedió con un evento en Suiza, donde las costumbres y los elementos que se cobran son diferentes que en México. En Suiza, donde la mano de obra es más cara, los servicios se vuelven a veces prohibitivos. Coticé con mi cliente los traslados del hotel a sus oficinas, a la cena y de vuelta al hotel en cierto precio. Durante el evento hubo tiempos de espera porque los participantes no estuvieron listos a la hora indicada, o se tardaron más en la cena.
En México no pasa nada si el grupo se demora media hora, incluso una hora, pero en Suiza, el tiempo de espera es caro. Los trabajadores reciben su pago por hora, y una hora adicional de espera es muchas veces más de lo que costaría una hora de traslado acordada con anticipación. El cliente me presionó mucho con su cierre, y yo presioné al proveedor. Con riesgo de enojar al cliente, esperé a que el proveedor me entregara su cuenta final, y fue muy bueno que lo hiciera pues los tiempos de espera resultaron en un 30% adicional del total cotizado.
Debes tener cuidado y exigir a los proveedores la entrega de cuentas finales lo más próximo posible al evento, pues corres el riesgo de presentar un cierre no veraz a tu cliente. Hay proveedores, sobre todo artistas, músicos o miembros de algún espectáculo de entretenimiento que solicitan el pago en efectivo al finalizar su actuación. Es riesgoso, dependiendo del monto, tener todo el efectivo contigo durante el evento, por lo que trata de evitar este tipo de pagos. Si no puedes evitarlo, trata de guardar el efectivo en una caja de seguridad o en algún lugar seguro. En estos casos, asegúrate de obtener un recibo por parte del proveedor al momento de la entrega del pago. (Christie y McAteer, 2006).
En el caso de los proveedores que amablemente accedieron a negociar el crédito, cumple tu compromiso y realiza el pago en la fecha pactada. Considera que todos los proveedores tienen a su vez compromisos y si cumples con tu parte harás que la relación de colaboración se fortalezca y te suponga un beneficio a largo plazo.
En todos los casos es indispensable contar con un plan de pagos y un calendario de flujo de efectivo. Acordarás con tu cliente los anticipos, y en caso de no haberlos, debes consultar con el área de finanzas de tu organización sobre cuál será la estrategia financiera.
14.2 Evaluación de servicios de proveedores
Así como se evaluó el evento en general, la satisfacción del cliente, los participantes y las situaciones de contingencia, es necesario evaluar a los proveedores con los que trabajaste. Puede ser que siempre trabajes con ellos, o que sean nuevos proveedores, es necesario definir criterios de evaluación y aplicarlos, todo esto con el afán de mejorar la calidad de tus eventos.
La evaluación ocurre al mismo tiempo del cierre final, se debe evaluar y determinar si hubo incumplimiento de servicios para realizar el cálculo de la penalización: no es posible realizar un pago por un servicio no recibido o recibido deficientemente. Como ya se mencionó, esto se determina en el contrato inicial, no puedes retener el pago o aplicar penalizaciones si no se acordó en un inicio. Hay excepciones, por ejemplo, si el proveedor de iluminación no llevó una consola y no pudo dar el servicio, aunque no se haya acordado ese punto en el contrato o convenio, es aceptable no pagar, pues el servicio no se recibió. Trata de que esos casos sean mínimos, pues te conviene mantener buenas relaciones y a final de cuentas, el que da la cara con el cliente o con los participantes eres tú.
Ahora bien, no es lo mismo evaluar un proveedor de catering que evaluar un proveedor de registro o de equipo audiovisual, por lo que deberás tener criterios generales, por ejemplo, llegada a tiempo, y criterios específicos, tales como temperatura de los alimentos para el caso de la empresa de catering.
La evaluación comienza desde la solicitud de propuestas, Goldblatt (2002) sugiere una tabla de evaluación por puntos para cada proveedor en la fase de recepción de propuestas, donde se enlista a cada proveedor y se le da un valor a la fecha de recepción de propuestas, su experiencia, y el costo:
| Ranking |
Proveedor |
Recibido (fecha y hora) |
Cualificaciones |
Valor |
Puntuación total |
3 |
Sound and Pictures, Inc. |
Mayo 15, 2015, 4 p.m. |
4 |
2 |
6 |
1 |
Tecnoservicios. |
Mayo 17, 2015, 10 a.m. |
5 |
4 |
9 |
2 |
Luz y sonido |
Mayo 25. 2015, 5 p.m. |
5 |
2 |
7 |
4 |
Micrófonos S.A. |
Mayo 27, 2015, 5 p.m. |
3 |
2 |
5 |
5 |
Video Inc. |
Mayo 29, 2015, 4 p.m. |
2 |
2 |
4 |
También menciona que el mejor proveedor es “quien posee la mayor experiencia, conocimiento, creatividad, personal y recursos (tanto humanos como de equipo) para que logres tus objetivos” (Goldblatt, 2002). En general, el mejor proveedor será el que te dé el servicio al precio y calidad que lo necesites dependiendo de tu evento.
Algunos criterios que puedes utilizar para seleccionar a los mejores proveedores son los siguientes:
- Años experiencia
- Número de contratos similares a tu proyecto (esto en especial lo utilizan las entidades gubernamentales para evaluar a sus proveedores)
- Fotos y cartas de recomendación de eventos y clientes anteriores
- Premios o reconocimientos recibidos
- Credenciales o diplomas de sus empleados
- Si son o no miembros de asociaciones profesionales de su industria
- Condiciones y términos de entrega del servicio (SLA)
- Condiciones de pago y anticipos, penalizaciones y cancelaciones
Después del servicio, es necesaria la aplicación de una segunda evaluación para determinar el nivel y la calidad de servicio, y justificar la continuación o no de la relación de colaboración. Por lo general, los proveedores cumplen, pues les interesa el negocio, especialmente en un país como México donde la gran mayoría de empresas son pymes y desean crecer. Aun cuando los proveedores sean confiables, la evaluación se debe realizar sistemáticamente y con los mismos criterios evento tras evento, con el fin de que los resultados obtenidos sean relevantes y precisos.
Arroyo y Ramos (2014) mencionan otros aspectos para evaluar a los proveedores, estos pueden ser más orientados al ámbito de eventos sociales:
- Estabilidad económica
- Sentimiento de confianza
- Habilidad para el manejo de proyectos
- Costos de transportación
- Entregas a tiempo
- Facturación correcta
- Capacidad de producción (importante en el área de alimentos o impresiones)
- capacidad de respuesta al cambio (indispensable)
- Respuesta a reclamos
- Cumplimiento con estándares y procedimientos de su industria
- Cumplimiento de requisitos sociales y ambientales
En la práctica irás aprendiendo a no confiar tan fácil, hacer las preguntas adecuadas antes, durante y después del evento, anticiparte a los hechos y realizar un excelente trabajo. Mientras tanto, repasa, pregunta, evalúa y no te quedes con ninguna duda. Es mejor preguntar una y otra vez, que quedarte con la duda y llevarte una sorpresa no muy agradable el día del evento.
