2.1 Tipos de eventos en función de su objetivo y alcance
Los eventos se manejan en muy variadas clasificaciones académicas, tal como lo indica Berridge (2007), pero ninguna de ellas puede considerarse como universal. ¿Por qué? Todo depende de la óptica de quien se consulte, ya que las diferentes tipificaciones pueden variar entre especialistas o incluso entre industrias. Por ejemplo, Silvers y Nelson (2009) proponen una clasificación fundamentada en los objetivos del evento y los cuales pueden ser de naturaleza corporativa, social, cultural y política. Para fines de este curso se seguirá la clasificación hecha por estos autores.
En primer lugar están los eventos corporativos. Este grupo incluye todos los actos que se desarrollan con propósitos empresariales, como los de dirección, los de mercadotecnia, los de comunicación, los de entrenamiento, los de relaciones con los clientes, los de incentivo y de entrenamiento, los de marca y más. Son contratados a través de empresas con el fin de capacitar a sus colaboradores, cerrar negocios, dar a conocer productos, entre otras finalidades.
Los eventos corporativos producen menos ganancias que los sociales, pero generalmente son los que más se realizan. Dentro de los eventos corporativos se encuentran los siguientes:
- Comidas de negocios
- Cenas de gala
- Homenajes
- Cenas especiales
- Seminarios
- Presentaciones (personajes, libros, productos, campañas…)
- Conferencias
- Rueda de prensa
- Cocteles
- Reuniones de empresa
Por otro lado, se encuentran los eventos sociales, mismos que conjuntan los actos que se llevan a cabo para celebrar acontecimientos religiosos, familiares, de causas de la comunidad, de comunicación o de recaudación de fondos, y muchas veces se requiere de una invitación para participar en ellos. Los eventos generalmente son contratados por particulares para eventos familiares.
Los contratantes se caracterizan por la gran diversidad de necesidades en función de la moda y de los presupuestos. Estos eventos producen las
mejores ganancias porque son grandes y con muchos requerimientos. Los más comunes son bodas, homenajes, cenas especiales, cumpleaños, aniversarios, comuniones, XV años y ruedas de prensa.
Por otro lado, los eventos culturales se definen como las celebraciones artísticas, espectáculos, actividades de ocio, de exhibición, únicas o periódicas con el propósito de entretener o enseñar a un público determinado. Generalmente son organizados por instituciones, asociaciones o corporativos. Tales eventos son de gran concurrencia y generalmente se celebran en varios días.
También generan oportunidad de negocio en otros rubros, pues alrededor de estos eventos puede haber ocupación hotelera, espacios de exhibición, necesidad de alimentación, servicios de audio, entre otros tantos. Algunos ejemplos de eventos culturales son los congresos y convenciones, las conferencias, los cocteles, los eventos de galería de arte, los espectáculos musicales, las cenas de gala o los desfiles de moda.
Por último, están los eventos políticos, derivados de acciones administrativas y de estrategia, nacional o local, promovidas por gobiernos, partidos o grupos políticos con el propósito de influir en la mentalidad de un público.
No hay que olvidar que los eventos pueden existir por muchos otros motivos como deportivos, festivos, institucionales, relaciones públicas, ferias, exposiciones, congresos, convenciones, concursos, convocatorias, y un largo etcétera. Pero, independientemente del motivo del evento, todos tienen algunos rasgos en común: son planeados y programados, son de carácter formal, por lo que hay cierto protocolo que deberá respetarse, son anunciados con anticipación a través de algún medio de comunicación y además requieren de una gran preparación.
Por esta razón se necesita de empresas y profesionales dedicados a su organización; ellos se dedican a considerar y preparar todos los aspectos creativos y de logística que conformaran el evento, desde los recursos necesarios, invitaciones, contratación de personal o decoración. Asimismo, la mayoría de los eventos tienen varios niveles de participación, que se refieren a: los protagonistas, los invitados o aquellos que se interesan y se acercan al evento a través de uno o varios medios de comunicación.
Desde mediados del siglo XX hasta los últimos años, la importancia de la organización de eventos ha ido en incremento, principalmente debido a que los eventos han demostrado ser una útil y novedosa herramienta de comunicación para transmitir mensajes específicos a públicos determinados o porque se han utilizado como instrumento de distracción y globalización cultural entre los pueblos y países.
Anteriormente viste una clasificación de eventos según una tipología social, pero otra forma de percibir a los eventos sería por el alcance que se desee tengan en el público al que están destinados y por los recursos económicos de que se disponga. Esto deviene en tres grandes grupos:
Eventos internacionales
Eventos que trascienden las fronteras de una nación y que utilizarán medios de comunicación globalizadores. Por ejemplo, los campeonatos mundiales de futbol o una gira artística por varios países.
Eventos nacionales
Los que están restringidos al interior de un país y van dirigidos a una realidad socioeconómica y cultural particular. Por ejemplo, elecciones presidenciales, festejos de aniversarios o hechos históricos nacionales.
Eventos locales
Ocurren en una comunidad muy específica, ya sea ciudad, pueblo o comunidad. Por ejemplo, la elección del alcalde o presidente municipal, festivales culturales, recaudación de fondos para solucionar un problema local, entre otros.
Cada tipo de evento tiene sus particularidades y los clientes vendrán a ti con necesidades diferentes. Igualmente, las instalaciones podrán limitar el tipo de eventos que se puedan organizar con base a sus capacidades y características. Por ello muchas empresas dedicadas a este giro también ofrecen alternativas distintas para solucionar el problema de espacio, por ejemplo, ofrecen banquetes a domicilio.
